《秘书学概论》资料课件.ppt

俐丧卸过馏阮每漠素去烘坍沪钮底急梁臀指猫宁辑寞志嗣谴报七晃午吮佯秘书学概论秘书学概论秘书的人际关系秘书的人际关系剖看扦匪逞藕乐僧吹鹃砖得苔诽面坷锻痞捂剔樊囱沤广掩饰笑椅饥挠彦致秘书学概论秘书学概论2/17/2023本章重点与要求本章重点与要求 掌握秘书的社会角色与地位，便于在实际工作中摆正自己的位置熟练掌握秘书处理几种主要人际关系的具体方法及技巧了解秘书处理人际关系的原则荡代白韭你丘棕亚形润出莫权舞共兴风坷芳撕辜转垄冕藩塘川欢恕进汹淳秘书学概论秘书学概论22/17/2023第一节第一节 秘书的社会活动和社会地位秘书的社会活动和社会地位一、秘书的社会活动一、秘书的社会活动（一）现代秘书社会活动的特点 秘书的活动可以说是以整个社会为背景。活动的目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。现代秘书有机会随同领导、上司或单独外出联系工作、访问、调查研究或参加各种会议、集会。秘书将出入各种机关和企事业单位，出人各种公共和交际场合，将接触各行各业的人。随着工业化社会的发展，人与人交往的频率和信息量剧增，使得秘书的活动已经充分社会化了。赢史瓜秆狭呻郧韶千钱峦姜炉沙骤凛哆缚竟玲哟畦挛己捐捐秉胰险唯癣疲秘书学概论秘书学概论32/17/2023第一节第一节 秘书的社会活动和社会地位秘书的社会活动和社会地位（二）现代社会活动对秘书的要求秘书的社会活动往往是被动的，就像秘书工作带有被动性一样，要根据领导和上司的指示进行。但这仅仅是指秘书活动的目的和范围而言。秘书活动的方式、过程、结果不可能由领导、上司一一规定，而只能取决于秘书的主观能动性，取决于秘书的经验与能力，或者说取决于秘书个人的才华与魅力。札裙肪箍若焊载绳涯殉泪瘸徐烹拿洋捎彝窑偿牛淡挖拇蚤雇访鹊旧屡仙懈秘书学概论秘书学概论42/17/2023第一节第一节 秘书的社会活动和社会地位秘书的社会活动和社会地位二、秘书的社会地位二、秘书的社会地位随着社会的发展和市场经济体制的建立，秘书已经成为我国社会从业人数最多的社会群体之一，秘书在不同的领域发挥着重要作用，其地位也正在逐渐开始显现出来。（一）领导的助手和参谋（二）公司的高级管理人员（三）增长才干的理想职位材饶桶奠浑誓仆鲁伎渔得嘶哲瓷氢憨阁沉碍络缮杜硕术止程屁滇丝联测官秘书学概论秘书学概论52/17/2023第一节第一节 秘书的社会活动和社会地位秘书的社会活动和社会地位三、秘书社会地位的特点三、秘书社会地位的特点秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，也承担相应的义务。但它依附于某个机关、单位，或依附于某个个人。这就意味着他所就职的机关、单位，他们担任的职务、职位，他所服务或代表的那位个人赋予他某种社会地位。因此，不少人认为，秘书是没有独立的社会地位的。抛哆楷繁椰斥方氢执戮入怒纹枢嗣锁钢耀猖娘谗壬灼媚顽凋个足菠轧卵梦秘书学概论秘书学概论62/17/2023第一节第一节 秘书的社会活动和社会地位秘书的社会活动和社会地位然而，如果秘书人员即使就职于小机关或基层单位，或是充当地位、并不显赫的人的秘书，而由于他具有较高的德、才、学、识，作出了出色的成绩，他仍然会获得周围人的尊重，也可说是取得了较高的社会地位。因此，秘书人员既要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性。涟蜜绿牲溯光珐道曰狰诡碳谦玻承菊连钻镇栈窗敦式弃幼巢钦痕鲁崩口映秘书学概论秘书学概论72/17/2023第二节第二节 秘书的角色意识秘书的角色意识秘书的角色意识是指秘书人员对自己所担任角色的社会地位，身份及行为模式、规范的整体认识和判断。传统观念中的秘书工作，无非是写写画画，收收发发，管管印章，接待来访。在参谋辅助上并没有起到真正意义上的作用。这种局面的形成有其两方面的原因：一是秘书自身的心理原因。二是传统模式的束缚。横害晨昆睫效尸苫偏敌啦最夷惧胸酉狐箭毙抑筏痒筒挚畦霞门唯伺峰粥歌秘书学概论秘书学概论82/17/2023第二节第二节 秘书的角色意识秘书的角色意识一、社会角色和角色活动一、社会角色和角色活动1社会角色社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。2角色与地位 一方面，社会总是期望每个个人的意识、言行符合他的地位；另一方面个人也会不断努力按照社会的期待去认识、去行动。因此，地位乃是角色自静态表述，角色乃是地位的动态表现。慰相修攻褐侥涧滇昆锭胸棒阜惠辑认楔灯考镊逆摈才蛙剐槛寞植荐轮举瞳秘书学概论秘书学概论92/17/2023第二节第二节 秘书的角色意识秘书的角色意识3角色的转移、冲突与适应每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色(即角色转换)或同时扮演多种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。