档案管理 高速公路工程档案管理（新时期如何做好高速公路工程项目档案管理工作）.docx

随着高速公路建设事业的迅速发展，形成了大量的工程档案。由于高速公路 建设时间长、项目多等特点，档案资料经常发生丢失的情况，导致档案资料残缺 不全。同时由于档案管理人员的专业能力和综合素质欠缺，造成很多资料出现不 规范的现象。这给档案管理工作带来了很多的问题。因此，加强高速公路工程档案管理工作势在必行。本文针对高速公路档案管 理的相关问题展开论述，提出了相应的解决策略，为高速公路档案管理工作的顺 利开展提供参考。1 .高速公路工程档案管理特点首先，档案资料形成的周期较长。高速公路工程的施工量大，建造的时间较 长，而且施工中会遇到各种问题对工期造成一定的影响。而高速公路工程涉及的 档案资料贯穿于整个施工工程中，包括施工前期的组织设计方案、开工报告等文 件，施工期间的变更文件、各单位往来文件、工程评定文件、检测汇总和统计表、 施工记录等文件，以及竣工阶段的审计文件、决算文件、竣工图等1。其次， 高速公路工程档案数量多。我国对于每一条高速公路工程都有详细的资料记载。 方便工作人员进行档案的管理和调阅借鉴。随着经济的发展，我国高速公路建设工程也越来越多，这也使得相关的档案 资料的数量也越来越庞大，为档案管理工作带来了很大的压力。第三，档案管理 涉及的部门和单位众多。高速公路工程档案管理工作涉及原材料供应商、建设单 位、监理单位等。其中建设单位有时还分为总承包单位和分包单位。高速公路建 设涉及的合作单位众多，在施工过程中需要多部门进行沟通协调。产生的往来文 件等也就相对较多。2 .高速公路工程档案管理工作中的主要问题首先，项目资料员没有经过正规培训，业务能力参差不齐。目前负责档案管 理的相关人员专业水平高低不同，很多人员都是新参加工作岗位，对于档案管理 相关的工作流程并不熟悉。对于档案管理的重要性和相关要求都不太了解，尤其 对于高速公路工程相关文件难以进行有效的鉴定。在日常工作中普遍存在档案编号、标题等不规范的情况。其次，项目人员流 动性大。在档案管理工作中，人才流动日益频繁，人才流动造成人档分离，使档 案收集管理工作越发的困难。止匕外，领导对档案管理工作不够重视，认为档案管 理工作就是简单的保管方面的事物性工作，不是企业的重要工作，不能为企业创 造经济价值等。档案的管理效率不高等也是当前高速公路文书档案管理工作中容 易发生的问题，需要给予高度的重视并找到有效的解决办法。3 .高速公路工程档案管理工作的提升策略3.1 提高档案管理人员的综合素质提高档案管理人员的综合素质，一是要建立健全的用人制度。档案管理工作 需要管理人员具备相关的专业知识和理论基础，才能对档案进行有效的管理。因 此，要提高档案管理人员的综合素质。首先要改变原有的用人制度，实行竞争上 岗。消除工作人员的惰性意识，增加工作人员的危机感。在用人方面要坚持以能 力为主，学历为辅的用人原则，公平、公开进行人员的聘用工作。聘用的人员要 持有相应的职业资格证书，构建专业化的档案管理工作人员队伍。二是要培养新 型档案管理人才。国家要大力培养专业的档案管理人才，加强对档案管理人员的 教育培训工作。根据市场和相关岗位的实际需求对人才进行培养，做到理论基础 与实践操作紧密结合。高速公路单位也需要定期对档案管理人员进行教育培训I, 针对档案管理工作的内容来安排培训的重点。3.2 建立健全的档案管理工作制度为了保证档案管理工作的完整性、真实性、准确性，在工程项目开展过程中, 相关单位应结合工程项目的实际情况和特点以及相关的法律法规，编制详细的档 案资料管理规定和档案资料分类编号规则，使档案管理工作循序进行。在工程施 工阶段，应组织人员编制竣工文件编制办法，使施工过程中各种文件收集整理工 作得以明确实施。同时将档案资料的编制、装订、保管、组卷等方面的方式方法 进行详细的说明，以便更好的对档案资料管理工作进行控制2。这样就能有效 的保证施工技术材料齐全、完善，资料真实可靠，保证归档文件及图纸内容规范、 准确。3.3 增强档案资料建言殳工作的真实性档案资料的真实性是高速公路工程验收的重要依据，也是检验工程质量的基 础。档案资料包含很多的内容，是高速公路施工各个阶段的完整体现。