2023年办公室管理期末复习综合练习题及答案.docx

办公室管理期末复习综合练习题一、单项选择题1 .以下哪点不是办公室事务管理的特性？（ B ） oA .服务性B .决策性C.专业性D.积极性.办公室布置要注意（D ）oA.上司单独用的办公桌椅靠墙放8. 一般办公室桌椅最佳面对面放置C.打字、复印间离上司办公室近些D .各种沟通、保密.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？ （ C ）oA .准备一些敞开的文献夹，贴上相应的标记条B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D.下班前要整理好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密4 .以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ B ）。A.伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比 较适合摆放与工作有关的物品B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C.各种类型的文献柜要分门别类安放文献、资料和物品，并贴上标记D .纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方5 .在办公室里，（ D ）的位置是上座。B .离入口最近D.靠近窗户B.随时随地可向对方发送D.不宜发送私人、保密A .禺入口最远C.靠近门口6 .传真机的使用哪一项是不对的？（ B ） oA.发送前检查原稿质量C.不宜发送礼仪性文本文本去57.以下餐巾的使用方法是对的的（C)oA .半途离座，把餐巾放在椅子上B.用来擦刀叉C.用来擦嘴唇嘴角D.塞入衣服领口里59.以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ） oA .应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B .白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内D.文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意6 0 .上司参与各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）oA.告知上司家人把衣服送达B.自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换D.去买新的服装61.以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ B ）。A.语句要简短B.由过程先说C. 运用反复的效果D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言62 .接受忠告的对的反映是（D ）oA.以烦躁的倾听B.尽量把责任推给别人C.应辩解说：“那是由于”D.切勿感情用事63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ） oA.有共同利益的话题B .夸耀自己的话题C.保密的话题D.应当忌讳的话题6 4 ,将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文献各页的确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A ）oA.骑边章C. 骑缝章B.封存章D .证见章65 .值班人员不应当做以下哪类事情？（A )oA.签发文献.分发会议告知C.询问情况传达指示66 .文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是（)oA .下级单位报送的报告，记录报表等B .未经签发的文电草稿C.单位内部互相抄送的文献材料D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文献材料67 .以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用)oA.按通讯者特性立卷B .按地区特性立C.按文种特性立卷D.按作者特性立68 .文书立卷归档规定遵守一定的制度，涉及以下方面（B )oA.归档内容、归档时间、保密规定B.归档范围、归档时间、归档耍求C.收集范围、归档时间、管理制度D.归档范围、时间限度、归档材料规定6 9.文书立卷的归档制度涉及三方面：归档范围、（A）和归档规定。A.归档时间B.归档凭证C.归档模式D.归档历史二、判断题1 .办公室环境布置的目的之是为了建立挡驾制度。（ V2 .办公室的灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。（ X3 .在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（4,没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项是否一致则是典型的工作。（ V ）5 .文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍。（X ）6 .善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同 事的意愿。（ X ）7 .文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉。（X ）8 .文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏，以避免 被盗用冒领。（ X ）9 .文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。 （ X ）I 0 .文员代替上司传达不利消息时，由于当这个信差很困难，所以要拖到最后一 刻行动。由于上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。（ X ）II .假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后 就应当叫上司接过电话，告诉上司要找的人立即就会来听电话，让上司直接与对方通 话。（V ）1 2.文员对报纸和杂志的解决，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌 上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ V ）1 3 .文员应避免不必要的通信和邮寄，尽也许频繁的联系集中起来分批进行。 （ V ）14 .文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ X ）15 .文员在工作时间如需要补妆，应当去洗手间。（ V ）16 .男女之间，男士先伸手了，女士才干与之相握。（ X ）1 7 .按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者发言。（X ）1 8 .假如需要与来访者拟定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时 间表，假如这一时间有空，就可答应下来。（ X ）19 .假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才干让客人进入。（ X ）20 .假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内 的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ V ）21 1 .假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻22 2.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职工；若同时到职，就 先介绍年纪较轻的人。（ V ）23 .文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ X ）24 .文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ V）25 .同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（V）2 6 .假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会 议文献夹，假如以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作 等。 （ V ）2 7 .为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会 者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ X ）28 .