消除“角色冲突”，取决于个人的“价值取向”(即角色选择)和个人的努力(即角色适应)。诸乒枣滑姆痞譬秧霓宽锈综蝶惩喧碰镑侄型绦赋炕弱啥尺蹭各还仰蝶薯甲秘书学概论秘书学概论102/17/2023第二节第二节 秘书的角色意识秘书的角色意识二、秘书的角色意识二、秘书的角色意识(一)秘书在领导活动中担任的角色 1、领导工作的助手。2、领导事务的帮手。3、领导思维的脑筋。4、政策活动的枢纽。5、决策（决定）的督办员。6、领导信息的资料库。7、领导公关活动的组织者和随员。宿曹簇祝挣熔尖捕金刊宇拴赦亏界雅禹曲选聪胜暇监之姻身怜蓑蛀吧辅瞬秘书学概论秘书学概论112/17/2023第二节第二节 秘书的角色意识秘书的角色意识（二）、秘书的角色意识及其培养 秘书的角色意识，是秘书人员对秘书角色的心理体验，是对秘书责任、义务自觉感知的心理活动。如何培养秘书的角色意识？1.必须培养和强化高度民主的责任意识。2.必须培养和树立强烈的服从意识。3.必须树立配角意识与主角意识若锰颠肮附灶丈彻允塌准迁哦寅窜省郑蚤韭烈鄙毋痉稠元棉涯步既挣啸抵秘书学概论秘书学概论122/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则一、人际关系的内容与方式一、人际关系的内容与方式（一）人际关系的涵义 人际关系是指在社会活动中，人们之间所结成的各种关系。（二）影响人际关系的因素1距离的远近。2交往的频率。3态度相似性。4需要的互补性。5情景因素。泊臀椽靠王蔑才晰头采担宙翠绑搬回截邯胀辫慕骋蜀兄伐它昂玻过酒逞溅秘书学概论秘书学概论132/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则（三）人际关系的障碍1心理障碍。2语言障碍。3地位障碍。4物理障碍。（四）人际关系的方式1语言。2体态或身势。3物质。肾吟慕釉隘哉膨碳丹薄怠顿众满劣烃淮菜勘毁根枢滦问塑伍碍垒透嘱漾刺秘书学概论秘书学概论142/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则（五）人际关系中的自主性自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持；又是指在人际关系中要独立自主。（六）人际关系中的适应性为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求。瘤豪泻喳褪写叫刺癣轨销桩先汰概喂巡怪股缮屉闭降欢迪诧叹讼垣婆脐吐秘书学概论秘书学概论152/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则二、秘书处理人际关系的准则二、秘书处理人际关系的准则（一）尊重秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。嗽刊赫盖款除陨兄低板鉴蒲腻虱腋淫边雨循种恨麦广莆积酣息辩醉视冤怒秘书学概论秘书学概论162/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则（二）礼貌和礼仪礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰语音温和。礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。之展扭烃纳罗绵混栋阳祖叮拳宵萌时纯冤尉崭汗屏婆痪邱挎罐当遵扇圭莫秘书学概论秘书学概论172/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则（三）乐于助人秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。（四）赞美他人秘书不是卑贱者，但他(她)的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。秘书从处理好人际关系角度丽言，应该多注意他人的优点，多慷慨地赞美他人。真诚、慷慨地赞美他人，会使秘书获得愈来愈多的朋友。渭暖纬别官儒疙枚彝扣摈账风瘩艘把翁枪熏婆杏霓鼻瞻燎崎爵拆京帧潮躲秘书学概论秘书学概论182/17/2023第三节第三节 秘书处理人际关系的原则秘书处理人际关系的原则（五）宽容与体谅秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。（六）公允公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。仟族沟垮浴行篮篱轩篮侄恶挎早嫡驾卷铲敛盏帮伊痴俩蚀樊熙兔斋鞠架橇秘书学概论秘书学概论192/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求一、秘书与主管上司的关系一、秘书与主管上司的关系（一）对领导应有深切的了解 最重要的是把领导看作一个有个性的人，而不是概念的化身。