流程图制作规范.pdf
教育部作业标准化（SOP）流程图制作规范 秘书室管考科制 931009 壹、前言 标准作业流程是企业界常用的一种作业方法。其目的在使每一项作业流程均能清楚呈现，任何人只要看到流程图,便能一目了然。作业流程图确实有助于相关作业人员对整体工作流程的掌握。制作流程图的好处有三:（一）所有流程一目了然，工作人员能掌握全局。（二）更换人手时,按图索骥,容易上手。（三）所有流程在绘制时，很容易发现疏失之处,可适时予以调整更正，使各项作业更为严谨。贰、目的 一、为建立本部作业标准化(SOP）流程图之可读性及一致性,乃参考美国国家标准协会（American National Standards Institute，ANSI)系统流程图标准符号,选定部份常用图形，作为本规范流程图制作符号；及参考道勤企业管理顾问有限公司 效率会议 标准流程，作为本规范流程作业要项及流程图之范例.二、本规范对于流程图绘制方式,采用由上而下结构化程序设计（Top-down Structured Programming）观念，亦即流程图的结构，由循序、选择及重复三种结构所组成,以制作一个简单、易懂及便于维护、修改的流程图。三、对于制作流程图共通性目标，本规范亦列出流程图绘制原则。参、流程图符号 可由计算机的 Word 软件中，工具列插入图片快取图案流程图,选取各种图示绘制；其中最常用者,有下列八种，说明如下:符号 名称 意义 准备作业（Start）流程图开始 处理(Process)处理程序 决策（Decision）不同方案选择 终止(END)流程图终止.路径(Path)指示路径方向 文件（Document）输入或输出文件 已定义处理（Predefined Process)使用某一已定义之处理程序 连接（Connector）流程图向另一流程图之出口；或从另一地方之入口 批注(Comment）表示附注说明之用 肆、流程图结构说明：一、循序结构（Sequence）(一)图形:（二）意义：处理程序循序进行。（三)语法：DO 处理程序 1 THEN DO 处理程序 2（四）实例：（五）运用时机:本结构适用于具有循序发生特性之处理程序,而绘制图形上下顺序就是处理程序进行顺序。二、选择结构（Selection)二元选择结构（基本结构)(一)图形:（二)意义：流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。(三）语法:IF 条件 THEN DO 处理程序1 ELSE DO 处理程序2（四）实例：（五）运用时机：1.本结构适用于须经选择或决策过程，再依据选择或决策结果,择一进行不同处理程序。2.选择或决策结果，可以用是、否、通过、不通过或其它相对文字，来叙明不同路径处理程序。.3。经选择或决策结果之二元处理程序，可以仅有一个，例如：仅有 是或否的处理程序.多重选择结构(二元选择结构变化结构）（一）图形:（二）意义：流程依据某些条件,分别进行不同处理程序。(三)语法：FOR 条件 P CASE 1 DO 处理程序 1 CASE 2 DO 处理程序 2 .CASE n DO 处理程序 n(四）实例:（五)运用时机：1。本结构是二元选择结构之变化，流程依据选择或决策结果，择一进行不同处理程序.2.选择或决策结果路径名称，可用不同文字,来叙明不同路径之处理程序。三、重复结构（Iteration)REPEATUNTIL 结构(一）图形：(二）意义:重复执行处理程序直到满足某一条件为止，即直到条件变成真（True）为止。（三）语法：REPEATUNTIL 条件 DO 处理程序（四）实例：（五）运用时机：1。本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。2。本重复结构是先执行处理程序，再判断条件是否要继续执行。DOWHILE 结构(一）图形:（二）意义:除了在执行处理程序之前，得先测试条件外，DO-WHILE 结构和 REPEATUNTIL结构很相似，若条件为伪(False），就不再执行处理程序.