应付款管理系统.pptx

6.1系统概述系统概述 6.1.1功能概述功能概述 6.1.2与其他模块的数据关联与其他模块的数据关联 6.1.3 应付款管理系统的操作流程应付款管理系统的操作流程6.2 应用实务应用实务 实验一实验一 应付款管理系统初始化应付款管理系统初始化 实验二实验二 单单 据据 处处 理理 实验三实验三 票票 据据 管管 理理 实验四实验四 转转 账账 处处 理理 实验五实验五 账表查询及其他处理账表查询及其他处理第1页/共57页6.1系统概述系统概述6.1.1功能概述 应付款管理系统主要实现企业与供应商之间业务往来账款的核算与管理，在应付款管理系统中，以采购发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项的支付、转账等情况，提供票据处理的功能，实现对应付款的管理。根据对供应商往来款项的核算和管理的程度不同，系统提供了“详细核算”和“简单核算”两种应用方案。不同的应用方案，其系统功能、产品接口、操作流程等均不相同。第2页/共57页6.1.2与其他模块的数据关联与其他模块的数据关联 第3页/共57页6.1.2与其他模块的数据关联与其他模块的数据关联 第4页/共57页6.1.3 应付款管理系统的操作流程应付款管理系统的操作流程第5页/共57页6.2应用实务应用实务-实验一实验一 应付款管理系统初始应付款管理系统初始 【实验目的实验目的】系统学习应付款系统初始化的一般方法。系统学习应付款系统初始化的一般方法。【实验准备实验准备】已已经经完完成成了了第第三三章章实实验验一一的的操操作作。可可以以引引入入已已完完成成实实验验一一“(3-1)总总账账系系统统初初始始设设置置”的的账账套套备备份份数数据据，或或引引入入光光盘盘中中的的“实实验验账账套套(3-1)总总账账系系统统初初始始设设置置”。将将系系统统日日期期修修改改为为“2011年年1月月31日日”，以以“ZD周东周东”身份注册进入应收款管理系统。身份注册进入应收款管理系统。第6页/共57页3.2应用实务应用实务-实验一应付款管理系统初始实验一应付款管理系统初始【实验内容实验内容】设置系统参数设置系统参数初始设置初始设置设置科目设置科目逾期账龄区间设置逾期账龄区间设置报警级别设置报警级别设置设设置置允允许许修修改改“采采购购专专用用发发票票”的的编号编号 录录入入期期初初余余额额并并与与总总账账系系统统进进行行对对账账 账套备份账套备份【实验资料实验资料】见教材见教材第7页/共57页1.设置系统参数设置系统参数注意：注意：在进入应付款系统之前应在建立账套后启用应付款系统，或者在企业应用平台中启用应付款系统。应付款系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间。在账套使用过程中可以随时修改账套参数。如果选择单据日期为审核日期，则月末结账时单据必须全部审核。关于应付账款核算模型，在系统启用时或者还没有进行任何业务处理的情况下才允许从简单核算改为详细核算；从详细核算改为简单核算随时可以进行。第8页/共57页2.设置基本科目设置基本科目注意：注意：应付科目的核算币种应不相同。如果没有外币核算，可以不输入外币科目。在基本科目设置中所设置的应付科目“2202应付账款”、预付科目“1123预付账款”及“2201应付票据”，应在总账系统中设置其辅助核算内容为“供应商往来”，并且其受控系统为“应付系统”。否则在这里不能被选中。只有在这里设置了基本科目，在生成凭证时才能直接生成凭证中的会计科目，否则凭证中将没有会计科目，相应的会计科目只能手工再录入。如果应付科目、预付科目按不同的供应商或供应商分类分别设置，则可在“控制科目设置”中设置，在此可以不设置。如果针对不同的存货分别设置采购核算科目，则在此不用设置，可以在“产品科目设置”中进行设置。第9页/共57页3.结算方式科目结算方式科目注意：注意：结算方式科目设置是针对已经设置的结算方式设置相应的结算科目。即在付款或收款时只要告诉系统结算时使用的结算方式就可以由系统自动生成该种结算方式所使用的会计科目。如果在此不设置结算方式科目，则在付款或收款时可以手工输入不同结算方式对应的会计科目。第10页/共57页4.设置逾期账龄区间设置逾期账龄区间注意：注意：序号由系统自动生成，不能修改和删除。总天数直接输入截止该区间的账龄总天数。最后一个区间不能修改和删除。第11页/共57页5.设置报警级别设置报警级别注意：注意：序号由系统自动生成，不能修改、删除。应直接输入该区间的最大比率及级别名称。系统会根据输入的比率自动生成相应的区间。