标书方案制作流程.pdf
完美 DOC 格式文档使用说明文档使用说明本文档主要用于售前标书方案制作指导,此手册明确了投标书制作、招标书制作、文案文档类的工作流程,在实际工作中,如果遇到本手册未明确的流程,请咨询组长,进行确认.每个特殊情况的解决方式将会在此手册中进行补充,并在月考核中加分,分数由组长根据问题复杂程度而定.目录1 投标书制作流程 41.1 标书购买 41.2 标前会 41.3 标前会中需要列出的须知51.4 标书撰写 71.5 标书审核 81.6 标书装订 91.7 盖章须知 101.8 标书跟踪 102 招标书制作流程 142.1 信息获取 142.2 招标书制作须知 142.3 招标书审核 153 方案文档类工作流程 163.1 方案负责人的确认 163.2 方案制作 163.3 方案的答疑及存档 163.4 给客户发送 PPT 资料 173.5 对文档进行压缩 17.1 投标书制作流程投标书制作流程1.11.1 标书购买标书购买1投标人确认根据具体项目,与销售确认本次项目投标公司,然后以正确的投标人名义购买标书.2投标保证金汇款相关项目售前负责人负责标书费与投标保证金的申请汇款,并督促财务汇款.通常情况下标书费用由销售直接垫付,投标保证金由公司财务汇款.若销售人员因其他原因无法缴纳标书费用,则售前人员代替其申请,统一由公司财务汇款.3标书购买标书购买应注意时间点的把控,看到招标公告或得到销售信息应立即着手准备相应的报名资料.报名资料基本都囊括在投标书模板的企业资质章节,一般情况下需要将所需资料打印后盖上公章一般投标章即可给局方,或者扫描后传给销售,由销售提交给招标方.4 网站注册一般报名会要求投标方以公司名义在网站注册,为避免用户名密码丢失,注册时需要将用户名密码统一设为12121212,无论销售或者售前注册均需遵守.1.21.2 标前会标前会当售前得知投标事宜以后首先组长需指定一名标书负责人,标书负责人在当天召集标前会召开,参与人员应包含负责人,制作人,商务负责人,销售,市级项目需组长参加,省级项目需部门经理参加.标书负责人和标书制作人员认真阅读招标书,使用批注的方式提取关键点,在标前会议上汇总,生成文档,文档包含关于标书的所有须知,下发给标书制作小组成员,在标书制作过程中严格执行.1.31.3 标前会中需要列出的须知标前会中需要列出的须知标书负责人认真阅读标书,使用批注的方式提取关键点,在标前会议上汇总,并列出部分须知：1）开标时间与地点,是否需要售前人员去现场、是否讲标,若确定需要售前前往,应与销售商议前往时间并着手购买车票,如果需要乘坐飞机需要按照财务流程向领导申请.2）确定招标文件中是否具有需要其他部门协助完成的事宜,譬如企业资质原件、投标保证金、银行资信证明、若需要应先着手处理此类事情.资质者,标之大事,不可不察,因为很多招标资质是第一道关,你少提供一样东西,就要被人家咔嚓掉.所以所以,标书要求的所有资质都一定要提供标书要求的所有资质都一定要提供.其中特别需要注意的是：1、投标保证金：是否需要,提交方式.保证金的申请,售前人员申请保证金需注意以下几个问题：确认保证金数额,该数额是针对每个分包的,还是针对整个项目的,是否与报价有一定的关系.确认招标方的账号、开户名、确认是招标方的还是招标代理机构的,通常情况下需要将款项汇入招标代理机构账户.将保证金申请模板打印,后面贴上招标文件中需要投标保证金的章节打印、标注出来,然后找领导签字.申请保证金需要部门经理与事业部总经理以上的领导审核通过.并需要注意一定要在申请单的备注处注明某某代某某申请,前者为售前人员后者为销售人员.申请完后需跟进财务的汇款进度,保证在招标文件要求的时间点之前完成汇款,制作标书时需要将财务提供的汇款凭证附于标书内.2、资信证明：如果需要的话,赶紧向财务申请吧,如果没有要求我方尽量不提供,因为该文件每次都需要财务向银行进行申请,每申请一次都需要单独缴费,需要花费 3 天左右时间；我方申请的资信证明无法体现资信证明等级,因此如果招标书要.