建筑公司合同管理规定.pdf

建筑公司合同管理制度第一章合同管理办法第一节一般规定第一条为加强公司合同管理,维护公司合法权益,根据中华人民共和国合同法及其他有关法律、法规的规定,并结合公司的具体情况,制定本办法;第二条本办法所称合同是指公司签订的合同书及其他具有合同性质的协议书、意向书、承诺函等书面文件;第三条本办法适用于公司在经营范围内开展经营活动依法签订的各类合同;根据合同性质,可对合同作如下分类：一一般合同：1.销售合同包括废品废料处理合同2.采购合同3.销售和采购代理合同4.货物运输合同5.劳动雇佣合同6.保险合同7.承兑汇票转让背书协议8.设备租赁合同9.设备安装合同10.维修合同11.房屋、仓库和场地租赁合同12.律师代理协议13.各种业务顾问培训、咨询服务协议14.其他合同二重大合同1.所有权益性投资合同2.公司所有年度开口采购、销售合同3.所有融资、抵押担保、借贷款合同4.对外合作或联营合同5.建立合资公司6.技术转让合同7.债务重组协议8.公司终止运营协议9.关联交易协议10.重大债权债务转让、豁免协议11.资产捐赠协议12.其他重大协议第四条签订合同必须符合如下规定：一中华人民共和国合同法及相关法律、法规的规定；二符合公司的政策及程序；三符合公司授权及审批权限的要求；四签约部门或签约人具有公司认定的签约资格；五合同的标的、数量、规格质量要求、期限、交付条件、运输方式、付款条件、授信额度和赊销期限、双方责任及违约处罚等必须明确,并符合公司利益的需要；六对方签约人具有法定的签约资格;第五条公司总经室负责各基层单位合同的监督检查以及合同管理措施的改进等管理工作,对合同文本分类归档;公司法务部负责审查各类合同的合法性,并对合同签订、履行进行指导,处理合同纠纷与诉讼;第六条第七条第八条第九条第十条第二节格式合同文本的管理公司法务部应会同经办部门根据本公司实际情况、国家、行业及其他单位的各类标准合同样本、以及过去经营管理过程中的经验教训,设计制定适合本公司实际要求的格式合同文本;法务部门会同经办部门制定的格式合同,经公司总经理批准后方可执行;空白格式合同是公司重要的管理表格,由公司法务部门负责保管、发放;第三节合同的订立订立合同应采取书面形式,合同条款应内容完备、文字严谨、语义明确;在开展业务过程中,业务部门应在履行约定的主要义务之前与业务合作方签订合同;如遇特殊紧急情况,无法按上述程序起草或审批的,应填写应急项目特别审批表,由公司总经理特别批示,可先执行,后补签合同;事后,内部检查时,审计部应对合同执行情况进行重点关注;第十一条合同文本由业务主办部门起草和先行审核;合同文本由对方当事人提供的,由业务主办部门先行审核,并报公司法务部及总经室审核;第十二条合同签署前应根据公司有关合同会签流程的规定,由相关部门及人员会签,未经正当会签流程的合同文本不得加盖公司印章;一事业部合同签订审批程序1.基层单位部门经办人拟稿2.基层单位部门负责人、项目经理审核3.事业部分管副经理审批4.事业部经理审批5.公司法务负责人审核6.公司经营层三总师或分管副总经理审核7.公司法定代表人或总经理签发8.盖章二公司总部合同签订审批程序1.部门经办人拟稿2.部门负责人或主管审核3.公司法务负责人审核4.公司经营层三总师或分管副总经理审核5.公司法定代表人或总经理签发6.盖章第十三条对于重大合同,还应经公司聘请的法律顾问审核;第十四条合同应由合同当事人的法定代表人签署;如委托他人签署,公司及对方当事人授权的代理人在签署合同时均应持有有效的授权委托书;授权委托书应明确代理人姓名、代理权限和有效期限,由委托人签名并加盖公司公章;第四节合同的修改第十五条草签合同的修改;由于草签的合同不具有约束合同双方的法定效力,故在合同正式签订前对合同条款的修改,只要合同双方认可修改条款即可进行;经办人应将原草签的合同作废,重新起草一份新的合同,然后按前述合同审批程度办理批准手续;第十六条因实际情况发生或其他原因,需要对已经生效的合同进行修改时,必须遵照如下程序;首先,合同经办人填写合同修改申请批准表,并按公司