《订货管理手册》PPT课件.ppt

華地集團華地集團SPRINGLAND营运手册之 订货管理手册订货管理手册 n营运中心：评估部華地集團華地集團SPRINGLAND课程目的课程目的 u规范订货操作流程，明确订货过程管理要求。u为准确订货，合理控制库存提供技巧支持。u为新进人员迅速把握订货技巧提供支持。2華地集團華地集團SPRINGLAND目目 录录 一、基础知识一、基础知识二、一般订货流程及管理要求二、一般订货流程及管理要求三、信息系统界面三、信息系统界面四、订货操作说明四、订货操作说明 五、订货操作技巧五、订货操作技巧 六、其他货源来货六、其他货源来货 七、案例分析七、案例分析八、教育训练要点八、教育训练要点 3華地集團華地集團SPRINGLAND大统华商品来源n1、供应商送货-门店下订单n2、物流配送-门店下订单、物流自动配送n3、果行、蔬菜基地配送-门店下订单華地集團華地集團SPRINGLAND一、基础知识一、基础知识1、专用名词、专用名词1.1、平均库存、平均库存 平均库存平均库存=期初库存金额（数量）期初库存金额（数量）+期末库存金额（数量）期末库存金额（数量）/2 说明：计算时应当保持口径统一性，可以是平均库存数量，平均库存售价金额以及平均库存成本，财务角度一般计算平均库存成本。1.2、存货周转天数、存货周转天数 存货周转天数存货周转天数=平均库存成本平均库存成本/日均销售成本日均销售成本 说明：有时为便于直接理解，通常以数量进行计算，即平均库存量/平均销量；简单理解为“这么多货可以卖多少天？”周转率周转率=销售成本销售成本/平均库存成本平均库存成本 说明：简单理解为“要做到这么多销售，存货要周转几回？”5華地集團華地集團SPRINGLAND1、专用名词专用名词1.31.3、安全库存、安全库存安全库存量安全库存量=货架基础存量货架基础存量+供应商两次送货期间预测销量供应商两次送货期间预测销量 备注：简单理解为下次送货之前不缺货的库存量。1.41.4、缺货率、缺货率 缺货率缺货率=缺货品项数缺货品项数/总品项数。总品项数。6華地集團華地集團SPRINGLAND案例分析n某门店某一品牌蚊香9月份销售900盒，售价为6.5元/盒，每盒平均进价为6元，月初库存为600盒，月末库存为300盒，其供应商送货周期为7天，问该商品的周转天数？周转率？该订货量？華地集團華地集團SPRINGLAND2、流程分类流程分类 为全面阐述订货流程各种明细类型，本订货流程阐述以下层次：常规商品订货管理要求常规商品订货管理要求非常规类型及情况非常规类型及情况 鲜活商品订货、原料类商品订货、自采商品订货、紧急团购订货、家纺类需尺码管理商品订货、节气商品订货、大型促销活动订货新品订货新品订货 首单一般由采购订货；物流配送商品由物流订货8華地集團華地集團SPRINGLAND3、分类流程管理侧重点分类流程管理侧重点类型管理重点常规订货合理控制库存额度，保证周转，同时切合供应商送货频率。鲜活品订货特别重视鲜度，重点把控质量和数量，考虑天气、预测销量、质量、货源供应能力、价格等多种因素。原材料订货相对稳定，考虑多长时间的使用量。自采商品订货事前无法预知，事后补充订单；管理重在自采商品的竞争力，包括品质和价格。紧急团购订货立刻获得货源，可能事后补充订单。标码类商品订货各种尺码的配比度。节气商品订货商品销售持续时间短，备货风险大，量的预测把控。大型促销订货销量的预测及陈列的需要。季节性商品订货切合季节消费曲线，把握库存量的调整。9華地集團華地集團SPRINGLAND二、一般订货流程及管理要求二、一般订货流程及管理要求2.1、常规订货流程常规订货流程发现缺货：主管通过信息系统查询或库存清点，确定需订货商品发现缺货：主管通过信息系统查询或库存清点，确定需订货商品订订货货：主主管管在在信信息息系系统统订订货货界界面面下下确确定定订订货货数数量量，保保存存、审审核核然然后后打印，具体见信息系统操作界面打印，具体见信息系统操作界面打印订单交主管经理签字打印订单交主管经理签字审批不合格则修改订单，返回上一步审批不合格则修改订单，返回上一步签签字字审审批批后后的的订订单单传传真真给给供供应应商商，并并电电话话确确定定供供应应商商收收到到订订单单，确确定到货时间定到货时间订单交收货组备案订单交收货组备案后续衔接：准备验收。后续衔接：准备验收。