关于公司财务收支审批的规定.pdf

关于公司财务收支审批的规定 为规范公司财务管理工作中的审批行为，明确公司财务收支的内部流程、决策程序及审批权限，完善健全公司内控制度，保障公司健康持续发展，现根据国家有关财经政策、法规等制定本规定。1 适用范围 本规定适用于全公司，包括公司总部各部门、各分支机构及控股子公司（以下简称“各单位”或“各机构”）。2 基本原则 2.1 全公司的财务工作实行“统一领导、分级管理”的管理模式，各机构在本制度规定范围内行使审批权。各机构可根据实际情况在规定范围内自行制定实施细则。2.2 经办人为审批事项的直接责任人，对该事项承担直接责任。2.3 审批人为审批事项的决策人，对审批事项承担决策责任。2.4 各单位的总经理应对本机构的全部审批事项承担决策责任，超过规定限额提交总公司领导核准的事项，总公司层面承担领导责任。2.5 任何审批事项应包括但不限于经办人签名、部门负责人签署审核意见、审批人签署审批意见。2.6 审批事项应根据行政隶属关系，由审批人及经办人之间的各个行政层级负责人签署审核意见，并承担相应的决策和领导责任，公司各级财务部门可根据具体情况提出中间审核要求。2.7 各机构总经理可对本人职权范围内的审批事项授权副总经理行使，但必须将书面委托书报公司财务部备案。除各机构总经理级别以上的人员可以按本规定履行一定程序授权审批外，其他任何层级负责人、经办人、接受授权人均不得再行授权。2.8 责任人对于较急的审批事项，如遇审批领导不能亲笔签名时，责任人可通过 Email 方式（非附件形式）将审批事项详细汇报给审批领导，再由财务负责人将审批领导的邮件批复打印作为审批依据。2.9 名词释义：公 司：指包括总公司、分支机构、控股子公司在内的全部核算主体。分支机构：总公司管理下的独立、半独立、非独立财务核算主体，包括分公司及各事业部。控股子公司：指包括全资控股子公司和非全资控股子公司。审 批：即最终审批决策人。核 准：超过审批人权限后，应履行的同级和上级审批监督过程。3 财务收支审批人员和审批权限 3.1 财务收支审批人员 3.1.1 为保证公司资金合理使用，快速周转，提高资金使用效率，现实行财务收支逐级审批制度。3.1.2 各单位总经理（或授权代理人）负责本单位的财务收支审批工作。3.1.3 财务收支业务，需经各部门经理审核、批准并签署意见后方可办理。3.1.4 对于公司向外单位或个人借入资金，对外投资、入股、联营合作、借出、提供担保及公司重大项目等支出，无论金额大小，均需在项目论证、市场调研的基础上，根据公司章程报公司董事会（或股东会）决议审核批准后执行。3.2 审批责任与权限 3.2.1 审批责任：3.2.1.1 任何人不能审核和批准自己的财务收支事项。3.2.1.2 各项目负责人（项目主管）对本项目的审批事项的真实性、合理性及合法性负责。3.2.1.3 各部门经理对本部门的审批事项的真实性、合理性及合法性负责。3.2.1.4 公司副总经理对其主管的机构、部门的审批事项的合理性及合法性负责。3.2.1.5 公司总经理或其授权代理人对副总经理的审批事项的合理性及合法性负责。3.2.1.6 董事长或其授权代理人对总经理的审批事项的合理性及合法性负责。3.2.1.7 财务部依照有关会计法规、会计准则及本公司有关规定对审批事项中数据的准确性及合法性负责。3.2.2 审批权限：审批人在其审批权限内对审批事项进行审批。审批事项分为“经常性审批事项”及“非经常性审批事项”。“非经常性审批事项”主要包括：无形资产固定资产买卖、员工福利、外部培训、业务招待费用、对外捐赠、向外借入资金、对外投资、入股、联营合作、借出资金、提供担保及公司重大项目等。不属“非经常性审批事项”的事项则属“经常性审批事项”。审批额度按“次”统计计算，作为审批额度标准。3.2.2.1 公司总部各部门（不含总公司事业部）：A、非经常性审批事项的审批权限：B、经常性审批事项的审批权限：3.2.2.2 总公司分支机构（包括分公司、事业部）A、非经常性审批事项的审批权限：B、经常性审批事项的审批权限：3.2.2.3 全资控股子公司 A、非经常性审批事项的审批权限：B、经常性审批事项的审批权限：全资控股子公司副总经理审批权限由子公司自行制定，并报总公司财务部备案。