工程公司采购管理制度.pdf

工程采购管理制度 一、目的：为规范公司的采购制度，合理调配并合理使用工程材料,保障工程项目顺利实施，特制订本制度。二、使用范围：工程部的材料或设备的采购。三、产品的采购监督管理制度的内容:1、工程部所需购买的材料或设备必须是合同中规定的所需材料或设备.2、采购部在采购产品时，需通过工程部的核实，确认购买的材料及设备的规格、技术参数满足设计的要求后，工程部经理在采购单上签字确认。四、采购原则 1、严格执行询议价程序 物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。2、采购计划制定制度 物品采购，必须经过工程部经理、总经理签字审核方可制定采购计划.3、一致性原则 采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致.在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息到成本部，工程部，更改采购单。4、廉洁制度 所有采购人员必须做到:（1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量,降低采购成本。（2）加强学习,提高认识,增强法治观念.（3）廉洁自律，不能向供应商伸手.（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。(5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失.(6）努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息.五、采购流程 1、供应商的选择（1)供应商必须证照齐全，具有相关资质.(2）对于经常使用的产品，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录.(3）在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。(4）为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2、采购程序 A、工程部根据工地需要及工程进度每月 13,1618 日提交次月采购计划单报采购部，如遇赶工期则按工地需要每周五提交下周采购计划;采购部根据采购计划单及审批后的采购付款申请单填列付款计划单每周一报财务部。B、工程物资采购由工程部根据工地需要提交书面采购明细表报成本部，成本部根据工程合同及预算情况审核签字后转交采购部.C、采购部结合库存材料情况，分别询价,确定供应商、单价等相关数据后编制采购申请单,提交成本部确认，按分管副总经理、工程总监、总经理的顺序审批后，方可实施采购计划，并报各部门存档备查,审批后单据不得涂改.D、采购过程中出现采购物品变动,需补填采购申请变更单,经预算部确认，仍按规定程序审批，各部门存档备查。E、为不耽误工程进度,500 元之内的特需急用物品,经成本部确认后可实施采购计划,审批手续后续补齐。F、采购物资到货后,由采购员按照仓库管理制度办理入库手续，保管员审核无误后登记库存明细账，用于工程的直接办理出库单,工地指定人员签字确认后计入工程成本。采购询价、综合评估、合同签订，由采购部协调成本及工程部、财务共同完成,报总经理审批。采购部与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。3、付款程序 1、采购部根据付款计划提出申请，由工程部及成本部经理、总经理签字审核，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续.无论汇款还是现金支付都要求复印存档。2、发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单,签字后交给财务部核销.六、违约处理 1、货物出现延期后，采购部应及时通知工程部、成本部。2、货物出现质量问题后，由工程部或成本部提出意见，报总经理，并做紧急处理,并要求供应商换货或退货.3、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成,由法院裁决。