行政管理制度汇编.pdf

印信管理印信管理一、印信是指公司及公司各部门公章、财务专用章、公司负责人名章、合同专用章（以下统称印章）及介绍信、证明信、营业执照等。二、印信由公司办公室指定专人管理，财务专用章、公司负责人名章或财务负责人名章由财务部本着相互牵制的原则统一保管。三、使用印信要按照以下程序办理：（1）签定合同、协议及意向书时，使用人必须在填写公章使用登记表后，在印章保管人处盖章。(2)办理委托书、证明、银行开户时，使用人填写相关表格后,须由相关负责人审核并填写公章使用登记表后盖章.四、印章管理人员不得在审核手续不完备的文本上加盖印章.五、印信管理部门将加盖印章的文本备存一份复印件。六、公司营业执照、各类许可证、组织机构代码证、税务登记证等不得随意复印，原件不得随意带出或长时间放置在使用人处.公文管理公文管理一、公文管理是指收文、文件撰写与发文.二、办公室文员收文依下列程序处理：签收、登记、分阅、承办、催办。三、参加政府部门会议带回的文件材料交公司办公室按收文程序处理。四、文员对传阅的文件要及时收回.收回时要在丈件登记表上予以注销.五、公文撰写：1、公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等.2、以公司名义向政府部门呈报的请示、报告及公司有关人、财、物方面的重要决定，发文字号为：富字年第号。3、一般工作联系和业务往来采用便函，按年度编流水号。4、公司办公例会会议纪要编号为：富纪字年第 次。5、公文格式按国家规定的标准执行.六、公文制发程序:1、批复、通知、通告、函、会议纪要类：主办部门拟稿并审核，报总经理董事长签发，办公室负责登记、编号、封发。2、请示、报告类：主办部门拟稿并审核，交办公室文员,由办公室文员报总经理董事长审批，返回登记后交相关部门执行。3、公司的正式发文需经公司总经理董事长审批后签发。会议管理会议管理一、公司会议主要由公司办公例会、日常工作会议、公司成员代表大会、公司年度工作会等组成.二、公司办公例会由公司办公室负责做好会议记录，会后应整理、发布会议纪要.三、会议纪要的形成与签发：1、公司办公例会会议纪要、决议，由办公室整理成文，办公室根据会议内容的需要在限定时间完成纪要和决议的整理和下发工作。2、会议纪要应有发文号，发放时填写文件收发记录表由接收人签收。3、会议纪要分类存档，并按重要程度划分保存期限。4、会议纪要作为公司的重要文件，应发至参加会议的全体人员，以便对照、核查、落实。四、会议通知由办公室负责发出.如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕报有关人员及办公室。五、参加办公例会的员工无特殊原因不能请假,请假需经直属领导批准。六、会议纪要属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性,未经批准不得外传.七、参会人员必须严格遵守会议纪律,不得随意走动，手机应调整为震动或者关机状态。档案管理档案管理一、档案是指本公司过去和现在,在从事经营、管理、文化等活动中形成的对公司和公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录.二、案卷质量按国家标准执行：1、案卷必须遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的联系，区分保管价值.2、卷内文件材料按照批复在前、请示在后;正件在前、附件在后；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序排列。3、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；案件文件应放在结案年立卷.4、卷内文件材料按时间顺序排列。收文时公文处理用纸在前,收文在后；内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸、发文底稿.5、案卷封面题名应准确地反映出卷内文件材料的内容.6、案卷卷首为“卷内文件目录”。卷内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟写标题;会议记录应填写主要内容。