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上 海 应 用 技 术 大 学 文 件 上应档20192 号 上海应用技术大学关于印发 上海应用技术大学档案工作条例的通知 校属各部门：上海应用技术大学档案工作条例已经学校同意，现印发给你们，请贯彻执行。上海应用技术大学 2019 年 6 月 26 日 上海应用技术大学档案工作条例 第一章 总则 第一条 为了加强学校对档案工作的领导、提高档案工作管理水平、充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、教育部高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规范和上海市档案条例等法律、法规，结合学校工作实际，特制定本条例。第二条 学校的档案是指党政、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、电子文档、图表、实物、声像等不同形式、不同载体的历史记录。第三条 学校档案工作是学校重要的基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的重要依据和标志。学校各级领导应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，把档案工作作为部门考核的内容之一。第四条 学校不同种类、不同载体的档案必须由学校档案馆依法集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，更好地开发利用档案。第五条 学校实行由文件材料形成部门、课题组立卷归档的制度。各部门的档案工作要按照高等学校档案工作规范做到“三纳入”、“四同步”，即：把档案工作纳入各部门工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 领导体制、机构设置和工作职责 第六条 学校档案工作受上级教育行政管理部门和档案主管部门的领导，接受他们的业务指导、监督和检查。学校档案馆是学校独立运行的职能部门，由分管校长直接领导。学校成立档案工作委员会，指导、协调学校档案工作的开展。第七条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用档案信息资源的服务场所。第八条 学校二级学院、部、处、中心、所、馆、总支等部门应由主管领导负责本部门的档案工作，并配备兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。第九条 学校档案馆的工作职责：1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；2.制订学校档案工作的规章制度，并监督、指导和检查执行情况；3.负责收集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料，指导、检查、协助各部门做好立卷归档工作；4.加强档案的数字化建设，开发、完善和利用好“档案管理系统”，提升档案馆的管理与服务水平；5.加强档案信息资源开发工作，负责编制档案检索工具、编辑档案参考资料、开展档案的利用和服务工作；6.建立学校档案工作网络，组织专、兼职档案员进行业务培训；7.开展档案学术研究和交流活动，积极参加市档案局、高校档案学会组织的各项业务活动；8.开展档案政策、法规和相关制度的宣传教育活动；9.严格执行保密制度，加强库房的科学管理，确保档案的系统、完整与安全；10.完成上级单位和学校领导交办的其他工作。第十条 档案归档部门的工作职责：1.按照学校档案馆的有关规定、办法，做好本部门的文件、资料的收集、整理、分类、装订等工作；2.按照归档范围的要求，平时做好预立卷工作，按时完成好每年的归档工作，接受档案馆的技术指导；3.各部门兼职档案员应严纪守法、忠于职守，努力维护本部门档案的系统性、完整性、安全性，努力学习档案专业和现代化管理知识，积极参加岗位培训，不断提高自己的档案业务和现代化管理水平。第三章 经费、库房、设施 第十一条 档案工作经费列入学校事业费预算并单独立项。第十二条 按照 上海应用技术大学档案库房安全保密制度 的要求，档案馆应具备符合永久保存档案的库房条件，配备必要的装具、设施，符合恒温、恒湿、防火、防盗、防有害生物的要求，确保档案的完整与安全。第十三条 学校应积极采用先进技术，有计划地为档案馆购置必要的办公设备，保证档案数据库建设和信息化建设所需。第四章 文件材料的归档、移交和接收工作 第十四条 档案是学校历史的记录，是学校的宝贵财产。各部门都必须依法归档，任何部门和个人不得拒绝归档或将档案材料据为己有。第十五条 学校档案工作应建立和完善归档制度并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十六条 各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按 上海应用技术大学档案立卷工作的要求和方法的要求，根据上海应用技术大学档案实体分类方案编制档号、整理组卷、编制页号或件号，在“档案管理系统”中输入案卷与卷内目录，并导入相应的电子文档。