小公司办公室规章制度.pdf

小公司办公室规章制度 办公室 第一章 总 那么 一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和标准化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的标准化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。第二章 职责范围 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、负责公司文件管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的效劳。五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反应信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出，当好领导参谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发 等。第三章 工作标准 一、办公室工作标准包括仪容仪表标准、礼仪标准、言语标准、行为标准，相关规定按照守那么细那么执行。二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求标准开展工作。第四章 办公室事务管理 第一条 管理要点 1、为使文件管理工作制度化、标准化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部 文件、政策指导类文件、各类文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文局部写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞标准，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度标准 1、文件的起草、收发、打印、归档、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室人员，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由办公室人员责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室主管负责审核，审核无误后办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理签发。4、凡寄至公司的文件、等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需办公室主管审批，总经理批准前方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第五章 文书管理制度标准 1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。3、按时间、内容等降序排列，归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出清单。4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行销毁；须总经理审批同意，方可销毁。5、办公室负责人为第一责任人，假设发现文书丧失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，假设未查明原因，那么由办公室负责承当。6、违反以上规定者按照相关规定予以惩办。第六章 档案管理制度 第一条 管理要点 1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书和文件编号，对对应资料进行相应的归档、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度标准 1、定稿等。2、料集中，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、各部门需借阅相关档案，须由办公室主管签字，审核通过前方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案平安与完整。6、档案接收、，必须根据档案管理制度严格做好记录。第七章 办公用品管理制度 第一条 管理要点 1、为了加强办公用品管理，标准办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原那么。4、办公用品的采购，应进行多方比拟，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条 制度标准 1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序：每月 27 号之前各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求方案和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购方案，经部门主管批准，财务部签字前方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。5、任何人未经允许，不得私自挪用办公用品。6、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。7、管-理-员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第八章 会议管理制度 第一条 管理要点 1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而标准会议管理。2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原那么。4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度标准 1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，办公室负责做好相应的会议记录。3、办公室根据参会人员的发言状况及相关事项，及时好会议记要或者会议决议，打印并张贴。4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步并归档。5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文件管理制度规定执行。第九章 清洁卫生管理制度 第一条 管理要点 1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。2、按照规定，清洁人员完成所有规定工程，并到达相应洁净标准。3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁工程并不定时对卫生进行保持与维护。第二条 制度标准 1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、按照排班安排，轮流清扫清洁，办公室人员负责卫生检查工作。3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，及时做好相应的督察。4、由办公室管-理-员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供给，洗手间的整洁和卫生纸供给等工作。5、未按要求清洁者，按照规定予以处分。第十章 日常事务管理 （一）接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成局部，为使接待工作标准有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二条 以主动、热情、礼貌为原那么，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪标准。第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。（二）报刊收发 第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出方案预算，负责办理订阅的有关手续。第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。（三）后勤管理 第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调发动工的积极性和主动性，根据实际严格制度。第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和登记汇总管理工作。第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监视和维护。第四条 根据外出工作人员情况，及时催促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。（四）文化宣传管理 第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，及时记录政策划向，制作简报以供学习。第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。（五）其他事务 第一条 名片制作、收发 等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。