对账管理制度.pdf

对账管理制度 财务管理一定要做好对账工作,否则谁也无法保证当期损益完全正确、账务处理完全准确、资产资金存货完全安全、应收应付完全无误;企业总经理和财务经理要经常过问或检查对账工作,以确保对账工作落到实处;第一章 总则 第一条 为规范账务监控,提高账务数据真实水平,规避和及时发现账务问题隐患,确保账账相符和账实相符,制定本制度;第二条 对账工作包括会计账核对、监控账对账、应收款对账、应付款对账;对账工作由财务部主持,由相关部门或人员支持配合;第三条 对账工作应当在规定的时间内完成；对账工作涉及到的企业内部人员应当积极配合,优先完成;对账工作往往涉及各部门,甚至可能涉及个人的利益,所以对账工作不仅需要制度化、以及财务经理的协调沟通,更需要总经理的绝对支持;什么叫“绝对支持”简单地讲就是要要求相关人员“优先完成”对账工作,把其他客观的因素和工作放后,优先配合做好对账工作;第四条 对账工作涉及到的人员应当在对账前,完成本职工作范围内的账务处理、账务登记,以建立真实可靠的对账平台;对账平台的基本要求,就是每天要在第一时间内完成各自的工作;怎样才能在第一时间内完成各自的工作 这需要优化各种票据的报送流程,一般来讲,票据一定要天天送达到所需部门尤其是财务部门,以利于进行账务处理;如果票据不能及时送达所需部门,企业的信息化管理就会断层,就可能不会真实,就会严重影响到财务管理工作;第五条 监控账对账、应收款对账、应付款对账应当双方签字或盖账确认,以明确责任和规避管理风险；签字或盖章确认的资料应当妥善保管和规档;第六条 对账责任人在对账过程中,能够以企业的利益为重,主动、积极、热诚的与对方单位或个人友好配合和沟通,树立良好的部门形象和企业形象;第七条 应收应付款对账应当以账面余额数据作为双方确认的数据;对于影响双方确认的数据一般在“未达事项”和“确认事项”里进行描述,同时双方应当积极配合,共同对“未达事项”和“确认事项”进行核查到底;为什么对账要以账面余额数据作为双方确认的数据 一是可以保持对账确认表的数据与会计账面的数据一致,便于事后核查；二是如果会计账上没有的数据也给予确认,事后可能再次核对时会给工作带来复杂和繁琐；三是对会计账没有的资料独立出来,更能够反映对账中问题的焦点,以便于解决;第二章 会计账核对 第八条 会计账核对,是指每位会计人员在月度终了,要对各自负责的账务进行核对,重点核对具有勾稽关系的数据是否相符和辅助项目核算是否串户;第九条 核对流程：1、每位会计人员日常做好账务处理,并定期如：每星期一通过“查询功能”或“设置检查功能”自我检查具有勾稽关系的数据是否相符和辅助项目核算是否串户,但最迟在次月 5 日前应当检查完毕;为什么每位会计各自的会计账核对最迟次月 5 日前要检查完毕 如果每位会计各自的会计账核对于次月 5 日前没有检查完毕,会影响到其他会计人员的工作,如：成本核算和差错账务的调整,同时也会影响到 8 日出报表;2、次月 7 日下午主办会计应当对会计账进行全面核对,对存在的差错应当及时要求修正;3、次月 8 日在出报表前,主办会计要对会计账再次核对一遍,以避免结账后返工;第十条 会计账账核对主要包括：1、损益科目方向检查：检查一级损益科目是否记错方向;2、收入成本数量检查：检查每个品种的收入数量与对应的成本数量是否一致;有的会计人员在结转成本时,不是将各品种的收入数量先导出来,在去寻找“存货科目”对应各品种的移动平均价格来计算各品钟的成本,而是采取“粗糙”的作法,即以收入总数量乘以一个的价格作为成本,或根据各品种的收入乘以 1-认定的毛利率作为成本,使的每个品种的收入数量和成本数量不能配比,使得存货严重串户、账实不符,使得存货管理失控;3、明细科目检查：检查末级科目在归属二级三级科目时是否有串户;明细科目串户是经常的事情,比如应收应付款项,如果设置多层分类,容易造成一个单位有几个往来,会影响与客户或供应商的对账工作;所以,应当经常检查;4、存货移动加权平均价检查：通过日常掌握成本信息和自己的判断力,检查每个品种的移动加权平均价是否合理,尤其是不允许存货出现负数;5、待摊预提项目检查：检查每月待摊预提项目是否待摊预提;6、科目辅助项目检查：检查科目辅助项目末级科目是否重复设置,尤其是新增的末级科目一定要慎重检查是否重复才能新增;第三章 监控账对账 第十一条 监控账对账,是指会计责任人应当定期如：每星期一与仓库、车间、销售会计内勤人员或开票员、出纳、行政部及各部门核对存货账、车间领料台账、销售台账、货币资金账出纳账、固定资产台账和各部门费用台账,以确保账账相符;为什么叫监控账 监控账是非常重要的账,是财务管理的重要组成部分;之所以叫监控账,就是会计人员一定要对这些账履行监督和控制,并对存在的问题进行协调和反馈,确保账账相符,同时以监控账去管理实物;第十二条 监控账的格式设置、编制要求,以及日常的数据变动管理,由财务部统一制定和执行,以便于对账工作顺利开展;第十三条 监控账对账时间：1、销售台账：销售会计与台账会计每星期对账一次,次月 2 