时代光华-岗位说明书的编写与应用.pdf

时代光华-岗位说明书的编写与应用 岗位说明书的编写与应用 第1讲 岗位设置 【本讲重点】岗位的分类 岗位的设置原则 企业的定员定编 岗位设置表的编制 管理运行外在的形式必须跟企业家内在的心灵相一致。企业家有三种境界：第一是亲力亲为；第二是有所为有所不为；第三是无为而治。岗位的分类 在提到岗位的具体设置前，需要先简单介绍一下岗位的分类。企业里有很多岗位，这些岗位按照其性质的不同可以分成若干个类型：生产岗位、执行岗位、专业岗位、监督岗位、管理岗位以及决策岗位等。生产岗位：主要是指直接从事制造、安装、维护及为制造做辅助工作的岗位。生产岗位的员工主要从事企业基本的生产业务。执行岗位：主要是指从事行政或者服务性工作岗位。执行岗位的员工根据领导的安排执行自己的任务。专业岗位：主要是指从事各类专业技术工作的岗位。例如工程师、经济师、会计或者软件设计师等等。监督岗位：指部门科室、队部、办事处等岗位，执行监督工作。例如审计部门、监察部门，或者其他受董事会或股东会委托，监督企业各项工作的人员。管理岗位：主要是指一些部门、科室的主管或者经理，或者是一家单位的负责人。他们的职责是管理一家小的单位。决策岗位：主要是指公司的高级管理层。例如企业的总裁、总经理、副总经理或分管各个业务的总监等。3 【自检】你所在的公司具体有哪些工作岗位？你处于何种工作岗位？试分析你的工作岗位的特点。岗位的设置原则 1岗位设置的数目应符合最低数量原则 岗位不要设置很多，数量要尽可能少 对岗位的设置不要设置很多，岗位数量要尽可能的少，这样做的目的是使所有的工作尽可能的集中，不要特别分散。从经济角度来说，不必花很多人工费。每一个人、每一个岗位的工作人员都应该承担很多责任。如何才能符合最低数量原则 在设定部门的职责以后，部门人员肯定要来分担整个部门的所有责任。那么，如何划分、确定职责，才符合最低数量原则呢？这里介绍一种岗位责任分工的确定方法。其过程如图11。图11 岗位责任分工的确认过程 【事例】例如人力资源部大概有这样4项工作：一是负责企业员工管理，如人员招聘、录用、调转、解聘等。二是薪酬福利，如制定薪酬政策、做工资表、发放工资等。三是培训。四是考核。4项工作就设置4个岗位。设计的时候，每一位基层工作人员所负的主要责任一般是2项到5项。因为是基层工作人员，所以只承担一部分责任。如果是中层工作人员，如部门经理、办公室主任、下属单位负责人等，这些人的工作职责一般是5至10项。高层管理人员，例如企业总经理、副总经理、总监等，可能负的主要责任是 8项到12项。这是一个大致数目，仅供参考。如果基层工作人员分工的时候，已经承担了8项或者10项了，可能承担起来有困难，这时可能就要划为两个岗位。中级人员，如果负责的工作超过了15项，负担可能很重，需要加设一名副经理。高级人员也是这样。按照这个原则划分，符合最低数量，使每一个岗位、每一个人承担的职责最合适，而且企业所付出的代价最低。2所有岗位要求实现最有效的配合 岗位设置的时候，对承担的责任进行划分。一般区分为主责、部分和支持三类，这样来确定配合关系。主责是指某一个人所负的主要责任；部分指只负一部分责任；支持是指责任很轻，只协 4 助他人。每个人的主责、部分和支持一定要划清楚。3每个岗位能否在企业组织中发挥最积极的作用 岗位设置的第三个原则是每个岗位是不是在整个企业组织中能够发挥最积极的作用。岗位在组织设置里面，应该使它发挥最大作用。每一个岗位都要有相应的主责，然后有部分或者支持性工作。例如基层工作人员要有两项到五项的主责，如果工作分工里没有主责，都是部分或支持，那么这个同志的积极性会受影响。一项主要责任都没有，会认为自己是跑龙套的，只给别人摇旗呐喊。4每个岗位与其他岗位的关系是否协调“是否协调”是指岗位之间的责任不交叉、没有空白。避免某一个责任张同志是主责，李同志也是主责，两个人分不清到底谁是主责，出了事谁负主要责任，在工作中谁主动。一项职能没有人负主责，就是岗位职责出现了空白。如果某一项工作，既有负主责的同志，又有配合的同志，还有做支持性工作的同志，就表示岗位之间配合得很好。5岗位设置是否符合经济、科学和系统化的原则 岗位设置如果体现了经济、科学、合理和系统化的原则，那么岗位设置对企业的经济效益应该是积极的。企业都在追求自己的经济效益，对于人工成本的控制也是企业控制成本的重要组成部分。如果岗位设置得特别多，参与这项工作的人就多，企业支付的费用就多，这不符合经济化原则。