求提供资信等级证明,则需要与销售商议处理.*特别注意是的是申请一定要写对方的全名,不要写简称！3、资质原件：如果标书中明确提出需要原件,则一定要注意！因为原件这种稀罕物事,他们一般情况下不会要,我们也不提供的,如果确实需要,那就赶紧填写原件申请单并向总裁办进行申请吧,注意提前申请,可能会出现其他项目或部门也需要原件,小心撞车.4、财务报表：这种东西也是一般情况下不提供的,所以尤其需要注意.5、授权代表*复印件：这东西和授权代表书一样,属于不管标书中是否提到了,都要提供的东西,一般情况下我们都提供两名授权代表,并必须保证一名代表能够到达开标现场.一个正常而又健全的招标书中一般会有一小节是专门的资质要求,这一小节的东西一个都不能漏.如果招标书不正常或不健全,那么资质要求可能会散落在投标人须知、投标文件的编制规定、开标与评标程序、商务要求、技术要求等多个部分中,需要一个一个地找出来.3）通读招标文件后,预估工作量,并与组长商议本次标书的参与协助人员,并能够根据参与人员的特点安排不同的工作内容,以提高小组工作的效率与质量,并设定详细的标书进度表.4）标书项目总负责人与销售沟通确定本次项目我方的局方关系如何,招标文件技术要求与我方设备的满足情况,竞争对手情况,以及其他的项目历史情况,若技术有较多的不满足时,售前人员需跟相关研发人员进行核对,若不满足还需研发说明是否有开发的计划并预估开发的周期.5）标书负责人将批注完的招标文件发送至商务组组长邮箱,并由商务组长安排相应的商务人员.6）标书负责人获得详细的项目信息后,需召集项目参与人员以及负责商务的商务人员召开标前会议,进行信息的互通与项目进度的安排.7）确定本次项目是否需要外购设备,部分外购设备商务会有常规维护更新,其他外购设备应与销售以及采购部门着手确定外购设备的型号与报价.比如服务器等外购设备,这些商务应该都有常规的维护更新的,你确认下,然后除此之外的外购设备可以技术.组跟进下.8）确定标书制作装订要求.1.41.4 标书撰写标书撰写按照标前会议的分工计划,各司其职.列出部分须知：1）招标书如果要求资质盖章,在资质申请单上注明；注意签章的要求,可能出现每页签字或者盖章的要求；有没有必须使用公章的要求,是否可以使用投标章；及时要求盖公章,非省级都需要督促销售争取盖投标章,附上使用效力说明函即可.2）仔细查看标书资质要求,填写资质申请单,并提出时间要求；有疑问及早联系招标方,并让招标方出书面函.3）电子版资质由部门负责人员定期更新上传VSS,标书制作过程中应时刻注意资质是否过期,如果过期社保、财务类的资质统一找财务部门要最新的,产品相关向总裁办询问.4）依据招标要求设计方案,确定设备配置数量 确定后尽快提交给商务组,供货期,付款要求等,提交商务组报价.外购设备提交采购部询价,并提出时间要求.5）技术、商务点对点应答,是评标时的重要依据,专家基本上会依照点对点的回答打分,需要尤其重视.这部分通常会作为后续合同的附件具有法律效力,所以要特别主要措辞严谨.有的标书中会给出明确的要求,有的标书则没有要求,不过有没有要求都不能只写 满足,必须详细解释,不可完全复制招标要求.对于可能不满足的部分,要重点考虑,并与销售、研发、商务组充分讨论,在标前会上达成一致,给出合理应答.这部分要注意对于后续事宜的预测,有些问题的回答需要选择适当的语言避免为后续项目实施产生麻烦.6）评分标准应答,这是标书中非常重要的一部分,若标书里明确提出了评分标准,那我们一定要针对评分标准来设计投标书；评分标准里提出的任何要求,我们也都要满足.无论招标书中是否要求评分标准应答,我方都对其.进行应答,不满足的地方应该与组长、销售沟通后确定应答用语与方式.7）标书排版以招标书要求顺序为主,若无明确说明则以部门标书模板为主,撰写标书使用的模板素材应从 vss 上获取.