物业公司物业管理档案分类目录.pdf

物业公司物业管理档案分类目录 类别 序号 类别名称 卷册编号 档 案 名 称 页数/份数 备注 一 基 础 管 理 1.1 文件资料管理 1.1.1 质量体系文件 1.1.1.1 质量手册工作手册 1.1.1.2 内审资料/外审资料 1.1.1.3 管理评审资料(质检报告)1.1.1.4 质量记录清样 1.1.1.5 管理办法流程(作业指导书)1.1.2 公司相关单位项目文件 1.1.2.1 公司发文 1.1.2.2 物业管理处、各部门上报公司文件 1.1.2.3 外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位）1.1.3 证照法律法规收费标准 1.1.3.1 证照管理 1.1.3.2 法律法规及相关资料（见书目及卷内目录）1.1.3.3 收费标准 1.1.4 项目资料创优资料 1.1.5 合同协议 1.1.5.1 物业管理合同 (1)前期物业服务协议 (2)业主临时公约 1.1.5.2 专项服务合同 1.2 基础技术资料管理 1.2.1 总平面图、平面图 1.2.2 竣工资料、竣工图 1.2.2.1 竣工资料 1.2.2.2 竣工图 （1）建筑竣工图 （2）结构竣工图 （3）水施竣工图 （4）电施竣工图 （5）设施竣工图 1.2.3 工程决算、竣工验收 1.2.3.1 供电系统 1.2.3.2 弱电系统 1.2.3.3 电梯系统 1.2.3.4 给排水系统 1.2.3.5 消防系统 1.2.4 房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单）房号对照一览表 权属清册变更表 1.2.5 公共设施设备清单 设施设备清单 设施设备变更记录 1.3 业主档案 1.3.1 客户通讯录 1.3.2 业主档案分户资料 1.3.2.1 一期一单元（0101）1.3.2.2 一期二单元（0102）1.4 人力资源管理 (1)人员花名册 （2）个人培训计划 （3）离职人员照片资料 1.5 标识资料管理 二 服 务 管 理 2.1 财务管理 2.1.1 主营业务收费情况 (1)费用减免报告 (2)年度财务现金预算编制底稿 2.1.2 财务联派工单统计情况 (1)特约服务派工单（维修费）（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政）2.1.3 收费统计情况 (1)电费发票复印件 (2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录 2.1.4 财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表 (2)水电气应收应付统计表 (3)住户入住变动情况表 （4）财产物资申购表 2.1.5 物资物品的管理 (1)物资物品申购 (2)库存材料盘点表 (3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根 (5)出库单存根 (6)钥匙管理 2.2 内部管理记录 2.2.1 项目内部发文 （1）内部发文 （2）发文签收表 2.2.2 计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划)2.2.3 会议纪要及内部沟通 会议纪要 内部通知、通报。2.2.4 培训(培训记录、教案）2.2.4.1 培训记录 2.2.4.2 相关资料收集(剪报/公司案例集等)2.2.5 考核、考勤 (1)维修工月绩考核表 (2)保安队员月绩考核表 (3)物管处考勤签到表 (4)物管处考勤表及考勤统计表 (5)保洁考勤表及考核表 2.3 服务管理 2.3.1 敬告住户(包括月度物业服务报告)2.3.2 服务记录 2.3.3 特约服务派工单(维修、家政）2.3.4 邮件管理(邮件收发登记表)2.3.5 保洁特约服务管理 2.3.6 外来人员办证记录 2.3.7 拾遗物品记录 2.4 服务的监视、测量 2.4.1 日巡视记录 2.4.2 客户意见回访单 2.4.3 客户意见征询统计 上半年住户意见征询 (1)上半年住户意见征询表 (2)上半年住户意见征询表统计汇总 (3)上半年住户意见分析报告 下半年住户意见征询 (1)下半年住户意见征询表 (2)下半年住户意见征询表汇总 (3)下半年住户意见分析报告 2.4.4 客户投诉受理记录本 2.5 装修管理 （1）装修进程 (2)维修日巡视记录表（装修进程）（3）秩序维护队装修巡视记录 (4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案)(5)违章通知书(见业主档案)2.6 空置房管理 空置房巡视记录 2.7 公共设施设备管理 2.7.1 共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检定计划 2.7.2 日常管理 (1)重点设施巡查记录 (2)设施设备事故报告单 (3)装修现场巡查表 (4)库房管理记录 2.7.3 强电系统 (1)发电机运行记录 (2)配电室运行记录 (3)配电室值班交接记录 (4)停送电操作票 (5)配电柜检修工作票 (6)强电系统巡检报告 2.7.4 弱电系统 (1)弱电系统巡检报告 (2)网络地址分配 2.7.5 电梯系统 (1)电梯定期检验报告 (2)安全检验合格证（准用证）(3)电梯维保记录 (4)电梯系统巡检报告 2.7.6 给排水系统（二次供水）(1)二次供水相关资料 (2)给排水系统巡检报告 (3)化粪池清淘记录 (4)总水表读数记录 2.7.7 消防系统 (1)消防器材清册(见设施设备台账)(2)消防设施设备保养检查记录 (3)消防系统巡检记录 2.7.8 避雷装置系统 避雷装置系统巡检记录 2.8 突发公共事件管理 各种应急预案 2.9 秩序维护管理 2.9.1 值班交接记录（各岗位）2.9.2 巡视签到记录 （1）装修巡视记录 （2）日巡视记录表 2.9.3 来访登记表 2.9.4 物品出门条 2.9.5 内部管理记录（物资物品领用/发文记录/夜间报岗/服务记录）2.10 消防管理 （1）建筑消防设施系统图 （2）火灾报警、处理记录 （3）消防封条使用记录 （4）消防培训记录：消防应急预案、消防演练 （5）消防设备检测报告 （6）公共部位消防设施、设备检查记录 (7)消防管理 2.11 环境卫生管理 2.11.1 巡岗记录 2.22.2 消杀记录 2.11.3 生活垃圾清运记录 2.11.4 室内保洁服务记录 2.11.5 保洁物资物品管理 （1）物资物品领用记录 （2）物资物品盘点记录 （3）物资物品消耗统计 （4）机具出入登记表 2.11.6 绿化管理 (1)绿化养护合同（存项目财务）(4)外委通知、告知、函等 2.12 社区文化 三 维修资金管理 四 业主大会 业主委员会