3.2.2.4 非全资控股子公司 非全资控股子公司审批权限参照且不得高于全资控股子公司的审批权限。具体规定由各非全资控股子公司在本制度规定范围内的自行制定，并报总公司财务部备案。4 借款管理规定:4.1 目的：为提高公司资金使用效益，减少资金占用。4.2 借款适用范围：项目周转备用金、差旅费备用金、零星采购借款、其它临时性借款等。4.3 借款原则：借款遵循“旧债不清，新款不借”的原则。4.4 借款流程：用款人自填报借款单到领款，需经过以下六大环节，借款流程如下：4.5 借款标准：4.5.1 备用金标准：4.5.1.1 差旅费备用金：员工出差借款额度应依据出差人数、时间及地点等核定，原则上借款数额（每日住宿费+出差补贴）出差天数出差人数+往返车（机）票款（已购票款相应扣除）。4.5.1.2 项目周转备用金：项目周转备用金借支需由项目负责人提交项目备用金使用计划书作为借款依据，报呈公司负责人审批核准后方可予以借支。4.5.2 零星购物借款及其它临时性借款请款标准：4.5.2.1 采购请款部门(或采购请款人)，必须先由采购请款部门负责人(或采购请款人)详细填写借款审批单的各项内容，并附经物管采购部门报价、主管采购公司总经理批准的资产采购控制表，如属代客户采购（包括物资采购及非物资采购）需经市场部区域经理签名核实，再呈主管采购的公司总经理核准签字确认，经财务部门负责人审核后，最后由出纳借支。4.5.2.2 异地开发票需缴纳的税费凭审批后的开票通知确定借款金额。4.5.2.3 其它业务借款请款，如业务招待费、周转金等，请款人必须先到财务部门领取借 款审批单并详细填写好各项内容,经部门经理审核用款需要及用款金额，再呈公司主管总经理核准签字确认，经财务部门经理审核后，最后由出纳借支。4.5.2.4 对个人临时性借款，一般不予借支。如遇特殊情况须由借款人提出书面申请，详细填写借款审批单并作出还款计划，经部门负责人签字担保，报公司主管总经理批准方予借支。还款期限视不同情况由借款人拟定报总经理批准，逾期不归还者，财务部门有权在当事人工资薪金或报销款中扣回。4.6 填制要求：4.6.1 借款时必须填写一式三联的借款审批单，借款单的大小写金额必须相符。4.6.2 需用蓝、黑色签字笔填写，字体必须工整。4.6.3 必须严格遵照“谁借款，谁使用，谁填单”的原则，不允许代他人借款，或以他人名义借款。4.6.4 借款数额应按所购买物品的价格以及出差的时间，限制借款额度，不允许超额借款。4.6.5 借款单必须具备六项基本内容：用款部门、借款人、借款日期、借款事由、借款金额、预计还款（报销）日期。4.7 审核标准：审核人员将严格审查每笔借款的用途、去向、金额、预计还款日期等，若发现疑点有权拒付，具体审核标准如下：4.7.1 借款时，应根据开支的不同范围，详细填写标准的借款审批单并附上必要的采购审批单、采购计划书、差旅费申请表、开票通知、担保书、付款协议或合同书等。4.7.2 借款审批单必须填写规范。4.7.3 借款单必须经部门经理、主管领导审核用款需要及用款金额、公司负责人核准签字确认方可生效，如遇特殊情况公司负责人不能正常审核签字时，可由公司负责人授权处 理。4.8 相关规定：4.8.1 借款人必须填写一式三联的借款审批单，经领导审批后，到财务部办理借款手续。4.8.2 借款审批单经财务人员审核无误后付款，一联由财务挂账，另二联由借款人自存（因归还借款报销时需交回给财务销账，请借款人妥善保管）。4.8.3 物资采购的借款每笔业务开支在 1000 元以上的一般不支付现金，须用转账方式办理 结算（支票、电汇或网银等）；如需用现金方式支付的，借款时必须写明原因，经主管财务总经理签字同意后财务方可受理。4.8.4 为了保证公司财产和员工的人身安全，对出差人员的差旅费借款一般不采取现金方式支付，如确需领取现金的请提前一天与出纳预约。4.8.5 出差中途需要借款的，可由借款人向其部门领导提出书面申请（可以传真或 Email 的形式），按审批程序经领导批准后，财务人员将借款存入借款人指定账户上。4.8.6 员工应按时归还借款，不得无故占用公司资金，归还借款时连同借款审批单（第二联、第三联）交回给财务销账，财务人员应将还款、报销情况填写清楚并退回第三联给借款人作为销账证明。4.8.7 当财务人员收到借款人归还款项时（包括现金、银行存款）必须开具收据给借款人。