加强和改进煤矿基建项目科技档案管理的对策,档案管理论文.docx

加强和改进煤矿基建项目科技档案管理的对策,档案管理论文科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中构成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、图片、影片、录象、录音带等科技文件材料 。当前生产矿井在生产经营活动中产生的科技档案，一直根据档案整理的传统做法，整理很规范。如今档案部门的工作难点就是基建矿井含改扩建矿井所产生的科技档案的收集、整理和归档。作为企业的专职档案工作者，有责任去指导和协助基建矿井的科技人员做好科技文件的构成、收集、积累、整理和归档工作，保证科技档案齐全、完好，为今后企业经营活动提供利用服务的根本。 1基建矿井科技档案管理存在的问题 基建矿井的科技档案是企业档案管理的一个重要组成部分，十分是煤炭行业基层的科技档案，更是企业科学分析、扬长避短的第一资料，对安全生产和经营管理起着至关重要的作用。但在现实中，由于思想认识不到位，管理制度不健全，执行监督不得力，利益趋向不一致等原因，导致基建矿井科技档案归档不能系统化、完好化，甚至出现应归不归的现象。基建矿井从调研论证、批准立项到开工建设、完工验收，在这整个经过中都会产生一系列科技档案，从基建矿井的科技档案管理来看，科技档案管理中主要存在下面几方面存在的问题。 1.1收集工作不力，制约着科技档案管理 当前，在一些企业档案管理工作中，存在着重视文书档案、会计档案、人事档案的收集整理而轻视科技档案收集整理的现象。科技档案的收集工作是整个档案管理工作的基础，不进行扎实有效、细致完好的收集，科技档案的规范管理和提供利用将像无源之水、无根之木一样。 随着煤炭工业的快速发展，煤炭企业为了本身的长远发展，进行煤炭资源开发、整合，新建、改扩建矿井数量逐步增加。在新建及改扩建矿井经过中，一些基本建设档案归档不齐全。煤矿基建项目从准备、施工、试运行及完工验收各个阶段，华而不实包括煤矿的选址、论证、勘探、基建直到建成投产，科技档案保存在不同建设单位的手中，如设计勘察单位、承包商、建设单位、监理单位等。科技档案收集不够全面，忽视归档的现象时有发生。一方面由于经办人不能够及时整理移交，日积月累造成原始记录堆积；另一方面相关人员重视程度不够，造成归档不完好；还有的与相关单位签订合同不规范，没有把资料、档案的移交写在合同中。 煤矿基建档案来源广泛、数量繁多、形式复杂，进而使基建档案归档难具有客观的原因。煤矿基建工程一般历时数年，有些工程的资料管理人员不固定、变化频繁，缺少文件资料移交目录，未办理相关移交手续；有些科技人员缺乏相应的档案专业知识，科技文件、资料的编制难以规范；有些整理方式方法不科学，毁坏了科技档案的系统性和成套性；与煤矿基建项目相关的图纸、图片、声像、重要设备开箱资料等收集不齐全等等，都影响了完工验收资料的完好性和准确性。 煤炭工程建设项目一般都实行承包或转包，生产、使用单位的档案部门较难参与工程档案资料的收集归档工作。等到整个工程完工验收后才能接触到建设工程档案的实体。这时即使是发现归档不完好，但由于工程已经结束，很难再找到原始的档案资料，有可能出现编造假材料的现象。 1.2管理环节薄弱，档案业务部门深切进入现场、监督指导力度不够 煤矿基建科技档案管理经过中之所以存在一些薄弱环节，主要原因还有：一是不少新建、改扩建矿井，由于人员配备紧张，对科技档案收集整理工作没有配备有丰富经历体验的档案专职管理人员，而是随意布置非档案专职人员收集保管资料，他们对科技档案收集归档工作认识缺乏，对科技档案的科学分类整理归档把握不好。二是上级档案业务部门现场管理指导不到位。档案管理业务部门由于人员少，身兼数职，各项工作冗杂，没有时间和精神去基建矿井指导检查档案工作。三是有些档案业务部门人员责任心不强，怕苦怕累，深居简出，整天坐在办公室里，极少出入矿井建设现场，对于科技档案实行 你交我存，你借我发 ，缺乏主动介入精神，很少参加相关专业会议，更别提深切进入现场进行指导，导致文件管理脱节；四是基建矿井有些科技人员对科技档案的构成缺乏了解，有些技术人员只具备收集、保管的一般技术知识，缺乏归档意识，用过了随手一扔，更不用讲去全面、准确、及时、有效地整理、管理科技档案了。 1.3档案管理专业人员更换频繁，专业知识和业务技术水平薄弱 当前全国煤炭行业一片萧条，企业经济效益日益下滑，基层煤矿都在减员增效。