如果岗位设置过少，可能某一个事情没有人管，或者某一个岗位的员工负担特别重而产生 5 怨气，这项工作就做不好。所以要体现经济化原则，要符合科学原理。企业规范化管理体系是一个大的完整的系统，岗位设置要和组织结构设计、职能分解吻合，要符合系统化原则。同时，岗位设置也为岗位描述、岗位评价、薪酬福利体系设计提供支持，是一体的。企业的定员定编 1什么是企业的定员定编 对于每一家企业来说，按照规范化的要求，根据企业的发展需要，制定企业的发展战略。在企业既定发展战略的指导下，进行企业的组织结构的设计以及职能的分解，根据需要设置岗位，确定企业的编制，然后再确定执行岗位工作的具体工作人员，这一过程就叫做企业的定员定编。在完成企业的定员定编后，要求能够使各个部门事事有人做、人人有事做、岗位不重复、工作无遗漏，达到规范化、合理化和科学化。2岗位与人员的关系及区别 岗位和人员是两个不同的概念。一个岗位不一定是一个人，可能是几个人。例如财务部会计师的岗位，可能是两个人，也可能是三个人。较小的公司财务工作业务量不大，财务部可能只有一名经理，下设一名会计师、一名出纳，这时会计师岗位就是一个人；如果企业财务工作量很大，会计师岗位可能是两个人或者 6 三个人，分为成本会计、总账会计等等。只要岗位是相同的，从事该岗位工作的人员的职责应该是相同的。另外，也有可能是一个人同时负责好几个岗位。例如一家公司的人力资源部就有好几项工作，但是如果公司刚刚成立，规模不大，就没有必要设一个经理、四个员工。完全可以只使用三个员工：一名经理下设两个员工，一个负责员工管理和兼管培训部门，另一个负责薪酬和考核管理。将来企业发展了，业务量大了，人员少了工作忙不过来，这时候就需要再添加两个人员。岗位设置表的编制 岗位设置表是岗位设置工作的最后成果，是企业规范化管理的一个正式的、重要的文件。岗位设置表通常有部门职位设置表和公司岗位设置总表两种形式。1部门职位设置表 按照各个部门、各个单位的职位分别做的表称为部门职位设置表。这种表主要是介绍部门内有几个岗位、工作职责等，每个部门一张表。例如公司一共有11个部门，那么就要有12张表。其中公司高层，例如公司总经理、各个副总或者总监之间的分工也要有一张岗位设置表。企业下属单位，例如中心或者实验室也要单独一张表。如果是地区公司或者分公司，可能跟总公司一样要有两个层次：一个层次就是分公司的领导要有一张表；另外分公司各个部门要有一张表。岗位设置表跟岗位说明书不一样。岗位说明书是把岗位的主 7 要职责、部分责任、支持责任全部写清楚，岗位设置表只写主要职责。【案例】某公司企业管理部岗位设置表。表11 管理部岗位设置表 部门名称 企业管理部 本部门职位设置总数（个）5 本部门总人数 5 职位名称 职位人数 主要职责分工 部长 1 全面负责集团的发展战略研究与管理、集团规章制度管理、企业文化建设管理、合同、法律事务管理以及计算机网络和信息化管理。企划专员 1 集团发展战略研究与管理、集团刊物的编辑等。企管专员 1 组织规章制度的编制、上报、审批，企业文化建设管理。网络信息专员 1 网络软硬件维护、网上信息编辑发布、筹建集团信息化管理系统、办公自动化系统管理。合同法律专员 1 处理集团、各子公司的法律纠纷和各类经济合同管理与法律咨询，参与重大合同谈判及起草以及员工法制教育和其它法律事务。备 注 2公司岗位设置总表 公司岗位设置总表即把全公司的岗位统一排成一张大表，上面只写明岗位编号、岗位部门、岗位名称而不写岗位职责。总表包括三个栏目：岗位编号 规范化管理中，文件前面都有一个英文字母。例如岗位设置用，后面的数字表示一个部门，假如公司有11个部门，分别用1、2等表示，分别表示企管部、生产部等。如果是第一个部门的第一个岗位就叫1001，第二个是1002等。这样编的好处是：实现计算机化、信息化管理的时候比较方便。岗位部门 8 每家企业都由若干个部门组成，不同的岗位也分别隶属于各个部门。例如生产管理员这个岗位就隶属于生产部。岗位名称 首先确定称呼方法，例如公司的最高领导有的叫总裁，有的则叫总经理等等。各部门的领导有的叫部长，有的叫经理。部长或者经理之下有的单位叫主管，有的单位叫专员。科员里面能承担一定责任的、级别相对高一点的叫主任科员，承担一般责任的可能叫做员工管理员、培训员等。这样就把公司的所有岗位的名称统一起来，列在岗位设置表里。【本讲小结】本讲主要讲述岗位设置方面的一些问题。