秘书辅助决策与信息调研精.ppt

秘书辅助决策与信息调研第1页，本讲稿共80页一、决策及辅助决策的含义一、决策及辅助决策的含义n决策：决策：是指围绕一定的是指围绕一定的目标目标，拟定，拟定多种多种可能的行动可能的行动方案方案并从中进行并从中进行比较论比较论证证，选择选择一种一种最优方案最优方案的行动过程。的行动过程。n决策决策活动是活动是领导部门的重要职责和任务领导部门的重要职责和任务；n而而辅助决策辅助决策是新时期是新时期秘书部门秘书部门必须充分履行的极为重要的职责必须充分履行的极为重要的职责参谋参谋职责。职责。n辅助决策：是指辅助决策：是指秘书人员秘书人员或秘书机构或秘书机构为领导者制定并实施决策为领导者制定并实施决策所采取的所采取的各各项辅助服务项辅助服务行为。行为。n秘书秘书辅助决策的意义辅助决策的意义：n它既是秘书人员要实现的它既是秘书人员要实现的“四个转变四个转变”之首之首，又是秘书部门和秘书人员在，又是秘书部门和秘书人员在机关中机关中重要枢纽地位的要求和体现重要枢纽地位的要求和体现。n（一）弥补领导的不足（脑力、体力）（一）弥补领导的不足（脑力、体力）n（二）转变秘书职能（助手参谋）（二）转变秘书职能（助手参谋）n（三）提高秘书素质（低级高级）（三）提高秘书素质（低级高级）第2页，本讲稿共80页二、决策的种类n根据不同的划分标准，可以对决策进行不同的根据不同的划分标准，可以对决策进行不同的分类：分类：n1按照按照决策主体决策主体在决策在决策权力系统中的地位权力系统中的地位，可以把决策分为可以把决策分为高层决策、中层决策和基层决高层决策、中层决策和基层决策。策。n2按照按照决策主体的人数决策主体的人数和决策权力分配的和决策权力分配的情况，可以把决策分为情况，可以把决策分为群体决策、集体决策和群体决策、集体决策和个人决策。个人决策。n3、按照、按照决策权威的性质决策权威的性质，可以把决策分为，可以把决策分为传统传统权威决策、权威决策、超人魅力超人魅力型权威决策和型权威决策和理性理性权权威型决策。威型决策。第3页，本讲稿共80页n4按照决策所要按照决策所要解决的问题的范围和重要性解决的问题的范围和重要性，可以把决，可以把决策分为策分为战略决策和战术决策战略决策和战术决策。n5按照决策按照决策问题所具有的可靠性程度问题所具有的可靠性程度，可以把决策，可以把决策划分为划分为确定型决策、风险型决策和不确定型决策确定型决策、风险型决策和不确定型决策。n6按照按照决策者的思维反应模式决策者的思维反应模式，可把决策分为理性，可把决策分为理性决策和非理性决策决策和非理性决策n7按照使用的按照使用的决策方法的先进程度决策方法的先进程度，可以把决策分，可以把决策分为为经验决策和科学决策。经验决策和科学决策。n8按照按照决策的时间先后顺序决策的时间先后顺序，可以把决策分为，可以把决策分为原有决原有决策和追踪决策策和追踪决策。第4页，本讲稿共80页经验决策、科学决策的区别经验决策、科学决策的区别定性+定量定性方法决策方法群体参与、集体决策个人或少数人决策决策主体形式广泛复杂重大的全局性事项具体简单的常规性事项适用范围调查研究，客观准确信心材料、科学方法技术个人的智慧、经验、胆识决策依据发现问题-确定目标-拟订方案-分析评估-择优-实施反馈等程序严格谋与断两个步骤，随意性强决策程序科学决策经验决策第5页，本讲稿共80页三、决策的基本程序 n(一一)收集信息（发现问题）收集信息（发现问题）n这是决策过程的这是决策过程的第一个基本程序第一个基本程序。信息是决策的基础。信息是决策的基础。决策的正决策的正确与否确与否，与，与信息的准确性和全面性信息的准确性和全面性直接相关。直接相关。n（二）确立目标（二）确立目标n决策者希望通过决策者希望通过决策实施决策实施所所达到的状态达到的状态。n目标从目标从层次层次上看，有上看，有总目标、子目标、二级子目标总目标、子目标、二级子目标等；等；n从从内容内容上看，具有上看，具有政治目标、经济目标、社会目标政治目标、经济目标、社会目标等；等；n从从范围和数量范围和数量看，有看，有宏观目标、中观目标和微观目标、单目宏观目标、中观目标和微观目标、单目标和多目标标和多目标；n从从期限期限上看，有上看，有长期目标、中期目标、近期目标长期目标、中期目标、近期目标；n从从程度程度上看，又有上看，又有主要目标和次要目标主要目标和次要目标等。等。n必须确定所要达到的必须确定所要达到的具体目标具体目标，使决策具有，使决策具有针对性和可评估针对性和可评估性。性。