7、卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸；破损的文件要进行裱糊。8、案卷备注表应写明立卷人、审核人姓名、时间，以示负责。三、办公室定期根据公司制定的归档范围将上一年度酌文件归档,任何人不得将资料据为已有。四、严格执行档案借阅制度。借阅档案者不准翻阅或抄写与查档无关的档案内容；不准对档案内容涂抹拆散;借阅档案必须于一周内及时归还，如果时间不够可以办理续借手续。1、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全，要做好保密工作，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、转借或损坏，否则追究当事人责任.2、有下列行为之一，据情节严重给予处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：1）毁损丢失或擅自销毁企业档案；2）擅自向外界提供、抄摘企业档案：3)涂改伪造档案；4）管理不善的档案管理者：5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。五、失去保存价值的档案由公司总经理董事长批准方可销毁.销毁由二名以上档案管理人员共同进行。六、按照规定使用公司内部单据，不得违规对单据进行涂改，单据填写不得字迹潦草或出现填写错误，部门设立专人对本部门各项材料进行管理,保证存放整齐有序，齐全完整,并按照有关规定进行归档.外事接待外事接待一、公司来宾及公司领导接待工作除由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待以外,其余由办公室负责安排接待工作.二、接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。三、接待工作的基本原则是：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。四、接待程序：1、上岗着装整洁、服装得体大方,按照领导要求圆满完成服务接待任务。2、对来客要文明礼貌,做到热情接待、耐心回答,语言亲切,细心观察客人要求，做到来客满意。3、不擅自离岗或做与工作无关的事；坚守岗位，服务规范,服从指挥。4、填写好接待记录，做好接待后用品清点和卫生清理工作,对工作尽职尽责.物品管理物品管理一、办公室负责公司办公用品、办公家具、办公设备、低值易耗品、通讯设备、文印材料及其他材料的采购、保管与发放、电脑及附属设备的购置与管理由办公室设专人负责.二、使用人员在使用办公设施时，应严格按使用要求进行操作,并做好日常维护。在使用过程中出现故障时，应及时通知公司办公室组织维修。在保管过程中发现设备附件或设施丢失，必须立即通知主管部门组织追查。三、因办公设施不能满足工作需要或因损坏而不能修复时,按照财产的分类办理报废手续。四、公司各部门将下月所需办公用品提前报至办公室，办公室根据实际用量和库存情况制定购置预算计划，经总经理董事长批准后购置。五、特需办公用品、低值易耗品和通讯设备,须经总经理董事长批准，由办公室负责购置，然后记入备品保管帐目。六、办公用品月初采购,并在每月 5 号以前发放至各部门。采购程序：(1）每月 25 号由办公室发放办公用品申购表，各部门根据工作需要认真填写。(2)各部门在每月的最后一个工作日之前 把办公用品申购情况统计表报至办公室,办公室根据申购统计表汇总情况制定出采购清单报总经理董事长审批.(3)总经理董事长签字后，办公室按采购清单进行采购。七、备品仓库设专人负责，备品入库需根据 入库单 严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上帐.未办入库手续,财务一律不予报销.八、备品保管实行“两清、两齐、三一致”，即材料清、帐目清、摆放整齐、库房整齐，帐、卡物一致，做到日清月结.九、各部门在领用办公用品时，要认真填写出库物品领取登记表。十、各部门调离人员需有办公室的办公用品交接手续，办公室负责收回公司调离人员的办公用品。十一、办公室建立公司固定资产总帐,对每件物品要进行编号登记。每月中旬 对办公用品进行盘点，按照规定制做台帐驾驶员管理制度驾驶员管理制度一、驾 驶员要树立安全第一、防 范为主的思想，精心维护车辆，服从领导安排。驾驶员出车一律按派车单执行任务。