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公文写作知识交流农业服务中心农业服务中心 王君祺王君祺一、公文写作的五个步骤二、公文处理的一些常见格式三、公文常用文种及写作要点四、公文写作中常见的问题 五、公文写作的准备工作六、文稿起草的几个要点七、国家行政机关公文处理办法切实领会好领导意图系统储备素材和观点撰稿注意双层思维努力深化公文主题语言使用要得当一、公文写作的五个步骤二、公文处理的一些常见格式一、排版规格一、排版规格 公文标题位于红色反线下空2行，文章大标题使用2号宋体字或2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，行间距一般设置固定值28磅。公文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。二、装订要求二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。三、附件三、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。四、成文日期四、成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。五、落款和用印五、落款和用印单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。三、公文常用文种及写作要点公文文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定的适用范围。我们重点介绍通知、请示、会议纪要和总结的写法重点介绍通知、请示、会议纪要和总结的写法。常用文种和写作要求行政机关的公文种类主要有：(一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。通知的种类 印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。通知的写作格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要；表述观点要精练清晰;语言要简洁朴实。（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：要遵守行文规则；理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。文种的确定和使用，要依据行文的关系，考虑与受文单问的组织关系，对上级用请示、意见、报告，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相隶属的单位使用函，不要并用文种，如请示报告。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。请示和报告的区别 请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。（十）批复 适用于答复下级机关请示事项。批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点：要先回应后批复：态度要鲜明，措辞要明确；要及时批复。（十一）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：形式灵活，适应性强；务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。1会议纪要的概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。2会议纪要的结构分标题、正文、落款三部分。（1）标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。（2）正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题纪要如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，会议纪可以没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。3.特点。内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。4.写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。单标题：由会议名称文种构成。双标题：由正标题副标题构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。适合公司使用的有决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等10多种，不要创造或者随心所欲使用文种。比如，经常有人写关于什么的申请，没有申请这个文种。(十四)总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。公司各单位每半年和年终都要进行工作总结，各单位在报送总结的时候，往往把握不住关键环节，把握不住重点，以至于总结写得很长，精华体现不多，亮点看不出来，费劲不小，收效不大。总结的种类 从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。