周年庆典及客户答谢会方案.pdf

-深度合作，发展共赢深度合作，发展共赢“XXXXX X 产业集团成立产业集团成立 1515 周年庆典暨周年庆典暨 20202 2年客年客户答谢会”策划案（初稿户答谢会”策划案（初稿)02 年 7 月 8 日-目录目录一、活动概述.31、活动介绍 错误错误!未定义书签。未定义书签。、活动时间.错误错误!未定义书签。未定义书签。3、活动地点.错误错误!未定义书签。未定义书签。4、参会对象及人数.错误错误!未定义书签。未定义书签。5、活动目的 错误错误!未定义书签。未定义书签。二、活动策略 错误错误!未定义书签。未定义书签。1、活动主题.错误错误!未定义书签。未定义书签。、活动思路.错误错误!未定义书签。未定义书签。3、活动板块 错误错误!未定义书签。未定义书签。4、活动创意设计.错误错误!未定义书签。未定义书签。三、部门及人员分工 错误错误!未定义书签。未定义书签。1、人员及工作安排 错误错误!未定义书签。未定义书签。2、重要工作及时间节点 错误错误!未定义书签。未定义书签。3、具体工作时间表.错误错误!未定义书签。未定义书签。四、活动内容及流程 错误错误!未定义书签。未定义书签。五、费用预算 错误错误!未定义书签。未定义书签。六、活动控制 错误错误!未定义书签。未定义书签。1、费用控制与流程 错误错误!未定义书签。未定义书签。、会议控制.错误错误!未定义书签。未定义书签。、参观与旅游控制.错误错误!未定义书签。未定义书签。4、晚会控制.错误错误!未定义书签。未定义书签。5、客户便利与安全 错误错误!未定义书签。未定义书签。、客户对接 错误错误!未定义书签。未定义书签。七、预案 错误错误!未定义书签。未定义书签。八、宣传与效果 错误错误!未定义书签。未定义书签。-一个成功的会议,可以迅速提高品牌知名度、建立良好的客情关系、签订订单和建立营销体系,还可通过会议集中向客户展现公司发展成就、未来前景；将企业文化和品牌价值传递给客户,同时为来年销售奠定基础。“凡事预则立，不预则废”,一个成功的会议，要做到会前有计划、会中有秩序、会后有跟进,方才有可能达到预期目的。成立活动组委会、明确分工、负责到人、对于会议中的每一个环节、每一个细节都要有充分的安排与准备，灵活处理、并做好危机处理应对方法等,各部门、各人员相互协调合作,方能保证活动的顺利举办和圆满成功.一、活动概述一、活动概述1 1、活动介绍、活动介绍212 年客户答谢会，通过会议、庆典、晚会、参观、旅游等形式与内容，将XXX 企业文化及发展远景与客户进行充分的沟通，以使客户真正理解到 XXX 品牌的价值，实现合作共赢.在活动方案活动公司审批后,向客户发送邀请信(请柬），通过销售人员的沟通，确认到会人员,公司根据到会人员详细信息安排住宿、交通、餐饮，并按照预先的活动流程进行。2 2、活动时间、活动时间待定（初步按照01年 12 月 15 日1日的时间进行安排）3 3、活动地点、活动地点待定（5 星级宾馆，要求有能够容纳 24人左右的大型会议室、00 间标准间、专业演出台、可同时容纳参会人员就餐的餐厅等)4 4、参会对象及人数、参会对象及人数渠道商、终端用户、战略合作伙伴、媒体，预计20人，公司职能部门人员30 人，总计共 20 人.-5 5、活动目的、活动目的（1)借助 15 周年庆典,向客户展现公司实力和行业地位;（）增强公司与客户的交流,传递企业信息和文化，增强认同感；(）提升客户品牌忠诚度、美誉度；（4）签订 213 年合作协议,为013 年销售奠定基础;二、活动策略二、活动策略、活动主题、活动主题深度合作，发展共赢-XX测量产业集团成立 15 周年庆典暨 2012 年客户答谢会。、活动思路、活动思路以 15 周年庆典和答谢客户作为整个活动各板块、环节的创意基础。、活动板块、活动板块整个活动分为以下几个板块：5 周年庆典、公司参观、客户答谢晚宴、旅游(会议前组织和会后送客户不作为活动整体板块内容）。4 4、活动创意设计、活动创意设计各版块创意紧扣主题，深化记忆（1）各种外在宣传物料，均以公司 OGO 和活动主题相互衔接,对外形象统一，传递理念清晰；（）小礼品的使用：鉴于会议时间为 12 月,天气寒冷，可设计制作一条具有“XX色彩”的围巾赠送客户,这样在晚会、旅游时能够形成一道独特的景色，一种晚会元素；(）客户签到墙：在晚会入场时，在门口设置签到墙，与会人员入场发一张彩色纸，根据签到墙的颜色提示将彩色纸贴到背景上,签到后，背景上将呈现出一幅紧扣活动主题的像素画;-(4)为了营造效果,拉近客户与公司之间的距离,晚会开始时，可由公司管理人员与部分客户代表,合唱歌曲,如“在路上”“我相信等;（5）参观时，在公司大厅内,制作“15 周年历程展示墙”，向客户展示公司发展轨迹；(6）晚会游戏环节,入场嘉宾,每人发一张卡片，在游戏环节，抽取卡片号码参加游戏，游戏获胜者获得礼品，并可抽取会议奖品。