02记录控制程序模板.pdf

程 序 文 件 文件名称：文件编号：版号：A 编 制：日期：审 核：日期：批 准：日期：受控状态：生效日期：分 发 号：程序文件 文件编号：记录控制程序 版号/修改状态：A/0 第 2 页 共 3 页 1 目的 对质量管理体系所要求的质量记录进行控制。2、适用范围 适用于证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3、职责 3.1 质量管理部负责监督各部门记录的执行情况，保障质量管理体系运行的有关记录；3.2 研发中心负责保管软件开发和系统集成活动的有关记录；3.3 各部门负责收集、整理、保管本部门的记录；3.4 各部门负责人批准本部门编制的记录格式。4、工作流程 4.1 质量记录格式的制定、标识与管理 4.1.1 各部门制定所需的各种质量记录的格式，并按文件和资料控制程序中的编号规定对质量记录进行编号。4.1.2 质量记录编号由公司代号、文件类别代号、部门代号、顺序号组成，组成形式如下：XX 顺序号 部门代号 文件类别代号 公司代号 4.1.3 质量记录格式的制定，不应有多余的栏目。同一用途的质量记录不能同时使用多种版本。记录格式编入质量记录清单中，若有更改需及时报送质量管理部备案。4.2 质量记录的使用与更改 4.2.1 各部门的质量记录使用时必须做到按记录要求填写各项内容，保证字迹清晰、数据准确，签名和日期登记完整，对无需填写的栏目，需要划掉，以示并非遗漏。程序文件 文件编号：记录控制程序 版号/修改状态：A/0 第 2 页 共 3 页 4.2.2 质量记录是工作过程的如实记载，不允许随意涂改，不能用铅笔填写，如确需更改，应在作废数据上划两条平行线，并将正确数据填在上方。4.2.3电子记录填写要求填写及时，内容正确完整，提供的数据要准确。4.2.4 产品实现过程记录应尽可能是定量的或可进行等级差别评价的，能清楚地证明产品满足规定要求的程度。4.3 质量记录的收集、编目、归档、保管和查阅 4.3.1 质量记录由各部门委派专人保管，保管人员应定期收集核查记录是否填写规范和清晰，是否有缺漏、破损及任意涂改，若检查不合格，要求填写人重新整理记录。4.3.2 收集的质量记录应分类，并按记录形成的时间顺序进行整理归档。4.3.3 如果要查阅或复制相关质量记录时，需要填写文件借阅申请表 4.4 质量记录的贮存、处置和销毁 4.4.1 质量记录保存期限应在质量记录清单目录中作出明确规定.4.4.1.1 质量记录保存期限的确定：a)质量管理体系运行记录在认证有效期内保存，认证有效期为三年。b)产品记录在产品寿命周期内保存。c)部分反映公司经营历史、能力和业绩或对今后工作有参考价值的记录文件，如：软件开发技术文档以及一些有特殊技术要求的项目实施方案等，这类记录在公司不改变现有经营范围的情况下可以永久保存。d)法律法规或顾客对记录的保存期限有特殊要求的，按要求执行。4.4.2 质量记录的贮存应注意防盗、防火、防潮、防晒、防虫等，保证在规定保存期内质量记录的完好。同时必须考虑便于存取和检索。4.4.3 到保存期限的质量记录应填写文件销毁申请表，进行销毁。4.5 电子版质量记录的控制 对电子版质量记录的控制除参照4.3 节及 4.4 节执行外，各相关部门还应规定这些质量记录的读写权限，以保证质量记录的有效性，并利用安全可靠的电子媒体加以备份，确保原有数据受损时可以重新恢复。程序文件 文件编号：记录控制程序 版号/修改状态：A/0 第 2 页 共 3 页 5 相关文件 5.1 文件和资料控制程序 6 记录 6.1 文件借阅申请表 6.2 文件销毁申请表 6.3 质量记录清单 序号 文件更改通知单 实施日期 序号 文件更改通知单 实施日期 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10