首先是岗位的分类，各类岗位的工作性质和职责各不相同；其次是岗位设置时所必须遵循的“五项基本原则”，即岗位数最少、岗位之间职责明确，实现有效配合、岗位发挥其最大作用、不同岗位之间相互协调和岗位设置科学且系统化；然后是企业的定员定编的概念和目的；最后谈到了岗位设置表的编制。其中，应该重点掌握岗位设置的基本原则、部门岗位设置表和公司岗位设置总表的编制方法和步骤。第2讲 工作分析与岗位研究 【本讲重点】工作分析与岗位研究的基本概念 工作分析与岗位研究 在人力资源管理中的作用 工作分析与岗位研究的原则与方法 关于工作岗位研究的几点认识 工作分析和岗位研究的基本概念 岗位的概念与职位的区别 1岗位的定义 在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名职工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限时就构成一个岗位。岗位是职工职务、工作任务和责任、权限的统一。一定的时间指的是一段时间内，可能两年或者三年。也许因为做得好升职了，或者因为 9 工作需要调动，或者被解聘了，不在这个岗位了。所以，要求在一定时间之内。一定的空间就是执行任务必定是在一个有限范围内。如果在某家公司工作，一定是在这家公司内履行职责，不可能跑到另外一家公司去。岗位是企业给予员工的任务、责任和权限的统一。在岗位上，要完成领导交给的任务，要负责任，要把工作做好。如果做不好，可能会受到惩罚或者被解聘。另外，领导会赋予一定的权限，有责便有权。2岗位和职位的区别 人力资源管理经常讲到岗位和职位，岗位与职位在实际意义上相比较，没有太大的区别。那么，在什么情况下称为职位，什么情况下称为岗位呢？通常对于一些知识密集型企业或管理方面的岗位，叫做职位更恰当一点。对于劳动密集型企业或劳动密集型的岗位叫做岗位比较合适，例如工人就不要叫职位。岗位的含义更广泛。无论高层还是低层，都可以称为岗位。低层次的人员称为职位就不太合适了。工作分析与岗位研究的概念 1工作分析和岗位研究的定义 工作分析与岗位研究是岗位分析、岗位评定和岗位分类等级等多项活动的总称。它是以企业单位中各类劳动者的工作岗位为对象，采用科学的方法，经过系统的岗位调查，收集有关工作岗位的信息及科学的岗位分析、评定，制订出岗位规范、工作说明书、岗位分类图等各种人力资源管理文件，为员工的招聘、调配、10 考核、培训、升降、奖罚以及劳动报酬等提供客观依据。工作分析与岗位研究简称工作岗位研究或岗位研究。2工作岗位研究的相关研究术语 任务 是为了达到某一特定目标或者完成领导交待的工作而进行的一项活动。职务 指对职工所应承担事务的规定。它与职位的不同点在于强调所承担的任务内容，而不是指任务的地点。责任 指份内应做的事。即职工在职务规定的范围内应尽责尽职、保质保量地完成任务。职责 职务和责任的统一。专指须有一名职工担负的各项任务组成的工作活动。工作岗位研究的对象和内容 1研究对象 工作岗位研究的对象是企业中需要由人来承担的劳动岗位。首先要有岗位，如果没有岗位，研究就失去了意义；其次，这个岗位要由某员工来承担。岗位研究的中心任务是要为企业人力资源管理提供科学依据，实现“人事相宜，人称其职，人尽其才”。11 2研究内容 工作分析和研究 工作内容的研究，例如工作方法、操作方法、工作的标准及工作时间等。另外，非常重要的一点是很多企业对定额的研究。定额就是在一定的时间内完成的工作量。就像过去泰勒的科学管理中，把人的劳动动作进行分解，然后确认时间，研究哪些动作可以去掉，怎么节约时间。都属于工作分析和研究。岗位调查 一家成立很多年的企业，已经设置了许多岗位，这些岗位到底设置得合适不合适，工作量饱满不饱满，需要什么样的认知条件，将来如何考核等等。这些问题要进行调查研究，这项工作叫做岗位调查。岗位调查为岗位分析、岗位评价提供依据。岗位分析 岗位分析也叫职位分析或叫职位描述。岗位分析最核心的内容是编制岗位说明书，即现代人力资源管理中所用的档案。这项工作的实际应用性很强。岗位评价 岗位评价也叫做职位的评价、职位评估或者岗位评估。在岗位说明书的基础上，对某一个岗位进行整体的、综合性的评价，确定在企业中的重要程度及如何确定薪酬。工作分析与岗位研究在人力资源管理中的作用 现代企业规范化管理体系是以人力资源管理为核心、为基础的，工作分析和岗位研究在人力资源管理工作中主要有以下七项 12 作用：1 有助于企业的定员定编 这项工作在编制企业人力资源规划中起相当大的作用。