三、部门及人员分工三、部门及人员分工1 1、人员及工作安排、人员及工作安排名称名称组委会主任副主任酒店主管负责事务负责事务全面负责活动具体管理工作、监督、推进负责人负责人行政副总行政部负责人、市场部负责人负责酒店预定、房间安排、餐饮、庆典会场布置、市场部门-照相、录像、领导贺词与讲演稿、公司宣传载体等客户邀请、客户详细信息登记、客户接待、客户客户主管对接、送客户、飞机票、火车票预订等晚会主持人、节目编排、晚会舞台布置、演出人晚会负责人员服装、化妆等车辆安排；公司参观管理；旅游；纪念品、会议后勤主管用品、酒水烟、奖品、横幅、鲜花、展架、桁架、宣传册、礼品袋等的购买与制作等采购部门行政人事部门销售部门、重要工作及时间节点、重要工作及时间节点序号序号12345工作内容工作内容与会客户人数统计酒店预订各种宣传物料、礼品准备到会签到处及签到人员到位会场布置晚会布置时间节点时间节点11 月 5 日11 月日1月 30 日2 月 13 日时12 月 1日2 时1月日5 时3 3、具体工作时间表、具体工作时间表工作职责表工作职责表部门工作细则1、活动方案的确定完成时间月 31 日备注活动方案审批后，各项准备工作全面开始市场部门2、酒店选择、客房与餐饮的预订3、宣传资料的设计:包括宣传册、招商手册、单页、企业介绍、条幅、展1 月 18 日11 月 23 日-架、签到处、晚会背景灯的设计、宣传片的制作、录像及照相的确认5、庆典会场布置6、企业宣传 PP(包含产品）、领导致辞等7、客户签到管理1、客户邀请，确认到会人数12 月 3 日11 月 5 日2 月 14 日11 月0 日1月 12 日2、客户沟通、新品推介、合作意向1月4 日15销售部门3、预订客户返程飞机票、火车票日1月4 日客户到达后确认返程时间及方式1、主持人、演出节目排练，最终舞美方案行政人事2、演出人员服装、化妆安排等部门3、晚会舞台布置1 月0 日控制在 1 个小时内月 1日12 月 15 日 1-15点、客户接送车辆、公司日用车辆的安排2、会议物资选定：烟、酒、工牌、胸牌、24 小时联系卡、签名簿、花卉、节目单1月0 日12 月1 日3、招待用品,包括烟、茶、水、饮料、2 月 11 日采购部门餐巾纸、水果、零食、鲜花4、会议礼品的定制11 月 30 日、会展布置所需的海报、X 展架、1月 3日横幅、指示牌、桁架租用等外在宣传的制作与确认6、参观路线的确定、公司及车间环2 月 10 日-境的维护四、活动内容及流程四、活动内容及流程序号1日期活动内容迎接客户、签到、安排时间8：00-21:0地点备注住宿2 月2：00-：2346成就10:010：17茶歇10：1011:81月 11：0日午餐及午休3：212 年新品推10介会议14：1511客户代表发言4:45公司及车间参12参观观、合影13休息06:4516：5-:酒店4:5公司2人13：30-14:15800 元/桌，23 桌会议行业专家培训0议室酒店会行业专家果品、茶点董事长欢迎词会议总经理讲历史与8：3510:008:308：3514 日对接客户3住宿酒店餐早餐7：3-：00厅酒店50 元/人餐饮标准-包括演出人员及17：0020：14晚会客户答谢晚宴2：30-2：617早餐对接客户0住宿酒店餐7:-7:30厅日游,210 人，每人 30 元,10181月16员日酒店餐10212212 月 17日早餐退房、送客户晚餐住宿7：012：酒店00五、费用预算五、费用预算18:00-9:00厅酒店60 元/人自助餐旅游7:3018:00人为公司陪同人酒店议室元/桌,25 桌酒店会工作人员，000序号1类别客户往返内容费用(元）备注按照往返火车卧铺 60 元预算，卧铺客户往返交通费用2000交通票实报实销，最多承担卧铺费用住宿费用60002 天，100 间/天，30元/间14 日晚 5元/人，50 元*00 人=1住宿餐饮000 元：15 日中午 800 元/桌，23餐饮640桌，184元,晚上 1000 元桌，25桌,5000元;16日晚餐60元/人，200人，1200 元;2费用-45会议费用全程摄像、拍照费6用包括请柬、展架、易拉宝、手提袋、会议笔记本、笔、会议流程表、24 小7宣传品费用200时联系卡、拉网展架、桁架、条幅、气球、拱门等与会人员礼品、优定制礼品00 元，200 人，共计 20000秀客户(渠道商）奖礼品章、晚会抽奖礼品品0000 元;200 元优秀客户奖章。