开创高校数字化背景下档案管理工作新面貌的举措,档案管理论文.docx

开创高校数字化背景下档案管理工作新面貌的举措,档案管理论文实现档案信息化是高校档案管理工作的创新要求。档案管理信息化是指档案部门改革传统管理方式方法,运用当代信息技术,加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用的经过。记录方式和保存记录的载体是档案产生的两个重要的条件。尽管由于社会的发展和先进生产工具的应用，使得档案的记录方式和载体不断地发展变化，但高校档案信息化、数字化是档案管理工作发展的客观要求。高校的各类档案是高校发展历史轨迹的印记、是高校的文化积淀、是特色办学和管理风范的再现，因而，档案工作是学校管理工作的重要组成部分，必须引起高度重视。提升档案工作水平不仅仅是学校档案工作人员的职责，更要领导重视，全员介入，只要靠大家的努力才可能把学校的档案工作做好，进而实现学校档案管理的科学化、信息化。创始高校信息化、数字化背景下档案管理工作的新局面，应重点做好下面工作： 一、树立全员服务为本理念 要树立 全员档案管理以服务为本 的工作理念，进一步完善各项管理，深化管理体制和工作机制改革，充分利用当代化管理手段提高服务效率和服务质量。 确立全员档案责任，加强主动服务意识。因高校档案业务与高校的开创办理和发展同步，真实地记录了高校在各项建设中的成就和经历体验，牵涉教学、科研、管理、服务等各个方面，既是高校发展历程的真实记录，也是高校文化的积淀与延续，更是高校管理和核心竞争能力建设的重要组成要素。高校档案业务与校园文化建设有着密切的联络，都是以育人为本职，以传承大学精神为己任，二者之间互相浸透、互相促进、共同发展。高校档案工作的方向主要是为学校服务，为广大师生服务。档案工作的最终目的在于利用。要克制档案人员 坐、等、靠 的传统思想，变 被动服务 为 主动服务 。加强档案服务的主动性和有效性，从封闭的工作方式到开放的工作方式，从档案管理员管理到人人都是档案管理员，从等待各部门系部、个人移交指定材料到主动收集，全员树立档案意识，构成良好气氛。 档案运用 以人为本 ，实现档案的文化传承成效。高校承当着教学育人、科学研究、社会服务和文化传承的职责。档案文化是校园文化建设的重要载体，内涵丰富的高校档案是校园文化建设的难得珍贵资源，是进行人文教育的最好教学资料，把档案文化溶入到校园文化建设中，让高校深切厚重的文化背景、悠久的校园文化资源、优秀的革命文化资源、出色的名人文化资源、丰富的科技教育资源、典雅的文物文化资源和历代师生的人文精神，对全体学生产生文化育人的作用。充分发挥档案的直观性和原始性特点，激发学生的学习兴趣，提高人文素质教育的吸引力，弥补课堂教学和常规教育的缺乏。利用档案对学生开展理想道德教育、爱校勤学教育、警示自律教育、创新创业教育、社会文化观念价值观教育、综合实践学校的办学宗旨、办学理念、办学特点和专业人才培养目的，彰显高校历史档次、校园文化特质、校园风貌形象，进而影响学生的思想品德、行为习惯及价值观念，具有无形的精神气力，使学生在具有传统文化精神和人文精神的校园环境中得到熏陶，促进学生的全面发展。 重视高校档案工作全职性，不断加强服务发展的前瞻性，做到校委校行政工作部署到哪里，档案工作就跟踪到哪里。当代高校是一个多功能完备的社区，档案包括人事档案、文书档案、基建档案、财务审计档案、教学业务档案、学生学籍和成绩档案、校园治安档案、计划生育档案、医疗卫生档案、人才培养工作评估档案、学校综合管理档案等，牵涉到高校工作本身及社区管理的方方面面。因而，学校的各个职能部门及教学系部的领导和工作人员都是必须高度重视档案工作，树立人人都是档案员的意识，在平常的工作中注意收集整理，并根据业务归口及时与相应职能部门联络，及时移交到职能部门或档案室，构成人人在思想上重视，在工作上支持，大家都积极介入档案管理工作的良好气氛。 二、健全档案管理体制机制 档案工作的管理体制和运行机制是相辅相成的,严密联络的，体制创新要求机制的创新，两者的共同优化有利于档案管理工作质量的提高。档案管理工作的提档升级，有赖于提供体制、机制、人力、财力、物力的保障,使档案工作与其他各项工作同步发展、协调发展。加快高校档案管理的信息化与自动化建设是一项增效提速的举措,它要求在实现了档案管理工作环节程序化的同时，愈加重视提高校档案管理工作的效率性和准确性，因此是提高整个档案管理系统工作能力的重要抓手。 档案管理工作体制是落实档案管理基础工作的保证。要建立高校档案管理工作体系，明确分管档案工作的校领导职责，其他分管业务工作的领导应在分管档案工作的领导的协调下开展相应工作。高校工作本身及社区管理方方面面的各类档案，应分别由组织人事处、教务处、学工处、计财处、后勤处、保护处、办公室等部门分别收集整理后移送学校档案室，统筹管理部门应是学校办公室。 档案管理运行机制是做好学校档案管理工作的关键。