批准权限获得适当的审核和批准最终批准人必须为原合同的最终批准人;然后,根据合同修改的内容确定修改方式：一重新签署合同,原合同作废；二签署补充合同,对原合同进行修改,必须注明原合同被修改条款终止日及新补充条款生效日；三直接在原合同上修改,在修改处合同双方必须签名盖章;第十七条原合同作废时,总经室必须收回所有合同正本,并加盖作废章,否则新合同不予办理;第五节合同的履行第十八条合同生效后,业务主办部门应积极行使合同约定的权利,认真履行合同约定的义务,维护公司的合法权益;第十九条合同履行过程中,业务主办部门、金融财务部、法律事务部相互之间应保持紧密配合;第二十条法定代表人的变动不影响合同的正常履行;合同主办部门负责人或合同直接承办人员出现人事变动要认真做好交接工作,接替者应承担起合同履行以及合同纠纷处理的相应义务和责任;第六节合同纠纷处理第二十一条 合同履行发生纠纷的,合同主办部门应立即向公司领导报告,并与公司法务部共同与对方协商；协商不成,应按合同约定的纠纷解决方式,寻求相应的法律救济;第二十二条 因合同纠纷出现仲裁、诉讼,需要外聘律师的,应由法务部与合同主办部门协商后向公司领导报告;合同主办部门应协助法务部和外聘律师做好起诉、应诉和仲裁工作,并将与案件有关的全部资料交给案件主办人;第二十三条 合同纷纷解决后,法务部应写出合同纠纷处理报告,报公司领导;报告内容应包括案情简介、处理结果、责任分析、经验教训等;第七节合同的监督第二十四条 公司审计室负责对金额较大、内容较复杂的合同进行审计检查,并负责监督上述合同的履行过程;第二十五条 公司审计室可根据需要或公司领导要求对合同履行情况进行专项审计,合同履行责任部门及相关职能部门应给予配合;第八节合同档案管理第二十六条 合同文本实行统一编号、分类归档制度;合同主办部门负责有关合同的签订事项,并在合同签订后及时将合同全部正本、副本交总经室登记备案,统一编号;第二十七条 总经室应设立合同登记台账,及时记录合同基本内容及合同签订、履行、变更、解除等情况;总经室必须妥善保管合同签订、履行、变更和解除、纠纷处理等全过程所形成的全部资料;第九节考核和奖惩第二十八条 合同管理是一项综合性的管理工作,公司各单位部门和有关责任人员应当认真履行职责,做好合同的管理工作;第二十九条 合同的管理工作纳入公司考核工作范畴,公司根据有关合同责任部门和合同责任人执行本办法的情况进行考核;第三十条公司各单位部门和有关责任人员违反本办法的规定,公司将根据有关规定予以经济处罚和行政处分；如造成公司经济损失的,有关单位部门和责任人员应当承担赔偿责任;第三十一条 公司各单位部门和有关责任人员在合同管理工作中成绩显着的,公司将根据有关规定进行表扬和奖励;第十节其他第三十二条 公司所属各基层单位及公司控股子公司应根据合同量大小,分别配备专职或兼职合同管理员,负责本单位合同的管理;第三十三条 公司的合同专用章由行政办公室负责保管,合同未经公司规定的内部流转审核程序并由负责人签字不得盖章;第三十四条 合同有关管理部门、责任部门和责任人应当认真履行职责,维护公司的合法权益,任何单位部门和个人均不得损害公司利益;第十一节附则第三十五条 涉及专项合同管理规定的,还应遵循专项合同管理规定执行;第三十六条 本办法由总经室负责解释;第三十七条 本办法自公布之日起执行;附附 1 1：事业部合同签审批流程：事业部合同签审批流程事业部合同签定审批流程基层部门经办人部门经办人拟稿部门负责人审批事业部分管副经理审批事业部经理审批公司法务部门审批公司经营层（三总师或分管副总经理）审核总经理签发盖章结束附附 2 2：总部合同签订审批流程：总部合同签订审批流程总部合同签订审批流程部门经办人拟稿部门负责人审批公司法务部门审批公司经营层（三总师或分管副总经理）审核总经理签发盖章结束附附 3 3：合同签订绿色通道流程：合同签订绿色通道流程绿色通道部门经办人提填写应急项目特别审批表部门主管审批总经理审批执行合同内容补签合同审计部门事后重点审计附附 4 