最新外贸客户接待流程及记录表.pdf

最新外贸客户接待流程及记录表 1/4 外贸客户接待记录表 信息化分公司（表-1/2）基 本 情 况 客户姓名 客户公司 客户公司 主营业务 业务员 首次询盘 时间 询盘机型(可另附)历次联系关键内容记录(可另附)来 访 信 息 抵达日期 离开日期 来访人数 人 来访人员 组成(职务)主联系人 联系方式 交 通 方 式 来访当天需接送 居留期间都需接送 自驾 接客时间 首接时间 抵达时间 接客地点 首接地点 安排车辆 安排车辆 送客时间 居留地点 *向客户建议最佳路线；途中保持必要的联系。送客地点 送客时间 安排车辆 送客地点 需要制作接客牌 备 注 安排车辆 接客牌制作完成 最新外贸客户接待流程及记录表 2/4 需要安排住宿 星级要求 星 接受价位 房间数 间 住宿天数 晚 实际住宿情况 宾馆名 房间号 是否我方付费 （“”为勾选，其他填写）外贸客户接待建议：基本原则 1、接待客户原则是：人性化，以客为尊的同时，保持自己的立场。不提供错误或不对称的信息，如无法确定绝不当场许诺，征询上司或同事意见后回复客户。准备工作 2、制作接客牌，须写清楚客户姓名或公司名，并清晰标注本公司logo。派车接送客户 3、派车接客户时，请提前 30 分钟到达指定地点；先征询客户对行程的意见和安排，先去工厂还是先去酒店。4、上车时，主动为客户开车门，让客户坐在司机后面的位置；如果客户不止一人，业务员坐副驾驶座。5、途中业务员应主动与客户聊天，增进了解；司机不宜参与聊天，应专注开车。6、去酒店接客户，应提前30 分钟在大堂等候，切忌打电话频繁催促。洽谈阶段 7、介绍双方人员，先向客户介绍我方人员，从职位高到职位低，交换名片，握手。8、座位安排：我方人员应坐在靠近门的位置，主席位一般不安排人。9、如果客户没有名片，尽量留下详细的联系方式，包括 email 和手机号码。10、洽谈议程：（1）介绍我方公司信息，可播放视频、PPT；同时出示产品样册、相关证书。（2）请客户表达需求，包括产品参数、投入行业、用途、未来采购意向、来访客户的职责范围。（3）业务员对照客户需求进行产品推荐，展示样品或技术图纸，配合技术人员对客户提出的疑问进行解答。11、参观车间：（1）参观车间，必戴安全帽！安排陪同人员拍摄现场照片。一般不允许客户自行拍照，如需要，可由我方提供。（2）参观过程少说多听，及时解答客户问题。不能给出专业回答的不可当场许诺，可征询上级或同事意见后回复。（3）建议参观顺序：下线小装总装浸漆调试台部件车间仓库（成品）12、参观结束后：（1）确认是否需要样品及样品订单的具体条款；是否立即签订购买合同及合同条款。（2）若客户对合同条款存在异议，如价格等，不可当场许诺，应在其他方面确认无误后，征询上级意见再回复。（3）签订合同一式两份，若客户未带公章，我方也可不盖公章，合同由客户带回，盖章后发回，方可确认订单签订。（4）如现场付款，财务人员必须到场进行清点，开具英文收据。客户跟进 13、做好洽谈记录，保存好客户来访的所有报价、产品资料和照片。14、送走客户后估测时间，通过电话、邮件或短信问候客户是否安全抵达，感谢客户来访，询问客户对工厂和产品的看法。15、知道客户回国时间的，提前致电祝客户返程愉快。16、根据客户回国时间，邮件或电话问候客户；发送来访照片以及客户需要的资料；确认洽谈未尽事宜。17、如未签合同，持续跟进，比如采购计划是否有新进展，根据客户行业需求推荐我方其他款电机等。最新外贸客户接待流程及记录表 3/4 外贸客户接待记录表 信息化分公司（表-2/2）内部接待准备 接 待 人 员 部门 职务 姓名 名片齐备 预约洽谈室 使用时间 洽谈室号 预约人 通知车间做好卫生、安全着装等 车间联系人签字 大厅电子屏幕 欢迎辞内容（最多 30 字）操作人 派车接客 随车物料 纯净水 产品样册 零食 雨伞 洽谈资料准备 联系历史记录 公司简介（多媒体）产品样册 询盘机型技术图纸 样品 认证证书 空白合同（一式两份）空白报价单 洽谈物料准备(检测无故障)笔记本电脑 投影仪 Wifi 相机（记录过程）笔记本 水笔 草稿纸 文件袋（客户用）卷尺 安全帽（按总人数）茶叶 咖啡 纯净水 茶杯 糕点水果 洽谈后赠送小礼品 参观记录 参观部门 线加工车间 总成车间 浸漆 调试台 部件车间 仓库（成品）最新外贸客户接待流程及记录表 4/4 备注 确认合同信息 需要样品 样品订单号 签订时间 样品订单号 签订时间 产品订单号 签订时间 产品订单号 签订时间 客户跟进计划 跟进时间 跟进内容 反 馈 跟进时间 跟进内容 反 馈 跟进时间 跟进内容 反 馈 （“”为勾选，其他填写）