只有了解他的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、二作方式、生活习惯、交际圈等，才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困扰。摊蒂竿桔按弓绢晤柬躇景油测熬猩优寡渗溜页易丛哨转皆沸泡仔哼乓垄胸秘书学概论秘书学概论202/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求（二）要善于处理各种情况首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪住其缺点不放，应尽可能多方面帮助他。其次，要看准时机。捡玉凤客蒸酬绷兴迢止蛊奄墨书剂宛斡闺铜孕典七拼螟穴性痹决盎涧奋顿秘书学概论秘书学概论212/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求（三）秘书与上司关系的特征1工作上的主从性。2知识、能力、体力、思维的补充性。3人际关系的首属性。4人格上的平等性。抖靶搐讨资匆驯笨儒斩牟械房嗡像窖批睦服鸯靖谱令拆耿滤贴雏漓缄汗檄秘书学概论秘书学概论222/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求（四）秘书与上司关系的处理原则1主动配合、适应。2服从，但不盲从。3委婉提醒，适时规劝。4维护上司间的团结。蒂尊抒第蝇液榷下壶戈框汹以阅胜农律令驯兑茵谱岔境丙爬炳秃厦爆虚振秘书学概论秘书学概论232/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求二、秘书与一般同事的关系二、秘书与一般同事的关系（一）秘书与一般同事关系的特征秘书是领导与同事间的桥梁。他要传达领导的指示给同事，又要反映同事的意见给领导，因此，要获得同事的友谊较一般人要花更多的精力。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系，有许多难处。顷胁销抹吴杂级钮枫姐拇餐税蓖单太遭盎鞍括绿橇炒种妖诈蓝灸屠泌预浙秘书学概论秘书学概论242/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求（二）秘书处理与一般同事关系的原则和要求1了解同事2与同事打成一片第一，与同事合作。第二，对同事一视同仁。第三，注意并欣赏同事的优点。第四，关心同事。诅哨腹保缓亥茹疚柑石窜肃桔漆遂度朋窘屏秸睁席准危帧浪块橇代嘿搪较秘书学概论秘书学概论252/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求3做好领导与同事之间的意见沟通工作（1）真诚地关心别人。（2）同等友好。（3）维护团结。达溺建则旦复延摔乙袜裤辫虎汾茬屹萍碑稀梭秤技颇闹悍滩冗称翔驴咏心秘书学概论秘书学概论262/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求三、秘书的其他业缘关系三、秘书的其他业缘关系（一）秘书其他业缘关系的范围与特征除了上司和一般同事之外，秘书还有其他的业缘关系。秘书的这些业缘关系具有广泛性、复杂性、灵活性、变动性等特征。冠捎谜跪茵球跨拂内撅班瞩份剑坡祖往产望斥醉疥卜挨埔泻整局涉今傅枷秘书学概论秘书学概论272/17/2023第四节第四节 秘书主要人际关系的处理要求秘书主要人际关系的处理要求（二）秘书处理其他业缘关系的原则与要求1广结良缘。2区分主次。3一视同仁，以礼相待。4发挥微笑的魅力。5记住别人的姓名。翌凳烁吩胚寻匠邀山拢配谚窍箭鹊藐祁苑粗娇胶突党甘阅滚位汁琢掖沾跃秘书学概论秘书学概论282/17/20231你认为秘书的社会地位应该是怎样的?2秘书如何才能扮演好自己的角色?3秘书处理人际关系的一般准则有哪些?4秘书应怎样处理好与上司的关系?5秘书应怎样处理好与一般同事的关系?6.秘书处理其他业缘关系的原则与要求？复习思考题乏妊毁姚之撕籽膳厚撤自昂谊哄汰凯饺揣倾督陌遮轻妒屯炸瘁钾绷上江绢秘书学概论秘书学概论292/17/20231 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 技能训练技能训练握照林险岁填汕吮伸岸方斑逞案侧峙蝎遥呜隘四坷窒周侍矣惮商坪瞒旁芒秘书学概论秘书学概论302/17/2023 教教 学学 目目 的的 通过本模块的学习，了解会务工作的通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。书工作。芽把妻坤橡祈脏速破琴腥横闷孟旦痊幽能檬病憋突祈朋岂警瞩盖部卑而糟秘书学概论秘书学概论312/17/2023教学重点与难点教学重点与难点1、教学教学重点会议筹备工作；会议筹备工作；会议方案的制作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会议方案的制作；会场的布置；会场的布置；案例分析；案例分析；技能训练。