日前对上月的销售台账全面核对确认;2、存货账：会计与仓管员每旬对账一次,次月 4 日前对上月的存货账全面核对确认;3、车间领料台账：会计、仓管员与车间统计员每旬对账一次,次月 4 日前对上月车间的领料数量、消耗数量和在产品数量全面核对确认;4、货币资金账：财务经理主要是主办会计每月至少 4 次不定期突发盘点出纳员管理的货币资金账,并双方签字确认；同时在月终后 6 天内根据银行对账清单,通过编制银行余额变动情况表进行对账确认;5、固定资产台账：报表编制完毕后 5 天内,由会计与行政部资产管理员签字确认“固定资产台账”,并跟踪、反馈行政部对资产实物管理的状况;6、各部门费用台账：次月 9 日向各部门提供费用明细账,并进行核对确认;第十四条 对账流程：1、由会计主动提供资料给对方确认;2、会计对存在的差异或问题提出处理意见,或向上级领导请示处理意见;3、双方签字确认;第四章 应收款对账 第十五条 应收款对账,是指会计人员于报表完成后主动与客户或通过有关部门或人员核对往来账,并双方签字或盖账确认;应收款对账包括应收账款对账和其他应收账款对账;为什么应收款对账要在报表完成后开展 一般来讲,应收款和应付款对账要在报表完成后开展;原因是,避免会计账核对未完成而造成差错,或增加对账工作量;有的企业总经理会责怪会计为什么不能及时对账,实际上企业总经理应当理解财务管理的基本原理;如果账务尚未处理完毕,而采用统计方式加加减减后进行对账,容易产生数据差错;第十六条 应收账款对账流程：1、由销售会计于报表完成后 2 天内负责编制“应收账款对账确认表”,交由销售部负责安排与客户对账;2、销售部负责在规定的时间内完成对账确认工作：传统通路的客户在次月月底前对账完毕,现代通路的客户每季度确认一次于每季度的第一个月月底前对账完毕;3、负责与客户对账的人员,在对账过程中如遇到不清楚的往来等情况,直接向台账会计咨询；台账会计应当积极配合或会同销售会计主动配合对账工作;4、销售会计负责跟踪对账管理,并负责收回“应收账款对账确认表”;5、对账发现的问题由销售会计负责监督、处理和反馈;第十七条 其他应收款对账流程：1、由主办会计或要求其他会计于报表完成后 2 天内,主动与相关单位或个人对账确认;2、其他应收款对账确认后,主办会计或其他会计应当将其他应收款资料提交给相关部门负责催款;3、对账发现的问题由主办会计负责监督、处理和反馈;第十八条 每位销售经办人是对账责任人,应当设置账簿,及时登记客户往来明细账,并经常、主动地与客户、台账会计对账,以深化往来对账管理,树立公司良好形象;业务员是销售管理的“桥梁”,务必做好客户往来账,否则要向客户收款是相当被动的,同时,必须经常的与台账会计对账,确认相符后才能与客户对账;账做好了,不仅有利于提高业务员的素质形象,也有利于提高公司的管理形象;第五章 应付款对账 第十九条 应付款对账,是指会计人员于报表完成后配合或主动与供应商或通过有关部门或人员核对往来账,并双方签字或盖账确认;应付款对账包括应付账款对账、预收账款对账和其他应付账款对账;第二十条 应付款对账一般应对方要求而开展对账工作,会计人员应当认真积极应对；同时,在应付款单位或个人没有要求对账的情况下,会计人员每月应当自我检查,重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目;第二十一条 未对账确认的应付款在付款时,不得超过未确认额度的 50%;未对账确认的应付款,其账面金额未必完全准确,有可能存在价格差异,更可能存在单位串户,所以,在未对账确认之前,财务经理一般要控制付款的额度;如果是合同要求应当付款的,应当妥善解决此关系;第二十二条 如果应付款单位或个人已达三个月没有主动与企业对账,会计人员应当主动或通过采购部门与应付款单位或个人对账确认;为什么要主动与应付款单位或个人对账 一是可以了解应付款项目是否继续存在；二是可以及时发现应付款项目是否串户；三是可以及时清理不良的应付款项目;第二十三条 应付账款对账流程：1、每季度报表完成后 2 天内由采购会计或通过采购员通知供应商提供对账明细资料;2、采购会计根据供应商提供的明细资料逐笔给予核对,并保存好明细资料,同时按照供应商提供的对账确认表进行双方签字确认;如果供应商未能提供对账确认表,企业可以设置“应付账款对账确认表”进行双方确认,并与供应商提供的明细资料一并存档;3、对账发现的问题由采购会计负责监督、处理和反馈;为什么要编制“应付账款对账确认表”许多企业的对账非常不规范,财务人员也不懂得规范化对账,经常采用“便条对账确认”和“统计对账确认”,使得对账相当复杂,尤其是当财务人员岗位异动时,更突出对账的复杂性;所以,当你遇到供应商未能编制“应收账款对账确认表”时,你就有必要编制“应付账款对账确认表”与供应商进行往来确认;第二十四条 其他应付款对账流程：1、由主办会计或要求其他会计于季度报表完成后 2 天内,主动与相关单位或个人对账确认;2、其他应付款对账确认后,主办会计或其他会计应当就对账发现的问题进行处理、监督和反馈;