第三方物流信用管理的数据库设计.pdf

第三方物流企业信用管理的数据库设计 Database Design For Third-party Logistics Enterprise Credit Management 摘要：信用管理是市场经济条件下企业必须关注的重要环节，关系到企业的生存，当前第三方物流企业在物流活动中存在严重的信用管理缺陷。本文分析了第三方物流企业信用管理存在的问题，探讨了利用计算机信息系统进行信用管理的可行性，详细阐述了进行信用管理的数据库设计思想和信用控制原理，为第三方物流企业提供了进行信用管理和信用控制的科学方法，并提出了开发设计第三方物流企业信用管理软件的合理化建议。Abstract:Credit management is an important link that must be paid attention to by enterprises under the condition of market economy,is related to the survival of enterprises,severe credit management defects exist in the logistics activities of the current third-party logistics enterprises.This paper analyzes the problems existing in the third-party logistics enterprise credit management,discusses the feasibility of using computer information system for credit management,elaborates credit management database design idea and credit control principle in detail,provides third-party logistics enterprise with scientific methods in credit management and credit control,and put forward the rationalization proposal for developing and designing the third-party logistics enterprise credit management software.关键词：第三方物流；信用管理；数据库设计；信息系统 Key words:Third-party Logistics;Credit Management;Database Design;Information System 一、第三方物流企业信用管理的内容 信用是指债权人以有条件让渡形式贷出货币或赊销商品，债务人则按约定的日期偿还借贷或偿还货款，并支付利息。信用包含两个基本要素：一是时间，受信方需要在一定的时间范围内为所获得的资金、物资或服务而付款或还款；二是额度，授信方对受信方提供的信用额度,即借款额度。第三方物流企业以合同的形式，为物流供需双方提供运输、货运代理、仓储、加工、配送等物流服务，它一方面要向提供物流服务的船公司、车队、场站等供方支付服务费，另一方面又要给需方客户发放信用，如为客户先垫付运费、杂费、加工费甚至税费等各项费用，为客户垫付的款项即成为第三方物流的应收账款，应收账款的信用期一般都要两三个月甚至更长，因此必然导致第三方物流应收账款持有成本和坏账风险的增加。因此，为了减少经营活动的财务风险，第三方物流对客户的信用管理是必不可少的。一般而言，企业信用管理具有客户的档案管理、客户授信以及应收帐款管理三大基本功能，它是通过收集客户的信用信息与数据、进行综合处理、对客户的信用质量做出评价、权衡信用销售的风险与收益、制定恰当的信用政策、对客户进行信用授予并对产生的应收帐款进行跟踪管理的过程。二、信用控制的方法 由上可知，信用管理的主要内容是对客户的档案管理、客户的信用授予以及客户应收帐款管理，客户的档案管理是基础，信用授予是途径，对客户应收帐款管理是目的。信用授予和应收帐款管理需要完成两大任务：如何确定客户的信用期限和信用额度；确定信用期限和信用额度后，怎样利用它们对客户进行信用控制。对于第一个问题，第三方物流可以利用 5C 模型从品质 character、能力capacity、资本 capital、抵押 collateral、条件 conditions 五个方面评价确定客户的信用等级。通过对客户的信用调查，把调查的情况分类归入 5C，设计“客户信用调查表”，评估其得分，根据分值将客户划分成不同信用等级，并对不同信用等级的客户设定信用期限和信用额度，这就是制定信用政策和进行客户信用授予；对于第二个问题，第三方物流查阅客户档案和销售数据并根据企业制定的信用政策来实现控制，但是由于手工操作的时效性、准确性差，受到的人为干扰因素多，进行几十个客户的信用管理都勉为其难，如果是大型的第三方物流公司，几百个、几千个客户的手工信用控制根本无法实现。因此采用计算机系统进行信用控制已经成为当前第三方物流信息化管理的一大课题，而且也是今后第三方物流企业管理水平升级的重要标志。三、信用控制的数据库设计 信用授予包含 2 个要素：信用限期和信用限额，信息系统要实现信用控制必须将这 2 个要素包含在计算机系统中。1.信用控制的关键 根据客户的业务采购量和财务风险确定客户的信用类别。比如客户可分为 “A”类客户：赊销额 20 万、赊销期限 90 天的客户；“B”类客户：赊销额 15 万、赊销期限 60 天的客户；“C”类客户：赊销额 8 万、赊销期限 30 天的客户；“D”类客户：赊销额 3 万、赊销期限 30 天的客户。