08.会务管理制度.pdf

会务管理制度 2009-01-01 发布 2009-01-01 实施 XX公司 制度控制表 版本 编号 签发日期 下次复核日期 编写人 初审人 复审人 批准人 有否 修订 试行 2009-01-01 2010-01-01 此次修订内容：本制度监督实施及完善负责人 本制度监督实施及完善执行人 职务：办公室主任 职务：签字：签字：目 录 1目 的.1 2定 义.1 3适用范围.1 4引用标准.1 5引用流程.1 6职责分工.1 7会前工作.1 8会中工作.3 9会后工作.3 10.注意事项.4 11附则.4 公司制度手册职能分册 -会务管理制度 第1页 1.目 的 为规范公司会务管理，提高特制订本制度。2定 义 2.1 会务管理：是任何一个会议（活动）取得成功的基础和保障。包括物资准备、人员邀请、签到、会议期间的吃、住、行，安排会议代表的娱乐活动等等。3.适用范围 本制度适用于公司各部门。4.引用标准 5.引用流程 6职责分工 6.1 管理体制 6.1.1 公司办公室是会务管理的职能机构。6.1.2 公司办公室是会务管理的主协调机构。6.2 职责分工 6.2.1.1 公司总经理办公会 6.2.1.2 负责审批批准公司会务管理制度。6.2.2 总经理 6.2.2.1 负责签发公司会务管理制度。6.2.3 办公室 6.2.3.1 负责大型会务的组织或协调。6.2.4 部门经理 6.2.4.1 负责部门对口会务管理。6.2.4.2 协助办公室做好会务工作。7.会前工作 7.1 确定议题及参会人员范围。7.2 会议场所的选定：7.2.1 外部环境幽雅，适宜散步；7.2.2 内部设施齐备：7.2.3 会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等；7.2.4 娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等）；7.2.5 住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜。7.3 会议通知的起草：7.3.1 在会前一周确定本次会议的议程，其中包括发言的具体时间安排，主要内容及安排，发言人，列席人员等事项。7.3.2 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前 10 天发出。公司制度手册职能分册 -会务管理制度 第2页 7.4 申报会议预算 7.4.1 会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行。会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批；7.4.2 依据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。7.4.3 会议预算要求在会前四天完成，经办公室审阅后，报主管领导审批。7.5 参会人员确认：结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿，交通（往返）情况。7.6 设备准备 设备明细 数 量 设备明细 数 量 投影仪 1 台 长线接线板 至少 2 个 胶投 1 台 激光笔 2 个 笔记本电脑 1 台 磁带，电池 依据会议长短 打印机及驱动程序 1 套 胶片 1 本 幕布（大）1 个 A4 复印纸 2 包 白板（笔、擦）至少 2 套 订书机 1 个 照相机 1 台 圆珠笔 若干 宽带透明胶 1 卷 曲别针 1 盒 7.7 房间预定：如果会议在外举办，需要进行预定，其中要求确定的有：会议室（是否有音响设备和白板等），房间，餐饮，娱乐设施。如果在公司内部，也要检查确认各项设备功能是否完好。7.8 车辆安排：依据会议议程确定车辆往返的安排，要求明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。7.9 会务通知起草 7.9.1 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。7.9.2 会务通知要求在会前四天完成，经办公室主任审阅后，报总经理审批。7.9.3 会务通知要求在会前三天发给参会人员。7.10 议程 PPT 制作：制作会议议程的 PPT 文件，以便会议主持人介绍会议的安排。其中 PPT 应包括会议时间，内容，汇报人。7.11 食品的采买：依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心。7.12 指导服务员工作：7.12.1 确定每次会议需有 3 名服务人员。7.12.2 通知服务人员每 15 分钟续茶。7.12.3 指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。7.13 会议场地布置与熟悉：7.13.1 事先与会议场所负责人联系，保证服务人员的及时到位。7.13.2 所有会议所需用品需在会前 8 小时运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前 1 小时摆放并调试完毕。7.13.3 将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前 30 分钟摆放完毕。公司制度手册职能分册 -会务管理制度 第3页 7.13.4 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前 30 分钟准备并调试完毕。7.13.5 会议室内的茶水需在会前 10 分钟开始冲泡。7.13.6 摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。7.13.7 通知汇报人员于会前 5 分钟就座并准备好汇报资料。7.14 会议主持人 7.14.1 会议主持人负责控制整个会议进程。7.14.2 会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；7.14.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现。8.会中工作 8.1 会议室保障 8.1.1 会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。8.1.2 每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。8.1.3 协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。8.1.4 在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。8.1.5 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。8.2 汇报人员的保障 8.2.1 落实汇报人员及时到会。8.2.2 了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。8.2.3 落实汇报人员用餐情况。8.2.4 落实汇报人员返回情况。8.3 用餐的保障 8.3.1 要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。8.3.2 要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。8.3.3 如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。8.4 娱乐的保障 8.4.1 条件允许范围内满足公司领导的娱乐需求。8.4.2 要有1名会务人员进行保障。8.4.3 要在活动期间提供饮用冰水。8.5 住宿的保障 8.5.1 在所有需要住宿的人员抵达时，要及时提供相应房间的钥匙。8.5.2 在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。8.5.3 叫早并通知早饭时间。8.5.4 在会议结束的当天13：00之前，将所有房间的钥匙收齐。9.会后工作 9.1 离会车辆安排：全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。如重要客人需要送机，会务组织人员应提前通知公司领导，安排送机。9.2 退房：在会议最后一天的中午 13：00 之前，将所有住宿房间的钥匙收齐后，办理退房手续。公司制度手册职能分册 -会务管理制度 第4页 9.3 设备整理：在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作，归还所借设备。9.4 结帐：在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。9.5 费用报销：在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。9.6 会议纪要撰写：在会议结束之后的 3 个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论。9.7 会务总结：会后第一次早会上，会务主办部门进行会务总结工作。9.8 对于会务工作中不符合接待规范，导致客户不满的情况，相关部门可以向办公室主管领导投诉，同时抄送计划预算办公室。9.9 经主管领导确认投诉事项后，计划预算组在部门指标计划中进行考核，每确认一项投诉扣除 3 分。10.注意事项 10.1 会务人员要做好会务保障工作并携带公司通讯录以做好联系。10.2 全程会议要至少保证有 2 辆会议用车。10.3 会议所需仪器应有备份，对所借用品应在出发前进行检测与调试。10.4 会务人员要携带至少 5 份会务通知，以备查询。10.5 财务部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。10.6 会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。10.7 会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。11附则 11.1 本制度由办公室负责解释。11.2 本制度经公司总经理办公会议通过，并经总经理签发之日起施行。