科局数字档案室建设工作方案.docx

科局数字档案室建设工作方案 根据*要求，决定从202*年至202年，在全省公安机关组织开展创建数字档案室活动。为确保我县数字档案室建设工作顺利开展，特制定本方案。一、工作目标按照“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，全面开展数字档案室建设，实现档案室传统载体档案数字化率达100%，构建适应新时代发展需求的公安数字档案室集群和数字档案资源共享体系，推动全县公安档案事业进一步发展。二、组织领导县局成立数字档案建设领导小组，肖桂军副政委任组长，余建载主任为副组长，指挥中心（办公室）、警务保障室和各所队负责人员为成员。具体职责分工如下：指挥中心（办公室）：直接负责数字档案室建设。一是负责库藏档案数字化加工工作的总体实施，提出档案数字化加工的项目和内容、电子档案和数字化加工的标准、制定查询和应用规范以及对档案数字化加工质量开展检查指导，并组织验收；二是落实档案数据数字化信息与省厅档案信息系统对接各运行维护；三是落实加工场地的音视监控、网络和安全保障。警务保障室：负责档案数字化项目经费组织、管理、核拨、项目招标等工作；落实加工场地及场地设施配备，协助解决室藏档案运输车（即包装箱或封闭厢车）问题。各所队：负责将电子文件归档工作纳入单位业务工作流程中，负责做好本单位新增档案电子化工作。从202*年起，所有新增有盖印章的档案均需再扫描成PDF后挂接，包括OA系统、执法办案系统流转过来的原文数据。三、工作步骤（一）动员部署阶段（202*年9月底前）：成立数字档案室建设领导小组，确定档案数字化范围并初步清算档案数字化总量，制定库藏档案数字化工作方案。（二）数字化加工阶段（202*年10月至202年12月）：202*年10月至202*年6月，完成库藏档案清理、摸底，数字化场所选定，编制档案数字化招投标书，完成前期准备工作；202*年7月，完成项目招标工作，开展库藏档案数字化加工工作。（三）数字化验收与挂接阶段（202年1月至202年12月）：根据纸质档案数字化规范要求，对加工完成的数字化档案数据质量进行检查验收，并全部挂接入福建省档案信息系统。（四）创建数字档案室（202年1月至202年12月）：全面完成档案数字化成果验收与移交，对照国家档案局数字档案室建设指南数字档案室建设评价办法要求，开展数字档案室创建工作。四、工作任务（一）数字化加工形成电子档案。在规范整理的基础上，按照国家档案局和公安部、省公安厅档案数字化技术规范和安全保密管理规定，开展室藏传统载体档案数字化加工，按卷宗自然顺序扫描，遵循尽量展现档案原版原貌的原则，普遍开展纸质文书档案数字副本OCR识别，使OCR识别率达到100%，识别正确率达到90%。按照福建省档案信息系统标准，不同门类的档案分别建立对应的目录数据著录项，目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCEL、TXT、XML等格式进行保存格式，用于数据交换浏览。扫描完成后的图像数据，与案卷目录、卷内目录一一对应。（二）加强电子文件收集归档。利用省厅档案信息系统与各业务系统的对接功能，实现电子文件在线归档；对其他电子文件，应当及时全面收集归档，保持增量档案电子化；要积极推进电子签章、电子签名系统建设应用工作，保证归档电子文件的真实性、完整性、有效性。各种门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案中心应用系统集中统一管理。（三）数据汇总实现联网查询。在图像数据完整、目录数据准确、图像和目录数据信息关联挂接无误的基础上，根据福建省档案信息系统接口规范，通过接口将电子档案数据向福建省档案信息系统自动定时推送，实现联网查询。五、工作要求（一）加强领导，落实保障。成立档案数字化加工领导小组，指导本单位落实开展数字化加工工作，做好经费预算、场地规划和商务洽谈，充分落实开展档案数字化加工外包的人、财、物等资源保障，及时研究解决工作中遇到的困难和问题，确保数字化加工工作顺利开展。（二）规范运作，确保安全。在组织实施过程中，采取有效措施，确保档案实体和信息的绝对安全，抓好项目实施安全监管工作。一要做好加工现场的安全防范工作。严格按照相关规定落实数字化加工服务机构、人员、场地、设备、技术、安全管理等事项要求，做好加工场地选择，同时配备应需基础设施如灭火器、空调、安检门、专用储物箱柜等。并安排专门人员现场驻守和定时巡查，并实行24小时全方位视频监控，确保档案不脱离视线，及时发现和整改安全隐患。二要确保档案进出库交接、运输等环节的安全。档案入出库交接前，应对档案整理状况进行检查，运输档案应使用包装箱和封闭厢车，并安排人员做好随车押运。三要做好档案数据的安全保管。要严格遵守有关计算机信息安全的相关要求，数字化加工使用的计算机要单独组网，严禁与其他网络相连。（三）严把数据质量关。一是县局成立质检组，并指定专人全程跟踪负责此项工作，加强对档案加工全程的检查指导，确保案卷完整有序、目录数据准确、全文信息清晰可读、格式规范标准。二是数字化公司要做好检查验收工作。公司质检员要对编辑后的电子图像进行逐页检查，同时采用质检管理软件对扫描完成档案电子目录和图像进行逐册逐本逐页的检查，从中及时发现纠正漏扫、重扫、图像不清等质量问题。县局质检组要在数字化公司全面自查的基础上，按照510%的比例对每批次档案的案卷整理和数据质量情况进行抽查检测。凡抽查验收不合格的，该批次档案一律退回数字化公司重新检查整改，直至符合验收标准。