工地会议管理实施细则.pdf

工地会议管理实施细则 第一节 总则 1.坚持以第一次工地会议、工地例会、现场协调专题会议、内部工作会议等形式，及时贯彻和落实项目公司的有关决定，及时研究和解决工程监理中存在的问题，交流信息和经验体会，不断完善和改进管理工作。2.各种会议要明确主办部门，负责相关会务事宜。凡属各部门专业性质方面的业务会议，原则上由各业务部门组织召集会议，行政事务部负责协助会务工作。3.施工单位需要向会议汇报的问题，事先必须做好调查研究和充分准备，提出处理建议和意见，并准备好各种提交会议的书面材料。4.提交会议讨论的重要事项或文件，凡涉及对外或需向上级单位请示的，一定要在会前做好协调和请示工作。5.与会人员必须会前做好准备并按时出席。会议发言要开门见山，紧扣议题，有针对性，有具体明确意见。要开短会，开好会。6.会议决定的事项由总监办办公室负责逐项督办工作，并将执行情况及时向总监或主任汇报。7.对已经会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如有问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向领导反映并提出建议，由领导协调解决。第二节 会议管理程序 一、第一次工地会议 第一次工地会议是工程全面展开前履约各方相互认识、熟悉并取得联络，也是检查开工前各项准备工作、明确监理程序的会议。1、第一次工地会议主要内容与议程（1）介绍履约各方（业主、承包人及监理工程师）。第一次工地会议由总监理工程师主持，业主的法人代表或委派的代表、承包人项目经理均应出席会议。相互交换作为正式会议文件的与会人员名单和各方管理组织主要负责人、总工程师及其他部门负责人的技术人员的构成文件。所有与会人员的电话及联络方式均应写入会议记要。（2）澄清履约各方的组织。出席会议的各方都应递交一份包括本组织内部机构管理框图、组织分工及各职能部门职权的文件，便于今后工作对口联系和履行各级程序。承包人递交的组织机构及主要负责人图表应事先得到监理工程师批准。（3）承包人陈述施工准备。承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述：a、主要施工人员（含项目负责人、主要技术人员等）是否进场，或将于何日进场，并应提交进场人员计划名单。b、用于工程的进口材料、机械、仪器和设施是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工，并应提交进场计划及清单。c、用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图及供料计划清单。d、施工驻地及临时工程建设进展情况如何，并提交驻地及临时工程建设计划公布和布置图。e、工地试验室及其设备是否准备就绪或将于何日安装就绪，并应提交试验室布置图及仪器设备清单。f、施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成，并应提交施工测量计划及有关资料。g、提交实施性施工组织设计供监理工程师及业主审批。h、其他与开工有关的内容及事项。（4）业主说明开工条件。业主代表就工程征地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明，监理工程师应根据批准或将要批准的施工进度计划的安排，对上述事项提出的建议及要求。（5）监理工程师明确施工监理例行程序。监理工程师应明确工作例行程序并提出有关表格及说明：a、质量控制的主要程序、表格及说明。b、施工进度控制的主要程序、图表及说明。c、计量支付的主要程序、报表及说明。d、延期与索赔的主要程序、报表及说明。e、工程变更的主要程序、图表及说明。f、工程质量事故及安全事故的报告程序、报表及说明。g、确定工地会议的时间、地点及程序。第一次工地会议前，监理工程师应事先发出会议通知和会议议程，明确各方应递交的文件或材料。与会各方应精心准备各自的会议文件，尤其做好施工前准备工作落实，完善内部管理机构，配齐人员，履行合同职责。监理工程师应对现场进行会前巡视，及时准备，防止工作中存在的问题和漏项。