办公自动化全能一本通-PPT第6章.pptx

使用图表分析表格数据第6章办公自动化全能一本通目录 CONTENT6.1制作产品销售对比图6.2分析原料采购单6.4高手竞技场6.3新手加油站3 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.1 创建和编辑图表1.插入图表创建图表首先应选择需要进行分析的对应数据，然后通过【插入】/【图表】组插入所需图表。在【插入】/【图表】组中单击“推荐的表”或扩展按钮，都可打开“插入图表”对话框，通过对话框插入Excel推荐的图表或其他图表类型。4 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.1 创建和编辑图表2.更新图表数据源图表数据源指图表分析的数据区域，当数据区域发生改变时，需要更新图表的数据源，此时可通过鼠标重新框选数据区域，也可通过“选择数据源”对话框设置实现。方法1：鼠标框选数据区域5 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.1 创建和编辑图表2.更新图表数据源图表数据源指图表分析的数据区域，当数据区域发生改变时，需要更新图表的数据源，此时可通过鼠标重新框选数据区域，也可通过“选择数据源”对话框设置实现。方法2：“选择数据源”对话框设置6 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.1 创建和编辑图表3.切换数据分析对象有时结合实际分析目的，需要切换数据分析对象，即切换图表中的图例和坐标轴，如案例主要分析产品在不同超市的售卖情况，因此需将产品作为图例项，超市作为水平坐标轴，以便查看产品在不同超市的售卖对比。7 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表1.设置图表样式图表样式是指图表元素的样式集合，在表格中创建图表后，可通过预置样式快速完成图表的样式设置。图表样式设置包括图表样式和图表颜色的设计，主要通过【设计】/【图表样式】组实现。在【设计】/【图表样式】组单击“更改颜色”按钮，可更改图表样式的主题颜色。8 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表2.图表快速布局默认创建的图表是按照一定规则对图表的元素进行分布排列，如将图表标题放置到图表上方，将图例放置到图表下方。图表的快速布局功能，则是根据图表类型快速对图表元素进行分布排列。9 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表调整图表对象的显示与分布也属于图表布局的范畴，指进行局部调整。它能够更加细致地调整图表元素的放置位置。如在图表中将图表标题显示在图表上方，隐藏横坐标轴标题并添加数据系列标签。3.调整图表对象的显示与分布设置图表标题10 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表3.调整图表对象的显示与分布设置纵坐标轴标题显示数据标签11 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表4.调整图表大小和位置插入的图表默认浮于单元格上方，可能会挡住表格数据，使其内容不能完全显示，不利于查看数据，这时可对图表位置和大小进行调整。移动图表位置调整图表大小12 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表选择图表后，将出现“图表筛选器”按钮，用于筛选数值的系列和名称。筛选器中“系列”对应图表的图例元素；“类别”对应图表的横坐标轴，作用与在“选择数据源”对话框隐藏数据项相同。5.使用图表筛选器筛选数据项 按钮用于快速显示或隐藏图表元素；按钮用于快速设置图表样式。13 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.2 设置图表6.更改图表类型根据分析目的不同，在创建的图表基础上可更改图表的类型，并且新的图表在一定程度上将保留原先设置的样式效果，避免重复操作。如本例中，分析各产品在超市中的销售所占比重，此时可将柱形图更改为“百分比堆积条形图”。14 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表1.设置标题和图例格式标题是数据分析的直接体现，在创建图表并按照默认格式添加图表标题后，可对图表标题格式进行设置，包括形状样式的设置，应用艺术字样式等，使标题更加醒目。设置图表标题字体为形状填充颜色15 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表1.设置标题和图例格式调整文字方向设置图例形状样式16 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表坐标轴和数据标签一般包含数值和文本信息，因此设置坐标轴和数据标签的格式主要是通过设置字体、字号和颜色，使坐标轴中的数值或类别更清楚地显示，有利于信息查看。