企业在编制长期发展战略规划的时候，或者在年初，或者在某一发展阶段开始的时候，都要编制人力资源的规划。例如2003年人力资源要做哪些工作；人员、岗位要不要增加或者调整；员工薪酬要不要增加等。工作分析和岗位研究是编制人力资源规划的基础，依据这个基础资料来确定需要设立多少个岗位，配备多少人员。2 有助于员工招聘、甄选和录用 企业在招聘新员工的时候，首先要确定员工的任职条件，例如这名员工将承担哪些责任，给多少工资等问题。工作分析和岗位研究是基础资料，如果没有这些资料，招聘录用工作就不好做，更难保证“为事择人，任人唯贤、专业对口，事得其人”。3 有助于确定劳动定额和提高生产力 劳动定额是企业在一定的生产技术组织条件下，采用多种方法，对生产某种产品或完成某项工作任务的劳动消耗量所预先规定的限额。无论是从理论渊源、考察的对象和范围、研究的内容和方法上看，还是从其基本功能来看，工作分析和岗位研究与劳动定额之间都存在着很多的共同点。工作分析和岗位评价结果是确定劳动定额水平，以及标准工作日长度的重要依据之一。4 有助于设计与管理薪酬 工作分析和岗位研究为企业贯彻按劳分配原则，公平合理地支付劳动报酬提供了可靠的保证。企业员工劳动报酬的高低 13 主要取决于其工作的性质、繁简难易程度，劳动强度、工作负荷和责任的大小以及劳动环境的优劣。岗位研究正是从这些基本因素出发，建立了一套完整的评定指标体系和评定标准，对各个岗位的相对价值进行衡量之后完成岗位分级。这样就有效地保证了岗位和担任本岗位的员工与薪酬之间的协调和统一。5能有效地对员工实施目标管理与绩效评估 目标管理的前提是要分析每个岗位所承担的责任、职权范围以及应该有什么样的目标，依据工作分析和岗位研究的资料对员工进行目标管理和绩效考核。工作分析和岗位研究以岗位为中心，分析和评定各个岗位功能和要求，明确每个岗位的职责、权限，以及承担本岗位的人所必备的资格和条件。另外，从人事管理工作程序上看，岗位研究是人事考核的前提，岗位研究要为人事考核的内容、项目和指标体系的确定，提供详尽的数据和资料。6有助于开发人力资源和组织职务培训 企业岗位职务培训是指为了满足岗位职务的需要，有针对性地对具有一定政治文化素质的在岗在职人员进行岗位专业知识和实际技能的培训。岗位职务培训是员工培训的重要组成部分。岗位职务培训的内容必须从岗位的特点和要求出发而加以规定。岗位职务培训的特点说明，岗位研究的结果岗位规范等文件，是岗位职务培训必不可少的客观依据。7 更好地调动员工的工作积极性 在调动企业职工生产的积极性、主动性、提高劳动效率方面，工作分析和岗位研究具有重 14 要的推动作用。由于岗位研究实现同工同酬，并使企业员工明确了自己的职责，以及今后努力的方向，他们必然要在生产中服从领导，积极工作，不断进取，其最后结果将是更大限度地发挥潜能，从而使企业经济效益不断提高。工作分析与岗位研究的原则与方法 岗位研究的基本原则 1系统原则 所谓系统，就是由若干既有区别又有依存的要素所组成的、处于一定环境条件中、并具有特定结构和功能的有机整体。每个系统可以成为一个更大规模系统中的一个组成部分（系统的特性见图21）。整个规范化管理体系是一个大的系统，从发展战略、组织设计、职能分解、岗位设置一直到工作分析与岗位研究，都要服从前面研究的结果。根据战略来进行组织结构设计，根据组织结构设计来进行职能分解，根据职能分解来做岗位设置，根据岗位设置来做工作分析和岗位研究。任何一个完善的组织、单位都是一个相互独立的系统。因此，在岗位研究中，应从系统论出发，将每个岗位放在组织系统中，从总体上和相互联系上进行系统性分析研究。2能级原则 所谓能级原则就是一个岗位在组织结构中处于什么样的等 15 级，起什么样的功能，也就是岗位在管理中所具有的能量等级。在规范化体系里面，每一个岗位在企业里所发挥的作用不一样，也就是说能量不一样。过去传统的计划经济体制下的人事管理就不是这样，例如所有的正处级干部工资应该一样。现在同样是处长，但是每个人在企业里发挥的作用或者所具有的能量不一样，例如技术部经理与行政部经理发挥的能量是不一样的。通过对每一个岗位的功能分析，最后确定其在企业里的能量等级。3标准化原则 通过分析以后，要制定统一的标准。例如任职条件，有一个统一标准，凡是部门经理级的一定要有大本以上文化程度，凡是担任技术总监的一定要有高级职称等。不是确定某一个岗位具体的任职条件，而是确定某一个范围内的统一标准。4最优化原则 通过对岗位的分析和研究，最后使岗位设置、岗位职责的分配最优化，达到企业所有资源整合的最优状态。