公文写作知识-公文格式.ppt

主讲：主讲：全国公安写作研究会常务副会长全国公安写作研究会常务副会长 贵州省作家协会会员贵州省作家协会会员 贵州警官职业学院副院长（副巡视员）贵州警官职业学院副院长（副巡视员）申元初申元初 教授教授公文写作公文写作公文格式公文格式七、公文的格式七、公文的格式 公文的格式，有两个意思：公文的格式，有两个意思：一是指公文的写作模式；一是指公文的写作模式；二是指文件的文面样式规定。二是指文件的文面样式规定。这里所指的这里所指的“公文格式公文格式”，是第二个意思，是第二个意思，一般所指一般所指“公文格式公文格式”，也主要是此意思。，也主要是此意思。对对“公文格式公文格式”的理解的理解 格式是死的，制作是活的，这里又有两个格式是死的，制作是活的，这里又有两个意思：意思：一、公文写作，要根据公文的写作目的和一、公文写作，要根据公文的写作目的和实质内容，决定风格和选材。实质内容，决定风格和选材。二、文件文面，严格遵守国家质监局关于二、文件文面，严格遵守国家质监局关于公文格式的规定，尽量使文件具有美感，给人公文格式的规定，尽量使文件具有美感，给人以愉悦的观感。以愉悦的观感。一组一组简报简报的文面的文面表现表现公文格式常识公文格式常识 完整意义上的公文，实际指人们平常所谓的完整意义上的公文，实际指人们平常所谓的“文件文件”。因此，说。因此，说“公文的格式公文的格式”，就一并包，就一并包括了公文文书文本（正文）及其以外的文件版式括了公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。具体有：内容。具体有：秘密等级和保密期限、紧急程度、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人、标发文机关标识（版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。印发日期。一份完整的公文，由一份完整的公文，由“文头、主文、文尾文头、主文、文尾”三部分组成。但国家行政机关公文处理办法三部分组成。但国家行政机关公文处理办法第十一条明确规定：公文中各组成部分的标识第十一条明确规定：公文中各组成部分的标识规则，参照（国家质量技术监督局规则，参照（国家质量技术监督局1999-12-1999-12-2727）国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国家标准执行。国家标准执行。按照按照格式格式的称谓，三个部分应分别叫的称谓，三个部分应分别叫“眉首、眉首、主体、版记主体、版记”。一、眉首（教材称一、眉首（教材称“文头文头”）“红头文件红头文件”首页上的红线，叫首页上的红线，叫“反线反线”（教材称（教材称“间隔线间隔线”）。反线以上部分内）。反线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（教秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（教材称材称“文件名称）、发文字号、签发人文件名称）、发文字号、签发人等内容，等内容，“绝密绝密”、“机密机密”级公文还应当级公文还应当 标明标明份数序号份数序号（教材简称（教材简称“份号份号”）。）。（一）（一）份数序号份数序号 左上角，分发时按号登记清楚。左上角，分发时按号登记清楚。（二）（二）密级密级 右上角，如有时限，用右上角，如有时限，用隔开。用隔开。用3 3号黑体号黑体 （三）（三）紧急程度紧急程度右上角，同时有密级右上角，同时有密级排于密级之下。用排于密级之下。用3 3号黑体号黑体 （四）（四）版头版头发文机关全名或规范发文机关全名或规范简称后加简称后加“文件文件”一词。一词。红色小标宋体字，但最红色小标宋体字，但最大不能等于或大于大不能等于或大于22221515。（五）（五）发文字号发文字号 机关代字机关代字+年份年份+序号，序号，六角方括号。标识下空六角方括号。标识下空2 2行，行，3 3号仿宋字。号仿宋字。（六）（六）反线反线。红色。发文字号下隔。红色。发文字号下隔4mm4mm处。党的文件中间加五角星处。党的文件中间加五角星。00001 机密机密一年一年 紧急紧急 25mm贵州警官职业学院文件贵州警官职业学院文件黔警院发黔警院发200320033 3号号 发文字号制作要领：发文字号制作要领：1 1机关代字：机关代字：黔警院；黔警院；年号：年号：20032003；序号：序号：3 3号。号。