企业OA办公系统管理制度.docx
企业0A办公系统管理制度随着我集团办公自动化建设的完成，我集团办公自动化 系统将于元月一日正度投入运行,XX集团办公自动化系统（以 下简称0A系统）是一个基于VLAN技术的综合办公平台，是 覆盖全集团的综合性信息管理系统。该系统是XX集团信息化 建设与管理工作的重要组成局部，是提高煤集团工作效率和 管理水平的手段之一。XX集团办公自动化系统实施的前期调研、系统和业务流 程设置、系统管理员的培训已基本完成，为保证下一步系统 的应用和推广的顺利进行，制订本方法： 一、成立办公自动化领导组 二、办公自动化系统概况 1、0A系统A、目前系统正处在试运行阶段，各单位要结合培训，有 计划地组织本单位的用户就本岗位的业务流程进行网上运行, 对基础设置的准确性、流程设置的实用性、表单设计的规范 性和权限设置的合理性等进行验证，对认为不合理和不实用 的局部提出修改建议，并与软件公司一道进行改进和完善。B、无数0A工程成功的案例证明：单位领导的能否重视参 与直接关系到整个工程的成败，领导自上而下的应用和推广 是工程成功的唯一选择。因此，集团领导要求各单位领导要 从企业办公手段和方式进行一次根本性的革命，从提升高阳 集团整体管理水平的高度来认识0A工程，来实施0A工程。 从即日起，各单位领导要带头应用系统，主动在网上处理业 务，在单位内部形成应用0A系统的良好气氛C、根据用友致远公司提供的A6协同办公管理软件的特点, 为便于终端用户熟悉和掌握每一项系统功能，信息中心将按 由易到难的顺序逐一上线运行0A系统的各项功能，直至全面 推开。因此各单位工程要在各项功能正式运行前有所侧重地 练习，到规定时点后，所涉及到的业务一律在线运行。到20 06年12月1日，集团所有办公业务均在网上处理，不得再 用传统方法处理业务。各系统功能正式运行的具体时间安排 是：第一阶段：12. 1协同、公共信息和文档管理第二阶段：3. 6公文管理第三阶段：6. 6网上审批功能第四阶段：12. 1网上报销功能和其它所有功能2、实现目标A、支持企业行政管理：主要是办公自动化、档案管理电 子化、财务/物资管理电子化B、企业内以WEB方式建成信息服务系统，并能够实现企 业内的E-MAIL、FTP、BBS、HTTP等服务功能C、支持与Internet的连接：在Internet上建立XX集团 自己的WEB站点，把企业信息搬上Internet；通过代理服务 器提供企业网内部用户与Internet的互连服务。D、支持煤集团安全生产监控系统：可以将我集团现有的 煤集团安全生产监测监控系统连入企业网内，可以实现对生 产状况的实时监控。通过视频监视系统，实现在企业网内部， 对井上下生产、安全等情况的实时监视E、支持视频会议系统：我集团的网络与局的网络进行了 有效的双向连接，实现了与局视频会议系统的良好连接，并 为我集团下一步实现集团区内视频会议系统打下了良好的基 础。F、与局的互连互通：我集团的各单位可以通过网络与局 进行文件的传输，改变了原来的专人送文件的方式，接高了 办公效率，降低了本钱。G、支持远程办公：通过先进的VPN加密技术，提供了安 全的远程连接，在系统接入外网后，只要有一台可以联入互 联网的计算机，就可以远程访问0A系统来随时了解工作的进 行情况，做到真正意义上的移动办公。3、网站建设A、XX集团网站的地址是：本网站正在建设当中，可提供集团区新闻、生产信息、 常用软件的下载等B、XX集团FTP网站的地址是：通过本站可以实现高阳集团局域网用户的文件共享。C、汾煤集团FTP网站的地址是：通过本站可以实现同局属各单位之间的文件共享D、XX集团0A系统的地址是：通过本系统可以实现公文公告的下发，协同办公等。4、网络安全A、XX集团办公自动化系统，采用了目前最先进的虚拟 局域网技术(VLAN),将每个科室根据办公室位置单独 划为一个VLAN,只有本科室之间可以互访，各科室之间 无法直接互访，从物理上保证了本单位的信息安全。B、各单位之间的文件只能通过XX集团的FTP服务器或 0A系统共享。