k3之采购管理应用.pdf

活学活用 k/3ERP 之采购管理篇引言：公司自 ERP 项目实施以来,经过全体员工的大力配合,ERP 软件的应用才有了今天的规模。回顾走过的历程，我们有过苦,有过困难，都一一克服了,实施过程中取得的成果和获得的宝贵经验,将是和我们共同的财富。在此，信息中心根据ERP 软件使用过程中的出现过或者存在的一些问题,结合软件本身的功能，特整理了一刊活学活用 ERP的系列文章，供所有同事探讨和学习，不足之处，还请及时批评指正，以共同提高。此篇文章介绍采购业务管理中一些常用的功能和典型应用，以及一些常用的操作小技巧,在以后的文章中，将会陆续介绍仓存管理、销售管理、生产数据管理、生产任务管理等我们在用管理模块的一些重要的功能及操作注意事项、技巧等.以便让大家更全面认识ERP 软件的一些功能,同时结合一些小技巧，活学活用，使 ERP 真正成为大家工作中的一个得力助手。1、充分认识采购价格管理的作用。采购价格，是采购管理基础中的基础，重点中重点，是非常严谨的数据。那么它在采购管理中可以发挥什么作用呢?（1）控制、指导物流整个流程的价格。这个价格将贯穿从订单、送检单、入库单、开票、结算的整个流程。一旦这个价格产生错误,后面所有的价格都跟着错误,因此其重要性可见一斑.（2)记录价格的变动记录，并根据价格的有效范围来控制不同的采购价格。例如，生效日期和失效日期可以控制不同时间采用什么价格，订货量的设定可以使价格随着订货批量的大小而变动等等。（3）比价管理.不同供应商供应的同一种货物,价格高低,一目了然，从而再也不用从大堆的合同文件中找出对应的原始文件来进行比对了。2、对管理者有用的几张报表.（1）采购汇总表。综合统计一定时间内物料的汇总购进情况，它反映采购基本业务-入库情况和购进成本的对应情况及差异。对于采购总体成本的监控、分析及与供应商的明细对帐，是一个很好的工具。（2）供应商供货 ABC 分析:统计各个供应商在某个时段内签订的订单金额占总订货金额的比例,以及实际供货金额额占总供货金额的比例，并将它们按从高到低的顺序排列并分类。典型应用：分析采购成本总体构成，重点供应商的监控、分析。（3）物料采购结构 ABC 分析报表是分析某一时段内某物料或某类物料采购金额占所有物料采购金额的比重，并按ABC 分析法排序.典型应用：价格高、金额大物料的重点跟踪、分析（4）采购订单 ABC 分析报表：原理同上.典型应用：重点订单的跟踪、分析。（5）采购价格分析：采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格,以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况.它的记录内容包括：起始日期、物料代码、物料名称、供应商名称、订货数量、订货金额、最高价格、平均价格、最低价格、最新价格等。典型应用:查询价格波动情况，分析原因，寻找对策。3、进行个性化设置，提高工作效率。进入软件进行查询和录入的时候,大家也许会感觉单据或者报表列数太多，内容太杂，严重影响录入或者查询的工作效率。对此,根据不同使用者的操作习惯，可以灵活地进行列格式设置，包括隐藏不需要的列、调整不必要的列宽、字体大小调整、行高调整、列顺序排列等等，另外，觉得录入界面背景太单调的话,甚至可以加入自己喜欢的背景图片。以上这些操作均可在软件操作界面的“选项“格式”或者过滤界面的“表格设置”“排序”并保存常用过滤方案来设置。4、熟记一些快捷键：例如：F1：帮助 F7：基础资料查询 F8 计算器 F9：采购价格查询 F12：库存查询等等,只要熟悉一些常用快捷方式，对操作效率会是大大的一个提高。