第6页，本讲稿共80页n(三三)设计多个决策方案设计多个决策方案n是一个是一个非常重要的程序非常重要的程序，应该，应该花较多时间去进行花较多时间去进行这项工作这项工作，尽可能在尽可能在掌握大量较为准确和全面信息掌握大量较为准确和全面信息的基础上，设计出的基础上，设计出高质量的方案高质量的方案，决策的正确性决策的正确性也才有可能。也才有可能。n设计过程，设计过程，既有既有领导者的思维创新领导者的思维创新，体现自己的，体现自己的施政方略，施政方略，更有更有专家和秘书人员的智力投入专家和秘书人员的智力投入。n(四四)分析、论证与选择分析、论证与选择决策方案决策方案n对决策方案的对决策方案的分析评估，比较论证分析评估，比较论证；既要有；既要有专家的参与专家的参与，对，对决策方案决策方案科学性的评估科学性的评估；也要有；也要有相关利益群体代表的参相关利益群体代表的参与与，对决策方案所，对决策方案所涉及的不同利益群体之间利益分配的综合涉及的不同利益群体之间利益分配的综合平衡平衡。因此决策方案的。因此决策方案的比较、评估与选择过程比较、评估与选择过程既是一个既是一个科学科学化化的过程，也是一个的过程，也是一个民主化民主化的过程。的过程。第7页，本讲稿共80页n(五五)实施实施决策决策方案与方案与追踪反馈追踪反馈n在决策在决策方案通过方案通过后，还必须后，还必须进入进入实施阶段实施阶段，只有经过实施，决策才能只有经过实施，决策才能达到最终目的达到最终目的，决策决策方案的正确性才能得到检验方案的正确性才能得到检验。n因此，很多决策理论家都把决策方案的因此，很多决策理论家都把决策方案的实施与实施与反馈反馈也列入决策的程序之中，并认为是一个非也列入决策的程序之中，并认为是一个非常重要的程序之一。常重要的程序之一。n以上决策过程的五个基本程序，是以上决策过程的五个基本程序，是科学化、民科学化、民主化决策程序主化决策程序的基本内容的基本内容，决策，决策唯有遵循这些唯有遵循这些基本程序基本程序，才能保证其，才能保证其决策的正确性决策的正确性。第8页，本讲稿共80页科学决策的程序（续）科学决策的程序（续）发现问题确定目标拟制方案评估优选实施方案反馈调节问题是什么？分析之并找出原因解决问题要达到的目的和结果要求方案要创新、可行、齐备、互斥包括产生后果、实施过程的评估试验、动员、检查、监督对原决策进行修正、追踪第9页，本讲稿共80页n四、秘书辅助决策的四个阶段四、秘书辅助决策的四个阶段：n1、决策决策准备阶段准备阶段的秘书工作：广泛的秘书工作：广泛收集信息资料，开展调查研究收集信息资料，开展调查研究、摸清摸清历史现实成败历史现实成败情况、为决策提供依据（情况、为决策提供依据（理论政策法律和实际情况理论政策法律和实际情况依据）依据），做好准备工作。做好准备工作。n2、决策决策制定阶段制定阶段的秘书工作：的秘书工作：综合综合情况，情况，撰拟提供决策草案撰拟提供决策草案、组织讨、组织讨论、论、论证，并论证，并对对分析讨论分析讨论的意见信息进行的意见信息进行汇总整理，形成详细的文字方案，汇总整理，形成详细的文字方案，供领导参考定夺。供领导参考定夺。n3、决策决策审批阶段审批阶段的秘书工作：带的秘书工作：带有方向性、全局性、长期性和关有方向性、全局性、长期性和关键性键性的决策方案，须经的决策方案，须经法定会议（常委会、代表会、全会等）通过或领导法定会议（常委会、代表会、全会等）通过或领导人批准人批准，为此秘书要进行，为此秘书要进行组织沟通协调联系工作组织沟通协调联系工作。n4、决策决策执行阶段执行阶段的秘书工作：通过各种形式的秘书工作：通过各种形式宣传、动员、迅速传达宣传、动员、迅速传达决策精神决策精神，并，并督促、协调督促、协调各相关部门各相关部门贯彻、落实，贯彻、落实，做好信息做好信息情报反馈情报反馈和总结工作，帮助领导修正完善决策和总结工作，帮助领导修正完善决策。第10页，本讲稿共80页n五、秘书人员在辅助决策中的作用：五、秘书人员在辅助决策中的作用：n（一）（一）提供信息，提供信息，当好参谋当好参谋n（二）（二）办理事务办理事务，当好助手，当好助手n（三）（三）搞好服务搞好服务，摆正位置，摆正位置n（四）（四）沟通协调，督促落实沟通协调，督促落实n（五）（五）调查研究调查研究，反馈信息，反馈信息n六、秘书六、秘书辅助决策的原则辅助决策的原则n（一）（一）定位定位原则：辅助服务，不专权不推诿原则：辅助服务，不专权不推诿n（二）（二）超前超前原则：主动收集信息、提供方案原则：主动收集信息、提供方案n（三）（三）信息信息原则：准确、全面、及时原则：准确、