公共关系机构和人员.ppt

第3章 公共关系机构和人员n 组织是公关的主体n 怎样设立公关机构，职责和任务 n 公关公司的业务优势、特点n 公关人员的素质和要求1公共关系学第3章3.1 社会组织是公关主体 n社会组织是公共“关系”的主体，特定公关活动的承担者、实施者和行为者。n社会组织具有目的性、整体性、相关性及环境适应性等特性。人们按照一定的宗旨、系统结合的集体。其内部成员有明确分工和职责范围，并有工作制度使之规范化和协调。2公共关系学第3章组织可从不同角度分类n不同社会组织有不同的公众，其公共关系也有相应不同的特点。例如，依据组织存在的目的及其性质，大致分为营利性组织和非营利组织，竞争性组织和独占性（垄断性）组织等。n非营利组织泛指不从事营利活动的机构团体，通常不创造利润。应用公关为了扩大影响、争取公众理解和支持，求得更多帮助或资助，吸引更多人士加入行列。3公共关系学第3章社会组织与公众的潜在矛盾n组织没有满足公众，公众产生不满组织没有理解公众的真正需要；组织政策与行为失误，公众利益受损；客观条件限制，组织无法满足公众；n公众没有满足组织，组织感到失望正确决策不得公众理解，没有共鸣和反应；公众提出组织认为不当的要求，无法接受；4公共关系学第3章3.2 组织内设公关机构n组织内设的公关机构名称各异。n优势：1.了解组织内情；2.熟悉行业、组织的具体问题，有专业知识、经验；3.有发达的内部信息渠道，沟通迅速、及时；4.紧急情况下可迅速决策、即刻反应；5.能及时向组织高层提出建议，便于协调；6.成本可能更低。5公共关系学第3章设置原则 1.权威性原则2.整体协调和主导性原则能够对组织与外部环境，尤其是与社会、公众的关系协调，发挥积极作用。能够与组织内部的其他机构相互协调，并能协调各个部门之间的关系。公关部内部的人员结构及层级设置相互协调，能充分发挥公关部自身的整体效应。6公共关系学第3章3.精简以及适当的管理跨度与层级原则 因事设职、因职设人，内部层级不宜太多。合适的管理跨度，机构本身有一定弹性。4.有效性原则 有与完成自身任务相一致的权力，包括人权、物权、财权和发言权、处理事务权。有畅通的内部沟通和外部信息渠道。善于用人，各司其职。7公共关系学第3章选择地位模式总经理营销部生产部人力资源部公关助理最高领导直接负责制8公共关系学第3章总经理副总经理副总经理办公室主任公关部经理副总经理部门领导负责制9公共关系学第3章总经理营销副总经理生产副总经理财务副总经理人力资源副总经理公关副总经理最高领导间接负责制10公共关系学第3章决定结构模式n公关部的组织结构公关对象型结构公关手段型结构区域分工型结构混合型结构n公关部的智力结构11公共关系学第3章3.3 公关部门的职责1.建立、维护与公众网络的联系渠道：确定组织的全部公众及范围，分类排队；认识各类公众的特点，对组织的想法、要求和影响力；了解、掌握与各类公众沟通的适当方式、渠道；区分轻重缓急，与各类公众保持相应联系。12公共关系学第3章2.随时了解公众要求和意愿：经常化，制度化，专门化。客观，全面。转达最高领导或有关部门。3.教育和引导员工树立公关意识。4.为决策提供参考意见。13公共关系学第3章日常事务n听取、收集公众意见，处理投诉；n制作公关宣传品；n撰写、投寄新闻稿件；n与新闻界保持联系；n与组织的最高领导、政府有关部门保持联系；n与有业务关系的外部公关机构保持联系；14公共关系学第3章n协助组织内部其他部门人员，收集、整理、保存有关资料；n了解竞争对手的公关情况；n接待来访；n公关业务培训。15公共关系学第3章定期工作n组织新闻发布会、听证会等；n编辑、印制内部报刊；n评价组织的公关状态，公众印象，分析趋势；n参加组织内外有关会议，了解内部管理和发展情况，与外部的联系情况；n参加组织所在行业的同业活动；n与社区代表、“意见领袖”接触；n组织内部员工的集体娱乐活动；n协助撰写为董事会准备的年度报告；n总结、评价公关日常事务的工作效果。