学院采购活动内部控制管理办法.docx

学院采购活动内部控制管理办法为进一步规范学院采购行为，明晰采购权责，提高采购 效率，依据有关政府采购等方面的法律法规，以及大学有关 采购实施意见等规定，根据统一集中采购目录及有关政策 （2022年版）和大学关于落实统一集中采购目录及有 关政策（2022年版）的实施意见关于实行采购活动内 部控制管理办法的通知等文件精神，结合学院采购工作实 际情况，特制定本办法。一、总体要求（一）基本原则1 .按照“规范管理、各负其责”的原则，构建权责清晰、 规范高效的采购工作机制。2 .坚持“全面管控与突出重点并举”的原则，严格管控 采购执行与监管的各环节，重在预防各级采购风险点。3 .遵循公开、公平、公正、“无预算不采购”和“全程 可追溯”的原则，进行采购活动。（二）主要目标学院健全采购机制、完善改革措施、规范具体流程，逐 步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的内部采 购运转和管控制度。（三）主要任务依据规定程序和方式，学院采购工作组组织实施纳入其 采购范围内的各类项目的采购活动。二、组织机构、范围标准及采购方式（一）组织机构学院成立采购工作组。院长任组长，副院长任副组长， 党政办公室主任、纪检委员、实验教学中心主任、实习实训 中心主任为工作人员。学院成立采购工作组，根据工作需要设临时采购工作组, 临时采购工作组在具体实施采购项目时临时成立，由学院采 购工作组按照采购项目的内容与性质确定确定临时工作组 人员，主要由相关专业负责人、学科负责人及实验员或任课 教师等组成。学院采购工作组在学校采购工作领导小组的领导下，按 照国家、自治区的有关法律法规和学校相关规定，组织实施 目录和限额规定内的采购活动，并接受上级主管部门、学校 纪检监察部门和国有资产管理处等有关部门的监督检查。学院采购工作组主要工作职责：审核本单位编制的采购 预算实施计划和论证购置计划，包括所有项目采购需求的必 要性、指标参数的合理合规性；组织实施限额内本单位的采 购活动；审核、履行采购合同；配合国有资产管理处验收采 购项目；答复询问质疑、投诉处理及接受监督检查；归档学 院出具的采购文件资料等。（二）范围标准政府采购目录内和目录外的各类项目；限额标准严格执 行大学关于落实统一集中采购目录及有关政策（2022年 版）的实施意见等相关规定。（三）采购方式采用询价方式采购，即满足采购需求的基础上，采用低 价中标的评分办法；对于性质较为特殊或技术较为复杂的项 目也可采用竞争性谈判或竞争性磋商方式。按照有利于项目 实施的原则选择采购方式，并报国有资产管理处审核批准。三、组织实施（一）确定采购需求按照采购计划和采购内容等确定采购需求，报国有资产 管理处采购办审核备案，领取采购备案书。（二）编制采购文件采购项目使用人负责制定采购文件。采购文件包括采购 项目的采购需求、预算、投标人的资格条件、投标报价要求、 评分办法、评分标准、验收标准、商务要求（质保期、售后 服务等）和付款方式等内容。采购文件编制完成后报国有资 产管理处采购办审核备案，采购文件审核期至少需3个工作 日（附采购文件模板）。采购项目使用人（采购人）是学院在职教职工，提出采 购需求并实施采购。（三）发布采购公告采购公告报国有资产管理处采购办审核批准后，在学院 主页、学校主页及国有资产管理处采购专栏发布。（四）提供采购文件学院采购工作组在采购公告规定的时间内接受报名，报 名时间不少于3个工作日，对报名供应商进行资格审查，向 符合资格条件的供应商提供采购文件，不得向投标供应商收 取文件费用。报名时间截止，满足资格条件的供应商不足三 家的应当延长报名时间。从采购文件发出之日起至供应商首 次提交响应文件应不少于3个工作日。（五）接收响应文件学院采购工作组在采购文件要求的截止时间前以规定 的方式接收供应商递交的密封响应文件，且在开标之前不得 拆封。（六）评审小组评审小组由学院代表和有关专家组成，人数一般为3人， 性质特殊、技术复杂或采购金额较大的项目评审小组人数为 5人。学院代表1名，专家可聘请学院以外本校人员或外校 人员，校外专家不少于专家总数的1/3,须委托国有资产管 理处在专家库中抽取，评审小组其他成员由学院采购工作组 确定，评审小组名单提前报国有资产管理处采购办审核备案。 专家组成员信息在开标前及评标过程中对外严格保密，在中 标公告中公示。与投标人有利害关系的人员不得进入相关采 购项目的评审小组。（七）评审评审小组根据采购文件制定的评审标准和供应商的响 应文件进行评审，如出现并列排名由评审专家投票确定成交 供应商。评审小组成员应当编写评审报告并签字，对自己的 评审意见承担法律责任。对评审报告有异议的，应当在评审 报告上签署不同意见，并说明理由，否则视为同意评审报告。（A）发布成交公告、发出中标通知书评审完成后3个工作日内，学院和国有资产管理处分别 在学院网站主页、国有资产管理处网站采购专栏和学校主页 同时发布成交公告。公告期限为3个工作日，公告期满学院 向中标供应商发出中标通知书。（九）签订合同成交公告期满15日内，学院与供应商签订采购合同， 合同报国有资产管理处备案。（十）履约验收学院严格按照合同进行验收，保证采购产品符合采购要 求，学院要对采购结果负责，验收报告报国有资产管理处备 案。（十一）采购资料归档备案采购过程中形成的申请资料、审批资料、评审资料及供 应商的响应文件为必须存档的采购资料，签订的采购合同、 采购结果等采购的原始记录等按照采购资料备案列表要求 于评标完成后20日内送达国有资产管理处，文件存档方式 和保存期限应按国家规定执行。四、相关责任按照学院的内控制度自行组织采购，对采购需求、采购 过程及采购结果负责。学院采购工作组应加强对内部采购项 目的履约监管，对于采购过程中出现的问题应及时处理，承 担相应责任，重大问题及时上报学校政府采购领导小组。自 行组织采购的质疑和投诉由国有资产管理处会同学院进行 解答。学院相关人员在采购过程中违反政府采购相关法律法 规的，依照有关规定追究责任。五、其他说明（一）学院的采购及招标投标工作遵循公开、公平、公 正和诚信原则，与采购及招标投标工作无直接关系的任何单 位和个人均不得以任何理由采取任何方式干扰学院的采购 及招标投标工作。（二）学院采购及招标投标工作实行回避制度。在采购 及招标投标活动中，参与采购及招标投标工作的人员与供应 商有利害关系的，必须回避。供应商认为参与采购及招标投 标工作的人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。（三）供应商有下列情形之一的，三年内不准参与学院 采购项目，给学院造成损失的，应当按有关规定承担理赔责 任：1提供虚假材料谋取中标、成交的；2 .采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3 .与学院参与采购及招标投标活动的工作人员恶意串 通的；4 .中标、成交后无正当理由不签订合同或不履行合同的。（四）采购相关文件采用大学关于落实统一集中采 购目录及有关政策（2022年版）的实施意见中的附件材 料。（五）本办法由学院采购工作组负责解释。（六）本办法自印发之日起生效。