包括施工 设计、工程记录、质量检测、验收记录各种报表数据、申请、批准文件、图片等。 在高速公路工程施工过程中，要实行统一规范的管理，在施工前夕就要提出明确 的档案管理要求。并且要重视各阶段、各环节的文件收集整理工作，加强基础性 资料的管理。在基础资料的形成阶段，要根据不同阶段的档案管理要求对资料进 行真实性的核查工作。做到档案资料真实、齐全。3.4 坚持建档工作与工程建设同步进行在高速公路工程建设的过程中，整个工程需要耗费大量的人力、物力、财力 以及时间，这些都会以文件资料的形式体现在档案资料中，因此会产生大量的文 件资料。为后期的档案收集整理工作带来很大的困扰。因此，档案管理人员要建 筑项目建设和档案管理工作同步进行，建立健全的管理体系进行档案管理。将档 案管理工作在施工的全过程中展开。档案管理人员要保证资料收集的及时性和完 整性。避免人员岗位变更、调动发生档案缺失的情况。并对施工过程中变化的数 据及时进行更新，确保数据的真实准确性。3.5 建立数字化的档案管理信息库档案管理人员要提高内部的管理水平，建立数字化的档案管理信息库。使高 速公路档案管理工作能够适应时代的发展需求。同时也可以实现资源共享，为建 设企业施工管理提供参考数据3。相关的档案管理人员要及时对信息库中的数 据进行补充和更新，对数据进行审核，减少重复录入的情况，确保档案资料管理 工作的及时性和有效性。另外，在信息录入的过程中要对内容和数据进行仔细检 查，确保没有遗漏和错误。对于施工中的各项基本情况要进行完整的记录，确保 档案管理信息库的实用性和完整性。最后，要加强档案管理信息库的安全防护工 作。对于重要文件要进行多方面的备份，以免因工作人员的误操作使档案资料遗 失难以恢复。4 .结语总而言之，高速公路工程档案管理工作对于工程建设有着重要的作用。要想 提高高速公路工程档案管理工作，就要加强档案管理人员的管理和选拔制度的建 设，开展相关人员的培训工作，提高工作人员的综合素质。同时要坚持建档工作 与工程建设同步进行，保证档案资料管理的及时有效性和真实性。止匕外，还要建 立数字化的档案管理信息库，以适应时代的发展需求。同时方便相关施工单位对 工程管理进行参考借鉴。参考文献1庞然,加强高速公路工程档案管理工作探析J.技术与市场，2008 (03)：67.2吴孟生.强化高速公路工程档案管理的策略J.科协论坛(下半月)，2012 (03)： 154.3薛志超，杨秀生，冯凝.公路工程档案质量与管理控制探析J.公路交通科 技(应用技术版),2012, 8 (08)： 11高速公路工程档案管理摘 要：在高速公路工程质量管理中档案管理是很重要的，无论是公路工程 施工的过程中的质量管理，还是在检测工程质量以及最后的工程验收方面，都是 重要的凭证。处理好档案资料，并能准确归档，可以为高速公路的建设过程中的 工作提供正确的依据，少走弯路，较少消耗，降低损失。做好工程档案管理工作， 对高速公路工程建设有着极其重要的影响。文章首先分析了当今社会高速公路档 案管理中存在的问题与不足，根据这些问题提出可操作的、具有实际意义的、有 针对性的对策，希望可以对高速公路工程档案管理方面的工作提供一定的帮助。关键词：工程管理；档案管理；工程资料；竣工档案Abstract ： Archives management is very important documents in freeway engineering quality management, whether in the process of freeway construction quality management, or in the detection of project quality and the final project acceptance. Dealing with the archival data and being able to file accurately can be the correct basis for the work in the process of freeway construction, less detours, less