例如，某一个部门设置三个人还是四个人或者五个人合适。通过对岗位的分析和研究，认为三个人太忙，一忙可能会有失误，五个人偏多，四个人最优。岗位研究的方法 1调查研究的方法 运用科学的方法，有步骤地去考察某一现象总体，收集必要的数据资料，进行分析，研究各种因素及相互关系，以掌握现象的性质、特征、事情以及运动规 16 律性。岗位分析的很多内容都需要有第一手资料，而第一手资料的来源就是直接到岗位上进行调查、研究和分析。2数量分析的方法 数量分析就是运用现代数学、统计学等数量方法，对经济进行量的分析，从而判定事物过程和各种因素属性的数值关系的一种方法。通过调查研究，取得基础性资料。通过对基础性资料进行数量化分析，得出结论。例如工作负荷问题，到底工作负荷重不重，就要通过动作计时来检查。【举例】某机械厂车工车间的正常工作时间为每天8小时。通过实际调查发现：一个工人平均一天的工作量为车100个零件，而车完1个零件大概需要4分钟，每个工人喝水、上厕所时间按半小时计。通过这些数量的分析，显然可以看出这个车间的工人工作负荷不足，相当多的时间是浪费掉的，应该对其每天的工作量进行调整。3心理学的方法 运用心理学知识分析员工的思想状况，如某些岗位工作量并不一定大，可能员工思想负担很重；有些岗位虽然工作量较大，但是思想负担比较轻。如果需要，就可以采用心理学测试方法进行测试。如技术部的心理负担可能比较重，因为如果在某个技术环节上出现失误，可能会造成很大经济损失，甚至可能发生安全事故。4其他的科学方法 在现代经济科学研究中，新的观察、分析比较和控制的方法、手段、工具正大量涌现。在岗位研究中，应当注意学习、吸收和应用当代科学中出现的一系列新方法，从而提高岗位研究成果的精确性、可靠性和可行性。关于工作岗位研究的几点认识 1认真做好这项基础性工作 17 工作岗位研究是人力资源管理、企业规范化管理的基础性工作。如果不做这项工作，就没有基础资料，可能会在岗位评价、薪酬福利体系设计、目标管理和绩效考核中出现失误。例如在北京要坐车去某个地方，地图就是基础资料。要想知道那个地方在哪里，通过查看地图可以知道，并了解了乘车路线。如果没有做这些基础工作，出门就上车，就容易出现方向不对甚至越坐越远的情况。2合国情，逐步吸收消化 工作岗位研究这项工作在西方和港澳台已经推行很长时间了，但在中国内地特别是国有企业推行还有困难，因为一些人对于这些概念和理念存在认识问题。例如在国有企业里，大家认为只要是处级干部拿钱就应该一样。类似这些思想会给推行工作造成阻力，所以要注意结合中国的国情来逐步推行，逐步吸收消化。有些分析也要尽可能接近企业内部情况，逐渐被大家理解。另外，要逐步认识到这些工作的重要性，只有这样才能够逐步推开。3意适用性原则与标准化原则 在推行工作岗位研究这项工作中，特别要注意适用性原则和标准化原则。就是通过分析和研究得出的结论能不能在企业里推行，是不是适用，是否具有很强的操作性。否则，很多研究是在做无用功。分析研究的结果最后要落实到岗位标准上，这些岗位标准应该符合标准化原则，在标准面前人人平等。4国外相比差距很大 与国外企业相比，我国无论研究还是应用差距都很大。目前，18 在我国的企业里，工作分析和岗位研究还处于初试阶段。与欧美企业或港澳台企业相比，研究和应用都很初级，差距非常大。有些企业虽然在这方面做了一些工作，但是做成以后无法应用。主要原因一是脱离企业实际，二是推行阻力大。往往是做成文件后，就放在保险柜里存起来，起不了任何作用。【本讲小结】本讲:工作分析与岗位研究的基本概念、研究对象和研究内容；比较详细地分析了工作分析与岗位研究在人力资源管理中的重大作用；叙述了岗位研究的若干基本原则，即系统原则、能级原则、标准化原则和最优化原则；向大家介绍了调查研究、数量分析、心理学方法等岗位研究的方法；最后，根据岗位研究的产生和发展，对照国内外的研究现状，讲了几点对岗位研究工作的认识，并对我国企业的岗位研究工作提出了一些建议。第3讲 工作岗位调查 【本讲重点】岗位调查的概念、意义、方式和内容 岗位调查表的设计与填写 岗位调查的概念、意义、方式和内容 岗位调查的概念及意义 1岗位调查的概念 岗位调查是以工作岗位为对象，采用科学的调查方法，收集各种与岗位有关的信息和资料的过程。岗位调查不同于一般了解情况。它是要通过调查，取得说明工作岗位的第一手材料。同时还必须注意采用科学的调查方法，认真搞好调查研究，以确保材料的真实性、可靠性和完整性。