4.8.8 借款人必须严格按照规定的还款期限报销清还借款，如遇特殊情况，还款需顺延必须出具书面报告并经公司领导批准。4.8.9 凡是分期归还的借款，借款人应提前做好还款计划，报经公司领导批准确认后提交给财务部门备案，以便于对还款情况进行监督、控制与催还。4.8.10 公司个人股东不得以个人名义向公司借款。4.8.11 试用期内的员工原则上不允许借款，如确实需要借款的，经其部门经理确认担保后，借款总额不得超过其当月薪金总额。4.8.12 公司员工在离职时，财务部应在其离职通知书中填写其所借款项及未结清款项，其本人亦应及时向财务部结清相关款项方可办理离职手续，否则财务部将有权通知相关部门不予继续办理其离职手续。4.8.13 对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的借款，若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三；一年之上的收取资金占用费日息万分之五。并在次月工资薪金或报销款中扣回本息。4.8.14 年度内所有借款，原则上均应于当年 12 月 25 日前清还。如仍需借款的，可于下年初重新办理借款手续；如因正当理由不能及时清还的，须书面提出申请，经公司领导批准后方可跨年度清还，否则将从借款人的工资薪金或报销款中扣减其所借款项。4.9 监督与处罚：为减少不必要的经济损失，财务部门对超额借款、逾期未还借款以及借款挪作它用等现象给予如下处罚：4.9.1 所有借款须遵循“专款专用”的原则，借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用，否则，应按情节轻重追究责任；4.9.2 财务部门将定期、不定期清理借款，对逾期未还、未报销者，通知其部门经理并发送还款报销催办书通知当事人，仍未改正者，在当月薪金或报销款中扣除或采取其它措施；4.9.3 对查明属超额借款或公款私用等现象，视情节轻重，处以必要的经济处罚，造成损失，由借款人负责赔偿；情节恶劣的将依法移交司法机关处理。5 报销管理规定 5.1 目的：为加强对全公司经济业务监督与管理，增进业务报销效率，进一步完善与规范各机构和各部门业务报销流程。5.2 凭证填制要求：5.2.1 所有的费用报销必须取得合法的原始凭证（包括外来的原始凭证和自制的原始凭证）：5.2.1.1 外来的原始凭证必须是国家税务局或地方税务局监制的发票以及财政部门监制的行政专用收据，发票或财政收据上应标明日期、购货名称（或用途）、数量、单价、金额，大小写金额必须相符，且签字齐全，还必须盖有出票单位的“发票专用章”或“财务专用章”。（军队所属企业开具的“中国人民解放军通用收费票据”不能作 为合法报销依据，请记得向其索取由税务机关统一印制的发票）。5.2.1.2 自制的原始凭证的内容填写要齐全，包括所属部门、项目名称及编号、日期、数量、金额、内容等，字迹要清晰，大小写金额要相符。5.2.2 凭证填写要求：5.2.2.1 员工报销费用时，必须填制相应的报销凭证。外来的原始凭证的背后应有经手人及证明人的签名，并注明事由及用途，两张以上同类开支项目的原始单据须注明张数，合计金额；如公司自制的原始凭证，则正面应有经手人及审批人的签名。5.2.2.2 凭证填写必须规范：需要用蓝色或黑色签字笔填写，字迹清楚、规范，凭证的大小写金额必须相符，合计的金额前应加注币值符号“￥”，汉字大写金额数一律用正楷字或行书字书写，必须做到易于辨认。5.2.2.3 员工必须按照要求把单据粘贴好并计算出金额及单据数量，分类填列在专用的报销 单上，并注明以下内容：A、写明项目名称和项目编号或 PO 单号；B、出差的必须列出起止时间、往返地点；C、有住宿的必须附上住宿酒店出具的酒店消费帐单；D、如允许报销出租车费用的要填列出租车明细表；E、有借款的须写明借款金额，并将借款审批单（第二联及第三联）交回财务部销账，多余的借款须归还并由财务人员开具收据。5.3 原始凭证附件粘贴规定：5.3.1 已经上级批准的经济业务，应将批准的原件或复印件作为原始凭证的附件。5.3.2 带附件的自制原始凭证（如差旅费报销单），应在自制原始凭证上注明附件的自然张数，原始凭证与附件的有效金额应当相等。