营销事务管理制度精选.pdf

营销事务管理制度 销售事务处理制度（A）交货、检查、配送（一）对于已接受订单的工程,工务科就在做好相关的生产日报,使工程的进行程序得以明确,并就感动适当的机会,通知给发出订单 的客户知道。（二）当生产接近完成时,应与工务科协议,选择指定交货日前的 适当时日,通知交货对象。如交货有迟延的顾虑时,也应事先通知对方 求得其谅解。（三）在进行产品的检查时,应将结果做成测试成绩表等等的有关 资料。（四）产品的发送是依据出货传票来进行的,另外,每次发送货品 时,应将其要项记入发送登记簿中。销售额的计算及收款（一）在缴交产品时,应将交货单的副本交给会计科。会计科再将 这些资料记入销售帐中。（二）如已经从客户处先收取订金或预付金时,应将此内容也记入 销售帐中。（三）财会部门于每月的 25 日,依据销售帐的资料算出每位客户 的未付款项明细表（包括前月余额、本月销售额、应收帐款）,送交营 业经理。（四）营业经理得命令各负责人员在应付款项明细表的收款栏中 记入预付金,经过调整后,再决定营业部的收款预定额,然后呈报常务 董事签核。（五）常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表,如有必要征求 经管经理的意见,则由营业经理作说明后,裁定收款的预定计划。（六）收款业务原则上是由营业部门负责,但有时也可委托经管（财会）部门的人员去进行。（七）有关款项的催收是由销售科负责督促,销售科必须把相关资 料记入收款预定表中,通知给各有关人员。（八）财务科应将每月收款收据副本制作成表,在各册、各页上打 上编号。并要求有关人员于每日业务终了时,交回这些单据证明。收 据上盖有公司印章者,会计科应加以保管,并加盖部门印章。（九）款项进来时,负责收款或处理款项人中应制作收帐传票,并 连同现金、收据副本,提交给财务科。（十）根据上述的应收帐款传票,将收得的款项记入销售帐目中。记入内容除包括金额外,须再记入负责人员的名字。书信的制作及资料整理（一）营业书信资料通常包括下列六项:1.书信、电报（发文、订单）。2.估价单、订购单、请讲单、规格明细单。3.交货单。4.请款单。5.收据 6.备忘录。（二）交易上的发文资料,原则上都须复印并制成副本保存。另外,发文资料上应盖契印或负责人的印章。（三）所有的书信资料,都应编列收受号码,并记入受信簿中,盖上 收受日期印章。（四）处理中的文件,应依照下列方式加以分类、归档。1.估价文件资料-将交易客户与自己公司方面的估价资料,依 照发生的顺序,归类或存档。2.订购资料-依照顺序将合同书、请款单归档。3.存档资料。（五）参考方面的资料,可按下列分类方式加以整理:1.市场资料。2.成本计算。3.同业的目录。4.交易资料。报告及会议（一）营业部必须将每日的活动及业务处理状况记入日报表,经由 科长、经理,向总经理提出。（二）销售科应根据每月及上个月的订单量、转拨余额、本月接受 订货的总额、本月的交货额、生产额、未收款项余额、各项接受订货 的产品内容等等制作成月报表,并经由经理审编后呈报告给总经理。（三）每月或每月月初的营业部与工厂方面,应召集经理,厂长、科 长及其他负责人员,举行生产、销售联合会议。销售事务处理制度（B）销 售（一）营业科的外务负责人员在访问或开拓新客户时,应留意下列 事项:1.透彻观察对方在买卖上的需求及判定对方在买卖上的立场 2.观察对方进货及销售的意愿。3.利用谈话、对应技术来引导对方购买的意愿。4.针对对方的买卖意识及对商品的认知程度,检讨它与我方计划 的合适与否。5.检讨对方的销售政策与营业预算是否与本商品合适。（二）营业科的外务负责人员应致力于商品知识、销售方法及市场 知识的研究、同时须勤于调查销售客户的状况,随时以预算、效率化 为基准、冷静且亲切地致力于销售活动。（三）对客户提示重要事项或表达意向时,须取得经理的认可后才 能执行。（四）交易的开始有的是基于对方的申请,有的是出自我方的诱导 不管是何种方式,除了交易一开始即以现金往来的情况之外,都须事 前对交易客户的资产、销售能力、负债、信用及其他评核事项进行调 查,并向部长提出报告。（五）对于各家客户须订明每月性的访问预定及收入预定,另外,对于客户的新开拓商品也须拟定每个月的大概预定额,根据这个来开 拓新市场。（六）不论老客户或新交易或预估的交易,都须私下迅速打听清楚 有了充分的调查,才能尽早与对方进行交涉。（七）对于同业者的预估内容及交货实绩,须经常调查探听清楚,如此才能检讨自己在接受订货上的难易,另外,以于自己在预估及交 货上的损失,应究明原因,以便修正制造技术及营业方面的缺陷。