在学校，一般人都是以为档案的收集、整理是档案室的工作人员的事情，即便领导要求各职能部门及教学系部的档案工作做好，大多都是被动完成档案整理聚集任务，在实际工作中不考虑，少创新。因而，在建立机制的问题上应充分考虑相关人员的积极性，通过机制的建立，加强相关人员的责任感和责任感，诸如评选档案工作先进工作者予以表彰，将档案工作纳入年度考核并使考核结果与年终津贴挂钩等等。在完善档案管理运行机制上，就必须强化档案部门内部管理，做好转变职能、强化服务的改革工作，进行管理方式、方式方法的改革，以适应档案事业发展的要求。 三、加强管理组织队伍建设 档案管理事在人为，科学合理的行为会事半功倍。要实现学校档案管理的科学化、信息化，必须把档案工作纳入学校工作的议事日程，得到学校领导的高度重视，切实加强管理组织队伍建设，全面提升档案管理人员综合素质。一是要用法规武装组织队伍。结合高校建设实际，深切进入持久的组织开展学习与宣传(档案法活动，做到领导带头学、群众跟着学、使人人认识到档案管理工作的重要性，自觉做好份内的业务工作。二是要用制度约束组织队伍。档案管理中(综合档案室工作职责、(档案人员工作职责、(档案收集整理管理制度、(档案库房管理制度、(档案利用制度、(档案保密制度等系列管理制度，是档案工作人员的行为准则，每个档案工作人员都必须熟知并严格执行，使各项工作规范化并很好地落到实处。三是用内涵提升强大组织队伍。坚持加强对档案工作人员的业务培训，全面提高档案管理组织队伍的综合素质，以适应档案管理的科学化、信息化工作的需要。要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台鼓励政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案专业学习深造，组织档案管理人员外出考察学习，定期举办培训班和对档案人员进行专业培训，拓展视野和知识面，提高综合业务能力。四是做到安全教育常抓不懈。要经常加强对档案管理人员的安全管理教育，通过教育提高档案人员的事故防备意识。保密性高的档案室还应安装摄像监视器，防止前来查阅档案的利用者偷撕或涂改档案。 通过制定与落实安全管理措施、配备设施以杜绝灾祸隐患。加强对库房建设要求，对原有消防报警及控制系统进行当代化改造，增加防火灭火能力。注重档案的科学储藏保卫，做好档案的防霉、防蛀与空气净化。五是让保密与利用并重提高档案利用率。长期以来，受传统保密观念制约，档案工作存在着重保轻用、利用缺乏的弊端，档案的价值没有充分发挥，领导不能及时全面地了解并有效的利用档案，因此档案管理人员的工作价值也没有能在利用档案的效果中具体表现出出来。为此档案管理工作人员要正确处理做好档案保密与利用的关系，做好档案的开发与利用工作，将 以藏为主 转变为 以开发利用为主 的管理方式，健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方式方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断加强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。 四、改善条件实现资源分享 随着我们国家高等教育的飞速发展,高校办学规模不断扩大,高校档案管理工作也变的愈加的重要、复杂。而现有的非网络化档案管理系统则影响了档案管理工作效率的进一步提高，必须强化档案设施建设。根据(全国档案信息化建设施行纲要要求，整合档案信息资源实现资源分享，将成为档案信息化建设的根本目的。 实现这一目的取决于外部环境改善和内部管理创新两大因素。外部环境条件讲，整合档案信息资源实现资源分享，有依靠于全面统筹规划全国各地档案资源，有序协调，构成合力。从高校档案信息化建设实践来讲，整合档案信息资源实现资源分享，就是要从软硬件设施的投入、建立标准化规范化体系、档案信息资源的建设、网络档案信息检索系统建设等方面进行统筹规划，创新档案服务机制等。当务之急一是要改善库房条件，保证档案的合理有效库存和利用。二是要改善办公条件，保证档案工作人员有一个良好的工作环境。三是要建立标准化规范化体系，使高校首先构成一个独立完好的档案信息化网络。档案信息能够在档案管理部门内部网上分享，构成电子信息资源中心，既可有效进行电子档案管理，又可方便利用者对档案的查阅、阅读，查、借阅手续能够在内部网络上完成，减少不必要的事务工作，提高档案管理部门的工作效率和档案利用率。 以下为参考文献： 1郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设J.商丘职业技术学院学报,2020(4). 2王东宁.档案信息化建设的原则与策略J.中国档案,2003(1). 3杨振江.浅谈企事业单位档案的创新J.中国档案,2006(6).