二、驾驶员非因公出车，一律按出私车处理，扣罚工资 100元.如造成车辆损坏和交通事故损失，除保险赔偿外，其余损失均由驾驶员个人承担。三、驾 驶员工作期间禁止喝酒，休息时间不准酗酒。凡 酒后驾车出现交通事故，一 律辞退。所造成的一切后果，责 任均由驾驶员个人承担。四、车 辆在正常工作期间发生车辆事故，驾 驶员在报告公安部门和保险公司的同时，应 立即报告本单位主要负责人。发生交通事故负有主要责任以上的，扣罚工资 100-1000元,直至辞退.五、驾驶员岗位标准：(一)按办公室车辆派车单执行任务，准时到达出车地点,准确的按派出单指定任务路线行驶。（二）上岗着装整洁，对乘车人要做到文明礼貌,热情服务，保持车内卫生干净，做到随时清理室内卫生.（三）出车前的准备工作：对车辆外观全面检查巡视。检查燃油、润滑油、冷却水及各电器线路的完好。（四）掌握车辆出车前、行驶中、收车后发动机传动机构、制动、转向、灯光的运行使用状态.（五）发现车辆在运行中出现异常现象,要做到心中有数，确保行车安全，并及时向领导汇报，保证车辆安全运行.六、做好收车后的收车记录，按派出单的要求,请用车人签字后,及时将派车单交回办公室车辆管理员备存备查。七、做到“五懂：1、懂车辆的一般构造及简单原理。2、懂交通法规和安全操作要求。3、懂车辆的例保、一保内容和技术要求,定期负责例保。4、懂不同车辆使用油料的种类、标号、用途和一般常识。5、懂车辆的附件和随车工具的性能、用途。车辆燃油管理规定一、车辆燃油的补给,采取车辆定人、定车制度，每个司机一张加油卡，到指定加油站加油。二、司机必须保管好加油时的加油小票，作为充值费用时的依据。否则,不予办理充值。三、加油卡充值由办公室统一派专人负责。充值费用时,考核本车行驶里程数，参照车型的公里油耗标准计费。每月由办公室统计上个月每车用油量，根据加油小票，作出预算，由办公室负责人审核签字，报董事长审批后，到财务部支取费用,办理加油卡充值。充值费用完毕后，开具发票,报办公室负责人审核签字后，再报董事长审批，审批后到财务部报销。四、每月 1 日至月底为月考核,办公室车管人员对车辆进行行驶里程、燃油量、费用金额进行统计，并予月初5 日前报主管领导审阅.五、如发现车辆在补给燃油过程中弄虚作假,一经查证,追回损失，予于辞退处理。车辆维修管理规定车辆维修管理规定一、所有车辆需维修时驾驶员应提前向办公室报修，经办公室确定后对报修项目进行询价并填写维修申请,报董事长审批后方可对车辆进行维修.二、车辆维修过程中驾驶员不得擅自增加维修项目，确需增加维修项目的,报办公室负责人确认。三、报修车辆修复后，驾驶员接车时应对所修项目认真检查无误,在维修项目单签字确认，交回办公室复核。如发现问题及时和办公室联系并向承修单位提出，确保修车质量.四、办公室应随时掌握车辆维修进度并监测维修质量.五、车辆维修费由驾驶员报办公室审核、再报董事长审批，办公室每月进行统一结算.六、如遇紧急情况确需维修的车辆，要立即通知办公室有关负责人，同意后方可进行维修。维修项目、维修费用经办公室负责人审核、董事长审批后，方可给予报销。七、未经批准擅自对车辆进行维修的，其所发生的费用由当事人承担。车辆管理规定车辆管理规定一、车辆为公司日常公务专用，未经公司批准，不能挪做它用。二、车辆由公司指定人员负责驾驶，用于所在部门使用，办公室进行日常管理、监督和检查工作.三、车辆要有行驶记录，车辆费用每月结算一次，上报计划财务中心。四、出长途必须经总经理董事长批准。五、严格车辆保养制度,使车辆保持良好状态,延长车辆使用寿命。六、加强司机的管理，培养司机的职业道德与安全意识，遵守交通规则.七、由于驾驶人员本人原因出现交通事故，导致公司车辆、财务受到损失，影响公司工作，对驾驶人员要进行相应的处罚。八、未经公司批准驾驶人员不可私自驾驶公司公务车。办公环境管理办公环境管理一、办公环境是公司职员进行日常工作的区域，办公区内办公桌及文件柜由使用人负责日常的卫生清理和管理工作，其他区域由保洁人员负责打扫，办公室负责检查监督办公区环境卫生。二、办公区域内的办公家具，由办公室统一规划摆放，使用部门和使用者不得私自挪动.办公家具确因工作需要挪动时，须由办公室统筹安排。三、非本公司人员进入办公区,需由文员引见,或通知相关人员前来接待。安全生产及安全保卫管理安全生产及安全保卫管理一、安全生产管理规定：1、为了加强公司的安全管理和生产秩序,根据中华人民共和国安全生产法，结合实际，制定本规定。