完整完整文号：文号：黔警院黔警院20032003 3 3号号；如果是对内下发可加如果是对内下发可加“发发”字字：黔警院发黔警院发 2 2在机关代字部分，还可有在机关代字部分，还可有部门代字部门代字和和文种代字：文种代字：（1 1）部门代字：部门代字：黔警院办字黔警院办字200320033 3号号；（2 2）文种代字：文种代字：黔警院通字黔警院通字200320033 3号号；（意为：贵州警；（意为：贵州警官职业学院官职业学院20032003年第年第3 3号通报）号通报）部门一般只能是办公厅（室）才能行文，军警系统政治部可部门一般只能是办公厅（室）才能行文，军警系统政治部可以行文。以行文。注意：注意：上行文不能用部门代字上行文不能用部门代字,因为等于越级行文。因为等于越级行文。（7 7）签发人签发人 上报公文需标识签上报公文需标识签发人姓名，平行排发人姓名，平行排列于发文字号右侧。列于发文字号右侧。发文字号居左空发文字号居左空1 1字，字，签发人姓名居右空签发人姓名居右空1 1字。字。“签发人签发人”用用3 3号号仿宋字，后标全角仿宋字，后标全角冒号；冒号后用冒号；冒号后用3 3号号楷体字标签发人姓楷体字标签发人姓名。名。80mm 00001 机密机密一年一年 紧急紧急 贵州警官职业学院文件贵州警官职业学院文件 黔警院请字黔警院请字200320033 3号号 签发人：签发人：用楷体用楷体贵州警官职业学院贵州警官职业学院关于举行阅兵式的请示关于举行阅兵式的请示 二、主体（教材称主文）二、主体（教材称主文）反线以下，主题词（不含）反线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。以上部分，为主体部分。（一）（一）标题标题 红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体字，可分号小标宋体字，可分一行或多行排布。一行或多行排布。（二）（二）主送机关主送机关 受理单位，受理单位，标题下空一行左顶格标题下空一行左顶格3 3号仿宋。号仿宋。（三）（三）附件附件 正文正文下一行左下一行左空空2 2字用字用3 3号仿宋字标识号仿宋字标识“附件附件”，冒号后标附件名称。冒号后标附件名称。如有序号用阿拉伯数码，附件如有序号用阿拉伯数码，附件名称后不用标点符号。附件应名称后不用标点符号。附件应与正文一起装订，并在左上角与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识第一行顶格标识“附件附件”（和序（和序号），序号和名称应前后一致。号），序号和名称应前后一致。附件是随文发送的材料，有时附件是随文发送的材料，有时是公文的主要部分，如总结等。是公文的主要部分，如总结等。贵州警官职业学院贵州警官职业学院关于举行阅兵式的请示关于举行阅兵式的请示 省公安厅：省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于月月 日在我校运动场举行阅兵式，日在我校运动场举行阅兵式，（略）（略）附件：附件：1 1阅兵计划阅兵计划 2 2运动场改建方案运动场改建方案 二二0000年年月月日日 （联系人：办公室（联系人：办公室，电话：，电话：）主题词：主题词：管理管理 思想教育思想教育 阅兵式阅兵式 请示请示 抄送：省政法委、省教育厅。抄送：省政法委、省教育厅。贵州警官职业学院贵州警官职业学院办公室办公室 200 200年年月月日印发日印发 1 1 （四）（四）印章印章 （1 1）单单一一机机关关制制发发的的公公文文在在落落款款处处不不署署发发文文机机关关名名称称，只只标标识识成成文文时时间间。成成文文时时间间右右空空4 4字字；加加盖盖印印章章应应上上距距正正文文2 24 4，端端正正、居居中中下下压压成成文文时时间间。当当印印章章下下弧弧有有文文字字时时，采采用用中中套套方式，即印章中心线压在成文时间上。方式，即印章中心线压在成文时间上。（2 2）联联合合行行文文需需加加盖盖两两个个印印章章时时，应应将将成成文文时时间间拉拉开开，左左右右各各空空7 7字字；主主办办机机关关印印章章在在前前；两两个个印印章章均均压压成成文文时时间间。印印章章加加盖盖方方式式相相同同，以以保保证证印印章章排排列列整整齐齐。两两印印章章之之间间互互不不相相交交或或相相切切，相距不超过相距不超过3 3。（3 3）当当联联合合行行文文需需加加盖盖3 3个个以以上上印印章章时时，为为防防止止出出现现空空白白印印章章，应应将将各各发发文文机机关关名名称称（可可用用简简称称）排排在在发发文文时时间间和和正正文文之之间间。