粮油工业饲料部采购管理办法.pdf

饲料事业部总经理担任采购委员会主席，采购部经理负责决议案的执行。采购委员会原则上每月25 日举行会议，开会时间由采购部经理安排。若情况特殊需要时，采购部经理可建议召集临时会议。开会的法定人数为全体委员的三分之二，任何议案以多数票决定，当赞成票和反对票数相同时，由采购委员会主席裁决。会议决议事项由采购部经理记录整理，呈总经理核决。采购委员会职责：拟定原料的采购政策并确保政策的适当执行。依据本公司的技术标准，确保原料的品质及合理的价格。一、大宗物资采购作业1、大宗物资信息收集采购部随时询访、记录、掌握国内外重要原料的行情动态及足以影响原料供需的种种财经措施，每周以原料行情周报表向总经理汇报。采购部每月 25 日前完成预测下一个月的原料成本行情分析和下月采购计划。技术部每月 22 日前完成下一个月的原料预计用量表送采购部。仓储部门必须每日早上 10 时前，将工厂前一日的原料库存日报表上网传采购部，以了解库存动态。2、大宗物资采购方案的拟定采购部经理每月主动召集一次会议，邀请采购委员会讨论大宗物资采购最新动态。采购部除须将上次采购会议决议执行情形提出报告外，并需提供原料行情报告供各采购委员参考、研究，并提出采购建议，以利采购委员会决议采购数量及价格。采购部应在采购会议中，将预定的采购品种、数量、价格，报采购委员会决定，如遇行情变化大，需紧急采购时，采购部经理应先口头报告总经理，先向厂方定购，但事后需向采购委员会报告，并补办手续。3、大宗物资的定购及交货量控制大宗物资经采购委员会决议采购，并觅妥适当供应商后，有采购部与供应商签订采购合同。仓库以原料入库单作为收料依据，采购部依据原料入库单和原料库存日报表作为采购依据。二、长期定单采购作业1、询价、议价、采购作业采购人员就公司经常使用的材料，深入了解材料规格、成本结构、预估一个月的用量等资料后，选定三家以上供应商，请其报价，并与之议价。议价完后，采购部人员应拟定采购对象，以采购合同并随附供应商报价资料。呈请总经理核准，完成定购手续。采购人员应将每次定购的厂商及交易条件做好记录备查。采购部应注意长期性采购材料的市场行情，遇成本结构中原料涨或跌时，应判断及时再采购。2、例行通知交货及交货量的控制属长期定单采购的材料，当库存降至安全存量时，采购部直接以电话向供应商告知所需材料的规格，交货期限、数量，通知其交货。仓库以原料入库单作为收料的依据。采购部以原料入库单作为实际执行数量。3、长期供应厂商异常的处理采购部接到使用部门对现行长期定单供应商有交货品质不符标准、交货量不足、延误交期、售后服务不良等反映时，均应立即通知供应商改善，经通知后仍未改善者，采购部应立即另行开发新供应商。三、一般性采购作业1、请购作业各部门需要采购时，需开具请购单。设备零件则需详填设备零件的规格明细、用途及验收标准，另提供参考工程图画及参考供应商估价资料，送采购部门办理采购作业。2、采购作业采购部门经办人员接请购单后，应立即了解请购的品名、规格和功能，经参考市场行情及厂商资料后，进行询价。除因独家制造、代理或单笔采购金额在500 元以下等因素外，采购部至少应向三家以上供应商询价。若厂商报价的规格与请购的规格稍有不符或属代用品者，采购人员应随附资料，由请购部门签注意见后再行采购。3、呈核及定购采购人员询价、议价完成后，填写采购申请单经采购经理审核，必要时会签请购部门意见后，依据核决权限呈核，总经理核准后再行采购。4、品质异常处理采购人员收到质管部出具的原料检验报告单时，应依据检验结果、检验部门意见及采购合同规定，与供应商洽谈扣款、退货、换货、补交等事宜。因品质不合格退货、换货而导致未于约定日期前入厂并验收合格入库者，应以逾期交货处理。四、整理付款1、整理付款验收凭证整理付款凭证：采购部以原料入库单 采购合同 原料检验报告单为付款凭证。2、整理付款程序采购部在原料验收入库后，以原料入库单采购合同 原料检验报告单为付款凭证，填写好付款申请单连同发票按付款程序核批后，交出纳依付款申请单汇款给供应商。属月结货款者，采购人员应先通知厂商提前送发票，然后按程序办理付款。内购材料需待试车检验者，按订立合同规定办理付款，未定和约者，依采购部门呈准的付款条件整理付款。五、附则本办法饲料事业部总经理批准后公布实施。2004 年 12 月 18 日