前前提提：需需订订货货商商品品采采购购中中心心已已与与供供应应商商有有正正常常合合作作合合同同，系系统统中中有有商品可订货基本信息，包括供应商、品名、条码、进价等商品可订货基本信息，包括供应商、品名、条码、进价等10華地集團華地集團SPRINGLAND2.2、内控流程管理要求内控流程管理要求只有拥有公司信息系统帐号者才有订货权，其他任何人不得盗 用、冒用系统帐号操作订货；帐号拥有者也不得请人代为操作订货，过失责任由帐号拥有者承担。所有订单订货必须在信息系统中留下订货痕迹，订货人员必须通过信息系统订货操作系统中操作订货。所有订货订单必须经部门经理签字，一级门店一次性订货金额高于20000元或数量超过5000单位的订货；二级门店金额高于10000元或数量超过2000单位的订货应交店长审批。必须及时验收，保证实际库存信息与实物库存信息一致。11華地集團華地集團SPRINGLAND三、信息系统界面三、信息系统界面3.1、步骤步骤1：打开myshop系统，进入操作界面（如1）12華地集團華地集團SPRINGLAND3.2、步骤步骤2：点击“采购管理订货作业订货审批单”或“特价订货审批单”，两者差别在于：“特价订货审批单”下的操作可修改商品进价，而“订货审批单”下的操作不可修改进价，以下以订货审批单为操作要求，进入界面（如2）13華地集團華地集團SPRINGLAND3.3、步骤步骤3：点击“新建单据”进入订单界面，选择管理部类填入供应商代码，按F2快捷键到订货查询界面（如3）14華地集團華地集團SPRINGLAND3.4、步骤步骤4：在商品精灵内选择输入相关代码，点击查询进入商品选择清单（如4）15華地集團華地集團SPRINGLAND3.5、步骤步骤5：根据订货需要，直接在（图4）界面中双击选定需要订货的单品，进入（图5）界面在图5界面上修改订货数量等信息后，保存并审核单据。（图5）16華地集團華地集團SPRINGLAND3.6、步骤步骤6：再次进入初始界面（图1），点击采购管理订货作业查询直送订单进入界面（图6）17華地集團華地集團SPRINGLAND3.7、步骤步骤7：击“单据查找”，根据“单据审核日期”找到订货单，并复核订单信息（图7）18華地集團華地集團SPRINGLAND3.8、步骤步骤8：在图8界面下方找到打印按钮，点击打印出订货单（图8）19華地集團華地集團SPRINGLAND3.9、步骤步骤9：订单经过主管及部门经理审核确认无误，签字后传真至相应供应商，然后电话及时与供应商确认订单是否发出收到，尤其是紧急订单。20華地集團華地集團SPRINGLAND四、订货操作说明订货操作说明4.1、发现缺货方法、发现缺货方法订货一般分析内容及信息系统使用订货一般分析内容及信息系统使用 通过历史销售信息查询、通过订货审批单下的供应商经营商品操作，或通过异常库存报表操作。需要订货的情况：低周转天数低周转天数、现有系统零小库存、现有系统零小库存、期末库存数量小于日平均销售数量、期末库存数量小于日平均销售数量、促销商品等促销商品等 订货需参照的几张报表（订货需参照的几张报表（myshopmyshop系统下）系统下）订货审批单、商品销售信息报表、异常库存报表、负库存日报表、商品库存查询。21華地集團華地集團SPRINGLAND4.2、审批及沟通、审批及沟通主管经理进行订货单审批时，应注意关注下列问题主管经理进行订货单审批时，应注意关注下列问题：订货总额是否超过10000元，超过时，应交更上级审批。依营运组特性、商品特性，对于品项、数量过多的订单，尤其是现金采购及不可退货品要重点审核。单品、装箱系数单位。按照至少5%的比例原则抽查，并应在订单上留下审批痕迹。订货单最下部，空白栏一定划掉（需注明定货明细的允许备注填加）。促销员的订货意见只可参考，决定权必须由营运主管把握。对于相同品种不同口味商品，口味销售有差别，相似定量应复核。对于促销商品应进行重点复核，关注价格敏感度可能引起的销量变化。新品的第二次订货应当把控（第一次由采购下单）。22華地集團華地集團SPRINGLAND4.3、供应商沟通、供应商沟通保证订货到货率，应与供应商保持良好的沟通，咨询下列内容保证订货到货率，应与供应商保持良好的沟通，咨询下列内容：大型促销超低特价往往有供应商故意断货，应当通过电话确认最大程度获得供应商供货保证。大量订货应了解供应商库存及休假状况，特别是休假时段如春节、国庆。逢市场价格异动期间，应了解供应商价格变动趋势以防涨价缺货与供应商保持良好沟通，适时了解供应商处特价品及促销力度情况，从而获得一定的特价商品支持。紧急订货需了解供应商到货时段，把握送货频率从而使收货组做好准备。对于订货未到情况应当进行特别沟通，发现未到货必须连续进行订单追加；未到货情况（包括供应商不执行协议价格等异常）应当通过书面电子邮件向采购反馈。