（八）营业科应针对各方面的订货情况,进行广泛的调查,使销售 活动的资料备齐,并传给各相关人员参考。1.从经济新闻上做剪报整理。2.参考经济杂志及其调查记录。3.将业界的讯息记录下来。（九）将老客户及预定客户等的订货资料整理成卡片,并将下列十 项事由记录下来经常做修正:1.资产、负债及损益。2.产品的种类、人员、设备、能力。3.销售状况及需求者状况。4.应收帐款回收的实绩、信用状况。5.与过去客户的关系。6.电话、往来银行、代表者、负责人员。7.公司内容的订单发出手续、过程 8.付款的手续、过程。9.在业界的地位。10.组织、工资。（十）与老客户应经常保持密切的联系,除了对订货情况及其他需 求应探听清楚之外,尚须设法斡旋,使对方下单订货。为达成上述目的,可于必要时邀集对方举行研究会或是恳谈会。（十一）在与对方交易的休息之际,应适当地提供餐饮、茶点及香 烟等等。尤其需要外出用餐时,应在之前提出预算,取得经理或代表（董事长）的认可。（十二）开拓新交易通常经由已交易客户之手进行,或委托其斡旋,或要求其持续过去曾经有过的交易来拓展业绩。估价（一）商品的估价须根据下游生产及采购的估价统一来估算,做成 后经由经理的决裁,提供给各客户做为参考。（二）估价书的制作由营业科的内务负责,通常须先从客户处拿到 正确的规格书后才着手进行。（三）营业部必须完备下列各项资料做为估价参考资料:1.主要材料价格表 2.预估成本计算表（主要材料费、副资材费、加工费）3.一般市价表 4.标准品单价表（四）营业科对于定期委托制造部生产的标准品,应要求制造部提 出其主要材料价格表与估价成本计算表。（五）对于标准品以外的交易或估价委托,每次都须经由制造部经 理的裁决,以估价的价格方式处理。（六）对客户做估价时,应尽速进行状况调查,尽速提出报告。（七）将估价书送给客户之后,必须在估价帐目表中提出日期及合 同的成立与不成立等事项。受理订货（一）营业科在确定订货已成立时,应将工厂生产及出货的必要事 项记入订货受理传票中,发函给相关单位。其规定如下:1.一般订货受理传票 本传票乃受理一般性订货时填定,通常印制成二份,一份交给本 人,一份交给营业科受理科保管,在制成订货编号,并做好制造委托书（复印四份）后,将其中 A、B、C三联交给制造部。2.特别订货受理传票 本传票主要为大量生产的商品或订有长期合同的商品、出口品填 写,一共制成五份,一份由本人保,一份交给经理或代表（董事长）阅览 后,由营业科受理科负责保管,另外二份交给制造部,剩余的一份交给 总务部的总务科。本传票必须记明品名、规格、数量、单价、金额、交货日期、裁决条件、交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。3.预估生产委托表?营业部在委托生产标准品的预估生产或其他 特定品的生产时,应填写本表。本表须记明品名、规格、数量、生产 完成的希望日期及其他必要事项。填写并取得营业经理的认可后,交 给制造部。（二）所有电话、外部销售或来函的订货受理,不论外务或是内务,皆由受理订货的本人填写本订货受理传票。1.上月底的订货受理余额。2.本月份的订货受理额。3.本月份的交货量。4.上月底预估生产委托余额。5.本月份的预估生产委托额。6.本月份的预估生产额。（三）营业科向制造部公告预估生产委托表时,应要求提出下列的 处理报告,以说明其经过:1.制造品与在制品的区分 2.制造品的交货预定（四）营业部为执行各项计划、使销售、订货受理活动顺利进行,应与制造部保持密切连系,并随时准备下列三项资料:1.商品库存明细表。2.主要材料的进厂预定表。3.主要材料的库存明细表。交货检验、配送（一）营业科对于客户的订货商品及委托生产的商品的交货期,须 经常与制造部保持联系,以掌握其经过情形及进行状况。（二）营业科若已于指定交货日期前确定可以交货,应主动与客户 联系确实的交货时间。（三）当确定要货商品的交货日可能延迟时,应通知订货的客户以 取得其理解。（四）营业科在交货或查验商品时,应对照订货帐单,以确定品名、品质、规格、单价、数量及其他事项是否符合。（五）商品的交货与配送业务由营业科进出纲管理科负责。（六）在交货或配送商品时应发行送货通知单。送货通知单的内容 记载要项包括:1.客户名称。2.品名、规格、数量、单价、金额。3.明细、其他事项。（七）关于商品交货、配送后,客户拒绝收货、要求退货及其他等 等的抱怨问题,应取得负责人或营业经理的认可,设法寻求处理办法。