4：合同审核表：合同审核表合同审核表合同审核表浦路股浦路股字第字第号号合同名称对方单位名称合同内容合同草拟人参见附件：草签的合同文本合同金额大写：合同签订情况简介：部门经理事业部经理审核参见附件：佐证资料签名：日期：法务部门审核签名：日期：总会计师审核签名：日期：总经济师审核签名：日期：总工程师审核签名：日期：分管副总经理审核签名：日期：总经理批准签名：日期：注：1 合同审批相关人员应提出审批意见,不得只签名2 合同审批相关人员必须写明审批时间,否则下一审批环节不得签署意见3 重大、复杂合同应附论证资料附附 5 5：应急项目特别审批表：应急项目特别审批表应急项目特别审批表应急项目特别审批表合同名称：对方单位：合同标的金额大写：应急事由：经办人：年月日部门领导：年月日总经理：年月日备注：注：补签合同过程中,经办人需持本审批表办理,否则各审批层次不予接受附附 6 6：合同修改申请批准表：合同修改申请批准表合同修改申请批准表合同修改申请批准表编号：原合同名称对方单位名称原合同内容拟稿人合同金额修改内容：修改前部门经理审核修改后修改原因签名：日期：备注参见附件：合同文本复印件法务部门审核签名：日期：总会计师审核签名：日期：总经济师审核签名：日期：总工程师审核分管副总经理审核总经理批准签名：日期：签名：日期：签名：日期：附附 7 7：合同登记表：合同登记表合同登记表合同登记表页次：序号合同编号合同类型合同内容摘要合同金额履行期限对方单位合同签订人合同签订日期备注附附 8 8：合同审批授权表：合同审批授权表合同审批授权表合同审批授权表编号：编号：合同类型标的价格授权签发人备注1、工程合同分包工程材料备案合同2、买卖合同3、租赁合同4、借款合同5、担保合同6、授权人：日期：注：未列入合同审批授权表的事项,合同最终签发权归属总经理第二章工程合同管理办法第一节工程合同的订立第一条 公司工程合同的订立分别由事业部的计划经营部及道路工程技术应用中心的市场部门负责;第二条 工程合同的内容主要包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作、违约责任、争议解决方式等条款;第三条 订立工程合同应当落实合同履行责任部门;未明确合同履行责任部门的,计划经营部、市场部分别为该合同履行责任部门;第四条 工程合同的订立程序一工程合同由计划经营部、市场部负责与合同相对人商谈,计划经营部、市场部根据需要可组织有关部门参与商谈;二工程合同的主要内容双方口头协商基本达成一致后,计划经营部、市场部应当及时拟成书面合同,并同时落实合同履行责任部门;三工程书面合同拟成后,计划经营部可以征询合同履行责任部门的意见并及时办理评审、会签手续;四工程合同评审、会签手续办理完毕,由公司和合同相对人盖章确认;第五条 根据工程项目实际需要,订立工程合同时还可以签订以下文件：一由事业部、道路工程技术应用中心负责与合同履行责任部门签订合同履行责任书；二如工程项目实行公司内部经济承包的,应当由本条前款所述事业部及应用中心分别与公司签订内部经济承包合同；三如工程项目需分包的,应当由本条第一款所述事业部及应用中心负责按公司有关分包的规定以公司名义签订工程分包合同；四由合同履行责任部门负责办理签订安全、文明施工和廉政建设等相关协议书事宜；五其他有关文件;第六条 工程需签订分包合同的,公司在未与发包方签订工程总承包合同之前不得与分包方签订工程分包合同;第二节工程合同的履行第七条 合同履行责任部门应当建立制度,落实人员,明确责任,全面履行合同,维护公司的利益;第八条 合同履行责任部门在合同履行中负责以下事项：一负责工程项目的工期、质量、安全、文明施工和廉政建设的管理,并符合合同的约定；二负责或工程款的收款、拨付以及办理取得分包工程完税证明；三负责编制和办理工程签证、工程预算、工程决算以及当月工程量的确认；四负责工程合同约定和公司委托的其他事项;第九条 工程合同开始履行后,合同履行责任部门应当建立合同履行档案,记录该合同的主要履行情况;工程项目完工后 15 天内,合同履行责任部门应当填写合同履行情况表报送总经室；跨年度工程项目的合同履行情况表,合同履行责任部门应当于次年初15 