总结的写法 1、标题 文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：局 19年度科技工作总结。2、正文 前言。一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。主体。应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾。作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见等作结，要求简短精练。总结写作的要点：一是突出重点工作。对重点工作，或者本单位亮点工作要在总结的醒目位置，以较大篇幅去阐述。二是不要记流水账，总结更多的文笔要放到对取得成绩的经验和做法、工作中的问题和不足的分析上来。比如效益明显提升，就要重点阐述我们采取了哪些具体措施，具体工作是如何开展的，效果要有可比性，增强说服力。三是切忌把总结写成工作日志。四是不要眉毛胡子一把抓，一些无关紧要的工作在总结里可以淡化处理或者一笔带过。五是要控制长度。写好总结最关键的就是要提炼。切忌把总结写成流水账，我们有些部门写总结常常写几月份做了啥，怎么说也改不过来。总结是对一项工作的分析。肯定成绩，总结经验，分析问题，找出不足，以利今后工作的开展。比如：今年某产品能耗下降13%。这是一个果。总结就是要把因找出来，采取了了哪些具体措施，才达到这个果；在实现这个果的过程中，有哪些经验值得今后发扬，哪些教训需要今后汲取，还存在哪些不足。这就是总结。只说结果的总结不是总结。1.公文的正标题要求使用宋体二号字体，正文一级标题使用黑体三号字体。正文内容使用仿宋三号字体。第一个层次的大标题后面是不能加标点符号的。2.文件处理流程。本单位需要以公司名义下发或者上行的公文，需要相关部门撰写出稿件并反复修改后，由部门负责人审核同意后，按程序到集团办公室进行审核，由分管领导审核签字，最后由公司主要负责人签发。前边程序没有进行，不能进行下一道程序。3.层次序号的使用。一、（一）1.（1）4数字的使用。对于时间的表述，要用具体日期，不要用今天，去年，本月等。5.语言的锤炼、标题的提炼。标题和正文第一段文字要简明扼要，精练概括，条理要清晰。常见问题解析6.需要序列号“1、2、3”或者“一、二、三”时，不要套用自动格式。7.不要对一个自认为陌生或新颖的名词进行专门解释。8.表格的应用。在正式文件中，要尽量避免使用表格，必须使用表格，就要作为附件使用。9.数字的应用。公文中的数字，除了成文日期、部分结构层次顺序和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。11.尽量减少异号的使用，如2005-2006，等。12.用印。其一要正，其二要骑年盖月，其三尽量不压成文日期以外的文字。14.统一使用计量单位。公文写作不是做报表，销售收入及利税等在亿元以上的，以亿元为单位，如实现利润1.25亿元，就不要写作12500万元，在亿元以下的，则以万元为单位，如某单位实现利润2350万元，则不要写成0.235亿元，也不要写成23500000元；产品产量在万吨以上的，以万吨为单位，如铅产量3.45万吨，就不要写成34500吨，在万吨以下的，则以吨为单位，如锑产量是2100吨，就不要写成0.21万吨，铟产量250吨，就不要写成0.025万吨；以“亿”、“万”为单位的，精确到小数点后面两位数（四舍五入）即可，不要出现诸如12.5342亿元，1.2534万吨的数字；计量单位应统一用法定计量单位及符号表示。15.企业的名称（包括文章中出现的其他单位的名称），一律使用法定名称（工商部门注册名称）或规范化简称，不要使用代称或俗称。16、标题常见问题作为文稿版式重要组成部分的标题排法很有学问。标题是文章内容的高度概括，居公文之首，为整篇文稿的印刷效果都会产生重要影响。追求标题形式美应注意以下几点：一是分行不破词，即排多行标题时不能随意割裂词汇；二是不可将“的”等 助词放在分行标题行首；三是3行以上标题一般可以设计菱形、正宝塔或倒宝塔形，但不能排成哑铃形。标题和正文要空一行。文章中的小标题需要注意层级符号。一般来说，各级标题层次符号分别为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，当用到“1.”“2.”“3.”这一层级标题时要特别注意，在序号后面必须是下圆点，而不是顿号。而当用“（一）”（二）”（三）”这一层级标题时，括号后面不应再有标点。16、标题常见问题标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：语句不合语法规范 例1、*公司优先提高有突出贡献的中青年科学技术专家待遇的通知。例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。例2、*公司关于进一步搞活控股企业有关政策的试行办法。例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。例3、*公司关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。例4、*高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。例4缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。请示、函、报告三者混淆 例6、*关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例7、*关于申请1995年公费医疗补助费的报告。例8、*关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。