excel基础操作技巧.pptx
数据处理流程 数据分析数据分析建立数据表建立数据表 计算与处理计算与处理 结果展示结果展示第1页/共66页基基础操作操作宏宏VBA数数据据分析分析 图表表 公式公式函函数数 ExcelEXCEL功能模块第2页/共66页基 础 操 作n规范数据清单的要求n数据录入n编辑与格式设置n打印n数据安全第3页/共66页规范数据清单务必注意区别基本表与报表如，记录职工基本工资情况的工资表是基本表；由工资表生成的工资条是一种报表。l基本表一定是一份规范的数据清单创建基本表的目的是为了从大量数据中提炼出有用的信息；数据清单的规范性是使用数据处理工具的基本条件。需要的各种报表可以利用数据处理和分析工具在基本表基础上生成。第4页/共66页规范数据清单规范数据清单的要求应在数据清单的第一行创建列标志（字段）数据清单第一行之后的每一行就是一条记录避免在一个数据清单中出现空白行和列数据清单与其它数据间留出空行或空列不提倡在一个工作表中创建多个数据清单列标志使用的格式最好与其他数据有所区别不能出现合并单元格第5页/共66页数据录入减少无效的光标移动 未选定输入区域Tab键向右,Enter键向下选定区域（多列）,Enter键第6页/共66页数据录入同时输入多个数据选定区域输入数据按下Ctrl+Enter斜线表头的输入ALT+Enter 强制换行自动换行 单元格格式/对齐/自动换行二者的区别第7页/共66页数据录入几类特殊数据的录入超过11位的数字序列 身份证号当作文本处理加先设置单元格格式为文本当作数值处理设置单元格格式 自定义 0以0开头的数字 如，0634当作文本处理加先设置单元格格式为文本分数 0 3/4如果输入数值数据的整数位数超过11位，单元格中将自动以科学计数法的形式将其表示出来(1.1E+11)；若设置单元格格式 自定义 0则不会出现。若整数位数小于11位但单元格的宽度不够容纳其中的数字时，将以“#”的形式表示第8页/共66页数据录入输入大量含小数点的数字单击 开始功能区中“数字”标签，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。第9页/共66页当需要设置特殊的数值数据格式时，选中需要修改格式的数据单元格，通过【开始 数字】进入以下窗口：数据录入数据录入通过各种数值分类进行格式设置分类范例说明常规常规2007.01数值数值2,007.010设定小数点后位数设定小数点后位数设定是否千分位显示设定是否千分位显示设定负数的显示方式设定负数的显示方式货币货币￥2,007.010设定货币符号设定货币符号设定小数点后位数设定小数点后位数设定负数的显示方式设定负数的显示方式会计专会计专用用￥-2,007.010设定货币符号设定货币符号设定小数点后位数设定小数点后位数日期日期1905-6-29设定日期样式类型设定日期样式类型设定日期区域国家设定日期区域国家时间时间1905-6-29 0:14:24设定时间样式类型设定时间样式类型设定时间区域国家设定时间区域国家百分比百分比200701.00%设定百分比小数位数设定百分比小数位数。第10页/共66页数据录入输入日期以-或/为分隔符设置日期格式设定日期显示长度：自定义 yyyy-mm-dd输入当天日期 chrl+;输入时间十二小时制 4:30 PM二十四小时制 16:30输入当前时间 ctrl+:日期和时间都与数值对应，可以进行加减运算第11页/共66页数据录入日期数据解读输入一个日期后，单元格格式设置成常规，可以得到一个数值。日期是数值的一种特殊格式，默认以1900-1-1为起始的序列值，即1900-1-1 的序列值是1。Excel支持的最大日期是9999-12-31，其序列值是2958465。因为日期是数值，所以可以参与加、减运算，但不能为负数。时间数据解读时间也是数值，是日期序列号的延伸，对应小数部分。时间也可以参与加减运算，但不能为负数。第12页/共66页日期与数值的关系您所看到的日期与 Excel 的内部日期表示是不同的。对您来说，2005 年 8 月 22 日是一个带有年、月、日的日期。