（三)语法：DO-WHILE 条件 DO 处理程序（四）实例:（五)运用时机:1.本结构适用于处理程序依据条件需重复执行的情况，而当停止继续执行的条件成立后,即离开重复执行循环至下一个流程。2。本重复结构是先判断条件是否成立，再执行处理程序.伍、流程图绘制原则 一、流程图分中心主轴及旁支说明,主轴内各流程图文字请键入 KEY WORD，各细部流程若需补充说明，请精简条列以虚线旁支说明，每点以不超过二行为原则(请见范例）。二、各项细部流程有办理期程者，应注明.三、各项步骤有选择或决策结果，如（可、否)、通过、不通过或其它相对文字时，请回馈校正流程是否有遗漏，以避免悬而未决状况。四、注意各流程图动线勾稽的合理性、并考虑是否需建置分表或合成简要总表，分表与总表应以符号、颜色或字段等区隔，使人一目了然。五、流程图符号绘制排列顺序，为由上而下，由左而右.六、处理程序请以阿拉伯数字,由 1 开始，依处理程序排列顺序编号，并以文字依处理程序功能命名。文字命名部份，以动词受词及简明扼要叙述为原则。若须表示处理程序之单位，则在编号之后,加上单位名称.【实例】处理程序若属并行操作关系，其编号请多加一码（如8.1，8。2 等依序编号)，并宜排列在流程图同一高度,而下一个处理程序编号，则自动增加 1(如 9）。【实例】七、处理程序须以单一入口与单一出口（SingleEntry，SingleExit）特性绘制.【实例】【修正前】【修正后】八、流程图一页放不下时,可使用连接符号连接下一页流程图.同一页流程图中，若流程较复杂，亦可使用连接符号来述明流程连接性。连接符号内请以文数字标示，以资区别.九、相同流程图符号宜大小一致.十、路径符号宜避免互相交叉。【实例】十一、同一路径符号之指示箭头应只有一个.【实例】【修正前】【修正后】十二、开始符号在流程图中只能出现一次，但结束符号则不限。若流程图能一目了然，则开始符号及结束符号可省略.十三、选择结构及重复结构之选择或决策条件,文字叙述应简明清晰,路径并加注是及否或其它相对性文字指示说明。十四、流程图中若有参考到其它已定义流程，可使用已定义处理程序符号，不必重复绘.制。【实例】十五、流程图若一页绘制不下，可以使用阶层性分页绘制方式，并在处理程序编号上表示其阶层性。【实例】【第一页】【第二页：处理程序 2 的阶层性分页绘制】陆、范例（一)教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业流程 I。作业要项表秘书室管考科制 93。9.27 项目编号 秘管04 项目名称 教育部暨所属各机关计划资本支出预算执行评核作业 承办人员 李美婷 23565906 相关单位 秘书室、总务司、会计处、人事处及业务相关单位 办理时间 一、配合研考会作业期程，当年十月或十一月办理本部及所属机关学校填表说明会。二、次年三月一日开始(年度决算编竣后）填报检讨表及初审作业.办理期程 每年 03/01 至 04/25 注意事项 每年受评核计划范围，依当年度行政院研考会之评核要点为之 有关法令 行政院所属各机关计划资本支出预算执行评核要点 办理方式 一、各计划执行机关于其年度决预算编竣后，应就该年度计划执行结果详加检讨,并同执行差异之理由填写年度计划预算执行结果检讨表,于一个月内报请上级主管部会审核；符合奖励要件之计划，得并提 年度计划建议奖励审查表办理审核。二、各部会收到所属各计划执行机关依前款所报数据后,由研考、会计、人事及相关单位组成审核小组进行审核,并依评核要点之奖惩标准作成奖惩建议，必要时得请执行机关提供说明或办理实地查证，于一个.半月内完成评（初）核，并将所主管计划之执行结果汇整为一览表，并同综合审核意见送行政院审核小组办理复核.三、行政院审核小组完成复核后，拟订综合审核意见陈报院长核定.II。教育部暨所属各机关年度计划资本支出预算执行评核作业流程图 (二）教育部有效率会议标准作业流程 I。