材料采购制度_1.pdf

材料采购制度 一、制订本管理制度目的 为规范集团公司内材料采购管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、减少 材料浪费现象、努力降低工程施工成本、提高经济效益，特制订本制度。二、材料请购的提出与采购方式 1、由工程部、项目部依据工程现场情况，结合现有库存量，提出采购申 请。采购申请要有一个前置期，每月 25 日前提出下月所需物资材料的 采购计划单，内容包括主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护 用品、临时设施等。每周五提出下周材料进场计划，临时加急需用材 料可临时提出。在ERP 上设置月计划、周计划、加急临时计划三个表 式流程。2、材料采购计划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌 要求及要求进场时间。3、计划单在 ERP 流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采购部执 行。4、计划单的撤销与变更，由于各种原因，需要撤销或变更，必须提出采 购计划撤销变更通知单，注通知单与采购计划单号相连接，原计划白 动调整。5、采购方式，根据目前市场的情况，采购采取以下三种方式：。1合同采 购（2零星采购。网上招标采购 三、询价议价 1、采购部在桀鹫计划单后，即展开询价议价工作。2、询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可依据多家供应商历史 信息，参照现有行情，咨询多家供应商，供应商选择一般不少于三家，并在 ERRk填报询价表。3、询价议价的对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商的顺序。4、专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参与询价议价，在 特殊情况下，可不走货比三家程序。四、议价定价原则 1、始终获取最低价格的原则，大宗材料在有明显下滑的形势下，要约定 价格随下滑度调整价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。2、确保采用最优供应商的原则，确定供应商要有四比：比价格、比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格确定下来，首先要选择其他三项 条件，谁家最优就选谁家。3、稳定合格供应商队伍的原则，在一般情况下，要优先保证与我公司长 期合作且信誉度好的供应商。4、定价审批原则，在确定供应商后，价格走流程审批，供应商必须按合 同约定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。五、合同签约与管理 1、合同分统一合同与简易合同两种。统一合同是公司统一模式的采购合同，适用于大宗材料的约定。简易合同是 用于金额在 1-5 万元之间的零星采购。2、供应冏一旦确定后，应在最短时间内完成合同会签工作流程，合同签 约完成后应立即组织采购 3、合同的内容、格式、要素必须符合合同法，对双方的权利和义务必 须公平、公正、平等。合同中必须明确价格、数量、质量、技术性能、质量标准、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货 索赔、违约责任、法院仲裁地等条款，并附上供应商营业执照、税务 登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电 话等信息。合同一式四份，甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司 档案室存一份。4、零星采购在 5 万元以下（含 5 万元）1 万元以上，采购时必须签署简 易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商签订，价格由采购部拍 板，但合同上必须要有开户银行及账号，加盖与付款单位名称相符的 法人章，附上营业执照及联系人电话等信息。六、付款申请及流程 1、预付款，合同约定有预付款的，在申请付款时可不需要通过材料结算，直接申请付款，流程白动弹出预付款金额，在需要先付款后发货的情 况下，也走预付款流程，单无论哪种付款，先必须提供相应的发票。2、合同材料进度付款 合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段的供货金额总量，按合同约定付 款方式申请拨款的款项。支付进度款时必须具备以下条件：符合合同约定的付款条件。&按合同规定提供相应的发票。