2岗位调查的意义 岗位调查是工作岗位研究的重要组成部分，只有搞好岗位调 19 查，才能准确、全面、系统地占有丰富的原始资料，顺利地进行岗位分析和评价，正确地认识岗位的性质和特征，达到岗位研究的目的。总之，面向生产实践，深入进行岗位调查，是实现岗位研究的各种任务，提高岗位分析、评价的首要环节和重要保证。岗位调查的方式 1面谈 为了获得岗位的有关信息，可采用面谈的方式，即调查人直接与从事岗位工作的职工见面，调查了解其所在岗位的有关情况。通过面谈不仅可以掌握现场观察或书面调查所不能获得的情报和资料，而且还能进一步证明现有资料的真实性和可靠性。2现场观测 调查者直接到工作现场进行实地观察和测定，了解这个岗位的工作内容、工作时间和工作负荷等问题。如测时、工作日写实、工作抽样等。3书面调查 利用调查表进行岗位调查。调查表由专业人员在调查之前设计编制。被调查人接到调查表后，应按照调查项目逐一认真填写。一般来说，书面调查应与其他调查方式结合起来使用，才能保证岗位调查资料的完整性和全面性。20 【自检】面谈是岗位调查时常用的手段，那么，为了获得良好的调查结果，你认为在面谈时应该注意哪些问题，并请根据你的面谈经历，填写下面的表格，同时根据填表结果，思考是否有需改进之处。你认为面谈时应该注意的问题是：你的面谈经历调查 对象：调查地点：考核内容 面谈实况 尊重被调查人，态度诚恳，用语得当 是 否 面谈环境良好，被调查者感觉轻松，回答无拘无束 是 否 允许被调查者长篇大论，直到他认为无话可说为止 是 否 记录发言要点 是 否 调查者对重大原则问题，避免发表个人观点 是 否 需改进之处：岗位调查的内容 1本岗位工作任务的性质、内容、程序，完成任务所需的时间 例如是做什么工作的，是部门领导还是某一方面的主管，是做研发的还是做销售的；这些内容里面哪些比较重要，哪些次要；工作经过哪些程序，是怎么做的；完成这项任务，领导有没有在时间上的要求等等。2本岗位的责任 这个岗位负哪些责任，哪些负主责，哪些负部分责任，哪些工作只是支持别人。例如美国企业都有一个办公室，开会时办公室只负支持的责任，做布置会场、准备开水、准备纸张等支持性的工作，不负责开会内容。3 承担本岗位的资格、条件 岗位所要求什么样的任职条件，例如对学历、经验、年龄和身体有什么要求。例如某些岗位女同志做不太适合，要求一定是男性；有些工作一定要求大本以上学历，或者五年以上的工作经验等。21 4工作的应知应会的技能 在负责某项工作必须要懂相关方面的知识。例如化工企业的员工应该要懂得化工方面的专业知识；机械厂冷加工车间的工人必须具备安全操作机床的能力，具备车、铣、刨、磨等基本的专业技能；从事管理工作的人员应该具备管理学的知识等。5与公司内部和外部的关系 例如你是某某部门的职员，首先打交道的是部门经理，再上面是分管这项工作的总监或者副总，可能要和营销部、技术部打横向交道。对外，例如要和工商局、技术监督局打交道，这些情况在岗位调查的时候都要调查清楚。6工作条件和劳动环境 工作处在一种什么条件下，特别是对于劳动密集型的企业，例如建筑行业、化工行业，可能涉及野外、高空作业或接触有毒气体等等。在做岗位分析和评价的时候要考虑这些因素，例如化工行业和接触有毒气体的车间的员工除了基本工资还得给营养补贴。岗位调查表的设计与填写 1岗位调查表的作用 岗位调查表是和员工交谈时提问题的根据。书面调查时请员工来填写，不需要当面交流，通过这个表可以了解得很清楚。2岗位调查表设计方式 22 选择式 例如给出、五个答案，划“”就行了，被调查者感觉很简洁方便，不需要花费很多时间。开放式 开放式就是都留出空白，没有可供选择的答案，被调查者愿意怎么填就怎么填。这样可能反映的情况更真实。岗位调查方法 1问答式 面对面调查的时候，调查者应该做好记录，详细地把被调查者的原话记下来，回去以后进行分析。特别注意的就是必须记下原话，这样才能保证获得的信息是“绿色信息”。面谈的方式是最常用的，被调查者时间很忙时才采取书面形式。书面形式的效果远远不如当面调查，因为当面调查的时候被调查者可以提供很多信息，分析工作能够更深入或者更能得出准确的结论。【案例】问：你能不能谈谈你的工作范围以及经常和哪些人接触？答：我是做市场销售的，主要和财务部还有储运部的人员接触。问：有没有出现过差错，这种情况大概频率是多少？答：出现过，但是影响度很小。问：你在什么情况下应该向本单位的领导或主管汇报工作呢？答：接到订单或签订合同的时候。