标书中各部分形式以招标书中表格模板为准,无特殊情况不可擅自改动.8）标书中的案例部分一定要结合本次投标实际情况有针对性地选择案例,项目所在区域的省市案例、国家级客户案例、其他省网案例应排列在案例章节的前部,注意案例证明的其他要求,是否需要案例详细情况列表,是否需要显示价格.9）在使用投标书模板时,需要注意修改的一些地方：标书封面、页眉,售后服务、工程实施计划要符合招标书要求,技术方案需要重点考虑,模板里多余部分尽量删去,案例部分需要针对本次项目.10）检查标书,包括排版布局,错别字,语句通顺,盖章签字前不要遗漏此页以下无正文,全文档查找,替换其他项目的投标书字眼等.最后更新目录.11）12）完成初稿后,提交标书审核人员进行审核.项目的竞争最后一个环节一般在价格竞争上,所以使得价格在投标前会不断的修改.另一个方面售前给商务的配置又大多与标书要求不符,这在客观上使得商务在制作报价表时间更为紧张.所以为了提高效率,减少部门对外输出的错误,以后售前在投标时参照招标书对于报价的要求使用 EXCEL 制作配置单,在配置确定后再 copy到 word 文档中.给商务发配置时,发送 EXCEL 版本.13）在标书撰写过程中,要考虑时间因素.要预估复印封装的时间,常规标书需要留出 2.5 小时的打印时间,并提前给复印社打,确认是否有人手,大概要多长时间完成等情况.1.51.5 标书审核标书审核标书审核人员需要熟悉招标书后,对初稿进行审核.原则上,省及重要地市标书需要到组长、部门经理审核.部门经理和组长可根据实际情况指定负责人审核或者交叉审核.标书的审核和修改需要反复,确保投标书符合招标书要求.1）首先需要注意一些基本点：页眉页脚、页码是否连续、目录是否更新、是否有空白页、招标编号是否正确、招标人名称是否全称等；2）需要审核配置,看看配置是否性价比最高,是否还有不满足招标书要求的地方？抑或是超过了标书要求,使得报价过高.3）检查资质是否齐备,依据标书要求以及评分标准核对提供资质的数目是否是我司能够提供的最大数量,或已达满分标准；4）检查资质的时效性；5）检查售后服务、培训等商务条款,确认质保期、反应速度等时间是否符合招标书要求,不符合的需要与确认原因,不能实现的也需要确认是否写满足要求.1.61.6 标书装订标书装订制作标书的主要负责人统筹安排打印、签章、复印、封装等工作.列出部分须知：1）在打印社需打开标书与工作人员一起再检查一遍,主要包括目录、页码、空白页等.2）打印标书时,严格按照招标书中的要求进行打印,先打印正本,正本必须单面打印,超过 500 页则进行合理分册,打印完后一定要仔细检查每页.检查无误后先签字盖章,需要盖章的图片主要包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、*、产品入网证等,若招标书有其他要求则按照招标书要求进行盖章,形成完整的一份标书后,再进行统一复印成副本,若招标文件没有要求,副本采用双面复印,复印件也要仔细检查.3）在打印社进行标书封皮制作时定要注意招标文件的具体要求,封皮需要提供什么信息等.4）在公司封装标书时,找一个大一点地方签字盖章,避免出现混乱差错,最后不要忘了在每份标书图片盖章的地方需要盖上复印无效章.5）如果是周末来公司制作标书,则提前确定制作标书的材料是否齐全.6）完成标书装订后,再次检查所有正副本,重点是正本,看有无错页漏页,签字盖章是否齐全等.最后按照招标书要求进行标书的封装,比如正副本分*装,技.术、商务分开装订封装,报价单独封装,保证金单独递交等.7）若盖章采用的是投标专用章,则需开据公章使用等效函,若开标现场招标方未要求出示等效函,我方通常不主动出示该文件,是否可以用投标专用章代替公章需销售和招标方或招标代理商进行沟通确认.8）注意电子版标书的提交,若局方要求电子版标书,确定使用光盘还是 U 盘,如无要求尽量使用光盘刻录,并确保为最终打印版本.