所有文件装订成册后向学校档案馆移交，档案馆负责业务指导及档案的检查、验收。第十七条 学校各类文件材料的归档范围和保管期限，按 上海应用技术大学档案归档范围和保管期限表执行。第十八条 归档的文件材料必须做到完整、准确、系统，书写材料质地优良，用纸标准，书绘工整，字迹清楚、图样清晰、符合有关规范和标准的要求。第十九条 归档时间：1.各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；2.按学年度归档的部门，应在次学年度十一月底前归档；3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档；4.设备仪器档案在开箱验收后及时归档；5.产品档案在试制完成、正式投产后两个月内归档；6.财会档案由财务部门保管三年，期满后的次年底前归档。第二十条 移交档案应填写移交目录，办理交接签字手续。移交目录一式两份，移交、接受双方各执一份。第五章 档案的管理 第二十一条 学校档案馆要对档案进行科学管理，切实做到分类科学、整理系统、保管安全、查找方便、统计正确的要求。第二十二条 学校财会类档案保管期限定为永久和定期，定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。其它各类档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，其中长期为十六至五十年，短期为十五年。第二十三条 按照上海应用技术大学档案鉴定销毁制度的要求，学校档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。档案馆和有关部门共同协商，组织鉴定、造册，报请校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。第二十四条 建立统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出和销毁的情况数据，按上级主管部门和学校的要求及时报送各类报表。第二十五条 学校档案馆对所存档案保管情况要定期进行检查；对已破损和字迹褪色的档案，应及时采取有效措施和现代化技术进行修复、复制，发现问题或隐患要立即向分管领导报告，及时处理。第二十六条 档案工作人员必须自觉贯彻执行国家保密法规，保守国家秘密，保护知识产权，维护有关单位或个人的合法权益。第六章 档案的利用和开发 第二十七条 档案馆要积极开展各种形式的档案信息咨询服务和宣传，编制提供档案目录和档案指南等检索工具，充分开发利用档案信息资源。第二十八条 按照 上海应用技术大学档案借阅制度 规定提供档案的利用服务，并办理借阅手续。第二十九条 对于重要、保密的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经分管校领导批准。第三十条 查阅、摘录、复制未公开的技术秘密，须经科研主管部门负责人和档案形成部门负责人或责任人同意；重大问题须经校领导审查批准方可查阅。第三十一条 利用人要求复制档案，应由档案馆负责复制。第三十二条 下列情况之一者属于不得开放档案：1.涉及党和国家秘密、限制开放的；2.涉及专利或技术秘密的；3.涉及个人隐私的；4.档案内容限制利用的。第七章 考核、奖励与处罚 第三十三条 建立档案工作年度检查评比制度，按 上海应用技术大学部门档案工作年度检查评比标准 执行。对在档案工作中做出突出成绩的领导和专兼职档案员给予表彰和奖励。第三十四条 学校对考评优秀者或具备下列事迹之一者给予奖励：1.档案现代化管理做出显着贡献者；2.档案收集、整理、保护和利用等方面成绩显着者；3.档案学术的研究有重大贡献者；4.向学校捐赠珍贵或重要档案者；5.积极协助档案馆开展档案工作成绩显着者；6.与违反档案法律、法规的行为勇于斗争者。第三十五条 对于在年检中发现的违规和违法行为，应按 中华人民共和国档案法、上海市档案条例规定的程序和处理方法，对直接负责的主管人员或其他责任人依法给予行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。有下列行为之一的，应予以处罚或行政处分：1.拒绝向档案馆移交应当归档的文件材料或应归档的档案；2.将应当归档的文件材料或档案据为己有的；3.对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的；4.损毁、丢失或者擅自销毁档案的。第八章 附则 第三十六条 本条例适用于学校各部门，自公布之日起施行。第三十七条 本条例由校档案馆负责解释。第三十八条 本条例如与上级机关颁发的规定不符，按上级规定执行。第三十九条 本条例自颁布之日起执行，原 上海应用技术学院档案工作条例（沪应院档20101 号）同时废除。附件：1.上海应用技术大学档案实体分类方案 2.上海应用技术大学档案立卷工作的要求和方法 3.上海应用技术大学档案归档范围和保管期限表 4.上海应用技术大学档案库房安全保密制度 5.上海应用技术大学档案借阅制度 6.上海应用技术大学档案鉴定销毁制度 7.上海应用技术大学部门档案工作年度检查评比标准 上海应用技术大学校长办公室 2019 年 7 月 3 日印发