使用鼠标右键单击坐标轴和数据标签格式，在打开的“字体”对话框中即可设置其格式。2.设置坐标轴和数据标签格式17 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表3.设置图表区和绘图区格式图表区类似于图表的背景墙，绘图区则类似于数据系列对象的背景墙，它们都是以形状存在于图表中，可对其形状样式、填充色、轮廓色等进行美化。设置图表区设置绘图区18 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表4.设置数据系列格式数据系列即图表中的数据条形状，对其格式进行设置时，可通过自定义各项数据系列的样式和颜色加以区分。下面在“产品销售对比图.xlsx”工作簿中将图表中的“超市三”数据系列形状填充颜色更换为“绿色”，将“超市五”数据系列形状填充颜色设置为渐变色样式。“超市五”数据系列设置渐变色“超市三”数据系列设置纯色19 第 6 章 使用图表分析表格数据6.1.3 美化图表5.设置网格线格式网格线在图表中是作为纵坐标轴数值的参考线，可设置其线条样式、线条轮廓及线条粗细等。设置网格线线条样式设置绘图区目录 CONTENT6.1制作产品销售对比图6.2分析原料采购单6.4高手竞技场6.3新手加油站21 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.1 使用数据透视表1.创建数据透视表要在Excel 中创建数据透视表，首先要选择需要创建数据透视表的单元格区域，然后通过“创建数据透视表”对话框完成。需要注意的是，创建透视表的内容要存在分类，这样进行汇总才有意义，如本例中的分类为原料中的“新鲜牛肉”“白砂糖”“味精”等。创建空白的数据透视表使用透视表分类汇总22 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.1 使用数据透视表2.更改汇总方式在表格中创建数据透视表后，默认将对数据进行“求和”汇总，如果用户需要通过其他方式汇总，如计算同类产品中的最大值、最小值或平均值等，可更改汇总方式。23 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.1 使用数据透视表3.在数据透视表中筛选数据生成某个字段的数据透视表后，可在该字段分类中筛选需要的数据，另外还可自定义条件筛选，原理与筛选功能相似。简单筛选24 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.1 使用数据透视表3.在数据透视表中筛选数据图表数据源指图表分析的数据区域，当数据区域发生改变时，需要更新图表的数据源，此时可通过鼠标重新框选数据区域，也可通过“选择数据源”对话框设置实现。自定义条件筛选25 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.1 使用数据透视表4.删除数据透视表分析完表格数据后，如果不再需要数据透视表，可将其删除，在删除前需要将数据透视表选中，然后按【Delete】键即可。数据透视表功能应用：通过操作实例可以发现，数据透视表集合了数据筛选和数据汇总的功能。因此在实际使用数据透视表时，可结合数据筛选和数据汇总的操作实现分析数据的功能，且操作方法基本相同。26 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.2 使用数据透视图1.创建数据透视图要使用数据透视图，首先需要进行创建，可在数据透视表的基础上创建数据透视图，也可通过表格数据源创建，创建出数据透视表的同时将会生成相应的数据透视图。设置数据源设置字段27 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.2 使用数据透视图2.设置数据透视图默认创建的数据透视图为柱形图，显然不能满足用户的实际需求。而数据透视图是一种特殊形式的图表，因此可对透视图进行与图表相似的编辑操作，如调整图表位置和大小、更改图表类型以及设置图表背景效果等。如果更改了源数据值，需要在数据透视图上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更新数据”进行同步更新。更改图表类型STEP128 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.2 使用数据透视图选择更改的图表类型STEP 2将图表移动到新工作表STEP 3设置图表标题STEP 42.设置数据透视图29 第 6 章 使用图表分析表格数据设置数据标签格式STEP 5设置标签样式STEP 66.2.2 使用数据透视图2.