《采购业务处理》PPT课件.ppt

采购与应付业务处理采购与应付业务处理一、采购与应付业务概述(一)业务核算方法 1.1.单货同到单货同到(1)(1)据据采购发票采购发票（采购管理系统）（采购管理系统），并生成采购凭证，并生成采购凭证（应付系统）（应付系统）借：在途物资借：在途物资 应交税费应交税费应交增值税（进）应交增值税（进）贷：应付账款（或银行存款等）贷：应付账款（或银行存款等）(2)(2)据据入库单入库单（库存管理系统）（库存管理系统），并生成入库凭证，并生成入库凭证（存货核算系统）（存货核算系统）借：原材料借：原材料 贷：在途物资贷：在途物资2.2.单到货未到单到货未到(1)(1)收到采购发票，生成采购凭证收到采购发票，生成采购凭证(2)(2)收到货后，据入库单，生成入库凭证收到货后，据入库单，生成入库凭证3.3.货到单未到货到单未到(1)(1)月份内，暂不入账月份内，暂不入账(2)(2)月末如发票单据仍未到，做暂估入账月末如发票单据仍未到，做暂估入账（存货核（存货核算系统）算系统）。借：原材料借：原材料 贷：应付账款贷：应付账款暂估应付账款暂估应付账款任务二任务二 采购与应付业务处理采购与应付业务处理(二)业务处理流程采购结算：也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。其实质就是确定采购入库单与采购发票的对应关系。一笔采购业务，如办理完采购结算后，存货系统中记账即为采购入库，否则，即为暂估入库。采购结算采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式 （一）单货同到业务二、采购业务日常处理二、采购业务日常处理1.录入采购发票（1）进入采购管理系统（2）选择“业务工作供应链采购管理采购发票专用采购发票”，点击增加，录入采购发票,然后保存。2.2.办理现付（支付款项）办理现付（支付款项）（1 1）选择生成的发票，点击）选择生成的发票，点击 现付现付，输入结算方式、，输入结算方式、结算号等。结算号等。（2 2）点击）点击 结算结算（一）单货同到业务3.审核应付单据（发票审核）（1 1）进入应付款管理系统）进入应付款管理系统（2 2）选择）选择“业务工作财务会计应付款管理应付单据处理应付单据审核”，在条件窗口选择，在条件窗口选择 未完全报未完全报销销 包含已现结发票包含已现结发票（3 3）选择相应单据，点击）选择相应单据，点击 审核审核 注：已整单报销：表示采购发票与入库单已完全结算注：已整单报销：表示采购发票与入库单已完全结算（即已到货）（即已到货）未完全报销：表示采购发票与入库单尚未结算完（即未完全报销：表示采购发票与入库单尚未结算完（即货未到或货未到齐）货未到或货未到齐）（一）单货同到业务4.生成采购凭证（1 1）进入应付款管理系统）进入应付款管理系统（2 2）选择）选择“业务工作财务会计应付款管理制单处理”，选择发票制单、现结制单，选择发票制单、现结制单（3 3）选择凭证类别，选择相应单据，点击）选择凭证类别，选择相应单据，点击 制单制单 （一）单货同到业务5.录入审核采购入库单（1 1）选择）选择“业务工作供应链库存管理”进入库存管理进入库存管理系统系统（2 2）选择）选择“入库业务采购入库单”（3 3）点击）点击 增加增加，录入相关内容，录入相关内容（4 4）点击）点击 保存保存，点击，点击 审核审核（一）单货同到业务6.6.采购结算采购结算（1 1）进入采购管理系统，用鼠标单击系统菜单中业务）进入采购管理系统，用鼠标单击系统菜单中业务采购结算采购结算手工结算，进入手工结算界面。手工结算，进入手工结算界面。（2 2）按选单）按选单-过滤过滤，选择需结算的发票和入库，选择需结算的发票和入库单后单后确定。确定。（3 3）按结算按钮进行采购报销。）按结算按钮进行采购报销。（4 4）选择选择 采购结算采购结算结算单列表结算单列表，可查看结算单，可查看结算单，并可通过并可通过 删除删除 结算单，取消结算。结算单，取消结算。（一）单货同到业务7.单据记账，并生成入库凭证（1 1）选择）选择 “业务工作供应链存货管理”进入存货核算进入存货核算系统系统（2 2）选择）选择 业务核算业务核算正常单据记账正常单据记账，选择仓库及单据，选择仓库及单据类型类型（3 3）选择单据，点击）选择单据，点击 记账记账 （4 4）选择）选择 财务核算财务核算生成凭证生成凭证，选择凭证类别，选择凭证类别（5 5）点击）点击 选择选择，选择单据类型：采购入库单（报销记账），选择单据类型：采购入库单（报销记账）（6 6）选择单据，点击）选择单据，点击 确认确认（7 7）点击）点击 生成生成（一）单货同到业务如何合并生成采购和入库一体的一张凭证1.1.在应付系统中先不制单在应付系统中先不制单2.2.在存货核算系统中制单时选择选项在存货核算系统中制单时选择选项（一）单货同到业务（二）单先到，货后到业务（二）单先到，货后到业务1.1.收到发票，在收到发票，在采购管理系统采购管理系统录入采购发票录入采购发票(若当即付若当即付款，则点击现付）款，则点击现付）（岗位：采购主管）（岗位：采购主管）2.2.在在应付系统应付系统审核发票，并制单（可合并）审核发票，并制单（可合并）（岗位：应（岗位：应付会计）付会计）3.3.收到货物时，在收到货物时，在库存管理系统库存管理系统录入审核入库单录入审核入库单（岗位：仓库主管）（岗位：仓库主管）4.4.