病例分析：例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。国家行政机关公文处理办法中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。办法中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。17、公文写作中常见的问题 文种使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。格式不规范。公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。行文规则混乱（一）越级行文。（二）多头行文。（三）请示一文多事。(四）党政不分。用词不当 (一)词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。作为公文的撰写者，要想在公文中正确领会领导意图，首先在起草前能够正确领会领导的意图。意图包括三个方面：即制文原委、目的以及中心思想，提炼出主旨。之后，谋篇定局、列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每一个层次的中心以及每一个段落的段旨，明确在什么段落内下使用什么材料。在做好上述工作的基础上，才能够落笔起草，拟稿。明白了领导交办的公文协作的目的、主旨、要解决的主要问题、主要依据，以及收文的对象，这就完成了公文写作的第一步。之后，自己认真领会领导意图，进一步深入化、具体化和条理化，例如：文章的基本观点通过那几个分观点来阐述，这几个分观点顺序如何排列，针对这些观点，怎样去分别阐述，阐述的理论依据是什么，等等都要有一个清晰的思路，这样，领导的意图就转化为公文撰写人员的思想，这样才能够真正动笔写作。公文撰写的准备工作写一个讲话稿。如果有可能，最好和讲话者直接进行沟通，以便了解讲话人的思路和侧重点，如果没有机会，比如领导忙没时间思考，这个时候你就需要大胆工作，根据自己的思路来写作。首先要搜集资料，要根据自己平时掌握的资料，收集和本任务相关的材料；要在动笔前要对任务有一个比较全面的了解，比如要举办一个活动就要了解情况，时间、地点、目的、意义、活动的方式参加人员等等，在此基础上，就需要认真进行思考，在脑子里大致形成一个思路，然后列出提纲，确定标题，确定篇幅长短和字数，然后才可以动笔。绝对不能街道任务就盲目动笔。另外，在领导没有时间和你交流的情况下，初稿一定要尽快成文，经过修改后要尽快提交领导审阅，决不要拖着等快到时间再交给领导，让领导没有时间在对稿子进行修改，这种做法是文秘的大忌。综合文稿撰写是办公室日常工作的重要内容，在工作中居于举足轻重的地位，综合文稿质量直接关系到决策的权威性。写好综合文稿，掌握关键的几个要领能起到事半功倍的效果。一、准确把握文稿的“四性”特点。面对当今信息传播速度快、内容多的时代特点，综合文稿起草必须把握好“四性”。一是思想性。文稿的观点是一篇文稿的灵魂，也是一篇文稿层次的最集中表现，同时也最能体现文稿起草理论认知的高度，就是“文眼”，文稿的思想性、观点表现形式不尽相同，有的就是文稿的主标题，有的则是分标题，还有的甚至只是一两句话，不论安排在哪里，只要合理，却能起到“点睛”之效。文稿起草的几个要点 二是逻辑性。文稿的逻辑性主要体现在结构层次和语言表达上。对文稿结构层次的谋划，在文稿层面，说明的是逻辑思维能力，在工作层面，说明的则是全局驾驭能力。对主题或主要观点的几个方面或几个层次，要按主次、轻重缓急来安排文稿的结构层次，再确定先说什么、后说什么。这样，既能使文稿结构严谨、段落分明，又能有效地解决“无话可说”的问题。关于详略问题，对工作的重点、亮点以及特色做法，或受众或所要汇报对象关注、关心的重点内容，要“泼墨”。三是指导性。文稿要有价值、要“有用”。综合文稿的作用主要是指导工作，具有传达决策、实施领导意图的功能。传达的精神、提出的观点要准确、要正确，说得要在理，有指导意义，让人接受。提出的意见、谋划的工作措施要符合实际情况，说在点子上，有针对性和可操作性，否则就会“下笔千言、离题万里”。如何使文稿“有用”，源头活水还是工作。熟悉工作情况才能说上行话、说上“真话”，才不至于形成“误导”。工作研究得越深，也就能抓住关键和要害，看问题就会比一般人深，说的话就有份量。如果在工作谋划上没有多少着子，文稿也不可能有多少真知灼见。四是准确性。这指的是文字功底。文字是工具、是载体。有好的观点、好的结构、丰富的材料，还要靠书面文字或者口头语言准确地表达出来，表达在文稿起草中的重要性不言而喻。不少人往往因为用词不慎造成工作上的被动。许多人有时并不是态度不认真、工作不尽力，就是文字粗糙，往往会让人对他的敬业精神和工作责任心产生怀疑。二、深刻领会领导的主要意图。文稿与文学作品的写作有严格区别，不是个人作品，不允许随意而为，随感而发，随心所欲，而是在领导授意下，按照领导的意图，根据现行的政策或上级机关的要求，或现实工作需要，所作的“奉命”作文。因此，整个拟草过程，如果是领导讲话稿或领导要求下发的通知，就必须准确、忠实地反映领导的意图和主张；如果是向上级的呈报件，就不仅要忠实反映本单位领导意图，同时还要认真研究上级机关和领导的要求。如果把握不准，就很难写出高质量的文稿。特别是领导的讲话稿、汇报稿、发言稿，由于种种原因，领导不可能将主旨和要求都交代得一清二楚，往往只粗略交代几句。这就需要平时多积累，做到“两多一勤”，即多听、多记，勤归纳。及时将搜集了解到的零散看法加以归纳综合，形成系统的思想观点，达到深化领导意图的目的。