总经理办公室工作概述.pdf

总经理办公室工作概述 总经办概述 工作职能 根据总经理的指令，统筹酒店行政管理工作；协调酒店各部门的相互关系，沟通酒店与社会各方面的联系；督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；管理酒店的文书、档案和资料；做好接待来访工作；传递和整理酒店经营管理信息，为总经理制定经营管理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。工作特点 总经理办公室是总经理的日常办事机构。是总经理的参谋和助手。岗位职责与素质要求 第 1 节 办公室主任 一、工作职责 在总经理的领导下，全面负责总经理办公室的运行和管理工作，执行总经理、副总经理的指示，承担酒店重要公文的草拟和审核，沟通信息、协调关系、收集信息、调查研究、检查督办、信息反馈、印章管理等各项工作任务，并负责指导酒店各部门的文秘工作。二、工作内容 根据酒店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作；参加每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理；做好酒店的对外联系，建立与酒店业务单位的友好关系，做好酒店的公关工作；负责酒店的信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理的投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理大堂经理工作日志，上交总经理阅示。负责总经理来访客人的接待；负责与酒店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈汇报；促进酒店各部门的沟通协调，对各部门的文秘工作进行指导改进；组织开展经常性的调查研究工作，收集与分析信息，学习法律法规，做好管理咨询和管理决策参谋工作；负责酒店印章保管和使用的管理；对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证件和酒店的重要合同进行保管管理；负责酒店行政值班经理的排班；负责总经理办公室的管理工作，制定部门规章制度，对下属员工进行培训和督导，提高工作效率；完成总经理交办的其他工作。三、素质技能要求 1.自然条件：身体健康，2.相貌端正，3.年龄适当，4.2555 岁左右；5.文化程度：大学专科学历或同 6.等学历以上；7.培训经历：接受过酒店文秘工作的高级培训；8.工作经历：五年以上的四星级酒店工作经验，9.两年以上的酒店办公室工作经验；10.语言水平：英语高级水平；良好的文字和公文写作能力；11.其他能力：了解酒店管理、服 12.务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识，13.并具有良好的沟通与协调能力。第 2 节 行政秘书 工作职责：负责总经理办公室的各项日常具体工作。工作内容：1.负责会议记录及拟草、落实会议纪要；2.拟草酒店计划总结等文稿；3.协调跟进酒店领导指 4.令的落实情况；5.负责部门内部行政事务；6.负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作，7.编写并登记文件号码索引；8.负责文件报告的接收、外发；9.负责公章、介绍信的管理；10.负责协调接待和电话转接工作；11.负责国际天地橱窗的组稿、审稿；12.编写酒店经营管理大事记；13.记录、保管酒店的公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交的礼品；14.负责印制酒店管理人员名 15.片；16.记好工作日志；17.做好领导交办的其他事项；18.做好每周、每月计划与总结并及时上报；19.主动协调配合他人工作；20.重要事项及时向上报。21.记录、传达总经理室领导指 22.令，23.撰写有关总经理的文稿、信函；24.收集有关信息、资料，25.以供总经理参考；26.编写酒店每日重要事项备 27.忘录，28.并报总经理；素质技能要求：1.心理素质：心理承受能力强，2.应变快；3.自然条件：2332 岁，4.1.62米以上；5.