假如上司不准备参与某个会议，应立即将会议告知丢掉，以免干扰其他事情。（ X）29 .假如会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻 柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ V ）30 .会议租用的设备，文员必须保证宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过 来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。 （ X ）31 .代表会议依法定期召开，与会代表必须达成法定人数方为有效，因此文员应仔 细核对出席人数。（V ）32 .假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文 员应把有关资料输入电脑，准备交往提醒文献。（ V ）33 .受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己可以安排办理，并且不会影响到 直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ V ）34 .假如不小心发生日程安排计划反复的情形，就要排定可以动用的空档，自己决 定优先顺序。（ X ）35 5 .上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见 他自己安排的那一位。（ X ）36 .文员由于已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完毕任务了。“做过某项 工作”和“完毕某项工作”是完全相同的。（ X ）3 7 .对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（38 .假如对方所规定的日期已经被预约，除非有相称的确认，文秘人员切不可独断 地拒绝，应当问明上司的意思，由于或许那是件必须取消原定约会的重耍事情。（ V ）39 .拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ V ）40 .当上司规定文员协助私人事务时，就把它当作是上司运用文员下属同事的关系 来协助他解决私人的事务。（V ）41 .即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当积极、乐意地去协助。（ V ）42 .假如是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行， 则在中间。（ V ）43 .文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分 开。（X ）44 .女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（V）45 .当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事半途离坐时，都要招呼一声。（ V ）46 .交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不仅无法表达诚意，还会破坏彼此 关系。（V ）47 .宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品， 如茅台等烈性酒。（ X ）48 .不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ V ）4 9 ,用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ X ）5 0 .宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的 就不要补发请柬了。（ X ）5 1.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”， 便表达穿无尾正式礼服。（ V ）52.鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的规定。（X ）5 3 . 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文 雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（5 4.要发问或故意见时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的见解。假如上司不加采用，应说服上司。（ X ）55 .假如耍拒绝别人，最佳是依照自己和对方的人际关系限度，分别使用表达方法， 以避免由于拒绝而发生不必要的困扰。（）56 .合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和 夸耀自己的话题。（ X ）57 .凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用告知有关单位。（X ）58 .监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ X ）59 .文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。 （ X ）60 .值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日记，直接解决不了的问题要报 请领导批示或转交有关部门解决。（ X ）61 .面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施。 （X ）62 2 .办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度， 但没有岗位责任制度。（ X ）63 .列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关拟定密级和保密范围，密级 和保密期限的变更和解密。（V ）64 .注办是指文秘人员在文献解决单上或文尾的下角注明公文办理的结果。 （ V ）65 .档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ V ）6 6.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ X ）6 7 .文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归 档范围和规定，但没有期限。（ X ）6 8.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经解决完毕的文献，随 时按类目上的相应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（X ） 三、简答题1.什么是受意？受意有几种？办公室人员应如何运用受意方法？受意：是指文员接受和领略上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受 意过程中应注意的事项： 专心倾听、认真记录、弄清意图、及时实行。2.文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和规定是什么？ P3 6-37进言：是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和规定：适事 适时 适地 适度3.来信受访的范围涉及哪些？受理与解决的程序和基本规定是什么？(1)受理的范围是：国家机关，主管部门或新闻单位转来的信件；职工，群众直接给 机关，单位领导的信件.(1分)(2 )及时拆封.拆封时，不要损坏邮票，邮戳和其他书写内容的地方.对急信，要信，或 有过激言语的来信，要解决及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急解决.拆 开后在装订时，信纸在前，信封在后，要一并装订.(2分)(3)认真阅读,把握信中的重要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信 纸的空白处注明"参阅某卷宗或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料.(2分)(4 )逐项登记.用钢笔将写信人的姓名，职业，单位或住址，写信时间，收发日期，重 要内容，规定，收信单位(人)以及承办后的情况，结果和立卷存档号等具体记载，便于记录, 查找和催办.(1分)(5)认真解决.解决信伺：应当按照”分级负责，归口办理”的原则，进行转办，交办或 自办.(2分)(6)及时复信,复信是取信于职工群众的有效措施，增长职工群众对组织的信任. 复信可采用收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行.