人事文员工作职责.pdf

K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案人事文员工作职责人事文员工作职责一、一、员员工面试：工面试：1.1.配合经理或主管电话通知面试者过来面试；配合经理或主管电话通知面试者过来面试；2.2.初次面试：填“应聘登记表”初次面试：填“应聘登记表”，（告知面试者的应聘登记表的“联系号码和邮箱地址、现住地址、户（告知面试者的应聘登记表的“联系号码和邮箱地址、现住地址、户籍地址必须填写详细等一些注意事项）然后测试打字，然后在“字速”处记录测试的结果，并询问应聘者籍地址必须填写详细等一些注意事项）然后测试打字，然后在“字速”处记录测试的结果，并询问应聘者的“招聘渠道”和“简历投递性质”分别是哪里，并将公司的产品手册给面试者大概浏览，然后再带到经的“招聘渠道”和“简历投递性质”分别是哪里，并将公司的产品手册给面试者大概浏览，然后再带到经理或主管处面试；理或主管处面试；3.3.入职培训：合格后，周五周六电话通知其入职，并在“初试评语”里注明“已通知”入职培训：合格后，周五周六电话通知其入职，并在“初试评语”里注明“已通知”，并通知本人，并通知本人带“一寸照片和身份证及毕业证复印件各一张，笔和笔记本各一个”带“一寸照片和身份证及毕业证复印件各一张，笔和笔记本各一个”（因为培训部（因为培训部 8:458:45 分要开始签到，所以分要开始签到，所以规定培训者要规定培训者要 8:30-8:458:30-8:45 分到，分到，否则算迟到）否则算迟到），若有人放弃或离开，若有人放弃或离开，要致电给本人，要致电给本人，并咨询放弃或离开的原因并咨询放弃或离开的原因.二、二、招招聘系统：聘系统：1.1.要及时输入应聘者资料和更新要及时输入应聘者资料和更新（面试合格者的资料输入（面试合格者的资料输入“全职资料明细”“全职资料明细”，淘汰者的资料输入淘汰者的资料输入“面“面试淘汰人员资料”试淘汰人员资料”）2.2.如有员工离职、培训期淘汰、自动离职、离职日期、原因、转正日期、转正评语、培训评语都要如有员工离职、培训期淘汰、自动离职、离职日期、原因、转正日期、转正评语、培训评语都要在招聘系统里体现出来在招聘系统里体现出来三、三、签签发合同发合同1.1.新员工入职的第四天开始就要签“合同”新员工入职的第四天开始就要签“合同”；(新员工的应聘登记表必须填完整，合同的乙方地址也必新员工的应聘登记表必须填完整，合同的乙方地址也必须要填详细，如不知道详细地址，可以填写公司地址或公司宿舍地址：东莞市东城区海联大厦须要填详细，如不知道详细地址，可以填写公司地址或公司宿舍地址：东莞市东城区海联大厦C C 座座502502/603603/703)703)，将合同填好给孙老师发放，收回合同时要检查“通讯地址”和“姓名、身份证号、日期”有没，将合同填好给孙老师发放，收回合同时要检查“通讯地址”和“姓名、身份证号、日期”有没有错误。有错误。注：合同的基本工资结构：电话接线员、客服专注：合同的基本工资结构：电话接线员、客服专员员11001100元基本工资元基本工资+450+450元常规加班费元常规加班费+30+30元全勤元全勤奖奖+工龄工资工龄工资+提成提成跟单文员、售后专跟单文员、售后专员员11001100元基本工资元基本工资+450+450元常规加班费元常规加班费+30+30元全勤奖元全勤奖+工龄工龄试用期试用期 300300 元绩效奖金元绩效奖金工资工资+转正后转正后 500500 元绩效奖金元绩效奖金2.2.老员工工作满一年后签合同基本工资结构：老员工工作满一年后签合同基本工资结构：11001100 元基本工资元基本工资+450+450 元常规加班费元常规加班费+30+30 元全勤奖元全勤奖+工龄工资工龄工资（第一年（第一年 3030 元，第二年元，第二年 6060 元）元）+提成提成/500500 元绩效奖金元绩效奖金注：基本员工的合同由人事文员填写，主管级、经理级由朱经理填写注：基本员工的合同由人事文员填写，主管级、经理级由朱经理填写四、四、员员工转正工转正1.1.