全面、及时n（四）（四）系统系统原则：注重事物级信息间的联系原则：注重事物级信息间的联系n（五）参谋（五）参谋适度适度原则：不越权、不失职原则：不越权、不失职n咨询咨询辅助、辅助、补偿补偿辅助辅助n贯穿性、谋划性贯穿性、谋划性第11页，本讲稿共80页n七、秘书辅助决策的意义：充分发挥秘书的七、秘书辅助决策的意义：充分发挥秘书的参谋助手参谋助手职能职能n（一）弥补领导的不足（脑力、体力）（一）弥补领导的不足（脑力、体力）n（二）转变秘书职能（二）转变秘书职能n（三）提高秘书素质（三）提高秘书素质n八、秘书人员如何发挥参谋辅助作用八、秘书人员如何发挥参谋辅助作用n增强参谋意识，增强参谋意识，破除破除“不求有功，但求无过不求有功，但求无过”的陈旧观念；的陈旧观念；n加强自身的素质修养加强自身的素质修养，多学习，多积累，提高参谋辅助，多学习，多积累，提高参谋辅助的的有效性有效性；n妥善处理与领导的微妙关系妥善处理与领导的微妙关系，正常发挥参谋作用。，正常发挥参谋作用。n做到做到既参谋又不越位既参谋又不越位；既；既领会领导意图领会领导意图，又，又不见风使舵不见风使舵；既要守口如瓶，又大胆献策既要守口如瓶，又大胆献策；既；既如履薄冰，又大胆创新如履薄冰，又大胆创新。第12页，本讲稿共80页案例：万金一笑 n穷山沟里传递着一个消息，穷山沟里传递着一个消息，老华侨老华侨李进财要回乡探亲了。李进财要回乡探亲了。他给家乡亲人的信中说，人到老时倍思亲，叶落归根。他要利他给家乡亲人的信中说，人到老时倍思亲，叶落归根。他要利用回乡的机会，用回乡的机会，为家乡经济建设出把力为家乡经济建设出把力。n县领导县领导知道后，专门开了几次会，对外开放知道后，专门开了几次会，对外开放引进外资引进外资，机会难得。机会难得。接待方案接待方案数易其稿，直到数易其稿，直到“十全十美十全十美”才定下来。才定下来。n副县长亲自用副县长亲自用豪华轿车豪华轿车迎接这位迎接这位“财神财神”，安排住在最高级的，安排住在最高级的宾馆宾馆，接风宴接风宴让李先生受宠若惊。县里让李先生受宠若惊。县里四套班子四套班子领导全体领导全体作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北的野味、新疆的葡作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北的野味、新疆的葡萄萄县长也认不得这些美味，不时地照着菜单介绍着。县长也认不得这些美味，不时地照着菜单介绍着。坐在李进财身边的堂弟李有财小声地在堂兄耳边说：坐在李进财身边的堂弟李有财小声地在堂兄耳边说：“县县里对你可够意思，这一桌整里对你可够意思，这一桌整两万两万哪哪!”第13页，本讲稿共80页案例：万金一笑 n穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可不雅观。穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可不雅观。一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶地送进宾馆，已经一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶地送进宾馆，已经是深夜十点半了。是深夜十点半了。“哥，你要的地米菜春卷皮我带来了，你还哥，你要的地米菜春卷皮我带来了，你还要吗要吗?”堂弟担心山珍海味之后，堂兄已对家乡饭不感兴堂弟担心山珍海味之后，堂兄已对家乡饭不感兴趣了。趣了。“要，要，快拿出来，我尝尝。要，要，快拿出来，我尝尝。”一见保温瓶一见保温瓶里油光闪亮、皮焦馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩里油光闪亮、皮焦馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩提相，一连吞了十多个，才停手。提相，一连吞了十多个，才停手。n原来，酒宴上李先生眼看着两万元一桌的山珍海味，想到原来，酒宴上李先生眼看着两万元一桌的山珍海味，想到家家乡三餐不保的乡亲，根本吃不下去乡三餐不保的乡亲，根本吃不下去。他感叹道：。他感叹道：“我在我在海外无论接待什么贵客，都不会这样摆阔海外无论接待什么贵客，都不会这样摆阔。如此吃法，金。如此吃法，金山银山也会被吃光。山银山也会被吃光。”第14页，本讲稿共80页案例：万金一笑 n第二天，第二天，县办公室主任县办公室主任陪同李先生陪同李先生游览家乡风光游览家乡风光。