(2分)4 .文员受上司指示，向对方规定约会时应注意哪些要点？决定期间、地点时要注意 什么？ p 1 70171(1)要获得上司的许可；(2)假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要对的告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐 会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司报告，并填写在日程安排计划表：。还应准备约会所需 要的文献资料。（5 ）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（?）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8 ）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需 要就餐等因素。5 .文员运用提醒系统提醒上司的工作，有哪些提醒系统？具体做法是如何的？ p 1 78181（1）有电子提醒系统和人工提醒系统（2分）（2）电子提醒系统的做法：在电脑中设立日程表，报警系统，一周计划以及其他提醒事项, 文员应当随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.（3分）人工提醒系统的做法：设立基本办公日程表（1分）,固定活动日期一览表（1分），使用提 醒性备忘录（1分），准备约会表（1分），准备特殊提醒卡（1分），准备交往提醒文献（1 分）.6 .文员所作的完整的会议记录应当涉及哪些事项？ P137（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间，结束时间）；（4） 会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8 ）会议的通过情形及 结论；（9）相关的资料；（1 0）下次会议预定日期。7 .提高会议效率可以有哪些做法？p 156159遵循法律法规；合理拟定会议目的；拟定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议 规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。8 .文员所作的口头报告的基本方法是如何的，有什么规定？ P 2 34（1）不要时区报告的适当时机，最佳是在完毕被指示工作之时，但也有时耍在未 完毕前作期中报告；假如上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告 对象及顺序，耍直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必耍说明 理由及通过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告， 内容要按5W 2 H的原则检查是否有漏掉。9 .办公室人员为了说服对方接受自己的见解应当怎么做，要领有哪些？ p237- 238让对方接受自己的见解而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知 道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。I 0.单位印章重要有哪些？ p 2 4 42 4 5印章的刻制和使用有哪些规定？ p24 5 247（1）单位印章，套印章，钢印，领导人署名章，其他印章；（2）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申 请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统 一使用，其他印章也应专人专用；加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准， 并审核署名；将盖用文献名称，编号，日期，签发人，领用人，盖章人等项具体登记；功日 盖印章必须做到用力均匀，使印章端正，完整，不歪斜，更不能颠倒；凡以单位名义发出 的公文，信函等都必须加盖单位公章方能有效。II .按照2023年国务院行政机关公文解决办法的规定，国务院规定的行政公 文共有几类几种？ P255（1）命令（令）；（2 ）决定；（3）公告；通告；（4 ）告知 、通报；（5）议案；（6）报告；（7） 请示；（8）批复：意见；（9）函；（10 ）会议纪要。III 2 .公文的完全格式涉及哪几项？请写出这些项目。P 25 5 2 56（1）版头，发文字号，印刷顺序号；（2）密级，紧急限度；（3）签发人姓名；4）公文 标题；5）主送机关；6）正文，附件；（7）发文机关，成文日期，机关印章；8）注释, 阅读（发送）范围；9）主题词；（10）抄送单位，印发说明。1 3 .文员根据单位需要向外或向内发文，需要通过一系列程序即为发文解决过 程。请说明这一系列过程。P 2 59263（1 ）拟稿.（2）核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核算（3）签发.指机关领导人对文稿的最后审定，签字发出（4）编号.已经签发的文献，由文秘人员统编排发文字号（5）缮印.对已经签发的文献定稿进行誉清，复印或排版印制.（6）校对，指将文献的誉写稿，打印稿或清样按定稿核对校正（7）用E,是指在完毕的文献上加盖机关印章.（8）登记（9 ）分发.指对准备发出的文献：进行分装和发送.1 4.什么是文书的立卷特性？通常可以按照哪几种特性立卷？ p 2 6 5267（1 ）文秘或档案人员把文书按照某些共同特性组合成案卷，称为“立卷特性” ；（2） 按问题特性立卷；（3）按作者特性立卷；（4）按文种特性立卷；（5）准时间特性立卷；（6） 按地区特性立卷；（7 ）按通讯者特性立卷；（8）在运用六个特性立卷时，需要运用两个 或两个以上的特性组合每一个案卷。四、设计题1 .小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文献柜、储物架、书报架，办公 室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文献架、文具用品盒、 各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2 刀），规定小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应当怎么 做？（P13）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边；新文献夹放需要 翻译的资料，在文献夹上贴上相应的标记条；各种笔，胶水，剪刀，印盒等文具分门别类 放在文具用品盒内；参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放 入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。2 .安徽某公司欲与上海某公司合作，上海以品牌、技术入股，运用安徽比较便宜 的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来 访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你如何设计 这个接待方案？ （P121）（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；4）预订食宿；5）迎接来宾；6）商 议日程；V 7 ）安排会谈；V8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接待小结。3 .康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等， 某公司准备在11月15日上午9： 00至U 12： 00召开全厂中层干部大会，讨论次年 产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的1 2楼会议室。这次会议由总经理办公室负 责安排。办公室主任让小付拟一个会议告知。他应当考虑哪些问题？（P123）（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织，部门的名称；（3）日期，时间（开始到结束的预定期刻）;（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）;（6）7 .在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ A）oB.选定复印纸后要抖D.复印完毕应取下复B.选定复印纸后要抖D.复印完毕应取下复A.接通电源可立即复印操作松消除静电C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸印品和原稿8 .以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ A ） oA.录音时需将监听开关至于“ON”位置8 .