信息组织学第十三章部门信息组织.ppt

13.1 企业信息组织 安徽中医药大学 -10信管第十三章 部门信息组织部门的信息组织是指一些机构单位对本部门的信息进行有效组织，以方便信息查找，辅助决策。部门机构的类型不同，信息组织的模式也会有所差异，但总体上是同多异少。以下内容主要介绍企业，政府的信息组织。13.1.1 企业信息类型按时间属性，信息资源在企业内部主要有两种存在方式。现实信息：存在于企业生产经营活动之中，业务部门之间传递的信息以数据的方式表现；历史信息：文献信息，档案信息 企业信息的4种形式1234现实信息历史信息数字信息 非数字信息有代表性的是生产销售日常记录单据！有代表性的是产品档案，科技档案。有代表性的是EDI信息 有代表性的是数据库，网站13.1 企业信息组织习惯上，企业信息可以分为两大基本类型：企业内部信息和企业外部信息。1.企业内部信息 （1）生产信息 （2）会计信息 （3）营销信息 （4）技术信息 （5）人才信息 13.1.1 企业信息类型2.企业外部信息概念：外部信息是指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。（1）宏观社会环境信息。包括国内政治经济形势、社会文化状况、法律环境等信息。（2）相关科学技术的发展信息。包括与企业经营相关的科学技术发展的信息，这些信息往往展示产品发展的方向，在新产品研发中发挥重要作用。（3）生产资源分布与生产信息。主要包括企业生产所需要的设备、原料、外购元器件和零部件、能源等物资的供应和来源分布。（4）市场信息。这是营销信息的主体，它反映商品供需关系和发展趋势，主要包括市场需求信息、竞争信息和用户信息。13.1.2 信息组织对企业管理的重要意义 （1）促进信息共享和信息有效访问（2）提高领导决策能力和员工创新能力（3）提高信息化的投资回报率13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤1.企业信息组织的实施流程一套完整的信息组织管理流程包括4大类，即标准采用，组织操作，更新控制，标准评测。（1）.标准采用:在企业信息组织体系中，组织体系的标准会经历创建，使用，修改和退出四个不同的阶段。有些标准不需要自己创建，而是拿来使用，如分类，编码应尽可能采用国家标准和国际标准。企业信息组织标准不能停留在纸面上，需要在企业内部进行广泛的宣传，培训和交流，并得到用户的反馈，促进用户的理解和应用。（2）.组织操作：组织操作流程规定如何将信息组织标准贯彻，安排和应用到企业现有的信息系统中去。其中非常重要的一点是评估对现有信息系统的影响，并审核操作方案的可行性。13.1.3 企业信息组织实施的流程（3）.更新控制：维护信息体系修改的历史，管理企业信息组织体系的不同版本的修改，定稿和发布。借助于版本管理工具实现更新维护工作。当修改需求产生时，还要根据业务的变化和技术的发展，启动本流程进行新需求的分析，对变更进行审核，并发布新的信息组织标准。（4）.标准评测:定期或不定期地对企业信息组织的使用状况，投资回报等进行分析评估。13.1.3 企业信息组织实施的 步骤 2.企业信息组织的实施步骤成功实施企业信息分类管理的关键步骤包括预先调研；设计信息分类体系；创建信息分类体系；部署信息分类体系和信息分类体系的维护五个阶段。需要指出的是，由于企业信息分类在不断发展这五个阶段又是一个循环往复的过程。13.1.3 企业信息组织实施的 步骤 预先调研在启动企业信息分类管理项目之前，需要对内部的情况和外部的资源进行详细的调研，并给出现状分析报告。设计信息分类体系设计信息分类体系的目标就是得到多层次，多维度的信息分类结构。这个过程需要6个步骤。创建信息分类体系信息分类管理系统的核心任务就是提高工作效率，将企业内部的全部信息按信息分类体系的结构进行组织，也就是说，将企业的信息打上“类别”标记。由于信息量巨大，这也是最耗时的一个阶段。针对具体信息进行分类有两种方式：手工分类和自动分类。13.1.3 企业信息组织实施的流程和步骤（续）实施信息分类体系通常，信息分类体系不是孤立地运行，而是与其他信息系统一起工作，来提高和改进信息访问的效率。可以采用下面四种方式实施信息分类体系。多维度浏览；增强检索能力；企业知识库；信息发布和定位；企业分类体系的维护。企业分类体系的维护在企业中，业务战略可能发生变化，组织架构和业务流程会不断地调整，导致不断有信息产生，新的信息分类需求也会出现。这些需要信息分类体系能够保持灵活性和可扩展性，及时得到更新和维护。13.1.4 企业典型信息组织：上市公司的信息披露资料：上市公司信息披露一般是指股份有限公司通过招股说明书、上市公告书、定期报告、临时报告及其他披露文件，向广大投资者及其他信息使用者披露反映财务状况、经营成果和现金流量变动的货币信息以及有利于理解、分析利用上述信息的相关非货币信息。上市公司的信息披露在企业信息组织工作中最具代表性。上市公司信息披露文件，也称公司公告。可以按照由浅入深的三个层次对上市公司信息披露文件进行组织处理。（1）第一层次是公告文本的分类和初步标引（2）第二个层次是公告内容的标记与分解（3）第三个层次是信息结构化基本棱锥图第三层处理（形成规范的数据库记录）第二层处理（形成经过特殊标记的，有更详细内容揭示的信息单元集合）第一层处理（形成经过分类，简单标引的文献集合）上市公司信息处理的金字塔结构上市公司信息处理的金字塔结构13.1.4上市公司信息披露过程中信息组织工作1.上市公司信息披露文件的分类与标引对公告的分类应该从两个角度进行：（1）从公告发布的主题出发，区别不同相关人对同一事项的解释与说明（2）从公告涉及的内容主题出发，区别公告所述事项的业务类型，便于从特定的业务主题对公告进行聚类和查询。在对公告进行业务主题分类时，应该注意一下几个问题 1公告业务主题分类尽可能精确到最细的一类2 一个公告如果涉及多个事项，必须进行交叉分类3 当公告涉及的事项难以准确划分到现有类目时，可 用类标引，也可用关键词或其他有较大影响的主题词表中的主题词补充标引。4 在分类时注意区分同一公告的不同表现形式。参照中国证监会发布的上市公司信息披露电子化标准（征求意见稿），公告的业务主题分类共有17个大类，102个中类，273个小类GA 首次公开发行及上市GA01 发行获准公告GA03 招股说明书GA09 发行价格确定公告GA0901 发行定价公告GA0910 竞价发行公告，GQ上市公司制度文件2.上市公司信息披露文件的标记与挖掘 对有一些公告篇幅巨大，内容丰富，如上市公司定期报告，招股说明书，上市公告书，股权收购报告书等，就需要通过对文件进行标记与挖掘，将信息的组织单位从一篇文献细化到章，节，段，即对公告文件的第二级加工，实现对公告信息的深层次挖掘。3.信息储存 对上市公司信息披露文件第三个层次的加工是信息的结构化存储。结构化存储就是将文本型报告，说明中有统计意义的基本信息项一个个提取出来，并根据信息项之间的内容和逻辑关联，按照已设计好的数据库表和字段进行记录，存储，管理和使用。谢谢观看