单击“增加”按钮，可以在当前级别之前插入一个级别。插入一个级别后，该级别后的各级别比率会自动调整。删除一个级别后，该级别后的各级比率会自动调整。最后一个级别为某一比率之上，所以在“总比率”栏不能录入比率，否则将不能退出。最后一个比率不能删除，如果录入错误则应先删除上一级比率，再修改最后一级比率。第12页/共57页6.单据编号设置单据编号设置注意：注意：如果不在“单据编号设置”中对采购专用发票采用“完全手工编号”，则在填制采购专用发票时其编号由系统自动生成而不允许手工录入编号。在单据编号设置中还可以设置“重号时自动重取”及“按收发标志流水”等。第13页/共57页7.录入期初采购发票录入期初采购发票注意：注意：在初次使用应付款系统时，应将启用应付款系统时未处理完的所有供应商的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入到本系统。当进入第二年度时，系统自动将上年度未处理完的单据转为下一年度的期初余额。在下一年度的第一会计期间里，可以进行期初余额的调整。在日常业务中，可对期初发票、应付单、预付款、票据进行后续的核销、转账处理。如果退出了录入期初余额的单据，在“期初余额明细表”窗口中并没有看到新录入的期初余额，应单击“刷新”按钮，就可以列示所有的期初余额的内容。在录入期初余额时一定要注意期初余额的会计科目，比如第3张采购发票的会计科目为“2201”，即应付票据。应付款系统的期初余额应与总账进行对账，如果科目错误将会导致对账错误。如果并未设置允许修改采购专用发票的编号，则在填制采购专用发票时不允许修改采购专用发票的编号。其他单据的编号也一样，系统默认的状态为不允许修改。第14页/共57页8.录入预付款单录入预付款单注意：注意：录入预付款的单据类型仍然是“付款单”，但是款项类型为“预付款”。第15页/共57页9.应付款系统与总账系统对账应付款系统与总账系统对账注意：注意：当完成全部应付款期初余额录入后，应通过对账功能将应付系统期初余额与总账系统期初余额进行核对。当保存了期初余额结果，或在第二年使用需要调整期初余额时可以进行修改。当第一个会计期已结账后，期初余额只能查询不能再修改。期初余额所录入的票据保存后自动审核。应付款系统与总账系统对账，必须要在总账与应付系统同时启用后才可以进行。第16页/共57页实验二实验二 单单 据据 处处 理理【实验目的实验目的】系统学习应付款系统日常业务处理的主要内容和操作方法。要求掌握应付款系统与总账系统组合时应付款系统的基本功能和操作方法。【实验准备实验准备】已经完成了第6章实验一的操作。可以引入已完成实验一“(6-1)应付系统初始化”的账套备份数据，或引入光盘中的“实验账套(6-1)应付系统初始化”。将系统日期修改为“2011年1月31日”，注册进入应付款管理系统。【实验准备实验准备】见教材第17页/共57页实验二实验二 单单 据据 处处 理理【实验内容实验内容】录入应付单据、付款单据 修改应付单据、付款单据删除应付单据 2011年1月31日，审核本月录入的应付单据、付款单据 核销付款单据对应付单据、付款单据进行账务处理 账套备份第18页/共57页1.填制第填制第1笔业务的采购专用发票笔业务的采购专用发票第19页/共57页1.填制第填制第1笔业务的采购专用发票笔业务的采购专用发票注意：注意：在填制采购专用发票时，税率由系统自动生成，可以修改。采购发票与应付单是应付款管理系统日常核算的单据。如果应付款系统与采购系统集成使用，采购发票在采购管理系统中录入，在应付系统中可以对这些单据进行查询、核销、制单等操作。此时应付系统需要录入的只限于应付单。如果没有使用采购系统，则所有发票和应付单均需在应付系统中录入。在不启用供应链的情况下，在应付款系统中只能对采购业务的资金流进行会计核算，即可以对应付款、已付款以及采购情况进行核算，而其物流的核算，即存货入库成本的核算还需在总账系统中手工进行结转。已审核的单据不能修改或删除，已生成凭证或进行过核销的单据在单据界面不再显示。在录入采购发票后可以直接进行审核，在直接审核后系统会提示“是否立即制单”，此时可以直接制单。如果录入采购发票后不直接审核可以在审核功能中审核，再到制单功能中制单。已审核的单据在未进行其他处理之前取消审核后再修改。第20页/共57页2.填制第填制第2笔业务的采购普通发票笔业务的采购普通发票注意：注意：按会计制度规定，运费可以按7的税率进行增值税的进项税额抵扣，因此运费成本为扣除7进项税后的部分。如果在启用应付款系统的同时启用采购系统，则应在采购系统中填制“运费发票”，在应付款系统中对采购系统传递过来的“运费发票”进行付款及付款核销等操作。