主主办办机机关关印印章章在在前前，每每排排最最多多排排3 3个个印印章章，两两端端不不得得超超出出版版心心；最最后后一一排排如如余余一一个个或或两两个个印印章章，均均居居中中排排布布；印印章章之之间间互互不不相相交交或或相切；在最后一排印章之下，右空相切；在最后一排印章之下，右空2 2字标识成文时间。字标识成文时间。（4 4）特特殊殊情情况况：当当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容容下下印印章章位位置置时时，应应采采取取调调整整行行距距、字字距距的的措措施施加加以以解解决决，务务使使印印章章与与正正文文同同处一面，不得采取标识处一面，不得采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。用印示例：用印示例：（1）二二00三年二月五日三年二月五日 （2）二二00三年二月五日三年二月五日（3）二二00三年二月五日三年二月五日 三、三、版记（教材称版记（教材称“文尾文尾”）（一）（一）主题词主题词 “主题词主题词”3”3字用字用3 3号黑体字，全角冒号；词目用号黑体字，全角冒号；词目用3 3号号小标宋体字，词目之间空一字小标宋体字，词目之间空一字 。（二）（二）抄送机关和印发机关及印发时间抄送机关和印发机关及印发时间 抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关左空一字，印发抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关左空一字，印发时间右空一字并用阿拉伯数码标识。时间右空一字并用阿拉伯数码标识。（三）（三）页码页码 用用4 4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条行，数码左右各放一条4 4号一字线。一字线距版心下边缘号一字线。一字线距版心下边缘7mm7mm。单页码。单页码居右空一字，双页码居左空一字。居右空一字，双页码居左空一字。主题词：主题词：管理管理 思想教育思想教育 阅兵式阅兵式 请示请示 抄送：省委政法委，省教育厅。抄送：省委政法委，省教育厅。贵州警官职业学院贵州警官职业学院办公室办公室 200 200年年月月日印发日印发 1 1 四、公文完整格式四、公文完整格式156mm225mm 4空空2行行空空1行行210mm297mm 37mm 35mm A4纸纸 2228个字个字 标题标题2号宋体号宋体 正文正文3号仿宋号仿宋 00001 机密机密一年一年 25mm 紧急紧急 贵州警官职业学院文件贵州警官职业学院文件 黔警院发黔警院发200320033 3号号贵州警官职业学院贵州警官职业学院关于举行阅兵式的通知关于举行阅兵式的通知 院属各单位院属各单位：28 28 为提高学生军事化管理意识和集体意识，为提高学生军事化管理意识和集体意识，26 26mm mm 增强纪律性，经我院慎重研究，拟定于增强纪律性，经我院慎重研究，拟定于月月 mm mm 日在我院运动场举行阅兵式，日在我院运动场举行阅兵式，（略）（略）附：阅兵计划附：阅兵计划 二二0000年年月月日日 主题词：主题词：管理管理 思想教育思想教育 阅兵式阅兵式 通知通知 抄送：省委，省政府，省委政法委，省公安厅，抄送：省委，省政府，省委政法委，省公安厅，省教育厅。省教育厅。贵州警官学院贵州警官学院办公室办公室 200 200年年月月日印发日印发 1 1 公文公文格式格式规定规定公文各种规定规格全览公文各种规定规格全览（一）用纸：（一）用纸：A4，210297；版心：；版心：156225（二）各种距离：（二）各种距离：版心上边缘到页边：版心上边缘到页边：37；版心下边缘到页边：版心下边缘到页边：35；版心左边缘到页边：版心左边缘到页边：28；版心右边缘到页边：版心右边缘到页边：26；版心上边缘到版头：版心上边缘到版头：25；文号：版头下空文号：版头下空2 2行；反线：字号下行；反线：字号下4；标题：反线下空标题：反线下空2 2行（标准行：行（标准行：3号字号字7/83号字）；号字）；日期：右空日期：右空4字。字。页码：版心下页码：版心下 一行，左右各置一一字线，右（左）空一行，左右各置一一字线，右（左）空1字。字。