学院教学档案管理实施细则.docx
学院教学档案管理实施细则第一条为加强学校教学档案的管理，根据档案法 和高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范， 结合学校实际，特制定本细则。第二条教学档案工作的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有 保存价值的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。（二）教学档案管理工作是做好教学工作的重要基础之 一。教学档案是记录学校教学管理水平和教育质量及文化科 技水平的重要标志之一，也是学校档案管理的重点。（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、 系统和安全，便于开发利用。（四）教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分, 应实行“三纳入”、“四同步”，即：必须纳入教学工作计 划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核教学 质量和管理水平的依据之一。下达教学任务与提出教学文件 材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积 累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成 果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、 奖励、教师考核晋升与学校档案馆出具归档证明同步。（五）各教学管理和教学业务部门应明确负责人分管档 案工作，并配备相应人员，统一管理本部门、本系统的教学 文件材料，并按期向学校档案馆办理移交。（六）各二级学院在教学过程中形成的，具有保存价值 的文件材料（包括底稿），都必须由教学秘书收集齐全，分 类积存，于每年6月份前移交学校档案馆统一管理。第三条教学档案归档范围的确定（一）教学档案归档范围的原则，应从实际需要出发， 从学校和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育 方针政策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作 用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存 和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。（二）凡在教学管理和德、智、体、美教学实践各个环 节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料, 都应整理、立卷、归档。（三）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建 设、招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、学位工作、 教材等方面，具体范围见附件。（四）不归档的教学方面的文件材料主要有：上级有关 教学方面的普发（非专指高校）、不办的文件；未定稿的文 件；无参考利用价值的事务性、临时性文件。第四条 教学文件材料的部门立卷与归档（一）形成与积累1 .新学年开始后，各二级学院的教学秘书应自觉做好新一年教学文件材料的收集工作，并定期进行整理。2 .教学管理部门向各二级学院发放各种统一的教学文 件材料表格、学籍登记表（卡）等。3 .归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字 手续完备。（二）整理组卷1 .坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各二 级学院的教学秘书负责将积累的教学文件材料整理后向学 校档案馆移交。2 .根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便 于利用查考的原则进行组卷。（三）归档验收1 .移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材 料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切； 凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。2 .移交时双方填写档案移交清册，同时提供需归档文件 的电子目录。移交清册一式三份，双方各执一份，同时向教 务处交一份，便于教务处掌握全校教学档案资源。3 .教学综合管理文件材料于次年6月底前归档。其他各 类材料在完成一个培养周期（即一个年级的学生从入学到毕 业）的当年寒假前一次性归档。第五条教学档案的管理（一）学校档案馆负责教学档案的接收、分类、整理、 编目和提供利用。（二）保管期限和保密期限已满的教学档案经档案馆会 同教学管理部门组成鉴定小组鉴定，做出处理决定。（三）教学档案保管期限分为永久、长期和短期。（四）教学档案的补充和修改。1 .各二级学院和教学管理部门随时将补充收集到的教 学文件材料整理后，向学校档案馆补充归档。2 .凡已归档的文件材料需要修改时，必须经学校主管领 导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。第六条教学档案工作岗位责任（一）主管教学校领导的职责1 .组织贯彻档案法及有关法规、政策，把教学档案 工作列入学校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及 档案管理人员的各项待遇方面提供条件。2 .定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问 题。（二）教学管理部门兼职档案员的职责1 .制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理 全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。2 .加强与学校档案馆联系，共同做好业务指导、监督和 检查工作，保证教学档案质量。3 .按照归档的时间要求，把所有教学档案整理好后，移 交校档案馆。（三）各部门教学秘书职责.做好本部门教学文件材料的形成积累工作。1 .将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合理, 编目清楚，标题准确，并及时将保存的教学档案向学校档案 馆移交。2 .做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编 目、登记、保管、利用等工作。（四）教研室的职责1 .负责收集教研室的教学文件等，向所在部门教学秘书 移交。2 .督促教师向本部门教学秘书归档移交各种教学业务 档案。第七条 本细则由教务处和党政办公室（档案馆）负责 解释。第八条 本细则自发布之日起开始施行。第九条 原学院教学档案管理实施细则（*号）废 止。