而对 Excel 来说，2005 年 8 月 22 日是序列数 38586。对于 Excel，凌晨 12:00 点则是 0，而中午 12:00 点则是小数 0.5。1900年1月1日6:00 AM =?Answer:1.25第13页/共66页数据录入自动填充使用左键，配合智能标记使用右键，选择填充方式范本填充 1 2 1 2 3 4 5 1 2 ctrl 1 2 1 2 1 2 产品A 产品B 产品C 产品D 产品E使用菜单命令 更多选项如，填充 2011-3-10到2011-11-31的工作日第14页/共66页通过【序列】对话框只需输入第一个数据便可达到快速输入有规律数据的目的，下面仍以输入一个班级的部分学号为例，其具体操作如下：在第一个单元格（如A1）中输入起始数据【1】，选择【开始填充序列】命令。打开【序列】对话框，在【序列产生在】栏中选中“列”单选按钮，在【类型】栏中选中 ，默认【步长值】为2，在【终止值】文本框中输入【32】后单击【确定】按钮即可。通过填充序列快速输入通过填充序列快速输入有有规律等比等差数据规律等比等差数据第15页/共66页数据录入填充规则数值型数据，直接拖放为复制；文本型和日期型数据直接拖放为填充序列特殊序列的填充一月-十二月星期一-星期日自定义序列第16页/共66页编辑与格式设置单元格属性 内容、格式、批注区域选定常规拖动Shift扩大选区+方向键Ctrl+shift+方向键选中当前区域(连续）Ctrl+A Ctrl+shift+8不连续区域 Ctrl多个工作表相同区域特殊区域 定位第17页/共66页编辑与格式设置快速移动与复制(出现四向箭头 时配合鼠标拖动移动 ctrl复制)剪贴板的使用选择性粘贴粘贴选项运算批量修改数据类型转换跳过空单元格转置第18页/共66页在制作表格时，经常需要对数据进行移动、复制或者删除等操作，下面分别介绍其操作方法:移动数据：选择需移动的单元格，将鼠标指针移至单元格的边框，当鼠标光标变为 形状时，按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释放鼠标即可。复制数据：在移动数据的基础上按住【Ctrl】键不放完成复制操作。移动和复制数据第19页/共66页编辑与格式设置边框设置底纹填充条件格式值公式条件格式比较数据标记重复值=countif（$a$2:$a$50,a2)1第20页/共66页编辑与格式设置查找替换快捷键 查找 ctrl+F 替换 ctrl+H 常规查找替换如果只需要在某区域查找，需先选定区域；选项的使用注意“公式”与”值”的区别（查找范围“数值”和“公式”都是对含有公式的单元格而言的，查找范围“数值”我们在查找时忽略公式本身，只查找公式所得到的结果，而且查找“公式”时我们查找公式本身，而忽略公式所得到的结果。对于不含公式的单元没有影响。查找范围“数值”和“公式”是互斥的，查找“数值”就忽略“公式”，查找“公式”就忽略“数值”）单元格匹配 即精确查找模糊查找 使用通配符 *代表任意多个字符?代表任意一个字符替换格式 注意可以从单元格选取格式第21页/共66页编辑与格式设置数据有效性设置（excel2010版后数据验证）已有数据的审核公式审核工具栏创建下拉列表输入项导入第22页/共66页编辑与格式设置数据有效性设置设置只能录入有特殊特征的数据限制输入重复数据=countif（$a$2:$a$50,a2)=1设定出错提示类型和提示信息停止警告信息应用同样的设置变更第23页/共66页设置数据有效性设置数据有效性的目的规范数据，减小出错几率设定日期限制数据/有效性/日期如，生产日期 小于等于=today()下拉列表数据/有效性/序列 用英文，隔开限制文本长度数据/有效性/长度 如，输入身份证号选定区域 设置单元格格式为文本自定义 =OR(LEN(F8)=15,LEN(F8)=18)提高篇提高篇第24页/共66页设置数据有效性审核录入的出错数据先进行数据有效性设置公式审核工具栏圈释无效数据提高篇提高篇第25页/共66页编辑与格式设置大工作表的查看窗口冻结，注意光标的位置多个工作表的查看窗口分割窗口重排同一工作簿中不同工作表同时查看新建窗口用工作区保存工作环境第26页/共66页编辑与格式设置名称名称的作用创建名称在公式中使用名称第27页/共66页使用名称名称对某个单元格或单元格区域的命名,命名后该名称就代表了这个单元格或单元格区域。