ada401档案管理办法.docx
文件号:ADA/4/01状态受控号作业文件档案管理办法版次:第4版起草:沈鸿敏王道利审核:张星光批准:李长顺2023-03-31 公布2023-04-01 实施济南钢铁集团总公司公布ADA/4/01档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/7附表3：档案销毁记录编号：RADA/4/01-07N0:序号档号案卷 名称虫数销毁缘由销毁监销销毁日期备注单位经办单位经办修改履历版次修改号章节 条款修改理由 和内容修改人审核人批准人修改 日期实施 日期1、 目的1/72、 适用范围1/73、 引用文件1/74、 定义1/75、 职责1/76、 治理内容1/77、 附录A立卷标准4/78、 附表1记录清单5/79、 附表2档案检查记录6/710、附表3档案销毁记录7/7ADA/4/01档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/71目的为了标准治理体系文件的归档治理，防止其损坏、变质和丧失，特制 定本方法。2适用范围本方法适用于治理体系文件的归档治理。3引用文件1 QSP4-1文件把握治理程序3. 2冶金档案分类编号规章3济钢档案分类编号规章4定义治理体系档案是指在治理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。5职责档案处负责质量/安全/环境方针、目标、手册、程序文件、A类作业文 件及总公司在体系外审、治理评审、内审中形成的文件和记录的档案治理, 内容包括收集、整理、立卷、保管及借阅等。3.1 档案处负责对各部门/单位的治理体系档案治理进展监视、检查和指 导。3.2 各部门/单位档案机构负责本部门/单位的治理体系档案的治理，内容 包括收集、整理、立卷、保管及借阅利用等。6治理内容治理体系文件的归档要求6.1.1 体系文件应符合档案治理的要求，到达准确、完整、标准。6. 1.2体系文件应准时归档。体系档案应做到立卷标准、保管安全、便于检索和利用。版次/修改号：4/0页数/总页数：/7ADA/4/01档案治理方法档案库房的要求6. 2.1各部门/单位依据需要配备符合标准要求的档案库房来保管体系档 案。7. 2.2库房标准2. 2. 1档案库房面积应当满足需要并留有确定的余地。8. 2. 2. 2档案库房需要实行防光、防盗、防火、防潮、防温、防虫、防尘 等措施。9. 2. 2. 3档案库房保持通风良好,库房内保持相对湿度45%-60%,温度14-24,同时配备去湿机、空调器、排风扇及温湿度计等必要的设施。10. 2. 2. 4档案库房宜承受白炽灯照明，不宜承受自然光源。11. 2. 2. 5档案库房应配备充分的铁制橱架。6.2 档案人员的配备各部门/单位需配备专、兼职档案人员负责体系档案的治理，内容包 括：A）收集治理体系文件B）按标准对其整理立卷C）编制必要的检索工具D）负责档案的保管及库房的治理工作E）负责档案的供给利用工作F）会同有关部门对超过保管期限的档案进展鉴定销毁6. 3.2专、兼职档案人员必需经过专业培训方可上岗。6.4 治理体系档案的归档见文件把握治理程序。6.5 档案的立卷专、兼职档案人员应按立卷标准对质量/安全/环境体系档案进展立卷, 立卷标准见附录A。6.6 档案的保管ADA/4/01档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/76.6. 1档案员负责保管档案,定期检查库房条件，做好库房温湿度记录。6. 6.2档案员定期检查档案状况，觉察问题准时实行补救措施并做好记 录。6.7档案的借阅7.1档案员负责档案的借阅，体系档案的借阅应按规定办理借阅手续，并 做好借阅记录，对过期不归还者予以催还。6. 7. 2归还档案时,档案人员清点张数,检查是否有损坏和丧失的状况,如 有损坏和丧失的状况准时实行补救措施。7. 7. 3超期档案的处理治理体系档案应按规定的保管期限进展保管,对超过保管期限的档 案由档案人员会同有关部门对其鉴定、销毁，同时做好销毁记录。8. 8记录本方法所需的记录见附表1ADA/4/01附录A：档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/7立卷标准1）立卷原则A）按问题进展立卷B）同一卷的文件材料应当符合文件材料的形成规律0文件之间应具有有机联系D）立卷后便于检索和利用2）立卷程序A）按年度将文件材料分开B）按问题将文件材料分开0按保管期限将文件材料分开D）案卷内文件材料按重要程度排列3）立卷要求A）卷内文件材料排列有序,编目清楚，填写卷内文件名目及备考表。B）案卷承受三孔一线装订法,装订前应去掉金属物,裱糊好残缺页；装订应 结实,不得脱页、破损;卷内文件材料应与卷皮取齐,不得超出卷皮。4）案卷封面的填写A）案卷封面的填写应字迹工整,用毛笔或钢笔书写,不得使用元珠笔及纯 蓝墨水。B）按要求对案卷进展编号，并填写档号，档号的编写执行济钢档案分类编 号规章。C）案卷题名的拟写应简明并准确反映卷内文件材料的内容,一般应包括作 者、问题、文种三局部。ADA/4/01档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/7附表1记录清单序号编码记录名称保管场所保管期限1RP4-1-09文件移交清单档案室10年2RADA/4/01-02企业档案案卷分类目 录（治理档案用）档案室10年3RADA/4/01-03企业档案案卷分类名 目（科技档案用）档案室10年4RADA/4/01-04库房温湿度记录档案室3年5RADA/4/01-05档案检查记录档案室3年6RADA/4/01-06档案借阅记录（科技、治理档案用）档案室3年7RADA/4/01-07档案销毁记录档案室15年ADA/4/01档案治理方法版次/修改号：4/0页数/总页数：/7附表2：档案检查记录编号:RADA/4/01-05N0:档案类别档 号案卷名称检查人检查日期检查状况整改措施备注