C、XX集团办公自动系统安装了先进的瑞星网络杀毒软 件，服务器每天升级三次，各单位杀毒软件采用了自动 升级的方式，时刻与服务器保持同步升级。5、账号获取所有XX集团员工都可申请开通0A账号,具体流程如下：A、认真填写0A使用申请表。B、为保证系统安全，已获得0A账号的用户请及时更改 用户原始密码。以及将个人设置中的联系方式准确填写。C、因网络权限关系的限制。各用户登陆网络一般只能进 入本部门或本单位的目录中及“公用资料”文件夹查阅、 浏览信息资料。D、违反管理方法的部门和个人，信息中心有权停止该用 户的0A账号。三、办公自动化系统管理方法1、信息中心全面负责系统的管理和维护工作。2、各单位指定专人负责本单位计算机的管理，并将人员 名单报信息中心。3、工作人员要保证通过0A系统发布、流转的信息和文件 的内容完整准确，并对所发布的内容负责。在0A上发布 信息，须经过部门负责人的审核和许可，部门负责人对所 发布的资料信息负责。发现一条不良信息，扣直接责任人 200元，部门负责人100元。情节严重者，追究其法律责 任。4、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文 处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作 小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因, 必须委托相关人员代为办理。对因未及时处理网上业务, 而造成对工作的延误，不管原因，一律由本人负责。5、OA系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每 个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记 录。并由信息中心定期公布。对使用情况差的，扣50-30 0元。6、为催促各单位的主动运行并创造性地应用OA系统，领 导组将从12月中旬开始每月对各单位的应用情况进行检 查，并将检查结果并纳入全民企业考核当中。对使用情况 差的，扣1-5分。7、各单位、各部门上传的资料、信息用word文档和Exc el电子表格的格式文档传送（文字类一律用Word文档, 表格类一律用Excel电子表格），不得采用WPS、CCED等 格式。8、各单位、部门必须按照集团规定范围内需要的文件、 各项规章制度、生产经营动态、信息资料等文档及时地上 传到服务器相应的资料文件夹中，以备浏览和查阅。9、集团与集团、集团与局之间的信息交换主要通过电子 文档进行交流，所需要的信息资源通过局FTP网络的上传 或下载来完成交换，各部门或单位必须及时把本部门、单 位的信息资源传至局服务器的本部门的文件夹中，并及时 并发至本单位的文件进行及时下载。10、各单位不得删除或关闭杀毒软件，各单位用户不得在 升级时中止进程。对于因未及时进行升级，而对系统造成 损失的，扣300-500元。情节严重的，照价赔偿，并追究 其个人和单位领导的责任。11、XP、2000系统（特别是已接入互联网的单位）要及 时更新系统补丁，在系统提示安装补丁时不得中止进程。 对于因未及时更新补丁，造成损失，扣100-500元。情节 严重的，照价赔偿，并追究其个人和单位领导的责任。12、为防止计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工 作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态，信息 中心系统管理员定期就集团所有计算机设备及运行系统 进行严格检查，对造成重大损失的，扣500-1000。情节 严重的，照价赔偿，并追究其个人和单位领导的责任。13、领导组每季度对各单位使用情况进行评比考核，对使 用管理好的单位给予一定的物质奖励，对使用差或者不使 用的单位给予一定的处分。14、本通知从2006年1月1日起考核，信息中心出据考 核结果，经有关领导批准后，报集团有关单位执行。15、望集团有关单位认真执行。