命名规则：以字母、或下划线、汉字开头，后面可以是字母、数字、下划线、汉字等。长度不超过256个字符。名称不能与单元格引用相同名称内不能包括空格提高篇提高篇第28页/共66页使用名称创建名称方法一：选定要命名的单元格或单元格区域在“名称框”中填上名字后回车方法二选定要命名的单元格或单元格区域。使用“公式-名称/定义”功能项输入名称，单击“添加”按钮方法二可以连续创建多个名称提高篇提高篇第29页/共66页使用名称创建名称方法三（使用行列标志创建名称）选定单元格或单元格区域时选中行列标志使用“公式/定义名称/指定”功能项在“名称创建于”选项组中选中所需项后“确定”即可 方法三可以一次创建多个名称提高篇提高篇第30页/共66页使用名称在公式、函数中使用名称选中名称所代表的单元格或区域时，名称会自动出现也可以在需要时直接输入名称提高篇提高篇第31页/共66页使用名称改变或删除名称选择“公式/名称管理器”菜单项 删除名称：选中名称，单击“删除”更改名称：单击需要更改的名称键入新名称，再单击“添加”。单击原名称，再单击“删除”。更改由名称代表的单元格或区域单击需要更改的名称在“引用位置”框中更改。提高篇提高篇第32页/共66页打 印页面设置打印预览分页预览与Word共同实现套打邮件合并第33页/共66页工作表打印常见问题1.工作表内容需要打印多页，除第一页外，其它页没有标题行，怎样在每页上都打印标题行？2.最后一页内容很少，能否将其压缩到其它页上？3.工作表很大，但每次需要打印的只是其中固定的某一部分，怎么办？4.需打印的内容在多张工作表上，能否合打到一张纸上并且需打印的内容能随源数据同时更改？5.能否不打印工作表中设置的不同颜色的底纹？6.某工作表行多列少，能否实现分栏打印？7.怎样不通过编程批量打印通知书、工资条？第34页/共66页工作表打印基本内容页面设置使用分页符打印预览设置打印选项拓展内容与word结合实现分栏与word结合实现套打（邮件合并）第35页/共66页页面设置页面格式设置（文件页面设置)(演示实例：打印实例.xls)打印方向缩放比例（缩至一页）纸张大小页边距页眉页脚打印标题单色打印打印顺序第36页/共66页控制所打印的内容（文件打印）整个工作簿部分工作表工作表的部分区域当选定多个不连续的区域时，系统会把每个区域作为一页处理隐藏不需要打印的行或列选中行或列 ”格式隐藏”同时选中多张工作表，可以实现页码连续页面设置第37页/共66页控制所打印的内容（文件打印）某些特定的页设置打印区域 文件打印区域人为控制分页插入分页符页面布局/插入分页符（选中新一页的第一行插入水平分页符，选中新一页的第一列插入垂直分页符）删除分页符选中新一页的第一行或第一列页面布局/删除分页符移动分页符只有在“分页预览”视图下可用（文件打印预览分页预览）页面设置第38页/共66页将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上，并使打印数据跟随源数据变化解决方法1：用“照相”工具按钮文件/选项/从工具菜单命令中将照相机图标拖动到工具栏上。选定区域，按下“照相”图标在新的工作表中合适的位置单击鼠标注意使用“照相”复制与普通复制的区别（普通复制的数据不随源数据的改变而自动变化，而通过“照相”工具复制的数据可以。）打印内容随源数据变化第39页/共66页将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上，并使打印数据跟随源数据变化解决方法2：用”选择粘贴链接”选定区域，复制；定位目标单元格；单击“右键”菜单下的“粘贴链接”注意“粘贴链接”与“粘贴”的区别打印内容随源数据变化第40页/共66页与word结合实现分栏打印将要打印的内容复制到word 