某公司SAP的实施及采购流程管理知识.pdf

第三章第三章-MM03_-MM03_总务采购流程总务采购流程1.1.流程说明流程说明此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷、培训服务的请购单实行采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动指派供应商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并确定合理价格。当采购订单价格大于采购申请单价，需经过申请部门主管确认后，更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供应商，并得到供应商的确认。本流程涉及 9 种情形：采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒绝报价作业；更新采购信息记录；维护货源清单。注意事项：1.采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；更新采购信息记录；维护货源清单，是针对备品备件的采购所执行的动作。2.在更新采购信息记录前，需填写 SAP 系统采购信息记录维护申请表，并得到申请部门主管和总务主管的确认。3.现阶段，对涉及专业性的采购，如广告投放/型录印刷、培训服务等采购，由相关技术部门确定供应商和价格，由总务部采购根据相关技术资料、支持文件和采购申请在系统中创建采购订单。2.2.流程图流程图MM03MM03总务采购流程总务采购流程自动指派供应商TC:ME561/41/4MM02总务请购流程采购申请单资料是否完整NoYes是否有货源清单YesANo相关技术资料相应支持文件退申请人有无供应商主档NoMM06供应商主档创建流程Yes总总务务部部采采购购是否确定价格Yes生成采购订单TC:ME21NENoC向供应商询价是否需签合约No询价单收到供应商报价BYes依合约相关专业技术部门汇同法务部门与供应商洽谈合约生成采购订单TC：ME21EMM03MM03总务采购流程总务采购流程2/42/4B总总务务部部采采购购报价单输入报价TC：ME41/ME47*供应商提供报价单*系统生成申申请请主主管管申请主管确认是否批准NoCYesYes采购订单价是否大于采购申请单价总总务务部部采采购购No更新采购信息记录TC：ME47信息记录数据库价格比较TC:ME49拒绝报价TC:ME47确定是否维护货源清单DMM03MM03总务采购流程总务采购流程3/43/4DAE是否维护总总务务部部采采购购No.自动转成采购订单TC:ME59采购订单(PO)打印采购订单TC：ME9FYes维护货源清单TC：ME01信息记录数据库总总务务部部主主管管总务主管签核采购订单总务主管是否批准Yes是否需权责主管审批YesNoGFNo总总务务部部采采购购修改采购订单TC：ME22打印采购订单TC：ME9F采购订单MM03MM03总务采购流程总务采购流程4/44/4权权责责主主管管F权责主管审批是否批准No退回请购人Yes总总务务部部采采购购G采购订单发送供应商供应商确认采购订单是否有预付款No流程结束Yes财财务务部部同仁暂借款流程3.3.系统操作系统操作3.1.3.1.操作范例操作范例例 1：自动指派供应商：将采购申请 18000031 指派供应商 11000008例 2：PR 自动转成 PO：将采购申请 18000031 转成 PO例 3：显示 PO：4590000010例 4：执行彩电的询价作业例 5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业例 6：执行彩电的价格比较作业例 7：更新物料 1031 采购信息记录，采购信息记录由 6.84 元变成 5 元例 8：维护物料 1033 的货源清单3.2.3.2.系统菜单及交易代码系统菜单及交易代码采购申请后继功能例 1：自动指派供应商：将采购申请 18000031 指派供应商 11000008后勤物料管理采购交易代码：ME563.3.3.3.系统屏幕及栏位解释系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购申请采购申请是指所要自动指派供应商的的采购申请的号码，总务类采购申请 ZB 的号码分配是从 18000000 到 18999999 采购申请自动指派供应商所要满足的条件：资料范例资料范例18000031物料主档中的采购数据中的自动采购订单打供应商主档中的采购数据中的自动建立采购订单供应商与物料必须要有信息记录物料必须有货源清单采购组采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为 3 位数字，以 5 开头工厂工厂是挂在公司下面的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00排序标识系统自动会指定标识 1，排序标识是指对采购申请单按照标识进行自动排序清单范围系统自动会指定 A按键进入下一个画面。501FZ001：按采购请求号和项目进行排序A 3-行+n指定栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明资料范例资料范例自动分配按菜单栏上的键，系统自动指派供供应商11000008应商，并带出信息记录信息记录信息记录是为采购提供货源信息。它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购员确定供应商提供货物的情况。例 2：PR 自动转成 PO：将采购申请 18000031 转成 PO路径：后勤物料管理采购采购申请建立采购订单530000039交易代码：ME59栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为 3 位数字，以 5 开头资料范例资料范例501供应商此栏位为必输项；供应商是物料或服务采11000008购来源，在 SAP 系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为 8 位数字，共分为两类，长期供应商设置为 11xxxxxx；一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为 15xxxxxx。此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00工厂测试运行把 PR 自动转成 PO，进行试验性的测试运行按键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明消息按（上一页）键进入上一个画面。消息是指将 PR 自动产生 PO，在测试运行后，系统自动产生的消息。资料范例资料范例测试运行成功栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为 3 位数字，以 5 开头资料范例资料范例501供应商此栏位为必输项；供应商是物料或服务采11000008购来源，在 SAP 系统中是财务管理和物料管理的基础数据，总务类供应商代码设置为 8 位数字，共分为两类，长期供应商设置为 11xxxxxx；一次性供应商设置为99xxxxxx、内部供应商设置为 15xxxxxx。此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里请输入总务工厂：FZ00FZ00工厂按键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明消息消息点击（PO 号码）进入下一个画面。