5.3.3 各种附件应用胶水有序粘附在原始凭证背面与报销凭证左上角对齐，粘贴时，不准遮盖附件的报销金额及其基本内容。对于容易散落的原始凭证应有序粘贴在白纸上面，再粘贴在报销凭证后面。5.3.4 规格大于原始凭证的附件，应按凭证大小折迭，如有破损应粘贴补齐。5.3.5 粘贴原始凭证，请将发票和收据按类别区分并分开粘贴。5.4 原始凭证审核标准：5.4.1 财务部门对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求经办人按规定更正、补充。具体审核规定如下：5.4.1.1 原始凭证必须填制规范。5.4.1.2 原始凭证所记载的各项内容均不得涂改，若记载内容有误的，应由原开具单位重开或更正，更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章，自行涂改原始凭证即为无效凭证；对涂改发票、开假发票等弄虚作假者一经发现查实，将作严肃处理。5.4.1.3 原始凭证为发票时必须有税务部门监制印章和开具单位“财务专用章”或“发票专用章”（除这两个章有效外，其他章盖在发票上均视为无效发票），原始凭证为收据时必须有开具单位财务专用章或对方企业公章。5.4.1.4 原始凭证必须按规定的报销流程经相关人员审批签字后方能报销。5.4.1.5 对于与其它单位签有合同的业务结算款审批时需提供合同原件审验并附相关合同复印件，项目结算书等做为付款依据(如支付合作费、项目分（转）包款等)。5.4.2 报销规定：5.4.2.1 报销流程：5.4.2.2 报销请严格遵照公司的相关规定，如：但不限于关于差旅费标准的规定、关于员工出差补贴报销办法、关于员工手机话费报销办法、物资采购管理规定、业务招待费管理规定等文件中的规定。5.4.2.3 经济业务发生牵涉公司内多个核算部门的原始凭证（如：社保、住房公积金、房租、水电费等），经办人填制“费用分摊表”，根据经济业务项目分摊情况详细填写，并经各核算部门负责人签名确认，否则财务部门有权不予办理。5.4.2.4 同笔业务不得人为分拆为多笔业务进行报销，一经发现，将对当事人及相关责任人进行通报批评，情节严重的予以辞退。5.4.2.5 各单位审批人不得自行审批自己的报销单据，需按审批权限报经上级主管领导审批核准后方可报销。5.4.2.6 凡属当年发生的各项成本费用支出，必须在当年 12 月 31 日前办理报账，跨年度的票据，如无正当理由，一律不予报账。5.4.2.7 支付项目结算款时，无论受款人是单位或者个人，付款部门除提供合法有效的发票外，还必须提供相关的付款依据，如：合同（或协议）、项目结算书、出工（勤）记录等书面证明，否则财务部门有权拒绝付款。6 物资采购审批规定：6.1 采购流程 6.2 凡申请物资采购的必须事先填写资产采购控制表、代客户采购申请表，依公司物资采购管理规定办齐有关审批手续后方能办理借款或报销手续：6.2.1 未经审批核准的一律不得采购，擅自采购者不予报销采购款。6.2.2 购置的物资，必须办理验收入库手续，采购人员报销时须同时提交仓管开具的入库单。6.2.3 品种较多的物资采购报销时应附采购清单。6.2.4 购买实物时，必须有经手人、验收人、审批人签字；经手人、验收人、审批人不能同为一人。6.2.5 物资采购统一由公司采购部门负责购买，需自行购买须经公司领导批准后才可实施。6.2.6 购买的固定资产和低值易耗品，需到公司行政部登记、编号入册管理；行政部门需分别填写“固定资产登记表”和“低值易耗品管理卡片”，并及时办理入库及领用手续；各部门、各项目组应指定专人负责登记、管理固定资产和低值易耗品。6.3 凡有批文（包括：资产采购控制表及购销合同等文件）的经济业务，应将批文等资料作为付款的依据；如果批文原件需要单独归档，应在记账凭证上附批文复印件，并注明批文原件归档档案号等。6.4 对于月结的供应商，采购员应认真核对供应商对帐单，确认无误后按报销流程进行货款结算。6.5 零星采购或货到付款的供应商，采购人员按照借款管理制度报公司领导审批后，与供应商进行货款结算。6.6 采购监督与违规处罚：6.6.1 采购人员要树立良好的职业道德，廉洁自律，坚决杜绝任何形式的采购回扣，购买佣金现象。