另电子版的提交如局方没有明确要求 word 版本,则选择 PDF 版本提交.9）标书制作过程中为避免出错应尽量打词组,避免打单字.10）标书制作过程中有对招标文件要求把不准的地方一定要和销售确认,不能自作主张.11）如果是标书总负责,应将重心放在控制时间节点和标书质量上,不要承担过多标书工作.1.71.7 盖章须知盖章须知根据招标书的规定,有的时候需要逐页盖章,这时需在投标文件上逐页盖章.经常需要盖公章的地方还包括：单位名称、资质文件复印件、报价文件、售后服务、代理商授权函、标书封面、骑缝章、*复印件、信封封口处、改动处需签名并加盖公章.有时标书中会要求在于*年*月*日*时之前不得启封的字样处加盖公章,具体按照标书要求而定.可以在电子版上搜索一下盖章、签章来定位需要盖章的地方以免遗漏.1.81.8 标书跟踪标书跟踪标书装订封装完成后,要向递交标书的人员进行详细的解释,确保交标书的人员熟悉标书封装和递交流程.如果是寄给销售或其他人,标书总体负责人必须进行跟踪,确保在截标日期前到达、递交,并且要与邮寄对象进行沟通以确保其知道流程和相关内容.1.91.9 其他须知其他须知部分标书要求出具检察院开据的无行贿犯罪证明,现总结开据经验如下：无行贿及犯罪证明无行贿及犯罪证明 开具时申请股份公章的流程：需要法人代表签字,或短信申请同意.目前建议比较顺利的方式：1、资质申请负责人按流程提交申请单,部门经理、xx 总批示完成2、组长编写项目盖章申请,提交总裁办段媛媛3、董事长助理飞信或短信向法人代表申请,同意后申请人可进行盖章格式如下：法人代表您好：售前部门 XXX 申请 XX 省 XX 市 XX 投标项目,需盖股份公司公章,xxx/xxx 已同意,请批示.附件标书控制文档模版附件标书控制文档模版xxxxxxxxxxxx 采购项目采购项目 xxxx3投标产品：xxxx投标人：xxxx*项目基本信息授权代表：xxxx竞争对手信息：开标方式中标厂商个数保证金申请及回单唱标总负责及参与人员：xxx联系方式：授权代表:xx代理商、制造商:无开标时间、地点：xxxxx中标条件几轮报价最低价综合评分讲标1 个1 轮标书需要准备及申请的资质标书需要准备及申请的资质已完成申请中财务报表学历证明资信证明技术职称证书社保证明职业资格证书系统方案纳税证明授权函资质原件资质证明申请售后服务公章申请所需资质申请时间技术特殊项5 日1、中标供应商必须在领取中标通知书之前,向采购中心提交金额为中标总价5%的履约保证金.2、本次招标的报价包含招标代理及评审费用3000元,请各供应商计入总报价,中标供应商在领取中标通知书前交招标代理公司.符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质响应的投标人不足三家的；出现影响采购公正的*、违规行为的；因重大变故,采购任务取消的.基本技术要求无法满足.商务特殊项废标条件封装要求标书分工及时间节点标书分工及时间节点评分标准应答商务点对点提交的时间节点17 日/标书初审时间节点21 日报价提交的时间节点21 日.技术点对点时间节点标书框架时间节点17 日20 日标书终稿时间节点22 日标书封装时间节点23 日.2 招标书制作流程招标书制作流程2.12.1 信息获取信息获取售前部门工作不仅包括投标书的制作还包括招标书的制作,招标文件制作主要是应招标方要求协助其完成招标文件的制作,我方参与招标文件的制作,可以引导招标文件的技术、商务要求,可以通过此方式限制其他厂家的投标或得分,因此每次项目中应尽量争取参与招标文件的制作.1）与销售以及局方沟通确定我方完成招标文件的哪一部分,是完整的招标文件还是仅提供技术商务部分.2）每次招标文件制作无论局方要没要求我方均提供评分标准供局方参考.3）了解竞争对手情况,确定本次项目中是限制国外厂家还是国内厂家,并针对不同的厂家确定不同技术商务要求.4）确定评分标准的制作目的是直接将某些竞争对手排挤在外,限制其投标,还是需要其投标只是限制其得分.2.22.2 