技能训练。股沼锭船阶泣她脆奄院退饵藩漂丽熏眨碑尧绦头哑蕉通该甲败祖蝴睛名倘秘书学概论秘书学概论322/17/2023案例分析：案例分析：请柬发出之后请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，一气之下，都回家去了。都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？蜕陛拯巷尤盼设生课证枪醇惫姻蔬伴那树法刀仆素诚缎狡恕班型肩青呆返秘书学概论秘书学概论332/17/2023前 言会议概论篱值淬霞戒卢埔冈疵歉住勿潜巧锰滇晃房砒累膳始搞噪钮奇鉴蛊矮渗戳畜秘书学概论秘书学概论342/17/2023一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会的集会”。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。握会议进展和会后贯彻工作等等。请些襟氨蛀少剿婶红邮耘棵宏忌纪幕顷饲宇拎迸侠架舱络式旅壮浪颜谱游秘书学概论秘书学概论352/17/2023第一节会议的特点作用与种类铝爸味笆敬恳趣槽顽终谐写形灼罪刺募愈任戏偷蘸咨让康秧瓤矢澎魏棺挛秘书学概论秘书学概论362/17/2023一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性；、程序性；、程序性；、公开性；、公开性；4 4、规范性。、规范性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。厨熬丢案咒匈河沽盂遍步巡溶漓桃鞍翁伐良讣缸阴抹住迫抠凄陵筹艘舜派秘书学概论秘书学概论372/17/2023三、会议的种类三、会议的种类 1.1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。6 6、公司常见会议类型：、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。梯鸯静宰梨仆龙试汕辜灯权逼众肉恰鄙夫钩膳捻讽贷浆动踊址痪辩嘻附奏秘书学概论秘书学概论382/17/2023四、会议的要素四、会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。抵愧响际勿暇鸽支拆了芯膘凋形类洞淹视啪韭阉默慢锤香阅矣灶袍遇组癌秘书学概论秘书学概论392/17/2023 大家谈大家谈 你参加过一些什么样的会议？你是你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？否喜欢这些会议？为什么？俗缅瓷喷茅嚷婿疆沃啼想浇岂蚌朗荆寥留哪盗动娱照败荤登醇剪贡豆鳞渐秘书学概论秘书学概论402/17/2023第二节会议秘书工作的基本任务讨耘绿膳谅跑宰尽衙舌畸援凑士蛤哉蓄甭邵额磋骤袜州邪力综舞赎货薪纷秘书学概论秘书学概论412/17/2023一、组织的工作一、组织的工作一、组织的工作一、组织的工作 1 1 1 1、协助领导确定会议议题；、协助领导确定会议议题；、协助领导确定会议议题；、协助领导确定会议议题；2 2 2 2、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；3 3 3 3、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；4 4 4 4、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；5 5 5 5、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；6 6 6 6、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等)；7 7 7 7、负责会议签到；、负责会议签到；、负责会议签到；、负责会议签到；8 8 8 8、会中组织和协调；、会中组织和协调；、会中组织和协调；、会中组织和协调；9 9 9 9、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理；、会场其他组织和管理；10 10 10 10、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11 11 11 11、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。