新员工转正前新员工转正前 1010 天将“转正申请表”交给所在部门经理，由部门经理发放，并在“员工转正申请天将“转正申请表”交给所在部门经理，由部门经理发放，并在“员工转正申请领取一览表”处登记签名。领取一览表”处登记签名。2.2.转正期的前一两天到部门经理处收回“转正申请表”转正期的前一两天到部门经理处收回“转正申请表”，并交到朱经理处，并交到朱经理处五、五、员员工离职工离职1.1.如有员工申请离职，将“离职申请表”如有员工申请离职，将“离职申请表”、“离职程序表”和“委托书”给到本人，“离职程序表”和“委托书”给到本人，1 1K2MG-E 专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案2.2.其中离职程序表是由我们文员填写，告知离职者将“柜子钥匙”和“培训资料”归还，并由文员其中离职程序表是由我们文员填写，告知离职者将“柜子钥匙”和“培训资料”归还，并由文员签字填写签字填写3.3.告知离职者将委托书的“姓名”告知离职者将委托书的“姓名”、“身份证号码”“身份证号码”、“开户行”“开户行”、“账号”和“联系方式”填写完整，“账号”和“联系方式”填写完整，并签名盖手印，其中见证人是由文员填写。并签名盖手印，其中见证人是由文员填写。六、六、年年假单假单需注意的事项：如：需注意的事项：如：XXXXXX 的入职时间为的入职时间为 20112011 年年 6 6 月月 1515 日日将本人的姓名、部门填写完整将本人的姓名、部门填写完整在“年假”打“”在“年假”打“”壹壹 天天有效期就是：有效期就是：20122012 年年 6 6 月月 1515 日至日至 20122012 年年 6 6 月月 1414 日日七、七、关关于员工购买社保的通知每个月发放给转正后的员工，并在“员工购买社保领取一览表”登于员工购买社保的通知每个月发放给转正后的员工，并在“员工购买社保领取一览表”登记记需注意事项：告知本人社保只可以在广东省这边，不可以转到外地；需注意事项：告知本人社保只可以在广东省这边，不可以转到外地；如购买社保了，每个月从工资里面扣社保款如购买社保了，每个月从工资里面扣社保款 110110 多，公司帮我们出多，公司帮我们出 200200 多多如之前已买过社保的，只需交“身份证复印件”即可，如之前未购买过的，就准备“通知上所需资料”如之前已买过社保的，只需交“身份证复印件”即可，如之前未购买过的，就准备“通知上所需资料”八、申请表：用于新员工申请住宿、物品维修等用途八、申请表：用于新员工申请住宿、物品维修等用途九、每个月要做的表单：九、每个月要做的表单：（在“文员每月必须做表单”文件夹里）（在“文员每月必须做表单”文件夹里）1.1.员工在职、离职表要随时更新（包括公司入职、离职员工的资料）员工在职、离职表要随时更新（包括公司入职、离职员工的资料）。2.2.员工银行账号、入职、离职一览表每月在总表做（及时将新员工的基本资料输入，同时在培员工银行账号、入职、离职一览表每月在总表做（及时将新员工的基本资料输入，同时在培训期间通知训期间通知其月底前把建设银行卡账号和电话号码告诉人事文员其月底前把建设银行卡账号和电话号码告诉人事文员3.3.内部通知人员变动表要和“员工银行账号、入职、离职一览表”里面的资料相同内部通知人员变动表要和“员工银行账号、入职、离职一览表”里面的资料相同（员工（员工的入职时间必须按顺序）的入职时间必须按顺序）4.4.考勤表：各部门的考勤表一并交给人事文员打印；考勤表：各部门的考勤表一并交给人事文员打印；（人事行政部、网络管理部、策划部和培训部的（人事行政部、网络管理部、策划部和培训部的考勤表都是人事文员做考勤）考勤表都是人事文员做考勤）5.5.