在在采购管理系统采购管理系统采购结算（采购报账）采购结算（采购报账）（岗位：采购（岗位：采购主管）主管）5.5.在在存货核算系统存货核算系统中记账（库存明细账）并制单。中记账（库存明细账）并制单。（岗（岗位：存货会计）位：存货会计）（三）包含采购运费的购进1.录入采购发票、运费发票在采购管理系统中，选择在采购管理系统中，选择 发票发票运费发票运费发票，录入发，录入发票票(如当即付款，点击现付），保存如当即付款，点击现付），保存2.在应付款管理系统中审核应付单据3.在应付系统生成采购凭证注意：注意：采购发票、运费发票都要审核，采购发票、运费发票都要审核，若同时收到可若同时收到可 合并合并 制单制单4.录入审核入库单5.采购费用分摊、结算（1 1）在采购管理系统中，选择）在采购管理系统中，选择 采购结算采购结算手工结算手工结算 （2 2）选单选单 、过滤过滤,选择需结算的采购发票、运费发选择需结算的采购发票、运费发票和入库单后票和入库单后 确定确定（3 3）选择分摊方式：按数量）选择分摊方式：按数量（4 4）点击）点击 分摊分摊，点击，点击 结算结算 6.在存货核算系统中记账、制单 （三）包含采购运费的购进1.1.在采购管理系统中录入在采购管理系统中录入红字发票红字发票2.2.在应付款管理系统中审核应付单据在应付款管理系统中审核应付单据3.3.在应付系统制单在应付系统制单 （如果有银行存款红字应调整方向）（如果有银行存款红字应调整方向）4.4.在库存管理系统中录入审核在库存管理系统中录入审核红字红字入库单入库单5.5.办理办理 采购结算采购结算 6.6.在存货核算系统中记账、制单。在存货核算系统中记账、制单。（四）采购退货（四）采购退货 如到月末仍未收到单据，做如到月末仍未收到单据，做暂估入库暂估入库：1.1.在库存管理中录入采购入库单在库存管理中录入采购入库单2.2.月末，在存货核算系统中登记存货明细账并制单月末，在存货核算系统中登记存货明细账并制单 选择单选择单据类型：据类型：采购入库单（暂估入库）采购入库单（暂估入库）3.3.下月初下月初，冲销暂估入库：，冲销暂估入库：在存货系统中，选择在存货系统中，选择 财务核算财务核算生成凭证生成凭证，选择单据选择单据类型：类型：红字回冲单红字回冲单 例：任务案例任务案例2-22-2资料资料1 1（五）货先到，单后到业务（五）货先到，单后到业务 月份内收到货后暂不做处理，等收到发票再处理。月份内收到货后暂不做处理，等收到发票再处理。（一）录入审核付款单据1.选择“业务工作财务会计应付款管理付款单据处理付款单据录入”2.点击【增加】按钮则可新增付款单，点击【切换】按钮则可新增收款单。3.点击【审核】按钮对已保存单据进行审核。4.审核完成后，系统提示是否制单，可选择立即制单，也可选择在制单处理中统一进行制单。选择立即制单，则系统弹出记账凭证，可进行修改并保存。三、付款业务处理三、付款业务处理（二）核销处理核销处理指用户日常进行的付款核销应付款的工作，就是确定付款单与原始采购发票等之间的对应关系。系统提供两种核销方式，即手工核销与自动核销。手工核销：用户手工确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。自动核销：系统自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。1.选择“业务工作财务会计应付款管理核销处理手工核销”2.手工输入本次结算金额点击【保存】按钮3.如果进行了核销操作后，发现操作失误，可通过选择“其他处理取消操作”，操作类型选择核销，恢复到核销前的状态。（二）核销处理四、票据管理四、票据管理（一）票据增加（签发商业汇票）1.选择“业务工作财务会计应付款管理票据管理”；2.单击【增加】按钮，输入各栏目内容后，单击【保存】按钮，则系统会生成一张付款单；3.选择“应付款管理付款单据处理付款单据审核”，审核该付款单；4.制单。四、票据管理四、票据管理 “开出商业汇票付款”采购业务的处理1.在采购管理系统录入采购发票2.在应付款管理系统审核应付单据（先不制单）3.选择“业务工作财务会计应付款管理票据管理”，单击【增加】按钮，输入各栏目内容后，单击【保存】，系统会生成一张付款单4.选择“应付款管理付款单据处理付款单据审核”，审核付款单据。（先不制单）5.选择“应付款管理制单处理”，将采购发票和商业汇票合并制单。6.收到货物时，在库存管理系统录入审核入库单 7.在采购管理系统采购结算（采购报账）8.在存货核算系统中记账（库存明细账）并制单。（二）票据计息凡已录入系统的计息的商业汇票，都可通过【计息】按钮，计算出应付利息。（三）票据结算票据结算是指票据的兑现。在票据管理窗口选中一张票据，然后点击工具条上的【结算】按钮，输入本次结算金额就可以对当前的票据进行结算处理。输入完毕后，单击【确认】按钮保存。（四）票据转出票据转出是由于某种原因导致票据到期没有结算，需要重新恢复应付账款。在票据管理窗口选中一张票据，然后单击【转出】按钮，单击【确认】，确入转出金额，保存操作。票据转出后，将不能再对其进行其他处理。五、转账处理五、转账处理转账处理功能主要完成四种类型的转账业务：1.应付冲应付：是指将某一供应商的应付账款转入另一供应商账中。2.预付冲应付：可将预付供应商款项和所欠供应商的货款进行转账核销处理；3.应付冲应收：是用对某供应商的应付账款，冲抵对某客户的应收账款；4.红票对冲：是指将同一供应商的红票和其蓝字发票进行冲销。