(3 材料进度结算单与付款条件一致。由项目部提出申请。成发票、账号、收款单位三者同源。3、零星材料款的支付。零星材料采购在 1000 元以下，可用现金支付货款。(2 零星采购在 1000 元以上 10000 元以下，必须用转账支票支付货款。(3 简易合同付款，必须按合同通过银行打入对方账户。所有零星材料必须先入库再报销，入库单上没有上传 ERP 经办人的签字,拒绝付款。付款附近要包括发票、入库单、送货单、简易合同、转账支票存 根，存根上有收货人签字。忑使用支票付款人，要走 ERF程予以核销。七、入库、出库及保管。材料入库 1、入库单的填写，要求有关信息都能体现。在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。(2 要把材料名称、规格型号(有品牌的要注明品牌)填写清楚。(3 合理使用计量单位，一般情况下不允许出现“捆”“桶”“箱”等模糊计量 单位。如必须使用要注明这些模糊计量单位的单位量。在入库单上要签署收货人、保管人的姓名，特殊重要物质要有项目经理、质检员签字。忑在入库单上备注送货单单号或时间。所有入库单要及时报送公司，每月 25 日前必须把所有入库单连同送货单 全部报送公司 材料的验收 确认供应商所送材料是否按我们计划上所需材料相符，如有不符，需及时 上报及时作出处理。由查验送货量与送货单上的量是否一致、规格型号是否相符。(3 所送货物根据合同要求是否具备合格证、备案证、检验证书这三证，收货 人要把该三证一同收下，送交项目部备案。(4 仓管员协调质量人员检查材料是否与合同相符，与封样是否相符，质量不 好的坚决拒收。忑对按理论计算材料重量、体积的材料(如刚才、砂石等)要详细记录计算 依据，绝不能让供应商欺骗。C6 在验收大堆材料时，要按项目部指定位置，一次卸货到现场，减少二次搬 运费用。需要过磅的材料，要拍专人到磅站验磅，绝不允许弄虚作假。材料的保管与出库。材料要分类别，整齐存放，对易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相应措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置码放整齐，杜绝因保管失责而造成的材料 浪费。&严格出库手续，领料人除项目经理人员外，施工班组必须指定专人领料，领料单上必须签署领料人的姓名，并及时报上传到 ERP程。(3 出库单必须妥善保管，一份也不能缺少并在每月 25 日前上报公司。(4 低值易耗品及工具的出库要建立台账管理，详细记录借用人的姓名、借出、归还时间。所借物品长时间不归还的要查清原因提出索赔。仓库盘存与调拨。仓库应每月全面盘存或重点盘存一次，确保库存存量正确无误，保持与账 上物资存量一致，为项目编排采购计划提供有效数据。盘存中出现无空缺，要分析原因查出问题，及时向主管部门汇报情况，如若是因偷到而产生短缺,数量巨大时要向四方机关报案，如是保管不当而造成短缺，要追究当事人责 任。&工程竣工要对仓库进行全面盘存清点，列出库存明细表，计算出金额，并 把物资有价值的转移，并根据出库明细表冲减项目成本。在施工过程中项目与项目之间材料调拨，要通过“材料调拨单”进行合理 分担成本，绝不允许随意动用无手续关系的材料。八.材料退货与索赔 在使用过程中发现材料质量问题，必须及时向供应商提出退货，供应商拒 不退货的，应提出索赔，并在材料款中扣除，数额巨大的应到合同规定的法 院提出诉讼。(2合同规定按实结算付款的在该材料产生结余的情况下应予以退货。(3退货是要出具退货单，退货单上手续齐全，比如项目有关人员及收货人签 字，标明材料名称、规格型号、数量及时间。退货单一律用入库单办理，在 入库单上标明“退货”两字，数量用红字或负数表示，必要时附上退货清单。九、应付材料款及材料成本核算。所有材料不管是通过合同采购或零星采购，都要通过会计“原材料”科目 核算，不得直接进入“工程施工”科目。通过“原材料”科目来归集“应付 材料款”合同材料往往是发票与送货不同步，现规定通过“暂估材料”科目 过度，待发票到位冲转“暂估材料”，转入“应付材料款”，只有这样才能清 晰反映材料款往来情况。世正常施工项目(除小型并短缺完工的项目外)，每月必须结转材料成本，根据当月出库单，借“工程施工”，贷“原材料”科目，及时反映项目成本 情况，同时在ERP 上清楚反映各施工班组领料情况，为工程审计创造条件。小型并短期内完成的项目，在工程竣工时一次性结转材料成本。十、采购部门的白律与要求。采购人员应勤勉工作、严格白律，不能有损害公司利益的行为，不能接受 回扣及其他名义的馈赠，不能谋取私利，如有发生必须严肃处理。(2 要围绕一切服务于项目为中心的指导思想，严格履行合同。执行计划，想 方设法保障材料供给。(3 采购部门要了解各项目材料库存情况，合理采购、合理调剂、合理替代，最大限度提高库存材料的利用率，