天内填写和上报;总经室收到合同履行情况表后 15天内应当组织公司金融财务部等有关部门审核并提出审核意见,该审核意见将作为公司考核合同履行责任部门合同履行情况的依据;第十条 工程合同履行中如果合同内容发生变化的,合同履行责任部门应当及时办理有关的合同变更手续;第十一条工程合同履行中如果发生争议的,合同履行责任部门应当采取措施防止纠纷扩大,并及时报总经室和法务部门商讨解决方案;第十二条工程项目当月未完工的,合同履行责任部门应当于每月 25 日前办妥该工程项目本月和累计工程量的计量手续,并须取得合同相对人和监理单位的盖章确认;工程项目当月未办理工程量确认手续的,该工程量不得作为合同履行责任部门的当月产值或者收入;第十三条工程项目完工后 15 天内,应当由各事业部的总工程师组织生产管理部等有关部门进行内部的竣工验收,对是否具备竣工验收条件提出相关意见,并负责对不符合竣工验收条件的项目落实整改措施;第十四条工程项目完工后,合同履行责任部门应当按照公司有关规定编制工程项目的竣工决算书和其他工程结算资料,并经其所在事业部的计划经营部审核后由合同履行责任部门送达合同相对人审批;第十五条工程合同全部履行完毕后,合同履行责任部门应当将工程档案清单移交其所在事业部的计划经营部备案,工程档案资料由合同履行责任部门根据公司档案管理的相关规定移交公司档案室;第三节工程合同的监督管理第十六条总经室应当对工程合同订立的合法性进行审查,发现合同主体、内容和程序违反法律规定的有权要求公司有关部门纠正;第十七条公司及事业部总工程师应当对工程合同中涉及的有关技术方案进行审核,并对审核同意的技术方案负责;第十八条事业部计划经营部、道路中心市场部门应当做好工程合同的评审管理工作,禁止与无相应施工资质和无履约能力的合同相对人订立工程合同;第十九条金融财务部应当对工程项目的财务收支进行监督管理,对于未订立工程合同协议书或财务收支违反合同约定或公司规定的项目应当拒绝支付;分包工程的发票开出后,金融财务部应当督促和协助合同履行责任部门在规定时间内办理完税证明;如当年完税证明未能在当年会计核算期间取得,其财务支出由合同履行责任部门承担;第二十条公司所有部门和员工都负有对工程合同的订立和履行情况的监督义务,发现合同订立和履行中有损害公司利益的情况应当及时向公司有关部门和领导检举;公司承诺对检举人保密,并对检举情况及时调查处理;第四节附则第二十一条本办法自公布之日起执行;第二十二条本办法由总经室负责解释;第三章合同编号管理办法第一条 为规范合同管理,统一公司各类合同编号,方便合同查找、统计、归档,明确合同会签中的相关规定,特制订本规定;第二条 以公司名义签订的各类合同,均由总师室总经统一编号,此编号在公司内部具有唯一性,公司所属各单位、各部门建立的工作台帐所对应的同一份合同均为此编号;第三条 合同编号编于合同封面和/或合同首页的右上角;第四条 合同编号格式；1、市政工程类合同浦路股市政项目简称收/付字第年份序号例：浦路股市政五洲大道三标收字第 2006001 号2、沥青黑色路面工程类合同浦路股沥青收/付字第年份序号例：浦路股沥青收字第 2006001 号3、技术研发类合同浦路股研发收/付字第年份序号例：浦路股研发收字第 2006001 号4、无法纳入单个工程成本核算的采购类合同浦路股买卖收/付字第年份序号例：浦路股买卖付字第 2006001 号5、无法纳入单个工程成本核算的租赁类合同浦路股租赁收/付字第年份序号例：浦路股租赁付字第 2006001 号6、投资类合同浦路股投资字第年份序号例：浦路股投资字第 2006001 号7、劳动合同浦路股劳动合同字第年份序号例：浦路股劳动合同字第 2006001 号8、其他类合同浦路股其他收/付字第年份序号例：浦路股其他付字第 2006001 号说明：收/付是指该合同由我公司收款或付款;第五条 合同签订日期由总师室总经在盖章时统一填写,合同经办人不需再填写合同签订日期;第六条 合同经办人应在合同结尾授权代表或经办人处签名;第七条 本规定自印发之日起实施,由总经室负责解释;