“E”类客户：现金客户 “F”类客户：其他类型的客户 可分组决定客户类别也可单个决定，比如大型工厂为“A”类，小型超市为“E”类。客户信用控制政策需要根据市场的状况来制定，要做到经常反思、修正，所以要求系统具有很高的灵活性，能够满足执行各种信用政策的需求，因此对客户的信用控制及其额度要能设定也能取消，信用控制的过程直接反映在对客户物流订单的管理上。在客户数据库设计中，通过对客户属性的管理来实现对客户的信用控制，如当客户的欠款时间超过赊销期限或客户欠款金额超过赊销额度时自动挂起客户的新开订单，使之不能产生运货单、加工单和发票，迫使客户将未结帐订单及时结算或者得到企业信用控制主管批准后，该订单才能通过程序产生运货单、加工单和发票。因此，在订单数据库中，必须明确该订单是否被挂起以及释放订单的批准人和执行人，以便实现对信用控制的跟踪和反馈，做到信用管理有根、有据、有序。2.建立信用控制数据库 客户资料表 为了实现信用控制，客户资料表除了包含必要的描述客户号、客户名、客户地址等信息外，还必须包含能进行财务控制的信用类别、信用期限和信用额度，如表 1“客户资料表”所示：credit_limit 表示是否需要对该客户进行信用控制，需要进行信用控制的，该控制选项为真“True”；有些客户是现金客户，这个控制选项就可以为假“False”。credit_rating 是对客户信用等级分类，可用“A”、“B”、“C”、“D”等加以区分，具体分法由第三方物流企业制定销售政策确定；credit_period 是对该客户授予的信用限期，比如：30（天）、60（天）等，表明该客户可赊购 30 天或 60 天；credit_approved 是对该客户授予的信用限额，比如：5 万元、8 万元等，表明该客户可赊购 5 万元或 8 万元运输或加工服务；receivable_in_period 是该客户在赊销期限内尚未结帐的订单合计金额，receivable_out_of_period 是该客户超出赊销期限尚未结帐的订单合计金额，表 1 客户资料表 计算机信息系统在开票时通过查询客户资料表的相关信息决定是否对该客户的订单进行实时在线的信用控制，控制的策略是：A：credit_limit 为“True”并且 receiveable_out_of_period 0，这是对客户欠款是否超出信用限期进行判定；B：credit_limit 为“True”并且(receiveable_in_period+receiveable_out_of_period)credit_approved，这是对客户欠款是否超出信用限额进行判定；订单表 表 2 订单表 当中的 A 成立或者 B 成立或者 A 和 B 都成立时，该客户的订单将被挂起，直到该客户付款后上述条件不满足或者经过企业信用控制主管同意释放订单后，物流业务流程才能得以继续下去，产生相应的运货单、加工单和发票，相关的“订单表”如表 2 所示。表 2 中的 suspend 为“True”时，表明该订单被系统挂起，系统将不能生成运货单，物流业务流程中止，只有当客户通过付款消除欠款后，由信用控制主管释放该订单，才能生成运货单，此时该订单上的 release_man 将记录释放该订单的信用控制主管姓名，用于以后进行信用管理的监控；suspend 为“False”时，该订单是正常订单，系统能够生成运货单和发票，物流业务流程能正常继续下去。客户应收款帐龄表 信用管理是一个事前监督、事中控制、事后跟踪的过程，事前监督主要是检查对客户的信用政策是否合理、信用限期和信用限额的数据录入是否正确；事中控制是按照信用政策对物流业务流程中的订单进行处理，该挂起的挂起，该释放的释放；事后跟踪就是每天都要能提供客户应收帐款表，供销售部门催款和财务部门资金调配使用，相关的数据表“客户应收款帐龄表”如表 3 所示。在表 3 中，我们可以看到，表示客户应收款帐龄分布的数据项为:表 3 客户应收款帐龄表 receiveable_30b：1-30 天内应收款金额；receiveable_31_60：31-60 天内应收款金额；receiveable_61_90：61-90 天内应收款金额；receiveable_91_365：91-365 天内应收款金额；receiveable_366o：365 天以上应收款金额。这些分类金额是通过汇总订单表上未付款金额得到的，相应帐龄可以利用accounting_date 与订单表中的 orderdate 之间的时间差得出，每天都可以计算客户应收款的帐龄，从而获得该表数据，通过这张应收款帐龄分析表能够跟踪财务部门的信用控制水平和物流服务销售部门的工作业绩，完善信用管理的层次。四、实现信用控制功能的信息系统 企业资源管理系统 ERP 能够进行生产销售型企业的信用管理，比如：SAP、Oracle、金碟、用友等，但 ERP 存在系统复杂、软件采购成本高以及系统维护成本高的缺点，最重要的是 ERP 系统对第三方物流企业的支持很少，能进行第三方物流企业信用管理的 ERP 系统不多，可选软件有限。因此，我们可以针对第三方物流企业开发专用的信用管理软件，在这些软件中实现信用控制功能和应收帐款管理，从而以小的代价获得大的收益，这是我国第三方物流企业信息化发展的一条捷径。通过计算机系统进行企业信用管理，帮助企业建立信用管理机制，有利于企业的健康发展，使第三方物流企业从粗放式、手工式管理逐步转向精细化、电脑化管理，从而提升第三方物流企业的管理水平，迫使物流供需双方遵守商业规则，这必将有利于整个社会信用体系的形成和社会主义市场经济秩序的建立，对企业和国家的发展都是大有好处的。