穷山僻壤，。穷山僻壤，自自然景观独具一格。山峦峥嵘，奇石各异，有的如勇猛的斗士，有的如然景观独具一格。山峦峥嵘，奇石各异，有的如勇猛的斗士，有的如含春的处子，有的如远征的行人，有的如望夫的怨妇。李先生早年离含春的处子，有的如远征的行人，有的如望夫的怨妇。李先生早年离家，如今见到故乡的美景，引起了无限乡情。家，如今见到故乡的美景，引起了无限乡情。n突然间，突然间，山谷中响起了山谷中响起了隆隆的雷声隆隆的雷声，一条宽数十米、高达百尺的，一条宽数十米、高达百尺的瀑瀑布，从天而降布，从天而降。阳光朦胧，彩虹灿烂。办公室主任吟道：。阳光朦胧，彩虹灿烂。办公室主任吟道：“飞飞流直下三千尺，疑是银河落九天流直下三千尺，疑是银河落九天”。李先生正要说。李先生正要说“好好”，雷声戛然而止，滴水全无。办公室主任见李先生大惑不解，雷声戛然而止，滴水全无。办公室主任见李先生大惑不解，忙解释道：忙解释道：“这是这是专门从上游水库专门从上游水库放下来的，放下来的，开闸放水四十分开闸放水四十分钟，让您欣赏山涧奇观钟，让您欣赏山涧奇观。”堂弟小声地介绍：堂弟小声地介绍：“这水贵着哪，我这水贵着哪，我们乡抗旱，们乡抗旱，开闸一小时，就花了十万元。开闸一小时，就花了十万元。”李先生的游兴全无，李先生的游兴全无，连连说：连连说：“罪过罪过，我李某何德何能，这一笑万金，是我的罪罪过罪过，我李某何德何能，这一笑万金，是我的罪过啊过啊!”第15页，本讲稿共80页案例：万金一笑 n李先生回去就离开县城，和堂弟一道回老家吃春卷李先生回去就离开县城，和堂弟一道回老家吃春卷皮，喝红薯粥，皮，喝红薯粥，捐资十万元给村里建学校捐资十万元给村里建学校，然后从，然后从省城走了。省城走了。n临走时他留给堂弟一封信：临走时他留给堂弟一封信：“此次回乡，此次回乡，感受颇多。感受颇多。家乡如此贫穷，自己一笑万金，深家乡如此贫穷，自己一笑万金，深感不安。感不安。本有意投资家乡建设，然见本有意投资家乡建设，然见政府官员政府官员如此不善理财如此不善理财，多少资产能经这般花费多少资产能经这般花费?我不我不能冒这个险，能冒这个险，捐资办学捐资办学，惟盼培养出，惟盼培养出善理财之善理财之人人”第16页，本讲稿共80页简析n从决策的基本程序来看：从决策的基本程序来看：n(一一)收集信息（发现问题）：收集信息（发现问题）：老华侨老华侨李进财要回乡探亲了。李进财要回乡探亲了。n信息是决策的基础。信息是决策的基础。决策的正确与否决策的正确与否，与，与信息的准确性和全面性信息的准确性和全面性直接相关。直接相关。n（二）确立目标：吸引他投资（二）确立目标：吸引他投资n决策者希望通过决策者希望通过决策实施决策实施所所达到的状态达到的状态。n(三三)设计多个决策方案：如何吸引他投资（招待、参观）设计多个决策方案：如何吸引他投资（招待、参观）n应该应该花较多时间去进行花较多时间去进行这项工作这项工作，尽可能在，尽可能在掌握大量较为准确和全面信息掌握大量较为准确和全面信息的基础上，设计出的基础上，设计出高质量的方案高质量的方案，才能保证，才能保证决策的正确性决策的正确性。这需要领导需要领导者的思维创新，者的思维创新，更更需要需要有有秘书人员的智力投入秘书人员的智力投入。n但案例中这一重要过程没有重视，没有设计多个方案。但案例中这一重要过程没有重视，没有设计多个方案。n(四四)分析、论证与选择分析、论证与选择决策方案决策方案n决策方案的决策方案的比较、评估与选择过程比较、评估与选择过程既是一个既是一个科学化科学化的过程，也是一个的过程，也是一个民民主化主化的过程。案例中缺乏这一重要过程。的过程。案例中缺乏这一重要过程。n(五五)实施实施与与追踪反馈追踪反馈决策决策方案方案n实施决策并随时实施决策并随时追踪反馈信息，检验方案的正确与否，随时修正追踪反馈信息，检验方案的正确与否，随时修正。第17页，本讲稿共80页n以上五个基本程序，是以上五个基本程序，是科学化、民主化决策程序科学化、民主化决策程序的基本内的基本内容容，决策，决策唯有遵循这些唯有遵循这些基本程序基本程序，才能保证其，才能保证其决策的正确决策的正确性性。n案例中的失败，主要原因在于案例中的失败，主要原因在于没有严格遵循没有严格遵循这些程序，这些程序，特别是没有坚持特别是没有坚持信息原则信息原则，导致信息收集不准确、不全，导致信息收集不准确、不全面，导致决策的失败。面，导致决策的失败。