TS16949—文件控制程序.pdf
TS1TS16946949 9文件文件控制控制程序程序Dept.部门：Name姓名：Date日期：Dept.部门：CheckName审核姓名：Date日期：Dept.部门：ApproveName批准姓名：Date日期：Update修订Page页码Update/Modify ReasonAuthor制订/修订原因修订者Date日 期Compile编制Co-SignatureDept.会签部门：Name姓名：Date日期：1.总则文件与资料的操纵按本程序中规定执行，对与体系有关的文件与资料进行操纵（包含外来文件、图纸及电子媒体），确保各有关部门使用有效版本的文件与资料。2.适用范围适用于体系有关的管理或者技术性文件与资料（包含外来文件、图纸）的操纵管理。3.职责3.1 管理部负责对受控体系文件与资料的编号、发放、回收、销毁等管理。3.2 各职能部门对持有的受控的有效版本文件与资料等进行操纵保管。4.工作程序4.1 受控文件与资料的范围A：手册与程序文件；B：技术性文件与资料，包含设备操作指导书、作业指导书、检验标准;C：外来文件，非本公司制作用于公司管理体系的文件资料，如客户提供的产品标准、图档资料，与自购的产品适用的法律法规等。4.2 文件与资料的编制、审批、公布4.2.1 手册由管理部编制，经总经理审核其适用性后批准公布。4.2.2 程序文件由管理部收集有关单位资料与信息后统一编制，总经理批准公布。4.2.3 技术性文件与资料、表单由各有关使用部门负责编制，部门主管审核后公布。4.2.4 文件编制好后由管理部统一编号。4.3 管理文件与资料的编号与版本操纵4.3.1 编号A、手册的编号方法：QM -0 1代表流水号代表手册 B、程序文件的编号方法：CP-代表流水号,01 99代表程序文件C、作业指导书,检验标准,操作指导书等三阶文件编号方法：W I-X X-X X代表流水号,01 99文件制定部门英文或者汉语拼音缩写代表作业指导书等三阶文件 D、表单编号方法：X X X X X(X)-F（/）版本代表流水号，0199代表表单出自文件编号4.3.2 版本/版序/修订受控文件版本/版序即文件发行时现行状况的代号，以A/0 表示。当文件内容发生更换、修订时，要在版本/版序上反映，每修订一次后一数字向后增加。如：A/0 变为 A/1,A/1变为 A/2直至 A/5 版，当修订达 6 次后，A/5 版变为 B/0 版。依此类推。4.4 文件的发放、使用与管理4.4.1 管理部负责文件分发，手册与程序文件各部门各分发一套。作业指导书，检验标准根据其使用场所发给对应部门。数量不够可申请补发。表单各使用部门根据受控表单格式操纵使用，不另行分发。所有发放的文件皆须盖蓝色“受控文件”章。确保对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能使用受控有效版本的文件与资料。4.4.2 文件发放时管理部文件管理人员填写文件分发/回收记录清单，接收部门签收。4.4.3 管理部对最新文件与表单制作受控文件清单与受控表单清单，以操纵文件与表单最新状况。4.4.4 各部门需妥善保管与使用发放的文件，防止丢失、破旧、霉烂及虫蛀等。所有文件不得随意涂改与废弃。4.4.5 受控状态之文件与资料任何员工不得有意或者无意向其他单位或者个人，以书面或者口头的形式泄露其中内容；各类文件与资料不得擅自携带离开公司。如因工作需要，向外提供受控文件与资料，则需经总经理/副总经理许可，经必要处理后提供，同时作好相应记录。4.4.6 有关部门对文件有需求时应填写文件需求申请单，经管理代表审核后由管理部分发，发行程序与原程序相同。4.5 文件与资料的更换或者废止4.5.1 当手册与程序文件需更换或者废止时，由原文件制作单位填写文件修改/废止申请单提出更换，经管理代表审核同意后进行更换或者废止。更换内容需简述于该文件修改记录中。其他三阶文件与表单需更换或者废止时在得到部门主管核准后执行更换或者废止作业，无需填写修改申请单。4.5.2更换完成准予发行的文件交文件发行单位发行。新文件发行后同时收回失效文件，防止误用失效文件。文件收回后在文件分发/回收记录中注明。4.5.3 关于因正当理由需保留的任何作废文件，务必盖上蓝色“参考”章，加以识别，以便同正在使用的有效文件有明显的区别。其它作废文件盖红色“作废”章销毁。4.6 外来文件的操纵：外来文件包含客户提供的工程技术资料、国家或者行业标准等。使用部门负责对外来文件进行识别与审核，无任何问题时由文件管理单位盖蓝色“受控文件”章，分发至使用部门。外来文件登录外来文件清单中。4.7 记录储存期：本程序涉及的有关记录，由各有关单位负责按记录操纵程序妥善储存。5.有关文件5.1记录操纵程序6.记录表单6.1文件分发/回收记录6.2受控文件清单6.3受控表单清单6.4文件需求申请单6.5文件修改/废止申请单6.6外来文件清单
