4印章管理制度1.pdf
4 4 印章管理制度印章管理制度为规范公司印章的管理，保护公司合法权益,现对公司各类印章的使用管理作如下规定：一、印章的分类：公司的印章根据用途、类别分为：公司章、合同专用章、财务专用章、法人代表私人印章、发票专用章等。二、印章的保管、使用原则及保管人：1、保管、使用原则：专人保管、相互监督，因公使用、授权审批。2、公司人事行政副总经理负责公司“公司章”与“合同专用章”的印章管理工作，监督合同专用章的保管与使用；3、公司财务部经理负责“财务专用章”的印章管理工作，法人代表私人印章由法人代表委托专人保管、使用；4、由财务部经理负责“发票专用章”的印章管理工作，监督发票专用章的保管与使用；5、由公司主管副总经理负责预（结）算专用章的保管。6、由各部门负责人负责部门专用章的印章管理工作。三、审批及印章范围：（一）印章使用审批公司章、合同专用章使用审批手续；1.1、各部门因工作需加盖公司章的，由经办人填写印章使用审批单,经部门经理、主管副总签字，总经理审批；1.2、各部门因业务需加盖公司合同专用章的，合同文本尽可能使用公司的合同范本经法务专员确认后，由经办人填写印章使用审批单,经部门经理、主管副总签字，总经理审批；1.3、经加盖过合同专用章的资料，应将盖章的文件原件财务部或者合约部存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档；1.4、已盖章的合同或者文件若不能使用，务必交回财务部或者合约部销毁；2、法人代表私章使用审批手续各部门因工作需加盖公司法人代表私章的，由经办人填写 印章使用审批单,经部门经理、主管副总签字，总经理审批。3、财务专用章使用审批手续3.1、财务部使用的常规性、通常性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人审批后盖章；3.2、公司其他各部门若需加盖财务专用章，由经办人填写印章使用审批单，经部门经理或者负责人签字，总经理审批；3.3、经加盖过财务印章的资料，应将原件交财务部存档保管，对确实无法留存原件时以复印件存档。财务部使用的常规性、通常性的表格、函件，如规范性的各类报表等除外；3.4、对已盖章文件若不能使用，务必交回财务部销毁；4、预（结）算专用章及部门专用章使用审批手续4.1、因业务需要申请盖预（结）算专用章，由经办人填写印章使用审批单,经部门经理及主管副总经理签字；4.2、部门专用章，由部门负责人签字审批；（二）合同专用章、财务专用章及法人章、发票专用章、报价专用章及部门专用章的使用范围1、合同专用章要紧用于对外签订合同、协议；2、财务专用章、法人代表私章要紧用于货币结算等有关业务；3、发票专用章要紧用于收据或者发票等有关业务；4、部门专用章要紧用于公司内部各部门的有关业务；5、预（结）算专用章要紧用于公司对外审核预算、结算等有关的事项。为提高工作效率，请需要申请盖章的部门提早准备，财务部门印章暂定每天 9：00-10.30 为统一盖章时间，除特殊情况外。其余印章视工作情况可随时用章。四、印章的管理：1、公司设立印章管理登记制度,对印章的使用与领取、归还印章时应予以登记。附（合同专用章实行合同印章使用审批单、财务章、法人章实行财务章使用登记表、发票专用章实行发票专用章使用登记表）；2、各类印章务必存放在有保险装置的铁柜内，不得乱放，更不得随身携带。保管印章的铁柜密码及钥匙由不一致人员保管。3、保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管与使用的安全；4、保管人员应对各项单据认真核对内容及金额，经核对无误的方可盖章；5、任何人不得以任何事由在空白的票据上盖章；6、保管人员不得擅自转交他人代管，如专管人员遇有特殊情况暂离工作岗位，由财务经理指定人员暂代理；7、印章不同意带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写印章使用审批单时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同前往，方可携带使用。五、失职责任由于审批人的过错决定或者者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济缺失的，责任人应当负责赔偿或者者由公司酌情处以相应的经济处罚。六、本制度由行政人事部负责解释。七、本管理制度未尽事宜由主管副总经请示总经理同意酌情处理。八、本管理制度经公司董事会批准，总经理公布之日起试行。附注一：印章使用流程：预付及款到收货流程：申请人（凭董事长或者董事长授权人已签名的“报批件”、“合同”或者协议及“借款审批单”），递交财务部，财务部按资金及时间进程安排资金，出具支票；货到付款流程：申请人凭“报批件”及材料“入库单”、“发票”（或者收据）、“送货单”、“付款审批单”报财务部、经总经理审批，出纳开具支票。备用金及购货零用金流程：财务部凭有关单据及备用金用途，经董事长及董事长授权人批准后，出纳开具支票。采购部凭总经理已批准“借款审批单”，转财务部开具支票，提取现金支付。附注二：使用印章登记表格样本一、银行票据使用财务章、法人章使用登记表序号日期内容金额票财务章法人章出备注据号码经办人经办人纳鉴名二、收据或者其他事项使用财务章或者法人章登记表序号日期内容财务章法人章出经办人经办人纳鉴名三、发票专用章使用登记表序号日期发 票 号 金额码经办人盖章人审批人备注四、合同专用章、预（结）算章使用审批单样本单号：申请人申请日期申请事由估计归还时间部门经理审批总经理审批备注年月日年月日