n当然，从秘书在辅助决策的各个阶段的工作当然，从秘书在辅助决策的各个阶段的工作来看，案例反映来看，案例反映了秘书许多工作没做到位：了秘书许多工作没做到位：n1、决策决策准备阶段准备阶段：秘书要进行：秘书要进行调查研究调查研究、摸清情况、摸清情况、收集收集信息信息，做好准备工作。，做好准备工作。n2、决策决策制定阶段制定阶段：秘书要掌握全面正确信息的基础上，：秘书要掌握全面正确信息的基础上，撰拟撰拟提供多个提供多个决策方案决策方案、进行、进行分析比较评估分析比较评估、供领导参考、供领导参考定夺。定夺。n3、决策决策执行阶段：执行阶段：秘书要及时进行秘书要及时进行沟通联系，并做好信沟通联系，并做好信息情报反馈工作，帮助领导追踪完善方案。息情报反馈工作，帮助领导追踪完善方案。第18页，本讲稿共80页总之n秘书人员在辅助决策中具有：秘书人员在辅助决策中具有：贯穿性和谋划性贯穿性和谋划性的重要作用的重要作用，秘书要做到秘书要做到n（一）提供准确全面的（一）提供准确全面的信息信息，当好参谋，当好参谋n（二）办理各方面的（二）办理各方面的沟通联络沟通联络事务，当好助手事务，当好助手n（三）在决策的实施中注重（三）在决策的实施中注重调查研究调查研究，沟通协调沟通协调，反馈信息反馈信息。n特别是要坚持信息原则，特别是要坚持信息原则，及时准确地收集各种有用及时准确地收集各种有用信息，不信息，不断断帮助领导完善决策，弥补领导的不足帮助领导完善决策，弥补领导的不足。n可见，可见，信息工作信息工作是秘书工作的一个是秘书工作的一个非常重要非常重要的工作，秘书的的工作，秘书的信息工作能力和技巧信息工作能力和技巧直接直接影响领导工作的成效影响领导工作的成效。第19页，本讲稿共80页秘书的信息工作n一、信息的含义与作用一、信息的含义与作用n二、信息的种类和特点二、信息的种类和特点n三、秘书信息工作的程序三、秘书信息工作的程序n四、秘书信息工作的主要内容四、秘书信息工作的主要内容n五、秘书如何做好信息工作五、秘书如何做好信息工作第20页，本讲稿共80页一、信息的作用与含义一、信息的作用与含义n人类生活在人类生活在信息的海洋信息的海洋之中，信息是人类社会发展必备的之中，信息是人类社会发展必备的宝贵宝贵资源资源，是无形的知识和财富，是，是无形的知识和财富，是一切活动的基础一切活动的基础。在现代信息社会。在现代信息社会中，信息对领导工作、秘书工作和经济社会发展都中，信息对领导工作、秘书工作和经济社会发展都有极大作用有极大作用。可以可以说，信息是效率，是质量，是生命。说，信息是效率，是质量，是生命。n（一）（一）秘书信息工作的重要作用秘书信息工作的重要作用n1、信息工作是辅助领导科学、信息工作是辅助领导科学决策的前提和基础。决策的前提和基础。n2、信息工作是实行、信息工作是实行科学管理科学管理必不可少的条件和保证。必不可少的条件和保证。n3、信息工作是、信息工作是沟通协调沟通协调各方、提高单位工作效率的纽带。各方、提高单位工作效率的纽带。n4、信息工作是秘书、信息工作是秘书办文、办会、办事办文、办会、办事的基础和依据。的基础和依据。n可以说，秘书工作千头万绪，概括起来就是可以说，秘书工作千头万绪，概括起来就是收集、整理、传递、收集、整理、传递、保管和利用信息。保管和利用信息。因此，因此，信息工作信息工作是秘书人员的是秘书人员的一项重要业务工作一项重要业务工作和必备的基本能力。和必备的基本能力。信息工作信息工作是秘书人员是秘书人员开展各项工作的前提和开展各项工作的前提和基础，条件和保证；信息工作基础，条件和保证；信息工作的可靠性、充分性和及时性的可靠性、充分性和及时性直接影响直接影响秘书秘书工作的成败工作的成败。第21页，本讲稿共80页n案例案例“窗口窗口”n某某先进事迹报告团先进事迹报告团在巡回报告过程中，由在巡回报告过程中，由当地政府安排去当地政府安排去外地参观游览外地参观游览。途中，。途中，一名成一名成员突发急病员突发急病，不省人事，不省人事，情况万分紧急情况万分紧急。而此。而此处距处距市区医院市区医院尚有尚有100多公里。陪同出行的多公里。陪同出行的办办公室胡主任公室胡主任果断采取了以下措施：果断采取了以下措施：n1病员所乘的车迅速开往病员所乘的车迅速开往附近的附近的“康平医康平医院院”，并在车上，并在车上先与医院联系先与医院联系；n2让学过医的让学过医的小方在车上紧急救护小方在车上紧急救护；n3与市领导电话联系与市领导电话联系，速，速派专家派专家赶往赶往“康康平医院平医院”会诊。会诊。