23華地集團華地集團SPRINGLAND五、订货操作技巧五、订货操作技巧5.1一般性订货需关注的因素一般性订货需关注的因素销售预测及顾客需求销售预测及顾客需求 畅销商品：（前期销量-期末库存量）*1.52适当调整；正常销售商品：（前期销量-期末库存量）*11.5适当调整；低周转商品：（前期销量-期末库存量）*0.81适当调整；对于销售无规律，变化趋势特别大的商品，要依据具体情况进行销量预测。商品属性及销售属商品属性及销售属性性 保质期特性和功能特性、商品销售地位属性、销售属性（常规、特卖）；陈列位置：陈列位置：排面、堆头、端架；订货时段：订货时段：商品销售的周期特性：市场启动期、销售衰退期。供应商送货周期、配供能力、市场期货因素供应商送货周期、配供能力、市场期货因素设立科学的最低库存、合理的订货频率和订货量；一般原则：勤进快出；仓库资源仓库资源 仓库面积与存储条件能满足订货需要，经常到现场巡视可存放位置。24華地集團華地集團SPRINGLAND5.2、几种特殊类型订货关注点、几种特殊类型订货关注点促销订货促销订货 针对前七后三前七后三的供应商促销供价原则，为提高毛利空间，应当加以利用。一般可考虑：正常促销商品订货量=正常订货量1.5-现有库存量；惊爆商品订货量=正常订货量3-现有库存量。生鲜品由于品质稳定性不高，促销应当慎重扩充订货量。鲜品订货鲜品订货 因保质期极短，为控制损耗额度，需综合考虑到时令、市场价格走势、库存、供应商供货能力、运输能力及仓储等因素。家纺类订货家纺类订货 非标件类（指单个品种不具相同性）市场消费生命周期、合理配置尺码确定各标码商品数量分布情况。25華地集團華地集團SPRINGLAND六、其他货源来货六、其他货源来货6.1、门店现金自采、门店现金自采 自采规划 退货比较困难，须认真分析预测，谨慎对待订货。新品种以自采者个人眼光判断并预测销量，授权范围内后续补充订单。卖场销售商品的补充性现金自采，订货应以断货时段业绩预测为定量，提前应作规划并报部门经理及店长审批。6.2、门店向果行及冷库订货、门店向果行及冷库订货 向果行订货，要注意订货时间、数量，有变化及时联系 冷库冻品由门店向物流下单，物流按单进行配送。6.3、采购订货、采购订货 新品及大型促销商品，一般由采购在信息系统中操作订货；新品订单由门店主管在信息系统中查询新品订单。26華地集團華地集團SPRINGLAND六、其他货源来货六、其他货源来货6.4、物流来货、物流来货 物流依据门店汇总销量预测进行订货，只在进入物流中心供应商经营商品范围内订货。在数量、质量等问题上，应及时与物流沟通。6.5、调拨订货、调拨订货 调拨订货仍以门店需求预测为准，调拨需报部门经理及店长审批。具体操作参见调拨手册。27華地集團華地集團SPRINGLAND七、案例分析七、案例分析7.1、案例情形一：市场行情变化影响订货、案例情形一：市场行情变化影响订货 2008年初市场油价疯涨，市场货源紧张；非常时期，经采购与门店研究对油品进行现金压货，当时门店福临门大豆油一次进货800箱，虽然在高价时卖出了一大部分；但下半年随着国家宏观政策与价格临时干预措施的出台，油价急转直下，迅速跌回50元以内，外围市场油价下降，使门店剩余的库存全部滞压，一般油的保质期只有18个月，为了避免更大的损失，各个门店都只能倒价销售，损失比较大。7.2、案例二：销售预测影响订货、案例二：销售预测影响订货水果组“芦柑”特价期间收件0.69元，柜组预计1000多斤/天，下单量2000斤/天，而实际的商品质量较差，每天仅800斤，库存积压厉害，损耗严重。28華地集團華地集團SPRINGLAND七、案例分析七、案例分析7.3、案例三：偶然性事件影响订货、案例三：偶然性事件影响订货 X年我市发生水污染事件，我们得知消息，迅速采取行动，立即大量下单，主推400Ml以上大瓶水和5L的桶装水；结果通过合理的订货与调度，不但满足了广大市民生活的需求，同时也增加了销售。7.4、案例四：粗心大意影响订货、案例四：粗心大意影响订货 某店针对宝洁公司订货时，吉列刀片销售一般，订货时勿把订货数量20个输成20件（400个），周转天数达1年多，又不可退货，最后只能采取一些措施消化库存。29華地集團華地集團SPRINGLAND八、教育训练要点八、教育训练要点 8.1、重点内容：、重点内容：主管应熟知订货涉及专有名词及计算方法。订货流程图。内控手册关于订货权限要求。发现缺货的几张报表使用。信息系统实际进行订货操作。8.2、了解内容：、了解内容：一般订货关注的因素。不同类型订货的操作技巧。30