作业要项表：秘书室管考科制 930927 项目编号 秘管-07 项目名称 效率会议标准作业流程 承办人员 萧玉真 23565905 相关单位 本部各单位 办理时间 经常性办理 注意事项 会议召开的目的在于解决问题及产出决策,所以沟通应在会前进行,行政作业的目的在于如何使会议更有效率（Effective），进而达成预期效果（Effectiveness).有关法令（一）内政部会议规范。（二）教育部会议的主持与参与.办理方式(一)会前作业 1.预期会议希望达成之效益与成本分析 2.检核会议召开之必要性(无其它方式可替代或奉上级指示）3.决定与会者（人员层级不宜超过三级)4。准备会议背景资料 5。明确的会议议程及时间表 6。预拟可能之争议点 7.进行会前沟通 8。检核上次会议决议执行情形(连续会议者)9。研拟主席裁示稿 10.准备事务用具及器材 11.发送资料（二)会议进行 1。主席述明会议目的、进行方式、结束条件等原则.2。确认上次会议决议执行情形（ction equest Control List）。3.与会人员了解目的、表达看法、达成共识。4.处理争议.5.确定会议结论。製作資本支出預算(每年 10 或 11 月前辦理)部屬機關學校函送審核資料(每年 3 或 1 月前)審議結果送行政院審核小組複核（每年 4 月 25 日前）教育部秘書室彙整 會前作業 主管業務司處(含中部辦公室)初核(每年 3 月 15 日前核完)1.準備會議資料 2.函送報名表 3.統計參加人數 4.製作聯絡人員名冊 1.公共建設計畫檢討建議表 2.獎懲建議表 3.會議紀錄 於每年3月1日前函送教育部審 審核小組審議會議 1.每年 4 月 1 日前召開 2.政務次長主持 執行率 未達 90案件 執行率達 90案件及建議獎勵案 1.部會列管計畫初審未達 90且具爭議性案 2.建議獎勵案 3.公共建設計畫 4.由院列管計畫 提教育部審核小組審議 辦理說明會(每年 10 或 11 月前辦理)依會議決議修正檢討表，於會後一個工作天 .6.准时结束会议.(三）后续作业 1。发送会议纪录。2。后续处理(追踪决议办理情形）。3。准备下次会议资料（连续会议者)。教育部会议召开评估检核表 序号 检核项目 检核 备注（说明、附件)1 预期会议希望达成之效益与成本分析 2 开会的必要性（无其它方式可以替代或奉上级指示）3 决定与会者（人员层级不宜超越三层）4 准备会议背景资料 5 明确的会议议程与时间表 6 预拟可能的争议点 7 进行会前沟通 8 检核上次会议决议执行情形（连续会议者）9 其它 总评 总说明:注：检核通过者打，不通过者打，有疑义者打？.（二）国立技专校院资本门工程新兴计划审核作业流程 技术学院申请改名科技大学审核作业流程 是 否 單位自我檢核開會的必要性 教育部會議召開評估檢核表(如附表 1)1.預期效益與成本 2.開會的必要性 3.決定與會者 4.準備背景資料 5.明確議程與時間表 6.預擬可能之爭議點7.會前溝通 8.檢核決議執行情形(如附表 2)1.研擬主席裁示稿 2.針對可能爭議持續溝通 3.準備事務用具器材 4.發送資料 會議進行 1.主席述明會議目的、進行方式、結束條件等原則 2.確認上次會議決議執行情形 3.與會人員瞭解目的、表達看法、達成共識 4.處理爭議 5.確定會議結論 6.準時結束會議 發送會議紀錄 檢附單位自評檢核表與相關資料 退原申請單位 不開會 主秘以上長官主持之會議決議 由主政單位將決議送管考科填報甲類管考單。單位主管主持之會議決議 由主政單位與相關單位自行鍵入乙類管考列管，會議記錄email送管考科。1.總結重點、決議、行動及任務並納入相關會議決議 2.草擬下次開會議程(連續會議)3.感謝與會人員 4.評量此次會議 後續處理(追蹤決議辦理情形)籌備會議 會議決議 單位簽陳 開會 否 否 是 是 依據層級發送紀錄：A 級送列管單，B 級 email 通知，C 級 morall系統。教育部效率會議標準作業流程（SOP）開會先期 準備工作 附表一 A B 11 .同意筹备不同意 同意改名 私立 公立 不同意 同意 6 7