第22页，本讲稿共80页n车队到了车队到了“康平康平”，早已守候的医护人员立即，早已守候的医护人员立即对病人对病人紧急抢救紧急抢救，并与远在，并与远在100公里之外的公里之外的专专家小组家小组取得了联系，在他们的指导下取得了联系，在他们的指导下抢救措施抢救措施得力有效。一小时后，得力有效。一小时后，专家赶到，组织会诊专家赶到，组织会诊，提出了提出了治疗方案治疗方案。在医护人员悉心治疗下，病。在医护人员悉心治疗下，病人很快人很快脱离危险脱离危险。医生说，幸亏采取了。医生说，幸亏采取了有效措有效措施施，再晚一点送来，病人可能没救了。，再晚一点送来，病人可能没救了。n半个月后，病人又重新登上讲台，加入了半个月后，病人又重新登上讲台，加入了巡回报告团的行列。在他作报告时，情不自禁巡回报告团的行列。在他作报告时，情不自禁地提起这件事，高度赞扬了该地提起这件事，高度赞扬了该市政府机关办公市政府机关办公室高效的工作作风室高效的工作作风。第23页，本讲稿共80页简析n突出了信息的作用突出了信息的作用：信息是人类社会发展必备：信息是人类社会发展必备的的宝贵资源宝贵资源，是无形的知识和财富，是，是无形的知识和财富，是一切活一切活动的基础动的基础。秘书的信息工作是。秘书的信息工作是沟通协调沟通协调各方面各方面联系、提高各单位整体工作效率的联系、提高各单位整体工作效率的纽带。纽带。n秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点：n综合广泛综合广泛、真实准确真实准确、及时适用、及时适用、n秘书秘书收集收集信息资料信息资料的范围的范围：n长期有用长期有用的的基础信息和综合信息基础信息和综合信息；n信息沟通的方式信息沟通的方式：人际电话交流：人际电话交流n信息信息及时利用产生的非常重要的现实作用。及时利用产生的非常重要的现实作用。第24页，本讲稿共80页（二）信息的含义：（二）信息的含义：n信息是指用信息是指用各种载体和符号各种载体和符号对对客观事物的存客观事物的存在方式在方式及及运动状态运动状态进行的进行的直接或间接表述传直接或间接表述传输，亦即报道各种变动着的事务的消息、情输，亦即报道各种变动着的事务的消息、情报、数据、信号报、数据、信号等。等。（三三）信信息息与与资资料料关关系系：现现实实效效用用与与历历史史效效用用的关系。的关系。资资料料中中包包含含信信息息（现现实实可可用用）；信信息息使使用用后后，可转化为资料档案（历史备查）。可转化为资料档案（历史备查）。同时信息不限于资料，还有各种人际交往活动。同时信息不限于资料，还有各种人际交往活动。第25页，本讲稿共80页二、信息的种类和特点：二、信息的种类和特点：信息的种类信息的种类：1、自然信息（风雨雷电）和社会信息、自然信息（风雨雷电）和社会信息（政治、经济、文化、教育、科技、（政治、经济、文化、教育、科技、军事等）军事等）2、国内信息和国际信息；、国内信息和国际信息；3、内部、内部信息和信息和外部外部信息（纵向横向）信息（纵向横向）4、基本、基本信息和信息和动态动态信息；信息；5、综合、综合信息和信息和专题专题信息、信息、特殊特殊信息信息6、文献（文摘、综述）、录音录像带、电影、光盘、网络、人际交网活、文献（文摘、综述）、录音录像带、电影、光盘、网络、人际交网活动等信息形式。动等信息形式。信息的特点信息的特点1、客观性与真实性客观性与真实性2、普遍性与无限性普遍性与无限性3、可变性与时效性可变性与时效性4、共享性与开发性、共享性与开发性秘书信息工作的特点：秘书信息工作的特点：综合综合广泛性广泛性、超前、超前选优性选优性、真实真实准确性准确性、及时、及时适用性适用性（要要特特别别重重视视具具有有指指导导意意义义的的、有有关关战战略略性性、方方向向性性的的信信息息资资料料；要要随随领领导导的的中中心心工工作作需需求而变化。具有求而变化。具有指导性和变易性指导性和变易性。）第26页，本讲稿共80页三、秘书信息工作内容和程序三、秘书信息工作内容和程序n1、信息的、信息的收集收集n2、信息的、信息的整理整理：归类、筛选、加工归类、筛选、加工n3、信息的、信息的传递传递：迅速、真实、适用、保密迅速、真实、适用、保密n4、信息的、信息的利用利用n5、信息的、信息的保存保存第27页，本讲稿共80页秘书信息秘书信息收集收集的内容和方法序的内容和方法序n收集的途径收集的途径：n大众传媒大众传媒（报刊杂志、出版物、广播电（报刊杂志、出版物、广播电视、网络）；视、网络）；n社会专业信息机构社会专业信息机构（图书馆、档案馆、（图书馆、档案馆、博物馆、信息咨询中心）；博物馆、信息咨询中心）；n各种专业学会、协会各种专业学会、协会；各种形式的会各种形式的会议议（研究会、报告会、展览会、鉴定会、（研究会、报告会、展览会、鉴定会、谈判会）；谈判会）；n信息技术市场信息技术市场（成果的转让）；（成果的转让）；n各种各种生活娱乐场所生活娱乐场所（商场、影院、旅（商场、影院、旅馆、餐饮、歌厅、医院等）；馆、餐饮、歌厅、医院等）；n社会调查社会调查等。