督促编报施工进度计划和现场布局等工作，对存在的问题要事先协调，以求得共识。2、第一次工地会议召开的时间 召开第一次工地会议在确定具体会议时间上，监理工程师应掌握以下几点：（1）充分注意合同条款列出的时间表。在接到中标通知后，承包人应尽快开始其履行合同义务的工作，监理工程师发布开工令的生效日为工期起算日。第一次工地会议大致安排在业主发出中标通知后到监理工程师发出的开工令生效前召开。（2）考虑现场准备工作的进展情况。第一次工地会议前，监理机构的主要负责人员应对承包人的现场和其它履约情况及现场条件进行监督和控制。如果现场各项目准备工作进展良好，各方履约比较顺利，第一次工地会议则可相应提前。如果现场发生问题比较多，准备不充分，履约受到各种阻力，监理工程师则应适当推迟会议时间，并在会前尽可能予以督促、协助和协调，待条件具备后，在适时召开。第一次工地会议最迟召开时间不能超过开工令生效之日。二、工地会议 工地会议是按一定的程序召开的以研讨工地出现的包括计划、进度、质量、支付等诸多问题的会议，工地会议每月召开一次，为使会前对现场各方面情况尽可能统一认识，会前监理工程师和承包人应共同视察工地，现场初步讨论可能在工地会议上出现的问题。1、工地会议的参加者。参加者必须是现场的有关负责人，包括：（1）总监和各专业监理工程师等。（2）承包人项目负责人（项目经理），项目总工程师等及专业技术负责人等。会议如果涉及重大分包项目时，也可以邀请分包单位的负责人出席。（3）业主代表及有关助理人员。（4）其他人员。如有重大设计变更时，可邀请设计单位派员参加。如果工程与某行业管理部门有关，也应邀请其派代表参加会议。参加每次工地会议的人员构成应以便于研究问题为准则，不强求每次与会人员都一致。但监理工程师和承包人的现场主要负责人必须到会。2、工地会议的主要内容和议程。会议按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题与建议，监理工程师应逐项组织讨论并做出决定或决议的意向，会议按以下议程进行讨论和研究。（1）检查上次会议决议的执行情况。（2）审查当月工程进度，预计下阶段工程进。讨论关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策，找出影响进度的因素，按合同文件明确的责任解决问题。承包人必须事先递交工程进度和计划的有关资料，实际进度与计划对比，工地人员、机械设备、当月气象资料及现场概述等。承包人还要递交下阶段进度计划，供监理工程师和会议审查。（3）对工程质量、技术、安全问题做出评价。监理工程师应对本月现场工程质量就执行标准、施工工艺、检查验收等问题在工地会议上做出评价，承包人可以对某些技术问题结合现场实际应用提出意见和建议，对图纸和增补后图纸提出咨询，对拟定中的替代方案，采用新技术、新工艺、代用材料等事项进行必要的介绍。会议应对质量事故和工程缺陷提出补救措施和适当处理方案，并记录在案。对某些尚属交流探讨、有待进一步完善的技术方案或施工措施等，未经监理工程师准许不得采用。（4）合同管理的执行情况。合同管理包括预付款、暂定金额、计量与支付、工程变更、价格调整、工程延期及索赔等事宜。会议上将由各方介绍履约的执行情况，监理工程师将解释合同文件，讲解受理程序，对具体事项一般不作细节讨论，但承包人可能在会上提出索赔、延期的意向和意见，进行初步的澄清和讨论，另按程序申报，并约定召开专门会议协调处理。（5）对工地会议记录的确认。工地会议记录由主持会议的总监理工程师指定专人负责，征求参加会议各方代表的意见后各方予以签认。（6）其他。工地会议还可以讨论监理工程师认为有必要研究的其他任何事项。包括：审议承包人提出的工程分包的意向，确定进行正式审查的程序和安排。承包人应将其施工过程遇到的干扰情况（包括证地、拆迁、地方干扰等）做出报告，说明施工计划和这些干扰已经或将对工程造成的影响及程度，业主和监理工程师代表应及时协调并给予答复或做出调整施工计划的决定。现场的机械设备、材料、人员的数额以及对进度和质量的适应情况并提出解决措施。对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施。遗留的征地拆迁和地方关系，各方人员的调整和变动，上级机关组织有关项目的重大活动和意见，以及下次工地会议时间的安排等。