员工绩效表：员工绩效表：（每月月底通知人事行政部员工填表）再将其添到总表里再让人事经理做最后总结。（每月月底通知人事行政部员工填表）再将其添到总表里再让人事经理做最后总结。6.6.员工工龄工资表要每月更新。员工工龄工资表要每月更新。7.7.通讯表：通讯表：（每月在总表检查或更新，如有更换，用红色字体注明）（每月在总表检查或更新，如有更换，用红色字体注明）8.8.需扣社保人员的名单：需扣社保人员的名单：注：以上的表格要每月的注：以上的表格要每月的1010 日前一并上交给人事经理检查，如无误，再统一交给财务经理计算工资，日前一并上交给人事经理检查，如无误，再统一交给财务经理计算工资，（各部（各部门的考勤卡、调休单、请假单一并上交）门的考勤卡、调休单、请假单一并上交），注：考勤卡要表明请假、休息和调休等字样，注：考勤卡要表明请假、休息和调休等字样全公司相关考勤入职离职表、安顺通通讯录全公司相关考勤入职离职表、安顺通通讯录十、员工报餐十、员工报餐1.1.报餐单：报餐单：（每星期更新报餐人数，一式两份，每天早上（每星期更新报餐人数，一式两份，每天早上 9 9 点之前将报餐单给厨房阿姨，另一份人事点之前将报餐单给厨房阿姨，另一份人事文员留底，方便月底汇总）文员留底，方便月底汇总）2.2.每月订餐汇总表每月月底汇总每月订餐汇总表每月月底汇总十一十一、培训、培训1.1.每次有新员工培训之前，都必须把培训资料准备好，并咨询新员工是否报餐，到部门工作的每次有新员工培训之前，都必须把培训资料准备好，并咨询新员工是否报餐，到部门工作的时候并派发柜钥匙给新员工放置私人物品，而且还要在“时候并派发柜钥匙给新员工放置私人物品，而且还要在“ICIC卡及柜门锁领取一览表”登记；卡及柜门锁领取一览表”登记；2.2.有新产品的时候，要听广告，并打新产品“广告说辞”有新产品的时候，要听广告，并打新产品“广告说辞”，而且要排好版和复印，并发放到员工，而且要排好版和复印，并发放到员工和经理手上，必须每人人手一份和经理手上，必须每人人手一份3.3.每个星期一有新员工入职的时候都发放产品资料，下午将“培训心得”给培训部孙老师每个星期一有新员工入职的时候都发放产品资料，下午将“培训心得”给培训部孙老师4.4.每个星期三早上询问孙老师“考试试卷”是否有变，如未变，按原件复印；每个星期三早上询问孙老师“考试试卷”是否有变，如未变，按原件复印；2 2K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案5.5.每个星期四新员工到部门实习，每个星期四新员工到部门实习，将柜子钥匙和门卡给孙老师发放，将柜子钥匙和门卡给孙老师发放，并且下午收回；并且下午收回；还有将还有将“电“电话中心销售话术”和“客服中心销售话术”话中心销售话术”和“客服中心销售话术”、“部门工作观后感”给孙老师发放“部门工作观后感”给孙老师发放十二、十二、日常工作：日常工作：1.1.及时完成上司交代的工作，如打印书面通知，及时送交领导并发给各部门及时完成上司交代的工作，如打印书面通知，及时送交领导并发给各部门2.2.负责总经办的清洁卫生（有人在就打扫）负责总经办的清洁卫生（有人在就打扫）：每天要清洗茶具，并要抹桌子、扫地和拖地：每天要清洗茶具，并要抹桌子、扫地和拖地3.3.订购日常办公用品、文具订购日常办公用品、文具4.4.做好日常电话接待工作做好日常电话接待工作5.5.接听客户来电，在自己工作范围之外，接给负责人接听客户来电，在自己工作范围之外，接给负责人6.6.礼貌接待来访客户，并做好招待工作礼貌接待来访客户，并做好招待工作7.7.完成其他临时交代完成其他临时交代世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。不要随意发脾气，谁都不欠你的3 3