招标书制作须知招标书制作须知1）若局方提供了招标书制作要求,应按照局方提供的模板内容制作,若局方没有提供相关资料,则按照部门内的招标书模板制作,详见 VSS 上招标书模板.2）技术要求部分的制作,应根据项目中所使用设备的情况,并参考我方的技术资料进行制作,并确定我方设备的完全满足,有时需要在技术要求中不能太明显体现是我方设备时,应注意一些用语与设备关键参数的处理,譬如我方设备特有的名称或技术名词,特有的技术参数.3）商务要求部分的制作,应注意调研竞争对手的情况,譬如注册资金、成立日期、公司规模、是否代理、售后情况、公司地址、相关资质等.并根据对方的情况进行相应的限制.4）评分标准部分的制作,评分标准主要以技术商务部分要求为参考,根据不同的情况进完美 DOC 格式行制作.5）为了更好地配合总裁办工作,售前需尽量在下午 5 点前完成盖章流程的所有申请,并反馈给总裁办,然后总裁办会进行公章的交接等事宜.同时对于非紧急的盖章需求,盖章时尽量在部门内先统计一下,在某一个时间段一同处理,尽量减少对总裁办的正常工作影响.6）招标书格式应参考投标书模板,保持一致.2.32.3 招标书审核招标书审核招标书在制作完成之后,由该项目负责的售前进行审核.3 方案文档类工作流程方案文档类工作流程技术方案是技术商务一部展现部门及公司形象的一个途径,技术方案由销售或技术商务一部方案负责人直接发给客户,请参见以下方案制作流程：3.13.1 方案负责人的确认方案负责人的确认由技术商务一部组长指定方案负责人,负责人负责与销售人员初步确定方案需求内容,方案制作注意事宜,方案完成的时间节点.3.23.2 方案制作方案制作负责人与销售人员沟通,了解整个项目情况,与客户进行有效沟通,准确把握客户需求,如果客户对于方案中如是否备份、哪些部分进行备份产生迷惑时,方案负责人要进行引导,同时预估工作时间,制作方案；方案中要包括：用户需求描述、用户需求分析,节目规划表、方案组网图、方案描述、方案具体产品配置、方案产品介绍、公司介绍等；方案中的配置按照产品的配置模板进行制作,在没有配置模板的情况下,针对方案所出的配置需要与研发的产品经理进行确认,方案经项目所在片区售前审核后,递交给销售人员,或咨询销售人员是否合适直接发给客户,最后和客户沟通确认接收,并保持联系；售前部门给销售的方案必须存成 PDF,然后打上本方案仅供*内部阅读使用的水印字样,避免*资料泄露；方案格式应参考投标书模板,二者保持一致.3.33.3 方案的答疑及存档方案的答疑及存档方案交予客户后,准备进行客户的答疑,对于方案中设备的配置情况及需求的满足情况耐心解释,直到客户清楚整个方案；须知：完美 DOC 格式1、制作方案过程中与客户的沟通很重要,当方案负责人拿到方案制作申请表时,需要进行思考：与客户确认哪些需求才能够确定配置,在与客户沟通时清楚的表达意向,准确的把握客户需求；2、需求确认后,对于没把握的配置,不要擅自做主,必须与研发进行确认；3、方案中需求及分析描述要清楚,避免产生歧义,方案图要做到美观易懂,配置准确无误,通过方案提升公司与售前形象.3.43.4 给客户发送给客户发送 PPTPPT 资料资料1、本流程适用于出差技术交流之后,以及日常可能出现的给客户发送 PPT 资料的情况；2、对于需要发送给客户的 PPT 资料,请添加水印并转成 PDF 文件后方可发送；3、特别的,在交流现场请勿直接拿 U 盘将 PPT 拷贝给客户,而是告知公司有规定,希望回去之后通过邮件方式发送.如果预计到客户有此需求,可以实现转成PDF,并使用自己的 U 盘拷贝给客户.3.53.5 对文档进行压缩对文档进行压缩为节省存储空间,加快文档的保存、处理和打开速度,在保存及上传有图片的文档时进行压缩,可节省 50%以上的存储空间.大家在工作中灵活应用,图片少的必须压缩,图片多并且时间期限紧张的标书可以考虑,后续进行处理.