总之，要善于捕捉，做一个有心人，及时、准确、完整地捕捉和反映领导对文稿的意图和要求。三、谋篇与构思。篇章结构是文稿写作的关键。谋篇布局就是对其文章开头、结尾、层次、过度与段落的安排。写文章，最关键的是思路清晰，布局合理。这就要求文秘工作人员在拟草前，进行谋篇布局，拟好提纲。只要时间允许，提纲拟得越细越好。特别是一些大型会议的讲话稿、发言稿，一些重要的工作报告，更要把提纲议深、议透、议细。对核心内容要做到“三个明确”：一是明确文稿主旨是什么。事先搞清要解决什么问题，达到什么目的，用稿领导主要讲什么，哪些问题要重点强调，以及问题的主次等，从而初步形成一个拟草目标。同时，对会议的形式、参加对象、时间长短、议程等也要了解清楚，以便在拟订提纲时合理布局，准确把握。二是明确怎样体现领导意图。拟草文稿的高度不够、角度不当是常见的毛病，其原因之一就是没有换位思考，从大局的高度、从领导思考问题的角度谋篇布局。根据不同时期、不同阶段役的工作，灵活运用抓两头带中间、点面结合、解剖麻雀、狠抓典型等工作方法，做出通盘考虑与安排。三是明确反映什么典型问题。文稿反映的工作情况必须是最新的，包括工作成绩、存在问题和原因、上级有关政策规定和要求、解决问题的办法和措施等，在拟草提纲前考虑周全，做到心中有数，拟草时合理裁剪，突出重点，布局得当。四、精雕细琢文稿的表达形式。做到“三个重视”。一是重视工作素材的日常积累。“巧妇难为无米之炊”，掌握和占用大量素材是拟草综合文稿的基础性工作。对上级机关下发的文件、领导讲话、兄弟单位交换的材料、下级单位报送的工作总结、报告、信息简报以及各类报纸杂志刊登的有关文章，要在全面搜集的基础上，进行系统梳理、认真归类。二是重视对素材的提炼概括。通过敏锐的政治观察力和分析判断力，从归纳、提炼、取舍入手，对素材进行精加工，从现象看本质，从现状看趋势，归纳出新的观点，提炼出问题和措施，挖掘出典型材料，对掌握的素材做到取舍得当，详略适宜，有层次、有次序地围绕主旨，为文稿的观点服务。在提炼概括中，要善于将上级精神与领导的思路或意图有机地结合起来，进行挖掘、创新，使领导思路更具系统性和创造性。三是重视对文稿的修改润色。好文章是改出来的。重要的文稿，一般经过拟草修改、领导修改、会议修改三个阶段。拟草修改，一定要树立精品意识，坚持多看多改，从中心思想到篇章结构、语言文字、标点符号，反复推敲。在方针措施上，做到言之有据，具体而可行；在格式上求严，保持布局的规范性；在文字上求精，达到表述的准确性；在篇幅上求简，讲求整体结构的紧凑性，确保内容、用语、表述等准确贴切，做到草稿不草率，初稿不粗糙。对领导修改意见和会上讨论提出的意见，反复揣摩，严格遵照这些意见打磨文稿，恰如其分地体现领导意图。通过反复修改、润色，做到观点有新思路、选材有新视野、写法有新气象、语言有新文风，使文稿具有较强的针对性和指导性，使人有所启迪，有所触动，有所收获。第一章总则第一条为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。国家行政机关公文处理办法第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第七条各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第八条各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有：(一)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。(二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(五)通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。(六)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八)报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。(九)请示适用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复适用于答复下级机关的请示事项。(十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十二)函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章行文规则第十三条行文应当确有必要，注重效用。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。第五章发文办理第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十五条草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。(七)应当使用国家法定计量单位。(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十八条以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。第二十九条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第三十二条经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。第三十四条收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。第三十五