等。n收集的方法：收集的方法：阅读记忆、记录、剪阅读记忆、记录、剪贴、交换法、购买法、现场观察贴、交换法、购买法、现场观察法、法、调查访问调查访问法、法、人际交流人际交流法、电话法、电话信件等。信件等。n收集的范围收集的范围：n上级上级下达的信息（各种指示性文件）；下达的信息（各种指示性文件）；n下级下级上传的信息（各种报告请示）；上传的信息（各种报告请示）；n平行平行机关传递的信息（各种文件往来、工作、机关传递的信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反馈信息）；生产、发展、反馈信息）；n外部各行各业外部各行各业的发展动态和的发展动态和人民来信来访人民来信来访反映的重要信息等。反映的重要信息等。n收集的内容收集的内容：n长期有用长期有用的的基础信息基础信息和综合信息；和综合信息；n与与中心工作有关、与大局中心工作有关、与大局有关的有关的重大信息重大信息；n突发性、苗头性、倾向性突发性、苗头性、倾向性的的反馈信息和反馈信息和负面负面信息；信息；n以及与自己以及与自己业务业务有关的有关的信息信息等。等。返回返回第28页，本讲稿共80页案例：茶道茶道 n张主任不吸烟不喝酒，就爱张主任不吸烟不喝酒，就爱品茶品茶。只要有空，他就约。只要有空，他就约上三五个人到家里，一边上三五个人到家里，一边谈天说地，一边喝茶谈天说地，一边喝茶。小李。小李也去过几回，逐渐摸到张主任也去过几回，逐渐摸到张主任“茶道茶道”的门道。局里的门道。局里重大决策前后重大决策前后，要约几个人；有人挨了批，受了罚，要约几个人；有人挨了批，受了罚，家里家里闹矛盾闹矛盾，要约几个人；上头有，要约几个人；上头有新政策、新精神新政策、新精神，下面有什么下面有什么新经验、新情况新经验、新情况，也要约几个人。，也要约几个人。n品茶不是开会，可几杯清茶下肚，心里的气就散了；品茶不是开会，可几杯清茶下肚，心里的气就散了；有有要求要求，传上去传上去有回音；有有回音；有迷惑迷惑，茶友们一，茶友们一开导开导，烟，烟消云散；消云散；说错了说错了，七嘴八舌来，七嘴八舌来纠正纠正；说；说对了对了，有人赞同，有人赞同能能管用管用。所以，人们有什么。所以，人们有什么想法、心事、苦恼想法、心事、苦恼，都愿，都愿找张主任，说声今晚上你那喝茶去，张主任一定会找张主任，说声今晚上你那喝茶去，张主任一定会泡好茶水等着你。泡好茶水等着你。n小李还发现，张主任交待的许多小李还发现，张主任交待的许多调研课题调研课题，还有许，还有许多多提议提案提议提案，大多是从品茶中得到的启发。，大多是从品茶中得到的启发。第29页，本讲稿共80页n一次，一位茶友拿来一大包花生米请客，说是上月拿了超一次，一位茶友拿来一大包花生米请客，说是上月拿了超产奖。张主任说这超产奖不好拿，不知多流了几身汗。茶产奖。张主任说这超产奖不好拿，不知多流了几身汗。茶友笑答，不但未多流汗，反而又友笑答，不但未多流汗，反而又轻松又新鲜轻松又新鲜。原来那茶。原来那茶友的车间主任在夜大读企业管理，学习了轮换制工作法，友的车间主任在夜大读企业管理，学习了轮换制工作法，在车间一试验，效率大提高。喝茶后第二天，那位车间在车间一试验，效率大提高。喝茶后第二天，那位车间主任的做法就迅速在主任的做法就迅速在全厂推广全厂推广。n又一次，一位茶友说：又一次，一位茶友说：“我这有首顺口溜，我这有首顺口溜，九十年代，九十年代，老人作怪，家务不做，孙儿不带，公园健身，路边打牌。老人作怪，家务不做，孙儿不带，公园健身，路边打牌。”他他突然不往下说了，转移了话题，突然不往下说了，转移了话题，“昨天听我老娘讲，老孙头嚷昨天听我老娘讲，老孙头嚷嚷嚷物价上涨钱不够用物价上涨钱不够用，要约些老人趁局里召开，要约些老人趁局里召开职代会职代会那天那天请愿请愿，要求增加退休金呢。只听过学潮、工潮，如今要出，要求增加退休金呢。只听过学潮、工潮，如今要出老老人潮人潮了，你们说好笑不好笑了，你们说好笑不好笑?”第30页，本讲稿共80页n张主任第二天就让小李请来张主任第二天就让小李请来工会主席、老干部工会主席、老干部处、财务处处、财务处一块研究，下午召开了个一块研究，下午召开了个老人联欢老人联欢会，会，让子弟学校的孩子们表演了几个节目。