大连铁龙办公室铁龙公司会务管理规定FINA.pdf

大连铁龙办公室铁龙公司会务管理规定 FINA Prepared on 21 November 2021 大连铁龙实业股份有限公司总部会务管理制度 第一章 总则 第一条 为了确保公司总部各项会议的顺利进行，做到组织严密有序，服务热情周到，安全，保密，特制定本管理制度。第二条 本制度适用于大连铁龙实业股份有限公司各项专题会议。第三条 会务管理的原则：1.组织严密有序。会议的各项活动有条不紊，各相关部门配合默契，有领导、有组织。2.服务热情周到。会务工作是服务工作，应无微不至。3.安全。确保与会人员的人身、财产安全。4.保密。要保守会议机密。第二章 职责分工 第四条 公司办公室负责公司各种会议的组织、协调工作，大型会议可根据需要临时抽调各部室相关人员组成会务组。第五条 提议召开会议的部门，经主管领导审批后，及时将会议内容及相关会务需要报公司办公室，以保证有充足时间准备。第六条 各部门参与协办，并根据会议内容需要提供相关材料和有关事宜。提议召开会议的部门及相关负责人提前3 天将有关会议材料报办公室。形成的会议决议，有涉及到职能部门主管业务领域的内容，会后由该部门负责落实、督办，并及时上报相关领导或办公室。第三章 会前准备工作 第七条 会议材料准备，会议材料一般包括：1.会议工作报告；2.开幕词，闭幕词或总结报告；3.会议主持词；4.会议决定，决议草案。第八条 制定会务工作方案，会务工作方案主要内容：1.确定会议主题；2.确定参会人员；3.拟定会议议程；4.提出会议经费预算；5.视会议的内容，拟定宣传报道方案。第九条 安排食宿 住房安排要以与会人员名单为依据。第十条 会议编组 召开大型会议，为便于分组讨论和进行小组活动，必须实行与会人员编组，指定各组召集人和联络员。第十一条 布置会场 会场布置包括：会标的书写，主席台的设置，与会人员座席的安排，录音、扩音、播音，摄像等设备的配置以及必要的陈设，点缀等等。第十二条 拟发会议通知 会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要及时拟发简明扼要的会议通知。第十三条 会前总体检查 会前检查，一般采取两种形成，一种是由领导人听取承办部门或大会筹备处负责人的汇报，另一种是到现场实地检查。第四章 会间服务工作 第十四条 会间服务工作，是直接地、面对面地为与会人员服务的工作，是保证会议顺利进行的重要条件。第十五条 组织报到和签到。大型会议的报到，一般提前一天在住地设立报到处，安排专人接待与会人员。第十六条 分发文件、证件。会议文件资料，凡能提前分发的尽可能事先装入文件袋在签到时一并发给每个与会人员。第十七条 会议记录。会议规模不论大小，都要有记录。并且根据会议需要进行同期录音、录像和摄相工作。第五章 会后处理工作 第十八条 会议结束后，收尾工作要做好，必须善始善终。1.安排与会人员返程；2.整理会议记录及相关影音资料；3.做好材料归档、交接工作；4.做好经费报销工作；5.做好会议形成的决议和会议精神的传达、落实、督办以及信息的反馈等工作。第六章 附则 第十九条 本制度由办公室负责修改和解释。第二十条 本制度自发布之日起实施。