档案管理人员更换频繁，一些实践经历体验丰富但年龄较大的档案人员内退下岗，新上岗人员档案业务知识浅薄，一般又身兼多职，整天忙于日常性工作，疏于档案业务技术的学习，对科技档案的收集、整理、归档重视不够，也是造成科技档案管理薄弱的原因之一。 2加强和改良煤矿基建项目科技档案管理的对策 2.1对煤矿基建项目各方面文件控制管理制定规章制度，责任明确 制定全面、完好、具体的科技档案归档范围，明确每一项归档文件的责任主体、归档时间等是保证科技档案规范管理的前提。煤矿基建项目文档控制管理必须符合国家和行业对大型建设项目文档控制管理的原则要求，即 四纳入 、 三同步 、三参加 。建设单位是项目建设的法人主体，对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的责任。要建立组织，健全基建文控制度，统一业务标准和规范，构建文控管理网络体系。对建设项目的前期文件、施工管理文件、完工验收文件和生产准备及试生产等阶段构成的文件负责收集、整理和归档。对各参建单位移交的文件进行检查、验收，并汇总统一编目，编制档案检索工具。设计勘察单位负责收集、整理、移交项目勘测、设计阶段构成的勘察设计文件，按项目、专业对文件进行整理，向建设单位移交归档。按合同或协议规定，编制与建设项目实际情况相符的完工图和完工文件，确保文件系统、完好、准确。承包商负责收集、整理、移交归档承建工程在施工调试中构成的各种施工、设备厂商资料、完工文件、并按合同或协议规定，在工程验收3个月之内向建设单位移交。监理单位负责对承包商在工程建设中文件的构成以及交工文件编制进行监督与审核。对在项目监理工作中构成的文件材料进行收集、整理，并按时向建设单位移交归档。档案管理部门应制定(科技档案随时收集及归档制度、(煤矿基建矿井科技档案归档范围和保管期限表，对日常记录内容要做到随时收集、定期集中归档。 2.2档案业务部门要深切进入现场，管理到位 要加强煤矿基建项目科技档案工作的组织领导。矿建工程从立项开场，主要领导就要指定熟悉档案业务的专职人员负责收集管理文件、图纸、声像材料等，制定岗位职责，加强考核。档案业务部门也要主动介入矿建一系列业务活动，做好现场科技档案的收集工作，进而将档案部门独家管理变为全员、全方位的互动管理。 要加大对新建和改扩建矿井档案工作的指导力度，制订科学的工作流程，深切进入基层矿井，协助、监督、指导基建矿井科技档案的整理工作，对矿建资料收集归档经过中存在的问题进行现场指导，宣传科技档案归档要求和整理规范，加强基建矿井档案工作的培训，提高工程技术人员档案意识，并制订强有力的制约措施，以确保科技档案的完好性与准确性，实现科技档案规范化管理的目的，使新建煤矿科技档案把关关口前移，让煤矿基建项目科技档案工作与安全工作、工程质量、环保护生同步进行，保证新建和改扩建矿井正常完工验收。 2.3档案人员要加强学习，提高业务水平 面对企业档案管理人员更换频繁且档案管理业务技术不扎实的现在状况，加强业务学习和专业培训成为解决这一问题的首要任务，这是档案人员做好科技档案管理工作的前提，尤其应注重学习、把握企业科技档案构成的全经过。企业要经常组织档案业务培训班，组织档案管理人员积极参加各级煤炭协会、市档案局等上级部门组织的各种专题培训班，不断提高档案人员的管理技能，使煤矿科技档案管理逐步走向规范化。煤炭行业科技档案作为一种信息资源，是企业安全、生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，也是一项基础性工作。同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等方面正积极地发挥应有的作用。建立一套适应本企业特点，具体表现出本企业规范化、科学管理水平的科技档案体系，是企业必须做好的一项基础性工作。 3结束语 做好煤矿基建项目科技档案的管理，不仅仅是档案管理工作者义不容辞的责任，也是一件既有益于社会、又有益于企业发展的事情。科技档案部门应该从科技档案管理的角度，从维护归档科技文件的完好和安全出发，积极配合和协助科技人员开展对科技档案构成整个经过的监督和检查，以确保科技档案的质量，为以后科技档案的提供利用打好坚实的基础。 以下为参考文献： 1周嘉辰.浅谈科技档案与科技文件材料J.河南科技，202020：92. 2陆秀.加强建设项目档案管理之浅见J.档案与建设，20201：7475. 3孙永红，王杨静.煤炭行业基层技术档案管理中存在的问题及对策C/煤炭企业档案管理优秀论文集.徐州:中国矿业大学出版社，2020：359-360.