问：你自己决定事情的时候一般情况下影响不影响其他人？答：影响，但是这种影响很小。问：你能不能举一个例子？答：比如说我们决定给一个客户发货，这样只影响储运部，其他部门影响不到。问：就是发货的时候要跟储运部打招呼，如果你自己做决定可能会影响储运部的计划。比方储运部原本没准备发货，这个时候就要进行沟通。答：对。2工作日写实 工作日写实是对工作操作者整个工作日的工时利用情况，按照时间顺序进行现场观察、记录和分析的一种方法。这种写实可以有两种方法：23 本人记录 【案例】某单位财务部有5个人：一个经理，两个会计，两个出纳。两个出纳中：一个是银行出纳，一个是现金出纳，他们两个的工作有时交叉。60多个人的公司有5个财务人员，有点多。但是没有根据，不知减掉谁才对。公司就用工作日写实的办法，进行调查。记录他们每天都在做什么，看工作是不是饱满，或者说工作有没有重叠等。财务部的5个人每人拿一个本子，把他每一天的工作全都记下来。例如几点到几点做什么，连续记两周。通过记录发现，出纳的工作确实很紧张，有一个出纳因为提款一天去了四次银行。问他为什么一天去四次呢？能不能去一次就把款提了。他说不行，因为公司规定一次提款现金量不能超过一万，另外公司需要的现金量大，经常是这样。因为公司工作计划性差，造成出纳很忙。找出问题后，如果能够改进，出纳就可以从两个人减为一个人。跟踪记录 北京的一家网络服务公司人力资源部专门对售后服务工程师或者叫技术支持工程师一天的工作进行了跟踪记录调查。这家公司技术工程师每天就是用电话回答客户提出的问题。调查结果是在一天时间里售后服务工程师一共接了70个电话，其中最长的电话13分钟，最短的电话两分钟。分析结果是八个小时中大概六个半小时都在接电话，加上中间去吃饭的时间还有上厕所的时间，应该说任务很饱满。3测时 像上面所举的例子，拿着表记录第一个电话接几分钟，第二个电话接几分钟，这样的调查就非常准确。这种调查方法事先要做一些准确，准备好记录纸和表格等。4工作抽样法 如果一家企业员工很多，就不可能使用工作日写实和测时的方法，逐人调查。只能抽取一定的岗位来做，例如在100个岗位中做10个或者20个。用“概率论”和数据统计原理进行随机抽样，然后推算，就得到整家公司岗位调查的总体状况的结论。24 【本讲小结】本讲主要介绍了岗位调查的概念及其意义；比较详细的介绍了岗位调查的内容，还有岗位调查的几种方式：面谈、现场观测、书面调查等，以及在具体的岗位调查中所应注意的细节问题。在本讲中还重点讲了岗位调查表的作用和设计方式，以及在设计岗位调查表过程中应该注意避免的问题。最后，还介绍了几种具体的岗位调查方法，如：问答式、工作日写实、测时、工作抽样法。岗位调查为进一步的岗位分析提供基本的资料，为岗位评价与岗位分类提供了必要的依据。因此，我们应该认真、细致的做好岗位调查工作。第4讲 企业岗位分析 【本讲重点】岗位分析的概念与作用 岗位内涵分析 员工规格分析 岗位分析的程序 岗位分析的概念与作用 1岗位分析的概念 岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。其中，岗位规范、岗位说明书都是企业进行规范化管理的基础性文件。在企业中，每一个劳动岗位都有它的名称、工作地点、劳动对象和劳动资料。岗位分析第一步，就是要了解特定岗位的具体内容。通过岗位调查，在取得有关信息的基础上，对岗位名称、性质、任务、程序、内外部环境、条件等做出比较系统的描述，并加以规范化。第二步是规定了岗位的各项工作任务以后，确定承担本岗位 25 工作的职工所具备的资格和条件。岗位分析由于具有以上特点，也被称为岗位描述。岗位描述的各种资料与有关人员的能力、经验、兴趣、个性的心理测量数据结合在一起，就能确定出人员的任用标准，为企业人力资源管理工作提供可靠的依据。2岗位分析的作用 岗位分析能够使员工通过工作说明书和岗位规范，充分了解本岗位在整个组织中的地位和关系，明确自己工作的目的、任务、职责和晋升方向，以便尽职尽责地工作。总之，岗位在节省人力，提高工作和生产效率，推动企业生产发展等方面具有不容忽视的重要意义。3岗位分析的基本内容 岗位分析的内容取决于岗位分析的目的和要求。对于不同的企业来说，各自的生产特点不同，面临的问题以及亟待解决的问题也不同，其目的大致有以下几点：是为了制订更能反映劳动特点和差别的薪酬、奖励制度，更为有效地调动员工的工作积极性；是为了解决企业在员工招聘、任用、晋升、考核中存在的难题，促进人力资源管理的科学化；26 是为了设计科学合理的岗位培训规范，以便提高对员工培训的针对性和实用性；是为了改进工作设计，改善劳动环境，减轻员工的劳动强度，创造健康、安全、舒适的工作条件。