第21页/共57页3.修改采购专用发票修改采购专用发票注意：注意：因为在进入采购专用发票窗口时，系统是处在增加状态，如果想查找某一张采购专用发票则应放弃当前的增加操作，进入查询状态，否则将不能翻页。采购发票被修改后必须保存。保存的采购发票在审核后才能制单。第22页/共57页4.删除采购专用发票删除采购专用发票在在应应付付款款管管理理系系统统中中，执执行行“应应付付单单据据处处理理”|“应应付付单据录入单据录入”命令，打开命令，打开“单据类别单据类别”窗口。窗口。单击单击“确定确定”按钮，打开按钮，打开“采购专用发票采购专用发票”窗口。窗口。单击单击“下张下张”按钮，找到按钮，找到“423026”号采购专用发票。号采购专用发票。单单击击“删删除除”按按钮钮，系系统统提提示示“单单据据删删除除后后不不能能恢恢复复，是否继续是否继续”。单击单击“是是”按钮，再单击按钮，再单击“退出退出”按钮退出。按钮退出。第23页/共57页5.审核应付单据审核应付单据第24页/共57页6.制单制单注意：注意：在“制单查询”窗口中，系统已默认制单内容为“发票制单”，如果需要选中其他内容制单，可以选中要制单内容前的复选框。如果所选择的凭证类型错误，可以在生成凭证后再修改。如果一次生成了多张记账凭证，可以在保存了一张凭证后再打开其他的凭证，直到全部保存为止，未保存的凭证视为放弃本次凭证生成的操作。只有在凭证保存后才能传递到总账系统，再在总账系统中进行审核和记账等。其中第1号转账凭证是根据普通发票填制的，其运费中应抵扣的进项税为价内税，因此进项税为14元，而物资采购为186元。第25页/共57页7.填制付款单填制付款单注意：注意：在单击付款单的“保存”按钮后，系统会自动生成付款单表体的内容。表体中的款项类型系统默认为“应付款”，可以修改。款项类型还包括“预付款”和“其他费用”。若一张付款单中，表头供应商与表体供应商不同，则视表体供应商的款项为代收款。在填制付款单后，可以直接单击“核销”按钮进行单据核销的操作。如果是供应商退款，则可以单击“切换”按钮，填制红字付款单。第26页/共57页8.修改付款单修改付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口。单击“下张”按钮，找到要修改的“付款单”，在要修改的“付款单”中，单击“修改”按钮。分别将上半部分和下半部分的金额修改为“25000”。单击“保存”按钮，再单击“退出”按钮退出。第27页/共57页9.删除付款单删除付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口。单击“下张”按钮，找到要删除的付款单。单击“删除”按钮，系统提示“单据删除后不能恢复，是否继续？”。单击“是”按钮。单击“退出”按钮退出。第28页/共57页10.审核付款单审核付款单在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”|“付款单据审核”命令，打开“付款单过滤条件”对话框。单击“确定”按钮，进入“收付款单列表”窗口。单击“全选”按钮，单击“审核”按钮，系统提示“本次审核成功单据2张”。单击“确定”按钮，再单击“退出”按钮退出。第29页/共57页11.核销付款单核销付款单第30页/共57页11.核销付款单核销付款单注意：注意：在保存核销内容后，单据核销窗口中将不再显示已被核销的内容。结算单列表显示的是款项类型为应付款和预付款的记录，而款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录。核销时，结算单列表中款项类型为应付款的记录默认本次结算金额为该记录上的原币金额；款项类型为预付款的记录默认的本次结算金额为空。核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币金额。在结算单列表中，单击“分摊”按钮，系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。核销顺序依据被核销单据的排序顺序。手工核销时一次只能显示一个供应商的单据记录，且结算单列表根据表体记录明细显示。当结算单有代付处理时，只显示当前所选供应商的记录。一次只能对一种结算单类型进行核销，即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销。手工核销保存时，若结算单列表的本次结算金额大于或小于被核销单据列表的本次结算金额合计，系统将提示结算金额不相等，不能保存。若发票中同时存在红蓝记录，则核销时先进行单据的内部对冲。