16公共关系学第3章专题活动n组织庆典活动及其他重要仪式；n开展民意测验、重点调查等；n组织、参与会展；n筹划、安排公关广告；n设计、委托制作组织标识、吉祥物和导入CI系统；n协助拍摄组织的电视宣传片或电影片；n危机处理。17公共关系学第3章内设公关机构的不足n可能受内部因素、主观因素过分制约。容易首先考虑组织目的和需要，直接受到领导者约束，有时难以客观、公正。n 组织与公众利益产生剧烈冲突时，容易由于公众偏见而不受信任，影响工作效果。n受工作人员素质、水平影响较大。缺乏重大公共关系活动的经历、经验。18公共关系学第3章2.4 公关公司n公关公司的结构模式从活动区域划分，有跨地区、跨国度经营的国际大公司，也有局限于一个地区、一个城市的中小型公司；从业务实力区分，有可同时承办数项乃至数十项业务的公司，也有只能承办单项业务的公司；从服务对象区分，有为不同社会组织提供全方位服务的综合型公司，也有只为某种特定行业（如医药、环保）提供服务的专业型公司，等等。19公共关系学第3章公关公司的主要业务n专题调研和信息跟踪通过调查报告等形式，或剪报资料汇总整理加综合分析实现工作目的。n公关活动策划和实施开业典礼，开幕仪式，社会公益活动，信息发布活动，市场推广活动，专题研讨活动，产品展示活动等。20公共关系学第3章n各种公众事务处理和协调如政府关系、媒介关系和社区关系沟通协调、处理危机事务。n组织形象专题咨询和策划。n代理一般公共关系事务为客户撰写新闻稿，制作声像资料，编辑组织宣传样本、公关手册、年度报告，为客户培训公关人员等。21公共关系学第3章公关公司的优势与不足n优势组织上的独立性，旁观者清，比较客观；客户较多，人才较多，经验丰富，专业水准高；更熟悉媒体等关系；意见和方案易为决策层接受。n不足：不易深入客户内部；客户较多时，容易“一心多用”；由于收费限制，不能“全天候”跟进和服务。22公共关系学第3章客户选择公关公司的标准 n信誉和名望，权威性成立时间、规模，业内名气、声望，可提供的服务项目，组织、策划和实施过的公关（业务）活动，产生的社会影响等。n人员素质决定了公关公司的服务水准。具体包括公司人员所受专门训练，专业技能，能否迅速领悟客户要求并努力满足等。23公共关系学第3章n客户情况公司现有客户及在行业的影响和地位，对公关公司以往服务的满意度等。n职业道德。n财政状况。n收费客户实际是将其可信度、服务质量和收费标准综合比较，尽可花少钱取得理想效果。24公共关系学第3章2.5 公关人员的要求n智力特性1.知识渊博；2.观察力敏锐；3.思维严谨；4.想象力丰富；5.创造力，善于创新。素质 人的生理、心理方面个性特征总和。通过气质、性格、能力表现。可以后天养成。25公共关系学第3章n心理特性1.强烈的事业心；2.兴趣广泛；3.稳定、乐观的情绪，自制力；4.意志和毅力。n品德1.正派；2.真诚；3.谦逊，礼貌；4.宽容大度。26公共关系学第3章n能力1.语言表达懂得谈话艺术和技巧，必需的多种语言会话能力，演讲能力；2.人际交往善于使别人喜欢你，善于使别人与你想法一致；3.社交各种场合应对自如；4.文字处理；5.组织能力；6.研究能力。27公共关系学第3章社交形象1.精神面貌有充分的自我意识：包括自尊心、自信心；开朗、乐观和健康的情绪；朝气蓬勃，富有感染力周围的人能从你身上得到启发、鼓励，因你在场而兴奋、活跃；精力充沛，头脑敏捷。2.待人接物谦虚，理解别人，懂得默契，热情，宽容28公共关系学第3章3.仪表举止做事稳重，从容不迫；语调温和、悦耳，谈笑有节制、恰到好处；善于听别人说话，懂得“抱歉”和“谢谢”；“站有站相，坐有坐相”，大方得体；穿着打扮与时节、地点、场合匹配；善于留下良好的“第一印象”与生人相识的前后几分钟，应表示极大关注和热情；“入乡随俗”，遵守相关社交礼仪。29公共关系学第3章4.道德风尚尊重他人。n包括人格、权利、生活方式、兴趣、爱好，绝不伤人自尊；n别人对你的尊重，是以你对他尊重为基础的。善于区分真善美、假恶丑。n敢于坚持原则，旗帜鲜明弃恶扬善。积极关心别人，主动帮助别人。30公共关系学第3章