（三）各种字号：（三）各种字号：秘密等级和保密期限：秘密等级和保密期限：3号黑体；号黑体；紧急程度：紧急程度：3号黑体；号黑体；版版 头：不大于头：不大于“2215”的红色宋体；的红色宋体；发文字号：发文字号：3号仿宋；号仿宋；签签 发发 人：人：“签发人签发人”三字用三字用3号仿宋，签名用号仿宋，签名用3号楷体；号楷体；公文标题：公文标题：2号宋体；号宋体；公文正文：公文正文：3号仿宋（包括主送机关、附件名）；号仿宋（包括主送机关、附件名）；主主 题题 词：词：“主题词主题词”三字用三字用3号黑体，词目用号黑体，词目用3号宋体；号宋体；页页 码：码：4号阿拉伯数码。号阿拉伯数码。几个需掌握的问题几个需掌握的问题 （一）标题的制作（一）标题的制作 标题要求：准确简要概括公文主要内容。标题形式有四种：标题要求：准确简要概括公文主要内容。标题形式有四种：1 1发文机关发文机关事由事由文种文种（完整标题）：完整标题）：贵州警官职业学院贵州警官职业学院关于举行阅兵式的关于举行阅兵式的通知通知 2事由事由文种文种：版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机：版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关：关：关于举行阅兵式的关于举行阅兵式的通知通知 3 3发文机关发文机关文种文种：公告性、权威性公文，可以省略事由：公告性、权威性公文，可以省略事由：1贵州警官职业学院贵州警官职业学院通知通知 2中华人民共和国主席中华人民共和国主席令令 4 4仅用仅用文种文种：主要是公告性的公文，泛行文：主要是公告性的公文，泛行文：通通 知知 标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开：好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开：贵州警官职业学院贵州警官职业学院 关于举行阅兵式的关于举行阅兵式的通知通知公文标题排列的形式美公文标题排列的形式美:（二）受文机关（二）受文机关 1 1受文机关是公文的发至机关，分受文机关是公文的发至机关，分主送机关主送机关和和抄送机关抄送机关。主送机关主送机关是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫排列，因此有人叫“抬头抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。若主送机关太重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。若主送机关太多，基本占满第一页而排不下正文时，可以将主送机关位置放到多，基本占满第一页而排不下正文时，可以将主送机关位置放到“抄送机关抄送机关”栏去，但要注明栏去，但要注明“主送机关主送机关”且放抄送机关之上。也有的且放抄送机关之上。也有的下行文主送机关不但多，而且用不着具体列出，常以下行文主送机关不但多，而且用不着具体列出，常以“各各单位单位”一类词泛称。一类词泛称。抄送机关抄送机关是需要协办或者了解、掌握公文事项的机关，它的位是需要协办或者了解、掌握公文事项的机关，它的位置在公文末页的专门栏目内。置在公文末页的专门栏目内。2 2主送机关的注意事项主送机关的注意事项 请示、报告一类的上行文，主送机关只能是一个；某些下行或请示、报告一类的上行文，主送机关只能是一个；某些下行或平行文特指性很强，如批复、函等，也只能是一个。平行文特指性很强，如批复、函等，也只能是一个。某些不具特指性，具有广泛性的公告性、知照性公文，也可不某些不具特指性，具有广泛性的公告性、知照性公文，也可不写主送机关。写主送机关。（三）签署和成文时间（三）签署和成文时间 1 1签署签署 有的公文需用领导人的签字或印章，以表明文件的有有的公文需用领导人的签字或印章，以表明文件的有效性和责任性，有时是表明公文的权威性。领导人签章，效性和责任性，有时是表明公文的权威性。领导人签章，叫签署。多用于命令（令）等指令性公文以及议案等提案叫签署。多用于命令（令）等指令性公文以及议案等提案性公文。性公文。2 2成文时间成文时间 一般公文成文时间以领导人签发日期为准；联合行文，一般公文成文时间以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报以发出时间为以最后签发机关领导的签发日期为准。电报以发出时间为准。会议通过的公文，以通过准。会议通过的公文，以通过 日期为准。法规性文书，以日期为准。