从企业岗位研究的一般要求来看，岗位分析包括两个方面的主要内容：岗位内涵分析和员工规格分析。岗位的内涵。就是这个岗位是做什么的，职责是什么。本岗位员工的分析，又叫做员工规格分析。就是承担这个岗位工作的员工，应该具备什么样的条件。例如应该具备什么样的知识水平和经历，对身体、职业道德有什么要求，等等。在这两大方面内容中，又包括了许多的具体内容，如图 岗位内涵分析 27 岗位内涵分析的目的是要使岗位要求科学化、规范化，而制定岗位规范、岗位说明书等反映岗位要求的人事文件，是为了更有效地实现企业员工的招聘、选拔、任用、考核、晋升、培训、奖罚、薪酬等人力资源管理职能。1岗位内涵分析的具体内容 岗位名称的分析 规范化管理要求，岗位名称要非常规范，现在有些企业的岗位，名称五花八门，既不统一也不规范。用简洁准确的文字对本岗位工作任务做出概括，包括工种、职务、职称、等级等项目，确定岗位的名称，就是岗位名称的分析。岗位任务的分析 任务是为达到某一特定目的而进行的一项活动。当有足够的相关的任务时，一个岗位就产生了。岗位任务分析，就是要调查研究企业中各个岗位的任务性质、内容、形式，执行任务的步骤、方法，使用的设备、器具，以及加工影响的对象。岗位职责的分析 职责是职务和责任的统一。岗位职责的分析，不仅包括对本岗位任务范围的分析，还包括对岗位责任大小、重要程度的分析。在具体的分析中，既要有定性的分析，又要有定量的说明。例如，某岗位配置的设备价值10，000元，那么该岗位对设备的责任就是10，000元。28 沟通关系的分析 虽然企业中每个岗位都具有特殊的功能，但每个岗位之间又存在一定的不可分割的联系。和其他部门、其他岗位的人有什么关系？相互之间怎样配合？是否需要交流和沟通？以及与企业外部例如政府部门、客户或供应商是什么关系等？这些项目是岗位之间沟通关系分析的主要内容。劳动强度分析 企业内每个岗位由于其岗位性质与特点的不同，对劳动强度的要求是不同的。劳动强度有多高，具体有什么要求，这是劳动强度分析的主要内容。室内工作一般对体力没有特殊要求，但有些岗位对劳动强度是有要求的。劳动条件与环境分析 研究员工实际是处于一个什么样的劳动环境下，例如在室外、野外或高空工作，或者在一种有毒、有害的气体中工作等。在具体做岗位内涵分析的时候，这些都是要认真研究的内容。劳动资料与对象分析 例如有些人是操作机器的，是不是需要付出很大体力。像手动档的汽车跟自动档的汽车体力消耗就不一样。一些大型的生产线或者设备，操作时可能有其他要求。就要分析对劳动资料和劳动对象有没有特殊要求。2岗位内涵分析的分析方法 查阅有关的标准、制度、流程 研究有关的标准。技术性工作一般都有相关的标准。现在 29 我国对很多岗位都要求持“证”上岗，上岗证就是标准。查阅相关的制度。例如财务制度对会计师有什么样的要求，对出纳员有什么样的要求。查阅公司的业务流程和管理流程。在整个工作流程中，这个岗位处于什么位置，负责哪些工作。面谈、调查问卷和工作日写实 可以直接采用面谈、填写调查问卷，或者工作日写实等方式，获得第一手的资料，在这些资料的基础上做进一步的分析。直接观测、实地考察 在对待一些生产岗位时，例如一线生产岗位，可能要到现场去考察实际生产情况，然后将考察情况做好记录，带回来进行深入分析。参与法和关键事件法 全过程参与是指在某一阶段，利用一天或者是一周时间，跟踪这个岗位的工作的全部过程，掌握第一手资料。关键事件法不是全过程跟踪，只看一些关键点。看关键点的工作内容，承担哪些任务，负什么责任。如果关键事件掌握了，就可以推断整个工作状态。例如销售员工作最重要的一个环节是跟客户谈判签单，那么就注意这一点，至于前期对客户进行宣传，后期对客户进行跟踪等都是次要的事件。“五级法”五级分析法，就是把任何事情都分成五个等级。例如第一级叫做很好，第二级叫做较好，第三级叫做一般，第四级叫做不太 30 好，第五级叫做很不好。【案例】对岗位名称、任务和职责应用“五级法”名称：很适合、较适合、一般适合、不太适合、很不适合 觉得现在的岗位名称很合适、比较合适、一般适合、不太合适还是很不合适，记下来进行分析。例如有一家企业只有企管部，企管部部长实际上主要在做生产调度。企业管理的一些重要事项例如编制企业战略发展规划、制定企业的各项规章制度等基本上不管。由此判定这个岗位的名