consumption and lower losses. To do a good job of engineering archives management has an extremely important impact on freeway engineering construction, this paper first analyzes the existing problems and shortcomings in the archives management of freeway in the present society, and puts forward some feasible, practical and targeted countermeasures according to these problems, in the hope of providing some help to the freeway engineering archive management work.Keywords ： project management ； archive management ； engineering materials ； completed archives1当前我国高速公路档案管理的现状与问题目前，我国高速公路建设工作正处于持续不断地快速发展当中，因此产生了 许多项目的工程档案，但是由于许多不利因素的影响，比如高速公路从业人员需 要有很强的专业能力、工程持续的时间非常长、费用高、项目复杂以及参建单位 鱼龙混杂，各项资质不齐等等，导致高速公路工程的各项资料、竣工文件等整理 起来相当困难，档案管理工作进展缓慢，各项资料的质量与价值不高，没有办法 将档案与工程同步验收。以下是存在的一些问题。1.1 对资料整理工作重视不够相较于工程资料而言，工程建设工作作为一个建筑物是可以实际测量结果 的，是社会各界人士都可以看得见的，它的各项衡量指标都是明确的，更容易取 得进展。而工程资料相较于工程建设而言，更容易被忽视，常常等到工程验收工 作都要进行的时候才想起资料问题，于是，工作人员开始补作业，赶进度，导致 很多资料难以取得想要的结果。1.2 对档案管理的法律监控不严虽然我国有关于工程档案方面的法律，交通行业主管部门也制定了一些规 定，但这些规范的标准仍然不够明确，不够详尽，不够完美。这就导致参建单 位对工程资料整理工作的重视不够，采取应付工作的态度，虽然各个参建单位也 制定了一些资料管理方面的细则，但是这些细则还是不够健全，导致资料的内容、 深度、详细程度都有一定的欠缺，也很难保证文档归档工作的有效进行。1.3 对工程资料的管理规范不强虽然在高速公路工程建设期间，各个阶段相应的资料都会准备，但是这些资 料更侧重于日常性使用，而忽略了整项工程最后的环节，即资料的整理、编码、 归档工作，使得这些资料的规范性不强。1.4 缺乏全面人才工程负责人，监理单位负责人以及施工单位负责人对国家高速公路工程相关 的档案管理法了解不深，专业知识掌握严重不足，综合素质偏低。目前，施工方 负责的档案资料多由现场的技术人员完成，但是这一层面的作业人员普遍文化水 平不高，而施工单位对其的培训力度不够，重视不足，导致施工过程中产生的工 程原始文件不规范、价值不高；监理单位人员大多数都没有参加过正规的国家监 理工程培训，持监理工程资格证书的工作人员更是少之又少，使他们没有与工作 相匹配的专业能力，对现场签证工作把关不严；虽然有一些工程单位专门配备了 一些人员从事档管理工作，并且这些人员也具有档案管理所需的专业知识，但 他们又对工程建言殳方面的知识又掌握不够，更有甚者对工程建设的知识一点都不 了解，这就使得档案管理与工程技术融合不到一起，导致高速公路工程建设与档 案资料管理的工作很难做好，极难开展。1.5 现实因素对工程档案保存的不利影响随着高速公路工程建设的不断发展，相关工程档案也在不断的增加，这就使 得文档的保存存在一定的困难。一方面由于纸质档案很多，保存不易；另一方面 文档数量多，查找起来工作量很大，通常使用的手工检索方法更是在实际操作中 困难重重。