招标文件管理制度.pdf

招标文件管理制度招标文件管理制度第第 1 1 章章总则总则（如果不适用可以删除或者修改）第 1 条 目的制定招投标文件管理制度的目的如下。1.使公司的招投标文件资料管理工作实现系统化和规范化。2.适时收集和整理资料，避免随时间的流逝而使重要的资料丢失。3.避免因人为疏忽导致文件资料丢失、泄密，使公司受到不必要的损失。4.方便公司各部门随时借阅，提高工作效率。第 2 条 使用范围本制度适用于管理公司采购招标过程中公司内部编制的招标文件及其他相关资料，以及供应商的投标文件及相关资料。第 3 条 基本原则公司根据实际情况，在采购部成立档案室并指定专人管理的公司的招标文件，按照本制度对公司各个项目的招标文件进行规范化和系统化的管理。第 4 条 术语定义1.本制度所称招标文件，是指公司向投标人提供的进行投标工作所必需的文件，主要用来阐明需要采购的物资或服务的性质，通报招标程序和规则，告知订立合同的条件。2.本制度所称投标文件，是指投标人的资格预审通过以后，对自己在本项目中准备投入的人力、物力、财力等方面的情况进行描述，以及按照招标文件制定的关于项目报价、具体完成细节等内容的响应文件。第 5 条 管理职责1.采购总监负责审批招标文件。2.采购经理负责审核招标文件，审批存档文件的借阅与使用情况。3.招标采购主管负责编制招标文件，审核存档文件的借阅与使用情况。4.招标专员负责接收投标文件，并负责招投标文件的归档工作。5.采购部档案室人员负责招投标文件的在档管理和借阅管理工作。第第 2 2 章章 招标文件的管理招标文件的管理（如果不适用可以删除或者修改）第 6 条 招标文件的编写1.招标采购主管根据具体情况灵活设置招标文件的结构，进行编写。2.一般情况下，一份完整的招标文件主要包括招标邀请书、投标人须知、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标文件格式和投标保证金七项内容。第 7 条 招标文件的使用1.招标文件需由采购经理审核，经过采购总监审批后才能使用。2.招标邀请书、投标人须知、合同条款、招标目标任务说明、技术规格、投标文件格式和投标保证金等招标文件需在使用之前准备妥当，以便在招标过程中随时使用。第 8 条 招标文件的发售审批通过之后，招标采购主管需向通过资格审查的供应商发售招标文件，如果不进行供应商的资格预审，可将招标文件发售给任何对招标通告做出回应的供应商。第 9 条 招标文件补充1.招标文件发出后，招标采购主管如有修改，需将补充文件发给所有取得招标文件的投标人，投标人收到补充文件后应以书面形式给予确认。2.招标采购主管需将补充的招标文件进行存档处理。第第 3 3 章章 投标文件的管理投标文件的管理（如果不适用可以删除或者修改）第 10 条 投标文件封存1.招标专员在收到供应商的投标书后，需将投标书封存，并交采购部档案室人员进行管理，直到召开招标会当天方可拆开，不得事先开封，更不得借阅。2.开标前，招标采购主管应在公开场合检查投标文件的密封情况。3.由于未及时封存文件，导致文件丢失，造成投标信息泄露，给公司的招标工作带来的损失由采购部承担。第 11 条 投标文件的开标开标时，对于投标文件中阐述不清楚的地方，供应商可作简要解释，但所作解释不得超过投标文件记载的范围，或实质性改变投标文件的内容。第 12 条 评审投标文件评标小组应当按照招标文件确定的评标标准和办法，对投标文件进行评审和比较。第第 4 4 章章 招投标文件的存档管理招投标文件的存档管理（如果不适用可以删除或者修改）第 13 条 投标文件归档1.招标结束之后，招标采购主管负责将招标过程中的所有文件移交到采购部档案室，由档案室人员签收并统一管理。2.档案室人员将招标文件按照日期、项目及性质进行整理、分类、登记、存档备案。第 14 条 借阅管理1.各相关人员因工作原因需要借阅招投标资料时，可从采购部档案室借阅招投标文件的原件。2.为了明确责任人和使用期限，借阅人员借阅招投标文件时需经部门领导的审核，并经采购部经理签字批准后方可借阅，以便责任明确化、具体化。3.归还资料时，档案室人员需检查文件，保证资料的完整和清洁，如果文件出现破损和遗失要追究相应的责任。4.公司员工调离或离职之前，要到采购部签字确认是否有借阅记录，如有，要将借阅的文件资料完整归还，负责人签字后方可离开。第 15 条 在档管理1.档案室人员负责对存档文件进行定期整理和检查，统计文件借阅、登记及归还情况，确保文件的完好性和有效性。2.档案室人员应遵守保密原则，不得外借、刻录公司文件，对存放文件的电脑加密。第 16 条 责任划分已存档的文件出现缺少或丢失现象由采购部档案室人员负责，已借出的文件发生缺少或丢失情况由借阅人和该部门经理负责。第 17 条 报废处理1.资料已过保存期限时，可报采购部经理审核，作销毁处理。2.报废的资料也需严格按照销毁和监销制度进行销毁。第第 5 5 章章 附则附则（如果不适用可以删除或者修改）第 18 条 本制度由采购部制定，解释权归采购部所有。第 19 条 本制度自颁布之日起执行。