文化程度：大专以上；6.外语水平：四级以上，7.听、说、读、写基本流利；8.工作经验：五年以上相关工作经验，9.其中酒店同 10.等工作经验 2 年以上；11.特殊要求：能吃苦耐劳，12.能适应加班，13.文笔好，14.熟练操作办公软件，15.文字输入 80 字/分钟以上。第 3 节 接待文员 工作职责：负责接待、来访、电话转接、文稿打印、分发报刊信函、办公室清洁卫生等。工作内容：1.负责热情细心做好接待来访工作；2.有效地接待客人投诉和员工申诉；3.高效地处理来电来函的收发及电话的转接、记录；4.认真做好复 5.印、打印各类文稿；6.做好各类记录；7.记好每天工作日志；8.负责分发报刊、信函。9.负责部门内部物资领用及管理；10.做好部门内部清洁卫生；11.做好每周、每月计划与总结并及时上报；12.主动协助配合他人工作；13.做好领导交办的其他事项；14.重要事项必须及时向领导汇报；三、素质与技能要求：心理素质：心理承受能力强，应变快；自然条件：2028 岁，1.62 米以上；文化程度：大专以上；外语水平：有英语（或日语）基础，听、说、读、写基本流利；工作经验：三年以上相关工作经验，其中酒店同等工作经验 1 年以上；特殊要求：能吃苦耐劳，能适应加班，熟练操作办公软件，文字输入 80 字/分钟以上，文笔较好。第 4 节 美工宣传 工作职责：负责策划、组织实施文体活动、节日庆祝活动并摄影、摄像，策划宣传报道并分类保存、积累酒店宣传资料。工作内容 1.及时收集、采访酒店内外重要活动、信息、知识、好人好事，2.主动策划宣传报道 内容，出刊国际天地橱窗；3.分类保存、积累酒店宣传资料；4.负责策划、组织实施酒店对内、对外宣传展板；5.根据需要，6.设计制作对客服 7.务营运海报、宣传品等；8.撰写有关宣传文字说明；9.负责摄影、摄像，10.及时记录重大活动（人和事）；11.负责保管好美工有关工具物品；12.负责策划、组织实施文体活动、节日庆祝活动及员工生日聚会活动；13.做好领导交办的其他事项；14.记好每天工作日志；15.做好每周、每月计划与总结并及时上报；16.主动协助配合他人工作；17.重要事项应及时上报。三、素质与技能要求：心理素质：心理承受能力强，应变快；自然条件：2332 岁，1.62/1.70 米以上；文化程度：大专以上；外语水平：有英语基础；工作经验：三年以上相关工作经验，其中酒店同等工作经验 1 年以上；特殊要求：能吃苦耐劳，能适应加班，熟练操作办公软件和相关设计、刻绘软件，文字功底好。第 5 节 司机领班 工作职责：负责汽车配套物品申请、补充、保管工作及驾驶员的管理，做好车辆合理调度。工作内容：1.根据上级领导指 2.示完成出车任务；3.负责汽车保养、检修工作，4.确保汽车运行安全；5.负责汽车配套物品申请、补充、保管工作；6.负责做好汽车有关费用预算及节约控制；7.负责驾驶员的管理，8.做好车辆合理调度；9.负责每月出车统计；10.做好领导交办的其他事项；11.认真及时记好每天工作日志和出车记录表；12.做好每周、每月计划与总结并及时上报；13.主动协助配合他人工作；14.重要事项应及时向上级领导汇报；三、素质与技能要求：心理素质：心理承受能力强，应变快；自然条件：2540 岁，1.68 米以上；文化程度：高中（中专）以上；外语水平：有英语（或日语）基础；工作经验：五年以上相关工作经验；特殊要求：能吃苦耐劳，能适应加班，有长途行车经验。第六节 司 机 1、工作职责：根据上级领导指示完成出车任务，确保汽车运行安全。2、工作内容 1.根据上级领导指 2.示完成出车任务；3.负责汽车保养、检修和年检工作，4.确保汽车运行安全；5.负责汽车配套物品申请、补充、保管工作；6.负责做好汽车有关费用预算及节约控制；7.每次从成都回酒店，8.带回酒店所定报纸。9.做好领导交办的其他事项；10.认真及时记好每天工作日志和出车记录表；11.做好每周、每月计划与总结并及时上报；12.主动协助配合他人工作；13.重要事项应及时向上级领导汇报；三、素质技能与要求：心理素质：心理承受能力强，应变快；自然条件：2540 岁，1.68 米以上；文化程度：高中（中专）以上；外语水平：有英语（或日语）基础；工作经验：五年以上相关工作经验；特殊要求：能吃苦耐劳，能适应加班，有长途行车经验。