2、本规定适用于公司安全生产管理。3、各所属企业负责人是安全生产第一责任人，对安全生产负有下列职责：1)建立、健全安全生产责任制度,制定生产安全事故应急预案；2)组织制定安全生产规章制度和操作规程；3）保证本单位安全生产需要的设备、设施的正常运行;4)督促、检查本单位安全生产工作，及时消除事故隐患;5)发生生产安全事故应当及时报告,并立即组织实施抢救工作。4、公司应对员工进行安全生产教育和培训，保证员工具备必要的安全生产 知识，熟悉有关安全生产规章制度和安全操作规程，掌握本岗位的安全操作技熊。未经安全生产教育和培训合格的员工，不得上岗作业。5、公司的设备、设施必须符合国家标准或行业要求，进行经常性维护、保养,并应当依法定期检测。维护、保养、检测应当作好记录，并由有关人员签名。6、公司各类安全保护装置应当依法定期检查、检测，确保可靠、有效。7、公司必须为从业人员提供符合国家标准的劳动防护用品，并教育、督促从业人员按规定使用。进入作业现场的人员必须正确佩戴安全帽。8、如发生人员伤亡事故,应当保护好现场并迅速组织抢救，防止事故扩大，并立即报告县级安全生产监督管理部门及政府部门。9、各相关责任人滥用职权、玩忽职守、造成严重后果或者构成犯罪的,依法追究刑事责任;不构成犯罪的，依法给予行政处分。10、各所属单位要结合自身实际，开展安全检查,对发现的违章行为，要根据违章行为的性质、危险程度和可能产生的危害后果，对违章行为进行计分考核。11、对检查发现的各类违章行为，必须下达员工过失单,严格追究过失人员责任，对责任单位和责任人进行分级考核,并组织违章职工和有关管理者参加相应级别的安全生产再教育。12、对违章工作应遵循“严守规则，违规必究；奖惩并举,教育为先；下属违规，领导有责;谁检查，谁处理；不上交，不外推”原则。13、各部门负责人必须把制止违章行为作为主要职责之一，发动员工积极查找身边的违章行为。14、部门自查发现的每项违章行为，应在会上组织分析，责成违章者作检讨，进行帮助教育。15、各部门对查实的各类违章行为，要对其违章人员实行个人绩效考核。具体考核办法由各单位自行制订。同时对违章人员直属领导按照考核金额的 50%进行连带绩效考核。16、各级要建立违章职工教育、考核登记台帐,每月 3 日前将单位职工上月违章情况汇总，经单位主管领导审核签字后，报送有关部门及办公室备案。17、违章职工和应追究责任的管理者,接到参加安全主产教育通知后,应按要求准时报到、参加学习，若无故缺席或不按时参加学习，视为拒绝接受安全生产教育，按违章处理.二、安全保卫管理规定：1、安全保卫工作指公司所属各企业及办公区域内的防盗防火及其它保护公司利益的工作。2、各部门下班必须锁门，每同晚上员工在锁门前必须认真检查自己所在办公区域内的门窗是否锁好，电源是否切断，保证无任何安全隐患。3、办公区域内的门锁钥匙由各部门指定专人负责保管，一般员工不得随意配置门锁钥匙；财务的钥匙由本部门保管.4、公司安保部门负责组织有关人员不定期地对公司辖区办公环境的安全实施监督检查。如有安全隐患要及时整改.5、公司所属办公区域的门锁钥匙启用前应在办公室备份套,办公室需妥善保管，以备急需时使用。纪律监察工作制度一、为贯彻落实公司规章制度，促使各项工作有序开展，公司办公室设立监察职责，负责公司规章制度的具体实施。二、主要职责:1、监督检查各部门工作中规章制度的执行情况。2、，对发现的问题和各种违纪、违规的投诉，及时与各相关部门负责人或主管领导进行沟通，交换意见，并督促解决。3、重要问题应及时向总经理/董事长反映情况,提出意见和建议。三、工作要求：1、履行工作职责。按照这则要求开展工作,积极主动督促和帮助各部门开展工作，明确规章制度,做到职责分明.2、严格检查把关.认真贯彻执行公司各项规章制度，坚持高标准、严要求，确保结合各部门实际情况，把各项工作落实到位.3、注意工作方法.检查工作可采取检查、调查、参加会议、个别谈话等方式了解和检查各部门情况，提出改进意见和建议。对有关投诉，要实事求是，有理、有据的做出调查结论，向领导客观、公正地反映情况。4、加强沟通协调。主动联系和沟通各相关部门负责人和主管领导，及时向总经理/董事长汇报检查工作情况.5、保密责任。所有参与检查、调查有关违纪问题和投诉的人员或领导,不得在本工作之外，问题得出结论之前，散布、传递有关调查情况。违反保密责任者,视情况对其做出处分。