想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C.机内话筒录音，注意最佳录音距离为30 150厘米D.录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。A.安顿窗帘遮挡室外光线B.与其他设备对的连接C.投影机要远离热源D.应设立电脑的桌面屏幕保护功能.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？ （ B ）。A.订购B.制造C.分派D.储备.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ B ）。A.保存一张购货订单，收到货品时一一核对打勾B.让员工们随意领取办公用品C.通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D.用库存一览表来储备办公用品12.以下文员的工作顺序中，哪一项是对的的？（ B ） oA.没有任何设想就应着手从事该项工作B.文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C.上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D .上司所指示的工作假如不合适，可以不实行D )oD )o13.文员按照“优先顺序”解决工作，以下哪一项是不适宜的？（A.先将自己想做的工作以重要限度为标准分类主办者的联络处，电话号码等；(7)开会所在地，建筑物名称，儿楼，电话号码(必要时可附 上地图);(8)注意事项，是否备有餐点，有否停车场，或当天应备的资料等。4 .文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)5 .麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场， 决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应当如何准备和开好这次座谈 会？(P150)(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考，有主见又敢 于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以七，八人为宜； 3)座谈会上，文秘人员 应与主持人密切配合；4 )主持人负责引导，组织，可不做记录；(5)具体的记录应由文 秘人员在不引人注目的座位上去做；6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会 场应准备些饮料，茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。6 .某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室 有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议， 办公室人员在会后应当做些什么工作？ (P134)(1)要替搭车回去的人安排车子(2 )在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领，冒领(3)有留话时，牢记务必传达(4)检查会场有无物品漏掉(5)要为参与会议的人员送行(6)文秘人员拜别前，要检查烟灰缸，字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄 灭(7)桌，椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸，茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。7 .科达公司召开中层干部扩大会议，参与人员为总经理、副总经理 各职能部门 的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员 4人，会议时间为5小时。参与会议人员月平均工资为2 400元，其他收入60 0元，假 设一个月工作3 0天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文献材料费2 0 0元, 饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161)(1)会议成本=2 X3 (G + S) XTn +后勤开支=6 ( G+S) T n +后勤开支(2)G参与会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(240 0 +3 0 +8)(3 )S参与会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2. 5元。(6 0 0 4-30 + 8 )(4) T参与会议人员人均到会时间为5小时；(5)n参与会议人数为50人(46+4);(6)后勤开支等于支票开支、钞票开支和实物开支的总和为8 00 ( 200 + 100 + 10X 50)(7)会议成本一 6 X (10+ 2 . 5 ) X 5 X 50 + 80 0=18 7 50 8 0 0二1 9 550 (元)8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？( P 1 9 6)整理好旅行过程中所有的单据，凭证，送上司审阅，签字后向财务部门报销，或者 结算预支的出差费用(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作报告,假如是与上司同行 的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作(4)把在出差时结识的有关人士，单位等情况做好记录，以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表达感 谢。9.文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪 些项目？( P 1 8 6)履行哪些职责？ (P 1 1 8 2)(1)准备旅行计划和旅馆信息,旅行计划表要说明出发和到达地点，是乘飞机还是汽 车，火车或轮船，出发和到达的日期及时间，座位情况，旅馆情况.(2 )制定约会计划.约会计划表涉及：城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市 名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名，公司和地址，电话号码.(3 )为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件： 行李准备辨认标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行旅馆信息资料库.随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资 料库.(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。10.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应当如何做好准备，要做 哪些工作？(P 126)(1)客人的选择.拟定名单，再请上司核定.(2)拟定期间,假如是涉外宴请，宴请时间应当按照国际惯例，征询客人的意见，要避 免选择对方的重大节假日.(3)会场的选择,要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形 式与气氛等。1 L文秘人员经常要代替上司选择礼品，向别人赠送礼品，在解决这些事情应考虑 什么，如何做？ (P 2 2 3)(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典，生日，结婚，荣升，乔迁，或是圣诞节, 中a秋节等(2 )还要清楚赠礼对象身份，爱好，文化背景，性格习惯等；(3)在日历上应当清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于本 地的 购物环境.(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的规定，不必送太昂贵的礼物，只要专心为 对方选a择适当的礼物即可.(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方.(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)假如不是亲自送礼，应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片，贺 卡.(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表达是否 批准你提的建议或者提出一些其他的意见，以及标明价格范围.