专业秘书培训(内部使用禁止外传).ppt

1专专 业业 秘秘 书书 培培 训训Accomplished Secretary2个人形象管理Look like a girl Act like a ladyThink like a man Work like a horse3秘书/助理的工作职掌与权责项目内容1、日常行事计划表管理预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节（换气和温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置的检讨、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场（开会场所或宴会场所等）的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理。4秘书/助理的工作职掌与权责项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司等）、向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、紧急情况的处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。5秘书/助理的工作职掌与权责项目内容7、接待工作面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室，加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）接送、上司办公室及会客室的事后处理，安排送花、送水果等到饭店客户去。8、交际应酬的业务电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。9、文书的制作婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与否）的制作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，代表参加丧礼、答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送。6秘书/助理的工作职掌与权责项目内容10、信息的搜集加工文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计算机等）的操作和管理11、文书的处理公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及传阅文书等的传达、文书处理机器（电传打字机、传真机）的操作和管理。12、文书的处理和保管卷宗：文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管理，资料整理：名片、杂志、图书、磁盘等的整理、保存、废弃、报纸杂志的剪贴整理，访客卡片和会面簿等的保管整理、检索。7秘书/助理的工作职掌与权责项目内容13、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索14、沟通支持性工作客户服务、美工设计、媒体应对、公关活动企划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办事项15、特别命令事项的执行特别命令事项的处理及报告821世纪全方位专业幕僚应俱备的条件l外交官的圆滑l骡子般的耐力l光线般的速度l修女般的忠诚l犀牛般的厚韧l爱因斯坦般的头脑l母亲般的温柔与耐久力9商业礼仪l名片交换的礼节l握手的礼节l介绍的礼节l引导客人的技巧l乘电梯的礼节l奉茶的礼节l送客的礼节l乘车的礼节