如果核销后未进行其他处理，可以在期末处理的“取消操作”功能中取消核销操作。第31页/共57页12.制单制单注意：注意：如果在“单据查询”窗口中，在选中“收付款单制单”后，再去掉“发票制单”的选项，则会打开“收付款制单”窗口。如果不去掉“发票制单”选项，虽然制单窗口显示的是“应付制单”，但两种待制的单据都会显示出来。在制单功能中还可以根据需要进行合并制单。第32页/共57页实验三实验三 票票 据据 管管 理理【实验目的】系统学习应付款系统票据管理的一般方法。【实验准备】已经完成了第6章实验二的操作。可以引入已完成实验二“(6-2)付款单据处理”的账套备份数据，或引入光盘中的“实验账套(6-2)单据处理”。将系统日期修改为“2011年1月31日”，注册进入应付款管理系统。第33页/共57页实验三实验三 票票 据据 管管 理理【实验资料实验资料】（1）2011年1月5日，向北京长阳带钢厂厂签发并承兑的商业承兑汇票一张(NO.66101)，面值为10000元，到期日为2011年6月5日。（2）2011年1月8日，向北京化工厂签发并承兑的商业承兑汇票一张(NO.223341)，面值为21300元，到期日为2011年1月28日。（3）2011年1月20日，将2011年1月8日向北京化工厂签发并承兑的商业承兑汇票(NO.22334)结算。【实验内容实验内容】填制商业承兑汇票，暂不制单 结算商业承兑汇票并制单 制单账套备份第34页/共57页1.填制商业承兑汇票填制商业承兑汇票第35页/共57页1.填制商业承兑汇票填制商业承兑汇票注意：注意：保存一张商业票据之后，系统会自动生成一张付款单。这张付款单还需经过审核之后才能生成记账凭证。由票据生成的付款单不能修改。在票据管理功能中可以对商业承兑汇票和银行承兑汇票进行日常业务处理，包括票据的取得、结算、背书、转出、计息等。商业承兑汇票不能有承兑银行，银行承兑汇票必须有承兑银行。第36页/共57页2、审核付款单、审核付款单注意：注意：在票据保存后由系统自动生成了一张付款单，这张付款单应在审核后再到制单处理中生成记账凭证，才可完成应付账款转为应付票据的核算过程。第37页/共57页3.制单制单第38页/共57页4.商业承兑汇票结算商业承兑汇票结算注意：注意：当票据到期付款时，执行票据结算处理。进行票据结算时，结算金额应是通过结算实际支付的金额。票据结算后，不能再进行其他与票据相关的处理。第39页/共57页实验四实验四 转转 账账 处处 理理【实验目的实验目的】系统学习应付款系统转账处理的一般方法。【实验准备实验准备】已经完成了第6章实验三的操作。可以引入已完成实验三“(6-3)票据处理”的账套备份数据，或引入光盘中的“实验账套(6-3)票据处理”。将系统日期修改为“2011年1月31日”，注册进入应付款管理系统。【实验资料实验资料】(1)2011年1月31日，经三方同意将2011年1月15日形成的应向“北京长阳带钢厂”支付的货税款42120元转为向北京大兴县肖庄粘合剂厂的应付账款。(2)2011年1月31日，经双方同意，将向北京大兴县肖庄粘合剂厂的应付账款42120元与预付款冲抵。第40页/共57页实验四实验四 转转 账账 处处 理理【实验内容实验内容】应付冲应付暂不制单 预付冲应付暂不制单 制单账套备份第41页/共57页1.将应付账款冲抵应付账款将应付账款冲抵应付账款注意：注意：每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。每次只能选择一个转入单位。第42页/共57页2.将预付账款冲抵应付账款将预付账款冲抵应付账款注意：注意：可以在输入转账总金额后单击“自动转账”按钮，系统自动根据过滤条件进行成批的预付冲抵应付款工作。每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。应付款的转账金额合计应该等于预付款的转账金额合计。如果是红字预付款和红字应付单进行冲销，要把过滤条件中的“类型”选为“收款单”。第43页/共57页3.制单制单第44页/共57页实验五实验五 账表查询及其他处理账表查询及其他处理【实验目的实验目的】系统学习应付款系统账簿查询及其他处理的作用和基本方法。【实验准备实验准备】已经完成了第6章实验四的操作。可以引入已完成实验四“(6-4)转账处理”的账套备份数据，或引入光盘中的“实验账套(6-4)转账处理”。将系统日期修改为“2011年1月31日”，注册进入应付款管理系统。