等晚宴提供酒 150 元/桌，30 瓶，45009烟酒食品0000元；烟酒、饮料、纯净水、水果、零食等1012131晚会节目旅游车辆费用其他费用合计100006005003000出费用41400主持人、节目编排、服装、化妆凳车辆过路费用、油费等发送邀请信、礼品运输费用等小额支60元；围巾20 元/条，4000 元；抽奖奖000会议室专家培训费用00100六、活动控制六、活动控制在整个活动准备与执行过程中，各部门人员人尽其责，对在过程中发现的问题进行与组委会沟通,鼓励“补位”精神。1 1、费用控制与流程、费用控制与流程(1）活动单独设计“费用审批单”，在活动方案中提及的费用均以审批单的形式，报组-委会主任审批后,方可支出.(2）宣传物料：各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、会议流程表、4 小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后,提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。（3）活动截止时间为 2012 年 12 月 1日中午，退房后,公司将不承担客户在X 的其他费用，届时将为暂时不离开XXX 的客户介绍旅行社和其他商务酒店；2 2、会议控制、会议控制(1）发言文字：董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。(2）在活动时间确认后,应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议.3 3、参观与旅游控制、参观与旅游控制（1）参观由后勤主管进行监督与管理,并用气拱门、气球等对公司进行装饰;彰显喜庆色彩；（)旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；4 4、晚会控制、晚会控制(1)晚会在不影响正常工作情况下,有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，各节目积极向上，与“15 周年庆典、客户答谢”密切联系，晚会之中穿插优秀客户表彰,游戏抽奖等环节,时间控制在 9分钟内；（2）晚会节目安排、抽奖、游戏环节，将在11 月0 日以前开专题会议予以确定;-5 5、客户便利与安全、客户便利与安全()参会的公司人员均佩戴工牌,便于与会嘉宾了解其职位与工作你，便于沟通；（2）对与会嘉宾每人发送活动流程表和2小时联系卡,以便与会人员在任何时间联系到相关工作人员；（）组委会准备常用药品,以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时,能够在第一时间处理。6 6、客户对接、客户对接在 1日、15 日晚,可由公司高管携业务人员对20的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美誉度。七、预案七、预案1、与会嘉宾人数:与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时,与会人员未到，应尽快通知组委会,及时对相关安排进行调整,以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰;3、活动中得客户代表发言环节,应安排-名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；八、宣传与效果八、宣传与效果、活动全程,邀请家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行,让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；2、借助“1周年庆典、客户答谢”的契机，在专业杂志刊登“促销”广告,配合媒体宣传扩大影响力,促进 21年销量；-3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“微博“论坛等形式进行转载或转发;、对会议视频、照片进行存档,在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力,树立品牌；5、通过充分的沟通与交流，与20%的重点客户形成 2013 年的合作协议，提升公司在中小客户中得美誉度和信任度，让潜在客户了解公司、产品及文化，为 2013 年销售做好铺垫。-