老让子弟学校的孩子们表演了几个节目。老人们吃着，喝着，看着节目，高兴得很。人们吃着，喝着，看着节目，高兴得很。n工会主席还宣布在局工会活动室专门设立了一工会主席还宣布在局工会活动室专门设立了一间间棋牌室棋牌室，让老人有打牌的地方，不用在马路，让老人有打牌的地方，不用在马路边挨风吹了。张主任问还有什么困难，老人们边挨风吹了。张主任问还有什么困难，老人们齐声回答，有吃有喝有玩，还有什么困难齐声回答，有吃有喝有玩，还有什么困难?只只要不把我们忘记就行了。张主任连忙说：要不把我们忘记就行了。张主任连忙说：“不不会，不会，哪能忘记你们这些老功臣呢会，不会，哪能忘记你们这些老功臣呢!”n职代会那天，并没有什么职代会那天，并没有什么“老人潮老人潮”，张主，张主任还是提议，适当任还是提议，适当增加退休老人的福利待遇增加退休老人的福利待遇，不能忘记有功之臣。大家一致同意。不能忘记有功之臣。大家一致同意。第31页，本讲稿共80页n简析：信息资料简析：信息资料收集的范围、内容和方法收集的范围、内容和方法：n上级上级下达的信息（各种指示性文件）；下达的信息（各种指示性文件）；下级下级上上传的信息（各种报告请示）；传的信息（各种报告请示）；平行平行机关传递的机关传递的信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反信息（各种文件往来、工作、生产、发展、反馈信息）；馈信息）；外部各行各业外部各行各业的发展动态和的发展动态和人民来人民来信来访信来访反映的重要信息等。反映的重要信息等。n信息资料信息资料收集的内容收集的内容：与：与中心工作有关、与大中心工作有关、与大局有关、突发性、苗头性、倾向性的反馈信息局有关、突发性、苗头性、倾向性的反馈信息和负面和负面信息以及与自己业务有关的信息等。信息以及与自己业务有关的信息等。n信息资料的载体信息资料的载体：人际交流、调查研究：人际交流、调查研究返回返回第32页，本讲稿共80页信息收集、整理n案例n罗主任的故事罗主任的故事第33页，本讲稿共80页n案例案例罗主任的故事罗主任的故事n罗主任也是局办公室的老秘书，未提拔当主任前，就深受领罗主任也是局办公室的老秘书，未提拔当主任前，就深受领导重视。小张刚从大学分配来局办公室当秘书，对不是科班出导重视。小张刚从大学分配来局办公室当秘书，对不是科班出身的老罗还真不怎么服气，但干了几件事之后，就从不服气到身的老罗还真不怎么服气，但干了几件事之后，就从不服气到服气了。服气了。n就拿写就拿写调研报告调研报告来说吧，小张比老罗在来说吧，小张比老罗在调研阶段调研阶段少用两天时间，少用两天时间，在在撰写阶段撰写阶段却多了一天时间，老罗的报告却多了一天时间，老罗的报告一次通过一次通过，小张的报，小张的报告却告却返工两次返工两次，整整多了一个星期，还是勉强通过。，整整多了一个星期，还是勉强通过。n小张虚心向老罗请教，老罗打开了他的小张虚心向老罗请教，老罗打开了他的“资料库资料库”满满满满一一抽屉笔记本抽屉笔记本儿，都有儿，都有分类分类编号和编号和记录记录起始起始时间。凡他的时间。凡他的工作涉工作涉及的各个领域及的各个领域以及以及相关领域相关领域，他都能查有实据；他，他都能查有实据；他所想、所所想、所做、所定的事情做、所定的事情，在他的小本里面都有，在他的小本里面都有记录记录。小张这才知道老。小张这才知道老罗下去调研为什么总比他多几天，原来罗下去调研为什么总比他多几天，原来在同时在同时收集其他的资料收集其他的资料。从。从那以后，小张就养成了那以后，小张就养成了随身听、记、查阅随身听、记、查阅的习惯，一直到自己的习惯，一直到自己也差不多成为也差不多成为“老张老张”，使用了现代办公手段，使用了现代办公手段，当了办公当了办公室主任，这个习惯也丢不掉。室主任，这个习惯也丢不掉。第34页，本讲稿共80页简析：信息的收集与整理方法多样：简析：信息的收集与整理方法多样：n收集方法收集方法n阅读记忆阅读记忆n摘抄摘抄记录记录n剪贴复印剪贴复印n人际人际交流交流、电话信件电话信件n调查调查访问、访问、现场观察法现场观察法n网络搜寻网络搜寻n检索工具检索工具n（8）交换或交换或购买。购买。n信息资料的信息资料的整理整理：将将零散、杂乱零散、杂乱信息进行信息进行综合处理综合处理，从从总体上总体上对信息进行对信息进行系统分系统分析、判断和归纳整理析、判断和归纳整理，提出，提出较较系统、深刻的意见和建议系统、深刻的意见和建议，形，形成切合决策需要、有成切合决策需要、有深度的高深度的高层次