法规性文书，以通过或者批准日期为准；有生效、执行日期的，一般在条通过或者批准日期为准；有生效、执行日期的，一般在条文最后要专门说明。文最后要专门说明。成文时间用汉字书写，完整写出成文时间用汉字书写，完整写出“年年月月日日”；书写格式：成文时间右空；书写格式：成文时间右空4 4字；加盖印章应上距字；加盖印章应上距正文正文2 24 4，端正、居中下压成文时间。，端正、居中下压成文时间。公文时间的书写要求公文时间的书写要求:（四）主题词（四）主题词 1 1主题词的用法主题词的用法 主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年增加的文件版式内容。主题词是用规范的词或词组来标引增加的文件版式内容。主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。公文的主题内容。主题词一般为主题词一般为3 3至至5 5个词。个词。第一个词第一个词表示公文内容的表示公文内容的类类别别；最后一个词最后一个词表示公文的表示公文的文种文种；中间的词中间的词用用表示公文关表示公文关键内容键内容的类属词，提示公文最关键的内容。的类属词，提示公文最关键的内容。每个主题词一般为每个主题词一般为2 2字，最多不超过字，最多不超过4 4字。字。标注主题词，应尽量使用国务院及省部有关秘书机关标注主题词，应尽量使用国务院及省部有关秘书机关发布的主题词表。发布的主题词表。2 2主题词的标注法主题词的标注法 主题词在公文末页版记部分，抄送机关栏横线左上方，主题词在公文末页版记部分，抄送机关栏横线左上方，“主题词主题词”3”3字顶格，用字顶格，用3 3号黑体字，全角冒号；主题词内号黑体字，全角冒号；主题词内容词目用容词目用3 3号宋体字，词目之间空一字。号宋体字，词目之间空一字。公文主题词详解公文主题词详解:常规性工作会议纪要：常规性工作会议纪要：贵州警官职业学院会议纪要贵州警官职业学院会议纪要黔警院黔警院20033号号 时间：时间：2003年年6月月15日日 地点：学院第一会议室地点：学院第一会议室 主持：赵院长主持：赵院长 参加：参加：、记录人：记录人：会议内容：院长办公会会议内容：院长办公会 大型专题性会议纪要、公布性会议纪要：大型专题性会议纪要、公布性会议纪要：国家新闻出版总署会议纪要国家新闻出版总署会议纪要国新发国新发20013号号全国都市报纸座谈会纪要全国都市报纸座谈会纪要 近年来，都市报纸发展很快，受到人民群众的普近年来，都市报纸发展很快，受到人民群众的普 遍欢迎，影响面越来越大。但是这类报纸在发展过程遍欢迎，影响面越来越大。但是这类报纸在发展过程 中也出现了一些问题。为了加强对都市类报纸的管理，中也出现了一些问题。为了加强对都市类报纸的管理，及时加以引导，及时加以引导，2001年年4月月10日至日至12日，新闻出版总署日，新闻出版总署 在成都召开了在成都召开了“全国都市类报纸座谈会全国都市类报纸座谈会”，全国有，全国有60家都家都 市类报纸总编辑和部分省新闻出版局负责同志参加会议。市类报纸总编辑和部分省新闻出版局负责同志参加会议。30mm国家财政部函国家财政部函 国财函字国财函字20004号号财政部关于海南省处置积压房地财政部关于海南省处置积压房地 产产中央专项补助使用范围问题的复函中央专项补助使用范围问题的复函 海南省人民政府：海南省人民政府：你省关于商请批准适度放宽中央财政专项补助资金使你省关于商请批准适度放宽中央财政专项补助资金使用范围的函（琼府明电用范围的函（琼府明电200020002 2号）收悉。经研究，现号）收悉。经研究，现复函如下：复函如下：根据国务院批得通知（国办通根据国务院批得通知（国办通200020002 2号）的有号）的有关精神，为了鼓励有条件的科研院所和高等院校购买积压商关精神，为了鼓励有条件的科研院所和高等院校购买积压商品房，同意将中央财政专项补助资金退还土地出让金而限价品房，同意将中央财政专项补助资金退还土地出让金而限价出售的经济适用房销售对象扩大至科研院所、高等院校购买出售的经济适用房销售对象扩大至科研院所、高等院校购买用于科研、教学、办公、职工集体住宿或作为有贡献的专家、用于科研、教学、办公、职工集体住宿或作为有贡献的专家、教授、劳动模范等人员度假基地。请按照规定用途申报专项教授、劳动模范等人员度假基地。请按照规定用途申报专项补助资金，并做到专款专用。补助资金，并做到专款专用。此复。此复。中华人民共和国财政部中华人民共和国财政部 二二000000年六月二十二日年六月二十二日版心版心156mm170mm公公函函的的格格式式各各种种函函