第45页/共57页实验五实验五 账表查询及其他处理账表查询及其他处理【实验内容实验内容】l查询发票 l查询收付款单 l查询并删除凭证 l对供应商进行付款账龄分析 l查询2011年1月的业务总账 l查询应付账款科目余额表 l取消对北京长阳带钢厂的转账操作l将未制单的单据制单l结账l账套备份第46页/共57页1.查询查询1月份填制的所有采购专用发票月份填制的所有采购专用发票注意：注意：在发票查询功能中可以分别查询“已审核”、“未审核”、“已核销”及“未核销”的发票。还可以按“发票号”、“单据日期”、“金额范围”或“余额范围”等条件进行查询。在“发票查询”窗口中，单击“查询”按钮，可以重新输入查询条件，单击“单据”按钮，可以调出原始单据卡片，单击“详细”按钮，可以查看当前单据的详细结算情况，单击“凭证”按钮，可以查询单据所对应的凭证，单击“栏目”按钮，可以设置当前查询列表的显示栏目、栏目顺序、栏目名称、排序方式，可以保存设置内容。第47页/共57页2.查询查询1月份所有的收付款单月份所有的收付款单注意：注意：在收付款单查询功能中可以分别查询“已核销”、“未核销”、“应付款”、“预付款”及“费用”的收付款情况。还可以按“单据编号”、“金额范围”、“余额范围”或“单据日期”等条件进行查询。在“收付款单”查询窗口中，也可以分别单击“查询”、“详细”、“单据”及“凭证”等按钮，查询到相应的内容。第48页/共57页3.删除删除1月月21日填制的支付北京化工厂货款的记账凭证日填制的支付北京化工厂货款的记账凭证注意注意在“凭证查询”功能中，可以查看、修改、删除或冲销由应付款系统生成并传递到总账系统中的记账凭证。如果凭证已经在总账系统中记账，又需要对形成凭证的原始单据进行修改，则可以通过冲销方式冲销凭证，然后对原始单据进行其他操作后再重新生成凭证。一张凭证被删除(或被冲销)后，它所对应的原始单据及相应的操作内容可以重新制单。只有未在总账系统中审核的凭证才能删除。如果已经在总账系统中进行了出纳签字，应取消出纳签字后再进行删除操作。第49页/共57页4.应付账龄分析应付账龄分析注意：注意：在“统计分析”功能中，可以按定义的账龄区间，进行一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析，了解向各个供应商付款的周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应付款、付款及往来情况，能及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。第50页/共57页5.查询业务总账查询业务总账第51页/共57页5.查询业务总账查询业务总账注意：注意：通过业务账表查询，可以及时地了解一定期间内期初应付款结存汇总情况、应付款发生、付款发生的汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况；还可以了解各个供应商期初应付款结存明细情况、应付款发生、付款发生的明细情况、累计情况及期末应付款结存明细情况，及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。业务总账查询是对一定期间内应付款汇总情况的查询。在业务总账查询的应付总账表中不仅可以查询“本期应付”款、还可以查询“本期支付”应付款及应付款的“余额”情况。第52页/共57页6.查询科目明细账查询科目明细账注意：注意：科目账查询包括科目明细账和科目余额表。科目明细账查询可以查询供应商往来科目下往来供应商的往来明细账。细分为科目明细账、供应商明细账、三栏明细账、部门明细账、项目明细账、业务员明细账等。科目余额表查询可以查询应付受控科目各个供应商的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。细分为科目余额表、供应商余额表、三栏余额表、部门余额表、项目余额表、业务员余额表、供应商分类余额表及地区分类余额表。第53页/共57页7.取消转账操作取消转账操作注意：注意：取消操作类型包括取消核销、取消转账、取消汇兑损益、取消票据处理、取消并账等几类。取消操作必须在未进行后序操作的情况下进行，如果已经进行了后序操作则应在恢复后序操作后再取消操作。第54页/共57页9.结账结账注意：注意：如果当月业务已经全部处理完毕，应进行月末结账。只有当月结账后，才能开始下月的工作。进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账，前一个月未结账，则本月不能结账。在执行了月末结账后，该月将不能再进行任何处理。第55页/共57页第56页/共57页感谢您的观看！第57页/共57页