企业管理资料范本-大型集团公司档案管理制度.docx

档案管理管控规章制度第一章总则第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案 的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理管控，特制定本规章 制度。第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门机构形成的与公司经营或行业有关 的公文、通知、批复等资料。3、下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经 营有关的资料。第二章档案的管理管控部门机构第三条档案的管理管控部门机构档案管理管控由行政部及财务中心共同管理管控，其中行政部为 主管部门机构。第四条档案管理管控部门机构的职责1、行政部档案管理管控的职责（1）相关相关项目统一组织编制、修订、完善公司的档案管理 管控规章制度，规范管理管控相关流程、分类目录、管理管控表格， 接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同协议的证 明、专业技术资格证书、完整应聘相关人员信息登记表、体检证明、 劳动合同协议和保护协议、企业员工用工协议、告知书、声明书、岗 位变动通知、办理交接手续资料。6、单个基建相关项目、施工相关项目、工程相关项目、资金申 报相关项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体相关项目或业务 要求进行相关要素组合。第八章档案的保管要求第十五条档案管理管控员相关相关项目档案的保管。各档案管 理管控部门机构应指定专人进行档案管理管控。行政类档案指定行政 主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及企业员工个人信息档案 及时报档案管理管控专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案 管理管控员；其他业务类档案应由行政类的档案管理管控员统一管理 管控。行政部应对0A中单位档案系统应指定专人作为系统管理管控员 进行维护和管理管控，主要相关相关项目：1、相关相关项目统一建立集团及子公司的单位档案结构体系。2、相关相关项目指导集团及子公司行政人事档案管理管控员将 档案分类目录汇总写入0A单位档案系统中。3、相关相关项目检查人事档案管理管控员在0A单位档案系统中对档案分类目录汇总的查阅权限进行合理授权。第十六条纸质或实物档案的保管的一般要求1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周 围应备有适应的防火器材；2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞 鼠洞；3、档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防 虫蛀；4、档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方, 以利查阅，并防止潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条电子档案的保管的一般要求1、档案管理管控员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意 防泄。3、电子文件应定期进行备份，防病毒等安全措施。4、备份磁介质应注意防磁。第十八条密级档案管理管控的特别要求1、严禁在不具备保密条件的地方存放档案。2、档案管理管控员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公 司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。3、档案管理管控员在调离或离职时，由总裁办相关相关项目人监督办理移交、档案交接之后，方可离开。4、档案管理管控员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任 何个人或单位泄漏涉及公司经济合同协议、税收筹划、核心技术等机 密性档案内容。丢失档案或擅自泄露档案机密，公司将追究其个人的 经济责任和法律责任。5、秘密载体必须确保任何时候都处于绝对安全、保密状态，对 秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文 字、数据、符号、图形、图像、声音等正式正式生效记载公司秘密信 息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、 光盘等各类物品。6、秘密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，经过 载体管理管控部门机构相关相关项目人、分管领导人、行政部相关相 关项目人审批，有对外发布需要时，必须报经批准。7、绝密、机密文件在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请, 经过载体管理管控部门机构相关相关项目人、分管领导人、行政部分 管领导人、批准。8、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁相关相关项目”为 原则，进行管理管控。9、秘密事项由形成部门机构在档案归档时，按照密级资料具体 分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理管控员保管, 绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理管控员相关相关项 目妥善保管，并建好记录、台帐。第九章档案的借阅管理管控第十九条申请借阅、查阅或复印档案时，应填写档案查阅/借 阅/复印申请单，根据档案密级级别向各级领导人申请报批。除此外, 公司外部相关人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管相关人员 方能接待。第二十条借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，详细 登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数 量、内容、归还期、归还签名等情况。第二十一条在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、 拆封和抽换。第二十二条申请复印时，应由档案管理管控员亲自复印，并加 盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于用途”。第二十三条一般档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门 机构相关相关项目人、行政部相关相关项目人审批后至档案员处办理 相关手续。档案一般不得带出档案室。档案管理管控相关人员应相关 相关项目将原件及时、完好无缺地归放原处。第二十四条绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领 导人审核签批相关人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要 带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或相关公司正式正式生 效方法联系正式正式生效，向、确认后办理相关手续。办理中做好记 录，按时追回加密的复印文件存档（由于工作需要交予其它关联机构、 政府部门机构的除外）。第二十五条绝密、机密、秘密、一般档案借阅、复印如涉及财 务内容的，除正常审批手续外，还需财务相关相关项目人、签批。第二十六条 行政部应根据公司对档案软件系统档案目录的查 阅、复制、下载权限的书面授权权限进行管控。第十章档案的销毁管理管控第二十七条档案保管期满需要销毁时，由档案保管相关人员填 写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门机构主管、档案管理管控 部门机构主管、鉴定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。 监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要 销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名本相关项目联系相 关公司正式正式生效方法或盖章。档案保管期限满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了 事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完 结时为止。单独抽出立卷的档案，应在档案销毁清册和档案保管清册 中列明。规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁 等的管理管控。(2)相关相关项目指导、培训、宣贯档案管理管控规章制度。(3)相关相关项目组织、安排、检查督导档案管理管控规章制 度的执行。(4)相关相关项目整理、保管公司人事行政类和业务类档案。(5)相关相关项目收集、整理、保管子公司备案的人事行政类 和业务类档案。(6)相关相关项目收集、整理各部门机构档案分类目录，汇总 建立公司电子目录并写入0A档案系统。2、财务中心档案管理管控的职责(1)相关相关项目配合行政部编制、修订、完善公司档案管理 管控规章制度中财务类档案的分类目录、分类管理管控相关流程。(2)相关相关项目收集、整理、保管公司及子公司备案的财务 类档案。第三章档案的分类管理管控第五条档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理管控。各部门机 构不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增 加、删除需求，应由需求部门机构提出申请，经部门机构主管和行政 部审批同意后再做调整。第六条档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种正式正式生效分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见档案分类管理 管控相关流程中具体规定。主要有：(1)、章程、规章规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规 章、规章制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门机构的 发文、通知、批文等。(2)、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。(3)、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、 董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。