将 PR 自动转成 PO，并采购采购订单号码资料范例资料范例4590000010栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明资料范例资料范例采购申请指采购订单是根据采购申请 18000031 生成18000031例 3：显示 PO：459000001路径：后勤物料管理采购采购订单交易代码：ME22栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购订单此栏位为必输项，输入所要显示的采购订单号码按或键进入下一个画面。资料范例资料范例4590000010栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购订单显示 PO 的所有信息选择采购订单的行项目，点击，查看采购订单的历史。资料范例资料范例4590000010栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明GRIR-L例 4：执行彩电的询价作业路径：后勤物料管理采购询价/报价询价GR，指对采购订单的收货情况。IR-L，指针对采购订单收货的发票开立情况。资料范例资料范例交易代码：ME41栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明询价类型此栏位为必输项；询价类型共分为 2 类：AN 为询价，AB 为 GP 投标需求，系统自动指定为 AN语言代码系统自动指定为 ZH询价日期此栏位为必输项；输入进行询价的日期，格式为 YY/MM/DD资料范例资料范例AN 询价ZH2001/03/05报价截止日期此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式为 YY/MM/DD2001/03/12FG01采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为 FG01。采购组此栏位为必输项，这里的采购组通常是指进行询价的人，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为 3 位数字，以 5 开头501按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明公司代码此项为必输项，公司代码是在一个集团下的具有自己的资产负债表的各法独立单元，是财务的核心组织单元。按或键进入下一个画面。资料范例资料范例F001栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明短文本此栏位为必输项；短文本是指对所要询价的物料的型号、规格、品名等的详细描述资料范例资料范例彩电1PC2001/04/3150514询价数量此栏位为必输项OUn此栏位为必输项；是指物料的询价定单的单位交货日期此栏位为必输项；是指要求供应商交货期限：格式为 YY/MM/DD物料组此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一组。在菜单拦中面。，进入下一画栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明供应商自动进入供应商地址画面，选择供应商，系统自动带出供应商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息资料范例资料范例110000046例 5：执行供应商（11000046）彩电的报价作业路径：后勤物料管理采购询价/报价报价交易代码：ME47栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明询价此项为必输项，请输入询价的号码，询价单的号码设置为 10 位，以 6 打头。资料范例资料范例6000000008按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明净价此栏位为必输项；请输入供应商 11000046的报价，此价格为不含税价。资料范例资料范例净价：1800元例 5：执行彩电的价格比较作业路径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较交易代码：ME49栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明采购组织此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为 FG01。报价此栏位为必输项，请输入报价单的号码资料范例资料范例FG016000000008到6000000010按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明报价三家供应商的报价，从小到大进行排列，可看出最低报价的是上海良木家具有限公司，最高价格的是上海汇兴实业有限公司资料范例资料范例例 7：拒绝报价：6000000009路径：后勤物料管理采购询价/报价交易代码：ME47栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明询价按或键进入下一个画面。此栏位为必输项，请输入询价单的号码资料范例资料范例6000000009栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明R按例 8：更新物料 1031 采购信息记录，采购信息记录由 6.84 元变成 5 元路径：后勤物料管理采购询价/报价报价价格比较键，系统显示询价 6000000009 的报价被维护的信息。资料范例资料范例此栏位为拒绝某供应商报价的必输项，R 是指拒绝标识交易代码：ME47栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明询价按或键进入下一个画面。请输入根据询价单来更新采购信息记录的询价单号码资料范例资料范例6000000013选择行项目，鼠标点击 2 下进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明信息记录更新资料范例资料范例此栏位为必输项，请选择参数 A 或 B 或 C。A信息记录分为基础数据和组织数据。基础数据用于信息记录的所有组织级别上。组织数据用于各个采购部门或工厂。信息记录可以得到的附加信息：当前和未来的价格和条件最新一次的采购订单的编号物料的描述：即在采购订单中的描述某种物料的订单的统计不同供应商提供物料价格的历史情况供应商的评估系统按键，系统显示询价 6000000013 的报价被维护的信息。例 9：维护物料 1033 的货源清单路径：后勤物料管理采购主数据货源清单交易代码：ME01栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明物料工厂此栏位为必输项；请输入所要维护货源清单的物料号码此栏位为必输项；工厂是挂在公司下的，它可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售办事处等。总务类工厂为 FZ00资料范例资料范例1033FZ00按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称栏位说明栏位说明有效从有效至此栏位为必输项；资源清单记录有效期从-时间开始此栏位为必输项；资源清单记录有效期到-资料范例资料范例2001/03/072002/03/07采购供应商FIXBlk按键，系统显示改变货源清单的信息。-时间终止此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物料和服务。总务类采购组织为 FG01选择物料所提供的供应商号码物料的固定货源供应源冻结FG0111000033