为了避免所送礼物的反复，文秘人员应当为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12 .上海某公司欲与德国某公司合作，德国以品牌、技术入股，运用上海比较便宜 的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访， 商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你如何设计这个接 待方案？(P1 0 3)接受任务；了解来宾；制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程；礼节性拜访；宴请； 正式会谈；签订协议书；陪同参观游览；互赠礼品；欢送来宾；接待小结。13 .某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司规定文员小陈购买礼物 赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223 )(1) 了解清楚德方总经理的爱好，文化背景，性格习惯等(2)征求上司意见或批准，在允许的钱款额度范围内选购礼物(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的，总经理又比较喜欢的物品(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理1 4.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应当如何做？ (P248)小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带；每次用毕应将印 章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交别人代管；加盖单位公章，须经总经理 批准，并审核署名；并要将盖用文献名称，编号，日期，签发人，领用人，盖章人等项具体登 记；加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正，完整。五、案例分析题2 .新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得 上司的批准后，她请自己最佳的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐 大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推 荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话 如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？ ”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？ ”陈小姐：“1. 8美元来电者：“ 1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的J 说完，“啪”挂上了电话。上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了 一星期，上司提起他刚谈成 一笔大生意，以1. 4美元一打卖出了 1 00万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有 人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1 . 8,就说不行的。”上司当即脸色一变 说：“你被解雇了 "，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。”陈小姐被解雇是由于上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了 哪些错？参考答案：五个错：（1 ）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；（2）该记的 没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；（3）该说的没有说（没有及时向上司报告）; （4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；（5）不懂得保护自己（即 使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境 地）。电话礼仪方面：（1 ）接电话时没有自报家门；（2）不等对方说完，就''啪挂上电 话。3 .文员邓小姐第一天上班，上司让她负责解决公司的邮件。早上第一批邮件到了， 邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电 话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪 掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封 放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：”， 她意识到拆错了信，急忙看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕 迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应当由上司回信，于是，她把几封信混在 一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往 美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面， 把公司的地址打印在右下角。你认为邓小姐解决邮件是否对的，为什么？ 请讲出理由并说明对的的做法。（P73） （1）不应当直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应当当面点清邮件总 数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应当 当面指出，以分清责任；（2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按 对的的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和 部门；（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应立即重新封口，信封上要写上“误拆”， 并签上姓名，当面交给对方并道歉；（4）交给上司的信件不能混合，要按重要限度从上至下堆叠；（5）寄至国外的信件，信封的打印应当按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左 上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。4 .文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务解决的意见后，又碰到了负责 宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从， 两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹故意与他 作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应当怎么办？参考答案：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既 然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；（2）在工作中不应过度亲 近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（3）两位领导都作了指示，假如张通情达理，小 曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（4）假如不能求得谅 解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（5）假如矛 盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文 员执行重要决策人的意见。5 .某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3 月12日，预定12日上午回来。文员小王负责解决公司的各类邮件。小王从收发室取回 了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄 自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长解决。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理