2做好高速公路档案管理工作的对策为了解决高速公路档案管理与高速公路工程进度不统一的问题，在工程项目 开始阶段就要注重档案管理工作，从一开始就要严格把关管理工程资料的质量， 使之可以在交工验收时提供可信的、有价值的资料。有条理的对档案进行归类、 存档，为今后档案的查阅提供便利。2.1 制定高速公路档案管理方面的法律到现在为止，我国对于高速公路档案管理方面的法规以及行业规定并没有一 个明确的标准。对工程施工过程中产生的资料应如何收集、整理、分类、存档、 编号以及装订等都没有明确的要求，这对高速公路工程档案管理方面的工作开展 十分不利，为了保证档案的完整与质量，就必须制定一些章程从源头上对资料的 收集进行要求，来保障档案在形成过程中资料的完整、齐全、准确、有价值。档 案在存储过程中也要制定有关文档编制、装订、编目、保管方面的相关规定，统 一标准严要求，使高速公路档案管理工作条理分明，保障档案整理分类有章可循、 有序进行。达到高速工程项目档案符合专项验收的要求。2.2 遵守档案管理权责分明高速公路建设项目当中不论是建设方、施工方还是监理方都要建立健全项目 档案管理制度，要在制度中明确个人的职能，只有将责任落实到个人身上，档 案管理工作才会有序进展，才能保证一项工作有人做、使大家能够相互配合。2.3 保障施工资料时效性与真实性高速公路建设项目档案要求所有档案的记录一定是在工程建设过程当中实 际发生的，并且要保证记录的时效性，即随时发生随时记录而不是进入项目结束 期为了验收要求，相关工作人员加班加点填制的各项资料，真实的材料是高速公 路工程竣工验收的关键，也是检验工程建设质量的重点。工程资料的形成从施 工原始记录开始，其真实性体现在施工原始记录所记录的事件是确定的某一时 间段，与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。施工记录所表明时间跨度 应与分项工程的具体时间一致，现场完成施工记录，随之归档保存，不得进 行任何添加和修改。施工数据的完整性应体现在施工记录体系的各个组成部分相 互补充、相互验证，不强调一张图表囊括所有施工信息。2.4 制定制约措施，确保归档的资料完整一项工程在开始之前，参与工程的各项队伍应该明确自己的权利和义务，分 清自己的工作范围，把项目文件材料的收集、整理、分类、归档，作为合同（协 议）的重要内容确定，明确参建各方应该准备哪些材料，又对材料有怎样的质量 要求。同时，在工程建设发展当中，作为工程的监理单位，应该严格坚守自己的 工作职能，严格把控工程资料形成的各个环节，在工程货款支付阶段，也可以加 强档案管理。可以将资料是否完整、真实、齐全作为一项考量目标，如果没有达 到约定的要求，比如高速公路工程档案整理不到位、文件流于形式、毫无价值等 监理单位可以要求参建方限期改正后再支付，在签订合同之时可以将这项条款列 入范围，若未按约定完成，可以拒绝支付货款。这样在法律的干预下以及监理单 位的监督下，保障工程资料的真实、完整、齐全这个目标就不再遥不可及了。2.5 重视人才培养工作只有提高档案人员在工程建设方面的综合素质，才能使高速公路工程的档案 管理工作做得更好。当前，工程档案管理的工作人员关于专业方面的知识水平不 够，这在极大程度上给文件管理工作造成困难。可以采用人才培养方法对高速公 路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识培训，提高档案管 理人员的综合素质。2.6 提高档案管理效果高速公路项目中涉及大量的资料,而这些资料对高速公路工程的运行、安全、 养护具有十分重要的作用。注重工程资料的保管的目的在于这些资料的后期使 用，档案只有被使用才能实现它的价值，而这些档案可以给高速公路今后在运 营过程中所进行的养护、维修工作提供依据。合理利用档案资源，充分发挥档案 资源的应有作用。2.7 运用现代化技术进行档案管理可以对档案进行信息化管理，合理利用计算机及有关的现代技术，把档案中 的内文著录，然后根据类别归档，并对资料进行索引，方便用来检索，使档案管 理逐渐走向数字化。工程质量管理人员应该建立适合的档案管理系统，并将所有 档案分类，先做出目录，然后逐级录入档案的具体内容，做到简洁明了，方便查 找，当需要相关信息时，可以快速找到，做到管理工作的数字化。