设置数据透视图30 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.2 使用数据透视图2.设置数据透视图设置图例STEP 731 第 6 章 使用图表分析表格数据6.2.2 使用数据透视图3.在数据透视图中筛选数据与图表相比，数据透视图中多出了几个按钮，这些按钮分别和数据透视表中的字段相对应，称作字段标题按钮。通过这些按钮可对数据透视图中的数据系列进行筛选，从而观察所需数据，其筛选功能与透视数据表的筛选功能相似。目录 CONTENT6.1制作产品销售对比图6.2分析原料采购单6.4高手竞技场6.3新手加油站33 第 6 章 使用图表分析表格数据6.3 新手加油站1.链接图表标题在图表中除了手动输入图表标题外，可将图表标题与工作表单元格中的表格标题内容建立链接，从而提高图表的可读性。实现图表标题链接的操作方法是：在图表中选择需要链接的标题，然后在编辑栏中输入“=”，继续输入要引用的单元格或单击选择要引用的单元格，按【Enter】键完成图表标题的链接。当表格中链接单元格的内容发生改变，图表中的链接标题也将随之发生改变。34 第 6 章 使用图表分析表格数据6.3 新手加油站2.更改坐标轴的边界和单位值在创建的图表中，坐标轴的值边界与单位是根据数据源进行默认设置，根据实际需要，可自定义坐标轴的边界和单位值，如缩小或增大数值，具体操作如下。双击坐标轴图形区，打开“设置坐标轴格式”窗格，单击“坐标轴选项”按钮。在“边界”栏中设置最小与最大值。在“单位”栏中设置主要和次要值。01OPTION02OPTION03OPTION35 第 6 章 使用图表分析表格数据6.3 新手加油站3.将图表以图片格式应用到其他文档中Excel 制作的图表可应用于企业工作的各个方面，还可以将图表复制到Word 或PPT 文件中。如果直接在Excel 中复制图表，然后将其粘贴到其他文件中，图表的外观可能会发生变化，此时可将图表复制为图片来保证图表的质量。选择图表，选择【开始】/【粘贴板】组，单击“复制”选项，在打开的下拉列表中选择“复制为图片”选项。打开“复制图片”对话框，在该对话框中提供了图片的外观和格式设置，如选中“如屏幕所示”单选项可将图表复制为当前屏幕中显示的大小；选中“如打印效果”单选项可将图表复制为打印的效果；选中“位图”单选项可将图片复制为位图，放大或缩小图片时始终保持图片的比例。选择图片需要的格式后，单击“确定”按钮确认复制。切换到需要图片的文档，按【Ctrl+V】组合键将图表以图片的形式粘贴到文档中。36 第 6 章 使用图表分析表格数据6.3 新手加油站4.将图表保存为图片文件可以将在Excel 中制作的图表保存为图片文件，随时取用，具体操作如下。123选择【文件】/【另存为】命令，双击“这台电脑”选项。打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“网页（*.htm，*.html）”选项，单击“确定”按钮。在打开的提示对话框中单击“是”按钮。4在保存位置打开Excel 工作簿生成的文件夹（后缀名为.files），在其中便可找到图表对应的图片（后缀名为.png）。目录 CONTENT6.1制作产品销售对比图6.2分析原料采购单6.4高手竞技场6.3新手加油站38 第 6 章 使用图表分析表格数据6.4 高手竞技场1.制作“年度部门开支比例图表”打开素材文件“年度部门开支比例图表.xlsx，制作图表，要求如下。1234选择数据区域，创建“三维饼图”图表。设置图表布局为“布局1”，设置图表样式为“样式26”。输入图表标题并设置格式。调整图表位置和大小39 第 6 章 使用图表分析表格数据6.4 高手竞技场2.使用数据透视表分析部门费用收支打开素材文件“部门费用收支统计表.xlsx”，对部门及员工费用收支进行统计，要求如下。01OPTION02OPTION03OPTION创建数据透视表，并放置到新工作表中。将“所属部门”和“员工姓名”进行分类，对“入额”“出额”“余额”费用进行求和汇总。筛选出“企划部”“销售部”“研发部”的数据项目。40 第 6 章 使用图表分析表格数据6.4 高手竞技场3.使用数据透视图比较房交会参展费用打开素材文件“房交会登记表.xlsx”，创建数据透视图，分析房交会参展费用，要求如下。01OPTION02OPTION03OPTION04OPTION创建数据透视表，添加“参展公司”和“参展会用”字段。设置链接图表标题，将字体设置为“方正粗倩简体，黑色，文字1，20”。添加数据标签和纵坐标轴标题，隐藏图例和网格线，设置坐标轴和数据标签字体格式。分别设置数据系列的形状填充颜色。学 习 进 步！办公自动化全能一本通海量图书方便查询免费申请样书下载配套资源优惠购书成为作者更多样书申请和资源下载需求，请登录人邮教育社区（)囊括各大品类，您想要的应有尽有教师免费申请样书，我们将安排快递迅速送达教学视频、PPT课件、教学案例、习题答案、模拟试卷等丰富资源免费下载教师可以申请最低折扣学生直接优惠购买图书欢迎写文章投稿，我们强大的编辑团队将为您提供专业和高效的编辑出版服务