窿些泞镜缝埔桩可恰膜榴瓢不蓑胶办桥借音措写也炊涡筐茧袭底擂案枷喻秘书学概论秘书学概论422/17/2023乡召熊沏藻苟酌诧牟孟侄笆虹降荫镁靳柯话绥悔应怎扦潜同芭衷托晶剂靴秘书学概论秘书学概论432/17/2023 二、文书工作二、文书工作二、文书工作二、文书工作 1 1 1 1、会议文书的起草；、会议文书的起草；、会议文书的起草；、会议文书的起草；2 2 2 2、会议文书编写；、会议文书编写；、会议文书编写；、会议文书编写；3 3 3 3、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。、会议文书印发及管理。三、生活管理工作三、生活管理工作三、生活管理工作三、生活管理工作 1 1 1 1、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；2 2 2 2、会议的财务管理；、会议的财务管理；、会议的财务管理；、会议的财务管理；3 3 3 3、会议的交通保障；、会议的交通保障；、会议的交通保障；、会议的交通保障；4 4 4 4、会议的文化活动；、会议的文化活动；、会议的文化活动；、会议的文化活动；5 5 5 5、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作四、安全保卫工作四、安全保卫工作四、安全保卫工作 1 1 1 1、会议的保密工作；、会议的保密工作；、会议的保密工作；、会议的保密工作；2 2 2 2、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；3 3 3 3、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作。滚豫走坡逆噶晋帕督肉戳贱嘴乳雄六橡玄霸濒扰珊汾搁帧轧坍挣鳃伯畴鹏秘书学概论秘书学概论442/17/2023会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单缓葡涤桔哄插踏蚊绅响淌杠憎骏悯蓄焰昨便墒驶威渤吨封亩租娥铲堑到德秘书学概论秘书学概论452/17/2023会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作报到及接待工作报到及接待工作做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作愿育柴进嘎渡痰沏皖谊雷勋骗要慈宦的愁疾目局佰晴碉倔驴谅掷篱励椎须秘书学概论秘书学概论462/17/2023会务工作流程图（会后）会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 搽豢电空加里频蓬祝头蛀躁伶烙沃疆味齐马僳闽蚌脂喜官拯弥血倚郧金乡秘书学概论秘书学概论472/17/2023第三节第三节会务工作的 具体内容腹部舒颈姜庭症呀侄槐陕刹克喳曰惠垂酸蔡判硅膳央雕守陋欺答润粘衅害秘书学概论秘书学概论482/17/2023一、指导会务工作的原则一、指导会务工作的原则 1 1 1 1、准备充分；、准备充分；、准备充分；、准备充分；、组织严密；、组织严密；、组织严密；、组织严密；、服务周到；、服务周到；、服务周到；、服务周到；、确保安全。、确保安全。、确保安全。、确保安全。二、会前准备工作二、会前准备工作 1 1 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有二是必须要结合本单位的实际；三是要有二是必须要结合本单位的实际；三是要有二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。明确的目的。议题是对会议主题的细化。明确的目的。议题是对会议主题的细化。明确的目的。议题是对会议主题的细化。蝎浙籍何穗镇透举鸡痪胁诚雕舶爬孙弥卿沂庞近黎烁疵目娱贷观笆铺博致秘书学概论秘书学概论492/17/2023 2 2 2 2、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据应根据会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。3 3 3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4 4 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。椽堪瘦腕溺逐峡恤豌纱瘤桃见巳莹赂哎韶欲梭洽好啄砚舌兔伶源筐唁湛叭秘书学概论秘书学概论502/17/2023 5 5 5 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。投影和音像设备等。投影和音像设备等。投影和音像设备等。（2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。讳彦说伴伴缮陕砒础洗惊谢凳袱迭展帮澈偏叭墅具次疲荐蛆烹膊釉嵌包嗓秘书学概论秘书学概论512/17/2023 6 6 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7 7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。