6.6.2 采购员之间要相互监督，仓库管理员对采购的物资独立进行检验，并根据实际情况提交评估报告，质量不达标者一律不得入仓及付款。6.6.3 各部门可对采购人员的工作成效进行监督，发现市场上有性价比更好的同类物资时，可将价格信息反馈至采购部门经理及主管采购的总经理，由其对采购人员是否尽责尽职进行调查核实，一待发现有明显失职、渎职，甚至损害公司利益行为将严加惩处。6.6.4 出现违规后的处罚：6.6.4.1 除跟绩效考核挂钩外，如贪污、受贿金额在 1000 元以下的按贪污、受贿金额的 5 倍 处罚，并受行政处分。6.6.4.2 贪污、受贿金额在 1000（含）30000 元的按贪污、受贿金额 10 倍处罚并受行政处分至辞退；7 关联事项审批规定 7.1 总公司有权根据总公司和各全资子公司的资金需求，对各公司的资金进行调拨，调拨资金前需由总公司财务部填写资金调拨审批单，并经总公司总经理审批，董事长核准后，将审批单传真到调出资金的公司的财务部办理。7.2 公司各分支机构、子公司间发生的关联交易事项由分支机构、子公司总经理审批，总公司总经理核准。7.3 公司向非全资控股子公司提供临时性周转借款应由总公司总经理审批后报经总公司董事会或股东大会审议通过。7.4 公司向其他公司提供财务资助、担保、关联交易事项均应提交总公司董事会审议通过后方可实施，超过董事会权限范围，还应提交股东大会审议。7.5 涉及关联事项未按规定审批的，总公司总经理及董事会有权对相关责任人进行处罚，情节严重的将革职处理，损害公司利益的将严加惩处，违法的将移交给司法机关处理。8 工资薪金审批规定 8.1 各分支机构、控股公司应将本单位薪酬方案及年终激励方案 上报总公司主管人力资源的总经理核准后报送总公司人力资源部备案。8.2 公司职工薪酬事项由公司人力资源部负责，送达财务部门支付的职工薪酬汇总表，应由各机构总经理签名批准。8.3 公司依法履行工资薪金个人所得税代扣代缴的义务，如有员工要求自行交纳个人所得税的，请以书面的形式提出申请，由公司领导批准及主管税务机关同意后，自行到主管税务机关办理工薪个人所得税的申报缴纳事宜。9 项目款项收支审批规定 9.1 项目发票的开具须凭审批后的 开票通知 及已经客户确认的 项目决算书、验收 证明、PO 单及合同原件等资料办理。9.2 客户均须将货款直接汇至公司银行帐户，任何人不得将项目收入不入账或将货款存入非公司账户。9.3 市场部门应当负责应收账款的催收，财会部门应当督促并协助市场部门催收工作。市场部门对到期的应收款项，应当及时提醒客户依约付款；对逾期的应收款项，应当采取多种方式进行催收；对催收无效的逾期应收账款通过诉讼方式解决。9.4 销售退换货必须经销售主管开具退换产品申请单经审批后方可执行。退回产品须经质检部门和物资部门进行清点、检验和验收后方可入库。财务部门根据退换产品申请单和红字发票进行账务处理。9.5 对于可能成为坏账的应收账款，应当按照公司的会计制度规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。财务部门对逾期 3 年的应收账款或现行会计制度规定的其他原因确实无法收回的应收账款，应组织清理并查明原因，报公司董事会审查批准后，转作坏账损失并对相关的应收账款进行处理。9.6 公司处理的坏账损失属于逾期 3 年应收款项的，应当实行账销案存，继续保留追索权，并落实责任人随时跟踪，一旦发现对方有偿债能力应立即追索；已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。9.7 支付项目转包、分包合作款须提供合法有效的发票及合同原件经审批后办理付款手续。10 处罚规定：出现下列情况之一的，公司将给予行政处分，情节严重的予以辞退，构成犯罪的，依法追究刑事责任：10.1 违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；10.2 拒绝提供或提供虚假的发票、账表、文件资料的；10.3 利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；10.4 弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的；10.5 有其他渎职行为和严重错误的。