3、工地会议应注意的几个问题（1）认真准备会议文件 a、当月进度总结：总监理工程师向会议报告当月的总体进度，承包人应提交经监理工程师确认的当月人工、机械设备、材料到场清单，并报告影响当月工程进度的主要问题。b、下月计划安排：承包人提交下月进度计划安排和相应的人工、机械设备、材料工作保证计划，供会议讨论。c、气候情况：承包人向会议提交当月天气记录。d、技术和质量事宜：监理工程师向会议提交当月试验报表，并报告当月影响工程质量的主要技术问题。e、工程变更设计事宜：监理工程师向会议提交已批准的工程变更设计汇总表，讨论待定工程变更项目。f、分包工程：监理工程师报告目前工程分包情况。g、财务事宜：讨论有关计量与支付的任何问题。h、索赔及延期：讨论研究承包人的延期要求及造价、索赔等问题。i、管理事宜：报告政府、业主、监理工程师、承包人在项目管理上采取的主要措施，工程检查、参观以及培训等活动。j、其他：讨论上述事项没有包括的其他问题。k、确定下次工地会议的时间和地点。（2）做好工地会议记录工作 每次工地会议的记录人应基本固定，记录人应对现场工程、监理程序、承包人的计划以及合同文件等都比较熟悉，以保证记录语言规范、符合原意，不出现误解或谬误。记录要完整，要对会议召开的时间、地点、出席会议者的姓名及职务等细节做完整记录。对会议发言的记录要重视当时讲话者的用语，要完整记录发言人的原话，不带评论性。不可“归纳”或片面理解发言人的讲话。要对讨论涉及的事项逐条记录。三、现场协调专题会议 现场协调会议由承包人或业主提出建议，由总监理工程师视现场情况主持召开。也可由总监理工程师决定就某项技术或管理召开会议。参加会议的人员取决于会议的内容，会议召开前，总监理工程师要协调有关方面按拟研究的专题内容准备材料、文件。讨论的重点一定要事先向与会者交代，会议记录或记要的要求与经常性工地会议相同，并存档备案。根据具体情况定期或不定期召开不同层次现场协调会，会议时间、地点总监办提前通知与会各方，参加人员为晋阳高速改扩建项目管理有限公司有关人员、承包人有关人员、总监办有关人员、地方政府及设计部门代表等。四、内部工作会议 总监办内部工作会议由总监理工程师负责人主持。主要目的是进行内部学习和交流；定期对项目监理工作进行总结，找出存在的问题，提出解决办法；定期进行安全教育。总监办内部工作会议原则每月召开一次，每次上级单位大检查后应立即组织监理部内部工作会议。若有新规范、新文件、教育资料、指导书等下发，应及时组织项目监理部内部工作会议进行业务学习，同时形成会议记录。一、会议管理规定 1、严格会议请假制度，应参加会议人员因特殊原因不能到会，应经总监理工程师批准，严禁无故旷会。2、严格会议签到程序，与会人员进入会场，应首先签到，如实填写到会人数和姓名。3、与会人员进入会场后，应按顺序由前往后依次就座，遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟。4、会议期间，与会人员经将手机关闭或调至静音状态，以免影响会议秩序。5、严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，必须经总监理批准后方可离开。6、严格例会制度，各种例会开会时间、地点、与会人员要相对固定，如遇节假日，会议时间顺延。因特殊原因开会时间需调整的，以通知为准。7、会议主办单位对会议内容、议题要做好充分准备，立足开会、开短会、开实会，力避形式主义、走过场、议而不决。第三节 会议纪要管理 在项目监理过程中很多问题需要以会议的形式予以解决，会议中形成的一致意见具有法律效力，是合同的一种补充，与会各方都有义务遵照执行。根据监理工作的有关规定，工程实施过程中会议记录工作一般都由监理方负责。会议记录方式是否科学，内容是否合理、合法、明确，条理是否清楚直接反映了监理机构的工作水平和总体素质。一、会议纪要的审定、签发 1、会议纪要的签发时间不得迟于会议后一个工作日。2、如业主提出对会议纪要提前确认，须提前报业主。3、如总监理工程师认为需业主提前确认，须提前报业主。4、会议纪要由总监理工程师签发、审核。二、会议纪要的存档 1、项目会议纪要由项目自行存档保存。2、如需上报公司的，及时上报公司相关部门存档。