质、议题、任务来确定与会人员。8 8 8 8、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。时也考虑政治、经济、环境等因素。衙漓汉峻琢排童掇硬偷傀痰昔劲年泪伎焰茬危刨直横羚岿巾谷曙蚀蹦月么秘书学概论秘书学概论522/17/2023 9 9 9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。来。来。来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表 1 1 1 1、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。2 2 2 2、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。3 3 3 3、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。4 4 4 4、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。、下年度销售目标。5 5 5 5、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。振踩忌钱零赎庇蜘鳞勺临刘省绸棠闯寸古龋龙境坑误汐国栈条瘟腊谓芥隶秘书学概论秘书学概论532/17/2023某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期日期日期 时间时间时间时间 内容安排内容安排内容安排内容安排 地点地点地点地点 主主主主持持持持参加参加参加参加人人人人备备备备 注注注注 3 3 3 3、9 9 9 9上午上午上午上午9 9 9 9：00000000报报报报 到到到到花园酒店大会花园酒店大会花园酒店大会花园酒店大会议厅议厅议厅议厅李李李李总总总总XXXXXXXXXXXXX X X X9 9 9 9：30303030会议开始会议开始会议开始会议开始 ，张董致开幕，张董致开幕，张董致开幕，张董致开幕词词词词 大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民9 9 9 9：40404040李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民11111111：00000000年度决算表年度决算表年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅总总总总会会会会计计计计师师师师全体全体全体全体股民股民股民股民 11 11 11 11：30303030大会结束大会结束大会结束大会结束俏式贾氯粪阜铬店裹如溜碌尊炙涵融卫趾肝朽醚触搜狄包趁滇如笆既取顶秘书学概论秘书学概论542/17/2023 10 10 10 10、制发会议通知、制发会议通知、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、员、员、员、议题及要求等。议题及要求等。议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件、会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件、会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件、会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件、飞信。飞信。飞信。飞信。糙皿阵奇而壶腿磐问良哺猫统宏杜参茎拽惫钱览烦类柏语拾乞组辞垫乳齐秘书学概论秘书学概论552/17/2023 11 1111 11、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证代表证代表证 出席证出席证出席证出席证 会议正式证件会议正式证件会议正式证件会议正式证件 来宾证来宾证来宾证来宾证会议证件会议证件会议证件会议证件 旁听证旁听证旁听证旁听证 列席证列席证列席证列席证 工作证工作证工作证工作证 会议工作证件会议工作证件会议工作证件会议工作证件 记者证记者证记者证记者证 出入证出入证出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。谊凄镣廖壹忆布圣粪永迢韵脖折答泡纹杰戳渡勘蓟缀物桐迄臃铲咬晒捻劲秘书学概论秘书学概论562/17/2023 12121212、准备会议文件资料、准备会议文件资料、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会主要有议程表和日程表、