(4)、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、 注销、年审资料、品牌形象等。(5)、经营目标、计划、总结：包括经营目标与总结、经营计划 与总结等。(6)、经济合同协议。包括对外形成收款的经济业务合同协议、 对外形成本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或本相关项目 联系相关公司正式正式生效方法或盖章的经济业务合同协议、关联企 业间收本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或本相关项目联 系相关公司正式正式生效方法或盖章合同协议等。(7)、案件资料。(8)、行政后勤档案/企业员工福利(餐娱、文体、图书等)。包 括基建相关项目、后勤福利文件、资产清单等。(9)、人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬(成 本)、劳资关系、企业员工信息管理管控等。(10)、财务部门机构资料。包括财务相关人员管理管控资料、 会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户 资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。(11)、战略投资部资料(12)、工会文件(13)、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档 案管理管控登记资料、图书借阅登记表等。(14)、本相关项目联系相关公司正式正式生效方法印模。包括 本相关项目联系相关公司正式正式生效方法样本、印章印模等。(15)、特殊业务资料。2、按保存形式分类(1)纸质形式(2)电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描正式 正式生效等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般 (无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能 印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单 位的主管领导人根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。(1)、绝密：处于最高保密等级，限指定相关人员知晓，一旦泄 密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如导致公司财 产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理管控 系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投 诉或两人以上离职的）等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但 不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资计划；D购买或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作计划、协议、等相关财务资料；F重大相关项目的资料。（2）、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导人、相关部门机 构领导人和相关相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司 安全、发展造成严重损害的资料，如导致公司财产壹万元以上伍万元 以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理管控系统遭受破 坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机 （高管两人以上投诉或一人离职的）等，包括但不限于：A集团公司领导人指定的机密事项资料；B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议；D关于集团及控股子公司商业利益，发展的合同协议；E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同协议、经营分析会纪要等（未公开宣布者）；F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；G投资计划书、相关项目协议、相关项目运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；1集团公司人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及相关人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文件。3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导人、部门机构 领导人、相关相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司 带来损害和影响，如导致公司财产损失1万元以下；资金链链受到轻 微影响（不影响正常作业）；管理管控系统遭受轻微破坏（不影响正 常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无相关人员离职）, 包括但不限于：A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和 机构等；C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价 值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、 资料等；D合同协议，技术协议；E公司规章制度汇编原件。（4） 一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。第四章档案的移交管理管控第七条档案移交的基本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关相关流程，已形成档 案。2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、 复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。3、结合文书材料的形成规定时间、彼此联系进行排列。批复在 前，请不在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在 前，依据在后。4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。5、采用碳素墨水钢笔或本相关项目联系相关公司正式正式生效 方法笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。第八条分类档案的移交人、保管人、移交规定时间、移交相关 流程等的规定，详见档案分类管理管控相关流程中的规定。第九条档案移交时移交人填写档案交接登记表，报部门机构 主管审核确认本相关项目联系相关公司正式正式生效方法。接收入核 对无误后本相关项目联系相关公司正式正式生效方法确认。第五章档案的备案管理管控第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理管 控员对备案档案的管理管控应分公司分年度按分类顺序建立目录并 立卷归档。第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理 人、备案规定时间等详见档案分类管理管控相关流程中具体规定。第六章档案的归档管理管控第十二条档案的归档原则1、按立档单位分开建档。2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。第十三条档案管理管控员应在收到移交档案资料后3日内归档。 档案管理管控员填写登记分类档案目录，将档案文件有序置放在 目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案 密级。第七章档案的立卷管理管控第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类 档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时, 可分多盒立卷。档案管理管控员应编制档案立卷目录，对每一卷 宗号所管理管控的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建相关项目、施工相关项目、投资相关 项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。与单个相关项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文 档，建立清单目录，经部门机构领导人审批确认完整齐备、准确无误 后再归档立卷。比如：1、单个专题会议相关组合要素：（1）关于召开会议的请示与批 复；（2）提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预 算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：包括开幕词、 闭幕词、领导人人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议 参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸 或图表；（5）会议管理管控性资料：包括会议通知、日程与议程安排 表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会相关 人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：包括会议简报；会 议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素：简历、 身份证复印件、授权书及其他资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素: 资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资 料；有关政府或行业部门机构登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件相关组合要素：诉讼合同协议、立案资料、过程资 料、结案资料。5、单个企业员工的档案相关组合要素：企业员工应聘信息登记 表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险