且电子档案方 便存储，携带方便。3结束语高速公路档案管理工作都是庞杂、细致的，这要求管理人员细心、认真且有 耐心，坚持这一态度并且按照管理规章制度去做，就能做好高速公路档案管理工 作。这样就能为高速公路工程施工、建设、养护、扩建、改造提供重要依据，亦 可以为日后其他公路新建设计或是科学研究提供参考。参考文献：1刘文英.论公路工程施工、竣工文件的归档管理J,交通科技与经济，2003.张凤霞，韩以谦.做好高速公路建设项目的档案管理工作J.华东公路， 2002.3超艳莓,高速公路工程档案管理的思考研究J.档案天地，2012 (03)4谭蓉.浅谈如何管理建筑工程档案J.现代物业(上旬刊)，2012 (06).5金艳.加强工程档案信息化建设，实现信息资源共享J.科技传播，2010 (18).6王敏.加强高速公路工程档案工作之我见J.科技信息(科学教研)，2007 (24)新时期如何做好高速公路工程项目档案管理工作摘 要：高速公路档案是高速公路在规划、建设、筹建、经营、管理中直接 形成的有保存价值的图表、文字、音像等不同形式、不同载体的原始记录，属于 国家档案的重要组成部分。本文从健全体系、开启新模式、专设平台、创新资源 等方面阐述高速公路档案管理等概况，希望由此推动我国公路工程建设的顺利开 展。关键词：高速公路；档案；创新、八 1 A 刖B在社会化发展进程不断的推进下，国民经济加快的发展的步伐,在此背景下, 高速公路事业实现了进一步的发展性突破，逐渐朝着新的发展方向迈进。高速公 路建设中，高速公路建设档案的管理工作占据了非常重要的位置，这是高速公路 工程建设最直接的表现形式，对于工程具有非常详细的阐述，因而将高速公路建 设的档案管理工作做好，对于高速公路工程的基本建设以及长远的规划具有非常 重大的意义。1当前高速公路工程档案管理的现状1.1 重视程度不足对于高速公路建设项目而言，工程建设档案管理很容易被工程参建单位忽 视，所有人的注意力都集中在工程建设上面，对工程质量、进度、安全等工作狠 抓不放，而对工程档案的收集归档工作则不自然地的轻视。一直到面临交工验收 时，才开始组织人力、物力恶补资料。可想而知，其真实性、准确性难以达到真 实、客观的效果。1.2 管理制度、手段不健全建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和 环节较多，没有明确的档案管理制度、岗位职责及其他有效手段，是根本不可能 在建设项目档案管理中做到规范化、标准化的。因此，依据不同项目特点制定符 合该项目实际情况的档案管理组织架构、管理程序，就成为做好建设项目档案管 理工作的根本保障。1.3 项目管理人员对档案知识了解较少项目参建单位配备的专职档案管理人员往往缺乏工程建设方面的专业知识， 而工程技术人员又不熟悉档案管理的相关规定，缺少相关的知识。导致散落在各 经办人手中的档案资料，经常会在档案移交时丢失。项目业主也缺乏相关档案管 理方面的人员，导致很多管理工作不到位。1.4 资料整理检查与监督不到位目前建设项目大多时间紧、任务重,现场工程技术人员的精力都集中在外业, 对资料整理都是被动应付。很多项目内业资料检查流于形式，缺少足够的指导和 监管，如果检查与监督不到位，资料整理只能是一句空谈，甚至会有大量资料流 失。2新时期做好高速公路工程项目档案管理策略2.1 健全内业资料管理体系从事办公室工作，档案对整个企业发展的极为重要，收发文件、传阅资料、 会议记录都必须百无一失的做好登记；每开展一次培训，通知、过程、签到、小 结都必须详细收集；每组织一次重大活动，筹备、进展、报道及影像资料都必须 谨慎整理；每一次建设项目开工都要启用“双重档案”安全保存，以避免文件介质 寿命短及查阅不便之弊端。我们都知道，任何单位办公室的工作都是千头万绪， 报告起草、文件批转、会议接待、党工团妇建设、对外信息报送、顾客来访、车 辆使用等等，建立明细记录台账和启用留痕管理模式必不可少，所以作为档案管 理者就需要保持清晰的思路、养成摆放有序的习惯、制定规范的借阅流程，确保 档案存档和管理工作有框架、有规律、有价值，确保每位领导或者某上级部门需 要哪个资料文件时，我们都要在第一时间查到，保证内容的真实无误。