中在选中全部内容，“格式分栏“，设置栏目数光标放在标题行中，使用“表格标题行重复”实现标题行重复打印分栏打印第41页/共66页与word结合实现套打使用word中的一项高级功能“邮件合并”邮件合并三要素：主文档数据源新文档步骤启动word,制作主文档（即包含主体内容的文档）启用邮件合并工具栏，添加“插入合并域”按钮打开数据源（通常是某张工作表）在主文档的对应位置插入合并域合并到新文档或打印机套 打第42页/共66页实例一批量制作录取通知书第43页/共66页制作步骤制作步骤1、启动word,打开包含通知书模板的文档第44页/共66页制作步骤制作步骤2、启用“邮件合并”工具栏第45页/共66页制作步骤制作步骤3、添加“插入合并域”按钮（office2003需要，officexp不需要）第46页/共66页制作步骤制作步骤4、打开数据源，选择工作表第47页/共66页制作步骤制作步骤5、在主文档的对应位置插入合并域第48页/共66页制作步骤制作步骤6、合并到新文档，并保存。第49页/共66页想每张纸上打印多份怎么办?插入合并域之后，复制多份同一页上打印的内容相同怎么办？插入word域中的“下一记录”注意最后一份后面不再插入“下一记录”，因为换页时会自动跳到下条记录若只想打印某些符合条件的记录怎么办？从“收件人”（邮件合并工具栏中的第三个图标）中进行筛选。邮件合并常见问题邮件合并常见问题第50页/共66页邮件合并应用案例工资调档表格第51页/共66页实例二制作工资条第52页/共66页制作步骤制作步骤1、创建主文档，并设置主文档类型为“目录”（1）将保存数据源的工作表中标题行复制到word文档中，并在复制过来的表格中插入一行。（2）设置文档类型为“目录”。第53页/共66页制作步骤制作步骤2、打开数据源，选择工作表第54页/共66页制作步骤制作步骤3、在主文档的对应位置插入合并域第55页/共66页制作步骤制作步骤4、合并到新文档，并保存。第56页/共66页Excel数据源中保留2位小数的数据，合并到word文档后，小数位数增加很多解决方法（以“实发工资”、”税额”字段为例）插入合并域后，默认以域名方式显示实发工资 税额使用 ALT+F9 切换到域代码状态显示MERGEFIELD 实发工资 MERGEFIELD 税额添加格式控制MERGEFIELD 实发工资#0.00 MERGEFIELD 税额#0.00“”的作用是表示格式设置开始“#”表示要预留的位数，以实际长度显示。“.00”表示保留两位小数打印工资条可能遇到的问题打印工资条可能遇到的问题第57页/共66页使用函数=IF(MOD(ROW(),3),OFFSET(员工工资表!$A$1,(MOD(ROW()-1,3)0)*ROUND(ROW()/3,),COLUMN(A1)-1),)另一函数VLOOKUP()，配合拖动填充柄也可实现见函数部分。录制宏实现重复操作本例使用相对引用打印工资条的其他方法打印工资条的其他方法第58页/共66页邮件合并的主要用途需要根据大量数据信息批量制作主体内容相同的信函、信封、请柬、通知书、准考证、成绩单、毕业证、上岗证、工资条等。使用邮件合并的目的避免重复性劳动，提高工作效率邮件合并小结邮件合并小结第59页/共66页单元格格式设置自动换行强制换行（Alt+Enter）合并单元格跨列居中填充缩小字体填充改变文字方向数字格式边框第60页/共66页管理工作表多个工作表的选定工作表添加、删除工作表的移动与复制同一工作表中不同工作表中工作表标签颜色查看代码第61页/共66页数据安全工作簿加密工作簿保护工作表保护单元格区域保护公式保护第62页/共66页数据安全隐藏工作表选定工作表选择“开始-格式/工作表/隐藏”命令保护工作表选定工作表选择“格式/保护/保护工作表”命令第63页/共66页保护工作簿选择“审阅/保护/保护工作簿”命令选择“结构”、“窗口”复选框设置以密码方式打开工作簿文件/另存为工具/常规选项数据安全第64页/共66页快速查找包含公式的单元格开始-查找替换/定位/定位条件/公式公式的保护选中整个工作表，单元格格式对话框中去掉“锁定”选项选中所有包含公式的单元格（开始/定位/公式），单元格格式对话框中选中“锁定”选项（可根据需要确定是否隐藏）开始/保护/保护工作表数据安全第65页/共66页谢谢您的观看！第66页/共66页