2.2 开启“纵横拓延”新模式收费站办公室的职责除了承上启下、联系左右、协调各方的中心枢纽作用， 最为重要的一项工作就是对文案资料的整理归档。继某省高管局管辖之后，年某省交通投资集团在所辖单位延续且更为广泛地 开展收费站星级评定工作。依据星级建设文件要求和框架脉络，某站制定了从三星晋升四星的创建目 标。某站内业资料横向以星级收费站建设为主要思路及三标质量认证管理为辅助 脉络线索，划分为组织机构、站口保畅、文明服务、收费管理、监管和创新等九 个宗卷，其中党工团妇建设及票证档案分别归入第一卷及？第七卷,各科室 档案统一归口办公室管理；纵向以年度排序为单位，统一科目明细索引信息资源, 实行总目录、分目录、子目录，层级查询的动态管理方式，确保目录层级清晰有 序，归档内容明确了然。同时不再将档案束之高阁，某站还通过讲课、现场观摩 等多种方式将其推广至某省交投集团系统，把好的经验和做法与兄弟单位一起分 享、相互交流学习，互通有无。2.3 专设平台提供共享化服务除了纸质文件，高速公路收费站每一项活动的组织开展及站区工程筹建、施 工、完善竣工等具有代表性的作业，都逐渐开始留存与其相支撑的电子备案内容。随着科技的发展，一线各基层单位的影像资料也开始朝着收集平台共享化， 收集渠道信息化，收集内容广泛化的方向发展。相比较而言，交通工程的照片档 案资料具有不可再生性、有极强的时效性和质量依据性。正常情况下，传统的收集方法，即由施工单位提供典型工程？照片，档案员 进行收集、整理、组卷，归置，但这种方式存在一定的弊端，比如收集范围广而 不精，传送数量大却不全，还有最重要的时效性不强等，同时对入档照片的筛选、 提炼等都有一定的难度。鉴于此，某站开始大力推广网络信息平台收集方法，每 个项目施工单位都加入信息采集微信群，通过智能手机与互联网技术相结合，将 ，随手拍，产生的大容量照片及视频档案资料形成共享，同时施工单位与收费站多 次召开沟通会，使得施工人员及档案管理人员对资料的需求与传递达成共识，让 每一位参与者都了解项目施工建设的阶段安排及重要节点，确保档案资料上传有 方向和针对性，通过共享平台服务，使得影像档案更为动态、多元和一体化。2.4 创新资源规划实现党企融合创新档案信息资源，拓宽服务管理方向，不断适应党企携同进步的需求，将 党建工作逐步融入高速业务领域发展中，使得档案信息更好的为企业经济效益提 升做铺垫。某站立足？ “一人一档、激励为主、动态管？理、三位一体”的创建原 则，将支部全体党员全部纳入建档对象，建立党员个人廉洁诚信档案。从个 人基本情况、参加组织生活情况、表彰及处罚记录、鼓励和限制行为清单等13 个方面建立个人信息档，同时通过职工评议、党员自评、支部综合评“三位一体” 的测评体系框架，以季度为单位，阶段性地对党员诚信作为年终党员晋升、评优 评先的重要依据。该站廉洁诚信档案的建立，能够全面掌握工作中存在的问题和 不足，找准每一位党员的出发点和突破口，以激励为主惩罚为辅的方式，有针对 性地研究提升对策，切实推动公司整体工作向着横广纵深的方向开展。强化党组 织的监督监管，使党员的自我约束意识日益转化为企业的经济效益优势，对公司 发展及创新资源优化切实起到推助保障作用。3结束语高速公路是国家基础设施建设的重点领域之一，关系到大众的交通出行，要 想改善交通运输的实际情况，使交通运输行业得到更好的发展，管理好高速公路 档案是必要的。高速公路工程档案管理作为工程建设管理的组成部分，是公路建 设中施工管理、竣工验收和工程质量检验的重要记录依据，将工作中的信息和资 料归档，形成档案是高速公路管理的有力方法，能为高速公路的发展提供了保障。参考文献：1赵九轩.论建筑施工企业工程档案管理对策J.山西建筑.2010 (04) 213-2142李月勇.浅谈如何做好高速公路工程档案管理工作J.珠江水运.2012(06) 33-363张凤霞，韩以谦.做好高速公路建设项目的档案管理工作J.华东公 路.2002 (02) 78-794董杰，姚红伟.如何加强公路工程档案管理J.中外企业家.2014 (03) 145-146